Perché la prima persona da mettere in agenda sei tu.

metodo di lavoro - agenda - stefania demetz“Bisogna essere seri almeno riguardo a qualcosa – scriveva Oscar Wild – se si vuole avere divertimenti nella vita.

Come dargli torto! Io sono certa che se si riesce a essere seri nella pianificazione del lavoro, ci si diverte, sia al lavoro, sia dopo, quando vengono spente le luci dell’ufficio e  andiamo a casa, dagli amici, in vacanza …

Per chi non mi ha seguito ultimamente: un breve richiamo. Ho raccontato in questo blog come è possibile migliorare il nostro approccio al lavoro analizzando prima di tutto la propria giornata lavorativa  e poi progettando il mese di lavoro, cioè: vi ho raccontato come mi organizzo io e visto che mi pare un buon modello, l’ho condiviso qui.

Adesso entriamo finalmente nel vivo,  perché ora si lavora!

Ora si tratta di sedersi a un tavolo e iniziare a produrre.

Gli ingredienti sono di nuovo molto semplici:

  • Piano mensile
  • Agenda
  • Penne e colori (opzionale)
  • Disciplina quanto basta
  • Flessibilità rilassata
  • 15 minuti con sé stessi (* vale a dire: isolarsi dagli altri e pensare a sé)

Anche il  metodo è semplice.

Prima di illustrarlo, però, ci vuole una domanda: quando va preparato il piano settimanale?

Progetto per un week-end destressizzato.

Il piano settimanale va fatto sempre il venerdì, principalmente per tre motivi:

  1. Il venerdi – con la settimana di lavoro alle spalle – avete ancora la memoria fresca su tutto ciò che è accaduto. Siete, cioè, in grado di visualizzare con maggiore consapevolezza cosa dovrà accadere la settimana successiva, cosa dovrete fare e con quali tempi. Siete ancora concentrati, siete ancora dentro le cose.
  2. Il lunedì mattina è, invece, la giornata del ritorno, delle distrazioni, delle mail noiose, dei momenti di interruzione e disturbo, dei racconti da fine settimana. Una massa di cose che ci tolgono concentrazione. Se la tabella di marcia è invece già scritta, dovrete solo aprire l’agenda e seguire il programma. Passo dopo passo. Potrete, cioè, essere attivi da subito e concedervi pure qualche chiacchiera del lunedì, la lettura di mail sparse, un caffè prolungato, e il progressivo recupero della concentrazione.
  3. Infine: se chiudete l’ufficio il venerdì sera con vostro il piano di lavoro pulito e pronto per l’uso sopra la scrivania, vi potrete godere un fine settimana sereno, veramente rigenerante, con la mente fuori dall’ufficio e senza quel pensiero che ogni tanto –  se non avete fatto un piano – s’insinua, come:  “devo ricordarmi di fare questo e quello …”,  “devo capire come fare settimana prossima a gestire il progetto x … “. Se avete un piano e questo pensiero s’insinua lo stesso, potrete semplicemente scacciarlo perché voi avete un piano lo avete!

Sono solo 15 minuti a fine settimana: vi isolate, vi concentrate e fate ordine.

La settimana lavorativa si costruisce in tre passi.

Il piano settimanale deve tenere conto di tutte le attività: quelle ordinarie, quelle di progetto, incontri, riunioni, tutto.

Primo passo: gli appuntamenti

2014-09-24 21.41.56Verificate quali appuntamenti avrete la settimana in esame.

Prendete l’agenda e segnate:

  • Gli appuntamenti e le riunioni (attenzione: se la riunione delle 10.00 è dall’altra parte della città, dovete considerare anche il tempo che ci metterete ad arrivarci e a tornare in ufficio)
  • Inserite anche gli appuntamenti privati (magari in colore diverso)

Secondo passo: il lavoro concentrato

metodo di lavoro - sem - sdemetz - agendaPrendete ora il piano mensile e le cose da fare, valutate quali sono le priorità e le scadenze.

Il mio consiglio è di non considerare l’agenda solo come un promemoria di appuntamenti, ma di inserirvi  proprio il lavoro da fare. Ad esempio, avete un pomeriggio senza appuntamenti? Inserite tre ore di seguito da dedicare al  progetto A. Ma soprattutto, poi, rispettate la pianificazione come fosse un appuntamento. Ecco si: un appuntamento che avete preso con voi stessi. Non solo: quando sarà il momento,  in quelle tre ore non rispondete al cellulare, fate dire che non ci siete, isolatevi. E se avete dei dubbi, riprendete la vostra “auto analisi” per capire come riuscire a ritagliarvi spazi prolungati di lavoro davvero concentrato.

