Perché non è solo la partita il cuore pulsante di uno stadio.

sensible event management - stefania demetz

È un’operazione ardua la mia oggi: raccontare una domenica pomeriggio allo stadio. Ardua perché parlare di calcio in Italia comporta una grande responsabilità. Tanto si scrive e tanto si dice. Ma forse, mi dico, è proprio grazie al mio essere “straniera” in un’esperienza che per molti è abituale che mi potrebbe consentire di offrire uno sguardo forse ingenuo, ma di stimolo – spero – a una riflessione più ampia. Niente analisi, ma sensazioni: è l’unica cosa che mi sento di raccontare. Cosa hanno visto i miei occhi e cosa ha registrato la mia parte emotiva? Ecco la domanda che ho lasciato sedimentare per alcuni giorni. E che ha trovato una risposta.

Il buongiorno come segno di efficienza.

Partiamo dall’inizio. Ero ospite in tribuna con pranzo nel Club Boniperti. Dal momento in cui con la macchina siamo entrati al parcheggio al momento in cui mi sono accomodata a pochi metri dal campo è stato tutto perfetto. Nessun ingorgo per parcheggiare, un primo controllo all’entrata con una tesserina bianca, un secondo controllo con una tesserina d’oro all’entrata del “foyer”, un terzo controllo per ottenere un braccialetto arancione legato al polso e, infine, l’incamminamento verso la sala da pranzo. A ogni porta, corridoio, cambio di ambiente c’erano gli steward che in modo non invasivo controllavano il braccialetto e cordialmente salutavano. “Troppi buongiorno”, mi dice il ragazzo che faceva parte del mio gruppetto. Ma almeno – ho pensato –  sono steward gentili e sorridenti. Ti mettono a tuo agio. Il pranzo è stato rapido, un buffet senza coda. Antipasto, due primi, un secondo, il dolce, vino e caffè. Poi, l’ora si avvicina, e via verso il campo …

Il rituale di tempi antichi

E qui le sensazioni cambiano. Mentre nei miei occhi entra una visione a grandangolo sulle tribune che mi circondano a 360 gradi, penso all’eredità che ci hanno lasciato i romani. Questi anfiteatri sono contenitori perfetti per un popolo variegato e bisognoso di intrattenimento: musica a tutto volume, curva dei tifosi gremita, bandiere giganti che sventolano e la gente che prende posto. Arriva l’annuncio delle squadre: tono informativo per gli avversari – cioè nomi pronunciati senza particolare emozione – e urlato mentre scorrono sullo schermo i nomi dei giocatori juventini. Un primo stridore, e non perché non si debba essere partigiani, ma io non credo che la forza di uno speaker stia nel volume della sua voce. Non è urlando che veicoli emozioni. Poi, tutti in piedi, l’inno che rimbomba le sciarpe che sventolano. Lo stadio pronto per iniziare.

È stato questo il momento in cui ho guardato verso il campo e quasi con un gesto metaforico ho cancellato dalla mia mente tutto ciò che il calcio oggi porta con sé: i discorsi al bar, le polemiche, i soldi, i tanti soldi, i calciatori – personaggi inseguiti da paparazzi e veline -, e poi le speculazioni sulla vendita dei diritti, l’odio per questo sport di molti e la passione partigiana di molti altri, gli sponsor, gli interessi economici, talvolta politici e i mille blablabla. Ho guardato al centro sul campo verde e mi è venuta voglia di annullare tutti questi “accessori” per tornare alla radice, a un paesaggio in cui si toglie l’intervento dell’uomo per lasciare riemergere i contorni di una morfologia originaria.

E ciò che è rimasto là in mezzo al prato che profumava di erba e di umido è stata davvero solo una cosa: il gioco. Il rituale di una battaglia pacifica incastrata dentro le regole. Il rituale. Ecco, a questo pensavo. Noi qui seduti a guardare i nostri eroi che si battono. Noi spettatori, loro attori. Entrambi necessari a questo rito.

E un brivido: la commozione dell’attesa.

L’istante prima dell’esplosione

L’emozione vera e pura io l’ho provata esattamente in quell’istante. Poco prima che il fischietto dell’arbitro suonasse. Poi, è iniziata la partita e il mondo è esploso. E mi è venuta in mente una citazione di Kandinsky che mi pare una bella similitudine. Ecco, lui una volta aveva detto che nella sua pittura cercava di rappresentare un’emozione nell’istante prima che esplodesse. Un’emozione controllata resa eterna nel suo fermarsi poco prima dello scoppio. Quei minuti prima del fischio per me sono stati questo: una trepidazione verso qualcosa che accadrà. La forza immensa dell’attesa. Il trattenere le emozioni. La speranza, il sogno.