Terzo passo: i lavoretti

metodo di lavoro - sem - sdemetz - agenda 3Ora avete davanti a voi un’agenda con degli spazi sparsi qua e là. Bene! Riempiteli con quelle attività che magari richiedono solo cinque o venti minuti: piccole attività da fare, mail, telefonate, scambio veloce con un collega, micro attività, imprevisti innocui, e cosi via.

Un buona soluzione potrebbe essere quella di segnare in uno spazio dell’agenda (o su un foglio a parte o in un quaderno o nel tablet…)  questi lavoretti che devono in ogni caso essere svolti, ma se non organizzati rischiano di togliere spazio al lavoro concentrato. I lavoretti sono come i calzini: non sono i capi più importanti, ma non potrete nemmeno farne a meno e in valigia li infilate nei buchetti rimasti tra una camicia e l’altra.

Fine della settimana

metodo di lavoro - sdemetz sem - agenda - fattoAlla fine della settimana troverete la pagina della vostra agenda tutta pasticciata, con cose cancellate, altre aggiunte, con appuntamenti inseriti in corsa e cosi via. L’importante è tenerla aggiornata. Il venerdì è vicino e venerdì sera, con questa pagina pasticciata e il piano mensile potrete occuparvi della settimana che verrà. E potrete anche gustarvi i segni, le cancellazioni, le integrazioni: che soddisfazione! Tutto lavoro fatto! E fatto con ordine e serietà. Ora siete pronti per quello che in tedesco si chiama “Feierabend”, letteralmente la festa serale, cioè fine dei lavori.

Può l’architettura disegnare l’effimero di un evento?

Questo breve articolo ricopia un mio recente post su facebook.

Ho pensato che ci stava bene anche qui, perché racconta come un evento possa essere interpretato dall’architettura. Come la concretezza fatta materia di un edificio possa a suo modo esprimere l’effimero e l’intangibile di un evento.

Soprattutto in vista di Expo 2015 mi pare un contributo al tema della sostenibilitá dei mega eventi.

Il post si presentava cosí:

Architettura ed Eventi - Zielhaus_Arch. Thomas Demetz

Questo disegno rappresenta un edificio, quello dello stadio di Coppa del Mondo di Sci. Ha preso due premi di architettura. E va bene, il progetto é di Thomas Demetz, mio fratello. Ma quello che sto per scrivere ora, non ha nulla a che fare con il legame di parentela e il mio giudizio non é condizionato dal motto “ogni scarrafone ….”.

Dunque, leggete un po qui:
Questo edificio nasce per un evento. Durante la settimana folle di vita della Coppa del Mondo, tutte le sue serrande si aprono e mostrano finestre illuminate. Sopra, le TV dal mondo raccontano la gare ed il luogo. Sotto, gli ospiti istituzionali si lasciano a pubbliche relazioni affacciati sullo stadio, come ne fossero un prolungamento. L’edificio vive, come vive l’evento.
A manifestazione conclusa, quando la carovana lascia la nostra valle e tutto il paesaggio torna alla sua veste normale: una pista turistica, un parcheggio, un paese, l’edificio si mette a riposo. Le serrande si chiudono e ciò che appare é una linea di legno che chiude lo stadio. Quella chiusura, per me, é l’emblema di un evento: l’attesa di ciò che sará (cioé la destinazione dell’edificio) e la memoria, la traccia di ciò che é stato. È quell’edifiico che ci ricorda, quando tutto torna alla sua vita normale, quando come sciatori turisti arriviamo alla fine della pista, che quello é un luogo speciale, portatore, sebbene solo per pochi giorni, di emozioni e di vita. Quell’edificio, in sintesi, é una vera rappresentazione in veste architettonica del concetto di evento: attesa – vita – memoria.

 

Sette domande per compilare un piano mensile a prova di stress

Come pianificare un mese di lavoro - Sensible Event ManagementAvevo promesso che dopo il mio post su come eliminare attività dispersive nel lavoro, vi avrei raccontato cosa accade dopo. Una volta capito, infatti, come fare ordine in una giornata lavorativa, è altrettanto importante capire come pianificare il lavoro.

Credo che ognuno abbia un proprio modo per tenere sotto controllo il lavoro, per memorizzare le cose, per prendere nota. C’è chi ama tutto digitale e chi preferisce il taccuino. Bene, questo sistema funziona per entrambi gli stili o per chi, come me, vive tra byte e carta.

Questo primo post, della serie pianificazione del lavoro, parla di come impostare il mese.