Poi la partita inizia, l’esplosione avviene, la tela si riempie senza lasciare più spazi vuoti. Il mistero svanisce. Prima o poi si saprà anche chi ha vinto e chi ha perso.

Le tracce svanite

Alla fine, vinciamo noi. Eppure tutto torna alla normalità.

E allora mi rivedo a ritroso, alzarmi dalla tribuna, incamminarmi verso l’uscita, ricambiare con un sorriso l’arrivederci cordiale degli steward. Uscire, salire in macchina, tornare a casa.

Quasi come se nulla fosse accaduto. Come se quell’energia densa di aspettativa non ci fosse mai stata. Come se quell’emozione fosse un ricordo remoto, forse solo un sogno, forse qualcosa che mi sono inventata.

Certo, ho esultato anch’io per i goal, eppure tornando a casa ho sentito che qualcosa mi mancava.

Ma cosa? È stato tutto perfetto, efficiente, due goal, ordine, cordialità, eppure …

Potrei dire che è mi mancata l’esperienza globale. Mi è mancato qualcosa che riuscisse ad agganciare dentro di me quella sensazione iniziale e tenerla legata dentro di me anche nel dopo. Una sorta di memoria emozionale. È stato solo un attimo e quell’attimo è svanito. La mia giornata allo stadio è stata bella, bellissima, ma non mi ha sedotto con quel brivido iniziale. È come se avessi vissuto qualcosa di normale, non qualcosa di straordinario.

La legacy delle emozioni

Lo so che per un tifoso di calcio la partita è tutto, ma siamo certi che sia sufficiente? E per quelli come me? In cosa consiste questa esperienza? Se, infatti, oltre ai servizi impeccabili, in tutto questo mio percorso, dal parcheggio al ristorante, alla tribuna e di ritorno al parcheggio ogni momento fosse stato occasione di esperienza? Se entrando nel Club Boniperti mi fossi sentita emozionata perché messa io stessa in scena in quanto spettatrice, ospite e testimone di una partita che non può che essere unica e irripetibile? Se giá li mi fosse stata narrata l’attesa? E se dentro lo stadio oltre al gioco ci fosse stata un’attenzione a me spettatrice con informazioni e servizi, che non fossero solo quelli impeccabili dell’accoglienza? Non posso non citare Steve Jobs, che quando decise di aprire gli Apple Store si pose l’obiettivo di far sì che la gente all’uscita dal negozio fosse un po’ più felice rispetto a quando era entrata. Allo stadio i tifosi lo sono di sicuro, ma uno stadio è davvero solo un luogo per tifosi? E se la Juve avesse perso? Non è possibile pensare invece a un’esperienza che vada oltre la partita? Che coinvolga lo spettatore prima e dopo? Dove pure il pranzo diventa esperienza? Eravamo tutti lì, ma tutti slegati gli uni dagli altri. Eravamo spettatori muti, passivi, osservatori. Urlanti e attivi solo nei 90 minuti della partita. Certo le nostre voci si sentivano, ma per me è stato come se fossimo semplici comparse, anonimi individui. È mancata una narrazione che ponesse anche noi, spettatori, al centro dello spettacolo. Che ci trasformasse in attori insieme ai giocatori. Ci si è occupati di noi in modo impeccabile, ma non si è pensato a noi come persone che hanno dentro di sé un sogno, e che nel momento in cui entrano nello stadio vogliono vivere una giornata unica e indimenticabile.

Per parafrasare una pubblicità: è mancata la narrazione per cui una partita è per sempre.

Che poi si può estendere  anche a un evento é per sempre. O per lo meno, da un punto di vista dell’esperienza, dovrebbe esserlo. Per sempre.


Non é la prima volta in realtá che scrivo di calcio:

La coda lunga degli eventi

cop95a2È possibile pianificare il dopo di un evento?

Come sanno i miei lettori questo è un po’ il mio chiodo fisso: cercare di dare sostanza a qualcosa di volatile come un evento.

Per questo motivo sono stata quindi molto felice quando l’Università di Verona, presso la quale da due anni porto la mia testimonianza al corso di perfezionamento EventManagemnet 3.0, mi ha chiesto di elaborare un testo che affrontasse questo tema.

Il testo è stato pubblicato nel numero corrente delle Rivista Sinergie e inizia cosi:

Il mondo interno ai Giochi Olimpici assomiglia sempre più a una navicella spaziale, che in una lunga manovra di atterraggio, si adagia in un pianeta straniero, vi si ferma per un mese e poi riparte.”

Scriveva così, a conclusione dei Giochi Olimpici Invernali di Sochi, il giornalista Christof Siemens sul settimanale tedesco Die Zeit. (Siemens, 2014)

I grandi eventi, ci dice questo articolo, sembrano essere divenuti qualcosa di sempre più estraneo alla realtà che li ospita. Standard internazionali per i servizi ai diversi “clienti” (atleti, stampa, televisioni, pubblico), “look” omologato nelle scenografie e nei linguaggi e sponsor globali di multinazionali che tendono a rendere uguali tra loro le competizioni, gli stadi, gli scenari a prescindere da dove abbiano luogo. La presenza del timbro locale si riduce spesso a un folclore incastrato dentro messaggi promozionali. Quando poi però la navicella lascia il terreno, il paesaggio cambia. Gli edifici vengono spogliati, le piazze tornano vuote, i souvenir finiscono nei retrobottega dei negozi.

 Vi intriga? Bene, mi fa piacere perché se volete trovate il testo integrale qui.

Sette consigli per essere un buon event manager

Sette regole dell'event management - Stefania Demetz

“Nell’industria molto competitiva degll’event management è importante stare in cima alla classifica e tendere a un continuo miglioramento”. Questo è ciò che scrive Becki Cross in un post uscito in uno dei migliori blog di event management. Sono 10 i suggerimenti che Becki si sente di dare.

Leggendo il suo articolo e condividendone abbastanza il contenuto, mi sono chiesta: “E per me quali sono le regole fondamentali? Che suggerimento mi sentirei di dare?” Becki Cross  proviene dal mondo delle conferenze e dei congressi. Io invece agisco nel mondo in cui si costruisce un palcoscenico. Ci sono delle differenze?

Ci ho pensato un po’ e ragionando sugli eventi che mettono in scena sport o cultura sono arrivata  7 punti.

1. Andare oltre la materia.

Cosa vuol dire? Beh, posso essere il più grande esperto di letteratura o il più famoso atleta al mondo, ma questo non significa che io sia in grado di organizzare, rispettivamente, un festival letterario o un campionato sportivo. Organizzare un evento presuppone la conoscenza dei compiti e degli strumenti del management. Come si definisce una strategia? Come si organizza una squadra? Come si costruisce un budget?

Parole chiave: strategia, organizzazione, gestione aziendale

Per approfondire:

Dal sito: Management: storia di una parola.

Dal blog: Perché non esiste il management degli eventi.

Libro: Fredmund Malik, Il mestiere del manager, Il Sole24Ore


2. Costruire il palcoscenico, non calpestarlo.

Un organizzatore di eventi è prima di tutto un fornitore di servizi. Lavora per consentire ad altri di esibirsi. L’organizzatore non è il protagonista, non è l’attore, non è quello che sfila sul tappetto rosso. È quello che quel tappeto lo srotola. E se necessario lo smacchia. Per questo è vitale arruolare in squadra solo persone che siano innamorate del progetto e non di sé. Persone che si sentano onorate di srotolare un tappeto e da dietro le quinte ammirare le star che lo attraversano.

Parole chiave: selezione dei collaboratori, umiltà, servizio.

Per approfondire:

Libro: Jim Collins, Good to Great (vedi il capitolo: Leadership Level 5)


3. Concedersi l’influenza

Un evento è dinamico e si sviluppa in un mondo dinamico. La frase “abbiamo sempre fatto cosi” va presa con diffidenza. Chi si occupa di gestione strategica e di direzione generale dovrebbe sempre studiare. Come? Visitando altri eventi, e non solo quelli del proprio ambito. Non solo o sport o cultura, ma sport e cultura. E poi, naturalmente ci sono i libri. Libri di management, libri di event management, ma anche libri di altri mondi e altre discipline. Gli spettatori vivono e si nutrono in questa epoca. Conoscerla è un dovere irrinunciabile.