Ingredienti necessari

  • Piano mese precedente (se lo avete)
  • 1 tabella excell
  • Disciplina secondo le necessità
  • Una spruzzata di costanza.
  • Un’ora di tempo

È ovviamente necessario che sappiate quale è il vostro scopo, che non si limita ad una sterile job description, ma comprende proprio il vostro ruolo dentro un’organizzazione. E se l’organizzazione siete voi, dovete assolutamente sapere dove volete andare, altrimenti è difficile fare un piano di lavoro. Inoltre, c’è anche la vostra vita e, dunque, il tempo è relativo e a questo dovete pensare quando compilate il piano del mese. Questa vignetta ci dice bene come pensare al tempo non in modo troppo rigido. Siate, inoltre, furbi e organizzate le attivitá in gruppi e categorie. La psicologia cognitiva dice che non siamo in grado di tenere la concentrazione su più di 7 +/- 2 gruppi di informazioni (cioé da 5 a 9) quindi: siate razionali e parchi.

Partiamo!

Da fare ogni 31 del mese

Avete un mese di lavoro alle spalle e se ne apre uno nuovo che va impostato. È come se a casa vostra arrivasse il traslocatore pieno di scatole. Se avete giá deciso dove andranno le cose, la casa sarà a posto entro breve, altrimenti … sarete sepolti da una catasta infinita e confusa. Le scatole sono le vostre cose da fare.

Ecco come organizzarle.

Io in genere dedico un’ora, nell’ultima settimana del mese uscente a pianificare il mese entrante. Mi metto tranquilla al mio tavolo, guardo il mese passato, le cose fatte e quelle sospese e registro quelle nuove che si sono aggiunte.

Poi procedo con questa tabella. Non vi fate deviare dall’aspetto poco invitante. Vedrete: é semplice, facile e tutto il vostro piano sta dentro un foglio A4!

Piano mensile di lavoro - Sensible Event Management  - Stefania Demetz

Piano mensile di lavoro – Sensible Event Management – Stefania Demetz

  1. Quante ore ha un mese?

Conto le ore di lavoro nel mese. Nella tabella, come esempio, considero 8 ore al giorno per ottobre. Questo primo passaggio è importante perché mi dice quanto tempo ho a disposizione. Per continuare la metafora del trasloco, potrei dire: mi dice quanta superficie ho in casa.

  1. Cosa devo fare?

Le cose da fare sono organizzate in sezioni (le stanze del trasloco):

  • Attività ordinarie sono tutte quelle attività che rientrano nei miei compiti, che faccio quasi abitualmente o che in ogni caso sono lavori rapidi, quasi automatici.
  • Preparazione riunioni: importantissimo. Ci si dimentica troppo spesso che preparare una riunione non solo è importante, ma che prende tempo, spesso molto più che la riunione stessa. Si tratti di un incontro con colleghi o di un appuntamento con fornitori o partners, il meeting va preparato!
  • Riunioni effettive: elenco delle riunioni che al momento della compilazione della tabella sono in agenda.
  • Progetti speciali: sono quei lavori che richiedono ricerca, analisi, e dunque tempo, che hanno bisogno di particolare attenzione, o che sono novità e così via.
  • Imprevisti/mail/telefono: se avete fatto bene la vostra analisi suggerita nel post di settimana scorsa, questo spazio dovrebbe ridursi sempre di più. Gli imprevisti vanno comunque calcolati e solo in base alla vostra esperienza e alla vostra capacità di contenimento di elementi di disturbo potrete tenerli sotto controllo.
  • Associazione xy: questo è facoltativo e l’ho inserito per me. Fate parte di un’associazione legata al vostro mestiere? Dovete lavorarci, preparare incontri o altro? Io ho preferito separarla dalle attività mie vere e proprie per visualizzarla meglio.
  • SD: sarebbe Stefi Demetz, cioè sono proprio io. Ho inserito qui il tempo dedicato al blog. Ovviamente avviene fuori dalle ore di lavoro, in genere, ma lo considero perché io possa organizzare il mio tempo lavorativo senza trascurare questo spazio dal quale vi sto scrivendo e viceversa.
  1. Quanto tempo ci metterò?

Questo è un punto difficile, perché non sempre siamo in grado di capire quanto tempo ci metteremo a fare le cose. Tuttavia l’esperienza dovrebbe aiutarci. Io tendo a tenere le ore verso l’alto, in modo da avere semmai dei cuscinetti. Capire quanto ci mettiamo più o meno è fondamentale per non trovarsi infognati alla fine del mese. Il conteggio iniziale delle ore mensili (punto 1) serve proprio a questo. Se nel computo totale vedo che non ho ore lavorative sufficienti, so che dovrò ottimizzare i tempi o lavorare più delle ore che avevo previsto al giorno, o prevedere un fine settimana. Al contrario, se vedo che tempo ne avanza, posso iniziare giá a lavorare a progetti meno prioritari.