Parole chiave: curiosità, contaminazione, apprendimento

Per approfondire:

Dal sito: La biblioteca del sensible event management

Dal blog: Al servizio di una sedia, ovvero lasciamoci influenzare dal design italiano,  Sei libri utili al management che non parlano di management, Può l’architettura disegnare l’effimero di un evento?, Come vivremo le nostre emozioni negli eventi del futuro?


4. Stare al fronte!

Studiare è importante. Ma da solo non basta. Bisogna poi stare in medias res, vedere nella realtà fisica come stanno le cose. Stare al fronte vuol dire, per chi volesse avviarsi alla professione di event manager, fare un sacco di esperienza, anche come volontario in tanti eventi e possibilmente con mansioni diverse. Per chi è già operativo la regola fondamentale è “alzati dalla tua sedia ed esci”. Sopralluoghi, ascolto dei collaboratori, giri di perlustrazione. Non dimentichiamoci che un evento ha nel suo dna l’imprevisto e tale imprevisto può essere affrontato solo se sappiamo come cavolo è fatto il teatro che stiamo costruendo.

Parole chiave: esperienza diretta, guardare con i propri occhi,

Per approfondire:

Dal blog: La tribù dei volontari: muscoli e cuore di un evento


5. Essere lucidi, sempre.

Per un evento si possono trovare tante metafore. Quella che forse indica meglio il momento dell’evento può essere un’enorme onda. C’è qualcosa di dinamico che si muove e nel momento in cui è messo in moto non lo si può più fermare. A volte si devono prendere decisioni in tempi rapidissimi e con molta pressione addosso. Non solo: le decisioni riguardano sia la centrale, sia le funzioni periferiche e devono essere coerenti con il perché, il come, il chi. Deve essere come un’orchestra che suona Mozart sulla cresta di un’onda.  Aiuto –  direte – e dove la troviamo la lucidità? Nelle linee guida, nelle competenze ben definite e nei conti sotto controllo.

Parole chiave: governo, concentrazione, coerenza

Per approfondire:

Dal sito: sistema di navigazione


6. Preservare energie.

Arrivare al momento dell’evento spesso è faticoso. Ma arrivare stanchi è pericoloso. Si perde lucidità, si è meno reattivi, si rischia di farsi prendere dal panico perché la stanchezza fa vedere i problemi come fossero tragedie. Preservare le energie vuol dire in modo semplice spegnere il computer nella fase di preparazione e ricaricare le pile. Preservare le energie vuol dire non essere come Stachanov, che non serve, ma lavorare il giusto, con metodo facendo ciò che è umanamente possibile. Un evento non ha bisogno di eroi, ma di gente razionale e piena di energia. E poi, se posso aggiungere un consiglio alimentare: bere tanta acqua, che la disidratazione stanca assai!

Parole chiave: riconoscere i propri limiti, riposare, idratare l’organismo

Per approfondire:

Dal blog: Lavorare con metodo, ovvero come godersi il viaggio, Perché la prima persona da mettere in agenda sei tu, Sette domande per compilare un piano mensile a prova di stress, Dimmi quante volte vai alla toilette e ti dirò come migliorare il tuo lavoro!


7. Seguire le impronte

È importante assai capire come è andata, perché la strategia ha o non ha funzionato e ascoltare chi ha lavorato con noi. Anche se quel dato evento non si ripeterà mai più, noi continueremo a organizzare eventi. Analisi post evento, condivisione di dubbi, ascolto dei collaboratori sono una fase delicata e importante e sono parte integrante dell’evento. Anche se ciò che esce è negativo e ci fa paura. Non dimentichiamo mai, che un evento non finisce quando cala il sipario, perché ciò che esso ha trasmesso sono tracce che rimarranno per sempre.

Parole chiave: analisi, ascolto, soluzioni dei problemi

Per approfondire:

Dal blog: Perché i progetti per l’anno nuovo hanno bisogno di storie dell’anno vecchio, Come cercare gli errori e far crescere gli eventi ricorrenti, Event Management: emozioni negative? Si, ma solo facendo i giardinieri.

Perché i progetti per l’anno nuovo hanno bisogno di storie dell’anno vecchio.

sensible event management - blog.stefaniademetz.com

Quante liste di propositi per l’anno nuovo avete messo in saccoccia per affrontare belli carichi questo 2015 appena iniziato?

Il passaggio dal 31 al primo è un po’ come se fosse metaforicamente un cambio del pelo. Ci sentiamo nuovi, o vorremmo esserlo, e siamo ansiosi di iniziare. Palestra, cibo sano, lettura, cose, persone, insomma tutto nuovo.  È come una meravigliosa occasione. Questo giro di boa, convenzionale e simbolico, per tutti noi rappresenta una nuova possibilità.

Nel privato come nel lavoro: nuovi obiettivi aziendali, nuove strategie, nuovo metodo di lavoro. È come salire in macchina: si ingrana la quinta e avanti tutta. La strada è intonsa, dobbiamo solo percorrerla. E il “finito”, la strada alle nostre spalle, fatta di curve, paesaggi strepitosi, ma anche dossi, buche è ormai cosa superata.

Nel mio caso, nel mio lavoro, questo cambio al 31 dicembre è più che convenzionale. L’evento (la coppa del mondo di sci) va in scena poco prima di Natale. Poi, giusto il tempo per dormire, ricaricare energie, stare in famiglia e con l’inizio di gennaio si rimette in moto la macchina.

Eppure, ecco: c’è un eppure grande come una casa. Se non mi prendessi il tempo di studiare e in un certo senso ripercorrere quella strada vecchia alle mie spalle mi ritroverei ben presto in una strada simile, tutt’altro che libera e scintillante, piuttosto di nuovo piena di buche, che nel frattempo potrebbero essersi trasformate in voragini.

Ripartire è importante. Ma la prima tappa di questa ripartenza è lo sguardo al passato, all’avvenuto, alle cose fatte prima.

Per esperienza so che se si parte a gran velocità dentro il nuovo con una montagna di progetti e novità senza essersi chiesti prima che aspetto avesse il vecchio lasciato alle spalle, si rischia di fare e rifare gli stessi errori. In parole semplici: se io cucino la pasta senza sale e non l’assaggio continuerò a cucinare la pasta senza sale.

Il nuovo è importante, ma prima di affrontarlo bisogna allora chiedersi cosa abbiamo combinato l’anno prima. Questa domanda è obbligatoria in ogni ambito di lavoro, e dunque anche per chi organizza eventi. Io la chiamo la fase del de-briefing. Ma in italiano la si potrebbe chiamare la fase dell’analisi post evento o, in modo più efficace, la fase del “Come cavolo è andata?”

La memoria degli eventi ricorrenti.

Non basta avere successo fuori, non basta un riscontro positivo nell’output, non bastano dichiarazioni della stampa positive. Non basta avercela fatta, nonostante tutto. È invece vitale per la crescita sedersi a un tavolo con i collaboratori e porsi alcune domande. Il successo di un evento non è dato solo dal “comunque è andata”.  Il successo si misura partendo dagli obiettivi posti (ne ho parlato qui) e da come si è svolta l’implementazione e, ovviamente, dai conti finali.

E non basta fare analisi “marketing” su spettatori, sponsor, media e così via. Se si vuole crescere le analisi vanno fatte anche – o soprattutto – sul management. Ci sono varie modalità per affrontare questa fase, che è davvero la prima tappa di un metaforico nuovo anno di lavoro.
Io una volta organizzavo un incontro con tutto il comitato organizzatore, ma oggi preferisco incontri circoscritti ai gruppi di lavoro dei diversi settori. In questo modo si ha l’opportunità di andare proprio a fondo, di ricordare insieme cosa è successo. Per chi guida questi incontri si tratta soprattutto di porre domande e ascoltare e rivivere la fase delicata dell’implementazione attraverso le parole degli altri.

  • Ho raggiunto l’obiettivo?
  • In caso negativo, cosa non ha funzionato? Perché?
  • Che lezione traggo da questa esperienza?
  • Cosa va cambiato? Cosa va mantenuto? Cosa va eliminato?
  • Dove ho speso troppo? Perché?
  • I collaboratori sono bravi? Dove sono deboli? Come posso valorizzarli?
  • Dove è forte il mio settore? E dove è debole?

Queste sono le domande che ci guidano nelle nostre riunioni a gennaio, ma – attenzione – sono domande che poi rivolgo io anche a me stessa. Mi metto allo specchio e con severità cerco di rispondere. Anche il “capo”, insomma, deve fare la sua bella analisi su come è andata e sulla sua prestazione.