  1. Quanto tempo ci ho messo?

Beh, qui confesso che è dura. Io non segno sempre tutto e ormai mi guida l’esperienza, tuttavia, nel mio diario quotidiano (anche questo sarà tema di una prossima puntata) segno quanto ci metto a fare le cose e dunque riesco ad orientarmi. Questa colonna proviene chiaramente da una scuola di management svizzera, dove sono più precisi di noi. Insomma a noi italiani stare a farci le pulci sul lavoro ci piace poco, ma ecco … perché non provare a compilarla, almeno all’inizio?

  1. Con chi lavoro?

“Collaborazione con” è una colonna chiara, penso. Compilarla mi aiuta a organizzare meglio gli incontri, tenendo conto anche della disponibilità degli altri

  1. Entro quando devo aver finito?

La scadenza è chiarissima.  Indica, cioè, la data ultima entro la quale il lavoro deve essere fatto. Per non  viverla però  al negativo – in inglese si chiama addirittura dead-line – vi rimando a questo bel post di Luisa Carrada.

  1. Priorità o urgenza?

Alla fine, ecco che si torna alla prima colonna, in cui inserisco due diversi indicatori che mi aiutano poi a fare i piani settimanali, scadenze a parte. Io uso un codice di numeri e lettere che vanno affiancati.

C = attività continuativa, settimanale con appuntamento fisso

A = importanza primaria

B = priorità secondaria

1 = da fare entro la settimana (urgenza 1)

2 = da fare entro la seconda settimana del mese (urgenza 2)

3 = da fare entro il mese (zero urgenza)

Ecco fatta la mia road map mensile!

Per chi lavora per eventi o attività ricorrenti, risulta poi molto utile prendere il mese dell’anno precedente e confrontarlo.

Posso dire che questo sistema, all’apparenza complicato, è davvero uno strumento di lavoro straordinario. Lo potrete adattare alle vostre esigenze, ma ecco, il mio consiglio è di farlo ogni mese. Anzi, in sede di analisi del lavoro svolto vi consente poi di verificare come sono andate le cose, vi aiuta anche a capire dove avete bisogno di più tempo, dove meno, come impostare le settimane e le singole giornate. Vi permette di regalare tempo alla vita privata.

Io in genere lo stampo, lo incollo nella mia agenda/quaderno di lavoro e lo scarabocchio, evidenziando le cose, aggiungendo e correggendo, ma questo è il mio lato antico, perché ho ancora bisogno di carta e penna.

Capito tutto? Se avete dei dubbi, scrivetemi!

Perché migliorare una performance non vuol per forza dire vincere!

Cosa vuol dire davvero competere per uno sportivo?

In questi giorni é tornato attuale il dramma doping.

Il doping non riguarda solo gli atleti. E non riguarda solo una gara. E la filosofia dello sport può insegnare molto sia agli atleti, sia ai manager, non solo sportivi. E’ questo il succo di una mia riflessione che ho postato su facebook animata dai titoli dei giornali sul caso Schwazer.

Qualora vi interessasse, questo é il link che vi porta dritti dritti al post facebookereccio, e qui sotto ne trovate la trascrizione.

(La foto qui aggiunta invece l’ho cercata apposta per il blog. La scattai alcuni anni in un bosco e mi pare perfetta metafora di cosa accade a chi scivola nella trappola del doping.)


 

doping e crescitaPer i filosofi dello sport, l’atleta, oltre che gareggiare, gareggiando diventa uomo.
Sviluppa muscoli, ma anche coscienza di sé.

L’atleta che fa uso di doping, invece, gareggia e basta e dunque non fa sport, perché il sé è un bene interno dello sport. Magari vince, migliora la performance, ma non migliora sé stesso in quanto uomo. E dunque – anche se vince – perde perché tradisce le regole e sé stesso.

Ma un atleta non è mai solo. E troppo spesso anche chi sta intorno a lui, siano allenatori o addirittura federazioni, fanno lo stesso errore. Fintanto che nessuno vede, fingono di non vedere. Appena poi qualcuno vede, alzano le braccia, abbassano la bocca e dicono: “Io non sapevo nulla, vergogna!” Dimostrando che, esattamente come gli atleti, hanno migliorato la performance riempiendo albi d’oro di successo, ma non sé stessi. Non la federazione, non il proprio ruolo di allenatore, non lo sport, materia che hanno manipolato per la gloria e non per la crescita. E non esiste solo il doping per manipolarla. I bilanci truccati, accordi sottobanco, contratti traditi sono il doping della gestione che maneggia lo sport.

Ma per tornare alla storia umana, di fronte a tutto ciò che è scritto qui sul caso Schwazer io mi sento solo di restare muta. Come ho scritto qui, la grande pena non sarà la galera, ma il non essere stato in grado di farsi uomo, nel senso umanistico del termine. E starà a lui e a tutte le persone coinvolte ripartire da qui. Per taluni con dolore e delusione, per altri con uno sforzo immenso di ricostruzione di un sé auto-tradito.