Questi diversi diari vanno poi riassunti per iscritto. Saranno la guida per tutto l’anno nuovo: per la fase di pianificazione strategica, per l’avvio dell’implementazione e infine per un ultimo controllo alla vigilia dell’evento.

La memoria degli eventi “one shot”.

E gli eventi unici? Quelli che hanno luogo solo una volta? Hanno anch’essi una memoria, una storia da cui attingere linee guida?

Altroché!

I mega eventi sono pieni zeppi di memoria, solo che ce ne dimentichiamo perché la loro è una memoria conservata altrove e pensiamo non ci riguardi.  Se penso ai Giochi Olimpici, ogni 2 anni c’è chi costruisce qualcosa e lascia qualcosa. La memoria di questi eventi epocali in genere è raccolta nei cosiddetti “final reports” che raccontano tutto. O quasi tutto…

Questi documenti riassuntivi non sono altro che un mezzo di promozione, di propaganda. Insomma, si mostra il paesaggio meraviglioso, ma non le buche nella strada percorsa. Anche perché le buche spesso emergono parecchi anni dopo. Eppure, sebbene in modo ovviamente più complesso rispetto ai piccoli eventi, il passaggio di informazioni è fondamentale anche qui.

Gli americani parlano di “lessons learned”. Ecco allora che chi si mette a organizzare un mega evento, una volta definito lo scopo, dovrebbe andare a studiarsi con diligenza la memoria di eventi simili. Ponendosi le stesse domande:

  • Dove sono andate bene le cose e perché?
  • Dove sono andate male le cose e perché?

Ingenuamente potrei dire: è possibile che il tormentone post mega eventi sia sempre lo stesso? Cattedrali nel deserto, impianti arrugginiti … possibile che gli errori degli eventi passati non possano divenire un antidoto per gli eventi del presente e del futuro?

Si è parlato tanto ultimamente di Roma 2024, le olimpiadi nella Capitale. Ecco, un lavoro fatto bene dovrebbe partire dalla memoria: olimpiadi estive passate, ma pure invernali. Che siano in Inghilterra o in Russia poco importa. E poi, viste le fragilità di questo nostro paese, andrebbe ripercorsa la storia dei nostri mega eventi: Torino 2006 e Expo 2015. Dove hanno fallito? Perché? Cosa dobbiamo fare per non ripetere gli stessi errori? Dove invece sono stati vincenti? Quali sono le nostre forze?

Parrebbe semplice buon senso, ma ahimè, la voglia di partire in genere vince e ci si lancia nel progetto e poco nella “storia”.

Progettare è meraviglioso. Ma se non conosco il terreno sul quale vado a costruire, rischio di combinare un bel disastro. E il terreno degli eventi è quello dell’esperienza, della memoria, dei successi e dei disastri. È da qui che si deve partire, per essere certi che l’evento non sia il lavoro di un’armata Brancaleone ingenua e spavalda, ma sia una vera macchina da guerra, capace non solo di proclami del tipo “Questi errori da noi si faranno più!”

Ma capace di non farli più per davvero.

L’analisi post evento ha giá altre tracce dentro questo blog:

Come gestire l’imprevisto … previsto in un evento.

L'imprevisto nell'evento - sensible event management - Stefania Demetz

C’è una bellissima vignetta di Quino in cui Mafalda chiede a suo padre se è sicuro che l’anno nuovo arrivi. Il padre la rassicura: “Certo, che arriva!” E lei diffidente chiede: “Ma tu l’hai mai visto l’anno nuovo?”

Questa striscia mi è venuta in mente perché in questi giorni al lavoro siamo tutti a chiederci se la Coppa del Mondo di sci in Val Gardena, tappa classica del circuito, evento al quale lavoriamo tutto l’anno, arriverà davvero. E non perché pensiamo – come Mafalda –  che non avendolo visto questo evento, non è certo che ci sarà. Ma più banalmente perché il nostro lavoro potrebbe svanire nel nulla a causa della neve. Una gara di sci ha bisogno della neve e in questo momento il paesaggio ci mostra prati verdi.

Chiamano giornalisti, vengono troupe televisive, tutti con la stessa e comprensibile domanda: “Qui l’inverno non si vede, ma siete certi che quest’anno l’evento avrà luogo?

Rassicuro subito i più scettici. La coppa del mondo avrà luogo perché le previsioni ci dicono che sta arrivando finalmente il freddo. E dunque con il freddo arriva la neve, naturale o artificiale che sia. Ci sarà l’evento e si potrà iniziare a sciare.

Le variabili degli eventi outdoor

Questa diffusa trepidazione, tuttavia, mi dà lo spunto per alcune riflessioni. Ovviamente un evento outdoor deve tenere conto che la variabile meteorologica può pregiudicare l’intera manifestazione. Se poi la neve, come in questo caso, è materia prima fondamentale, più che mai affidarsi a buoni meteorologi è importante.

Ma come si affronta tutto questo? In fondo similmente può capitare ad altri eventi sportivi, ma anche culturali, addirittura a un matrimonio: se la festa è prevista in piazza e piove a dirotto, che si fa? Nel 1995 stavo come volontaria ai Mondiali di sci nella bellissima Sierra Nevada, in Andalusia. Era stato un inverno mite ovunque e i Mondiali furono annullati. I Mondiali! Annullati! Erano arrivati camion carichi di pasta, di gamberetti, di carne per le aree hospitality. Che farne? Erano arrivati centinaia di volontari, me compresa. Come motivarli? Un danno immenso, prima di tutto economico, non c’è dubbio. Unica consolazione fu la visita del re Jaun Carlos e della regina. Vennero a salutare noi volontari. Io, da giovane studente di letteratura spagnola ero semplicemente emozionata. Nonostante la delusione.

Laureata – e cresciuta – poi, mi sono trovata a capire meglio cosa significhi avere un tempo, diciamo,  dispettoso.

Ho vissuto più di una volta lo sconforto perché la neve non arrivava. Nel mio mestiere, temperature alte vuol dire molta preoccupazione. Ricordo che non riuscivo a fare nulla in ufficio, sebbene la mia ”to do list” fosse lunghissima. La mente andava di continuo al meteo e la preoccupazione si mangiava tutto il tempo, lo spazio, la mia energia.

Don’t panic!

Oggi, dopo parecchi anni, posso dire che affronto questa situazione con filosofia. Il che non vuol dire leggerezza:

  1. Per stare tranquilli ci vuole prima di tutto una buona assicurazione che preveda una copertura in caso di annullamento per condizioni meteorologiche avverse. In questo modo, i mancati introiti, saranno coperti. In questo modo si evita la bancarotta e si affronta con meno panico il rischio meteo.
  2. Si dovrebbe poi prevedere per ogni singolo settore quali possono essere le conseguenze sia di un annullamento (chi deve essere informato, come si gestisce la prevendita avvenuta dei biglietti, come si affrontano i contratti in essere e così via,) sia le conseguenze di un eventuale cambio programma a causa di difficili condizioni meteorologiche. Invece di mugugnare un “Piove. Governo Ladro” è meglio rimboccarsi le maniche. L’organizzazione si deve adattare e deve essere pronta ad affrontare le emergenze.
  3. È consigliabile lavorare comunque al piano originale tenendo bene informati i collaboratori che in base agli esiti dovranno agire secondo il piano originale o secondo i piani di emergenza.
  4. Stare calmi. Questo lo si impara con il tempo. Sprecare energia nella preoccupazione di qualcosa che non è governabile è davvero molto dannoso. Questa energia va invece dirottata sui possibili scenari. Non e un semplice pensare positivo. E un vero agire positivo.

Struttura e lucidità prima di tutto

Un evento, si sa, è fatto dentro il suo dna di imprevedibilità. Se poi è un evento all’aperto, ancora di più. Se poi la materia prima dipende proprio dalle condizioni meteorologiche, apriti cielo. Affrontare questi momenti di indecisione (del meteo), di non certezza sul programma finale con serenità è possibile solo se si ha alle spalle una buona e solida struttura. Un esempio? Se dovete pensare voi da soli a tutte le possibili conseguenze, ci sarà per certo il caos. Se invece avete una struttura con deleghe di responsabilità la squadra reagirà in armonia, anche dentro il caos.

L’imprevisto dell’evento va previsto. E va affrontato con sangue freddo, lucidità e consapevolezza dei limiti che abbiamo nei confronti del non governabile. Ma sia chiaro: questo non significa rinunciare. Al contrario questo significa lavorare il doppio per trovare soluzioni. Il vento, ho letto da qualche parte, non lo possiamo governare. Possiamo però governare le vele della nostra barca.

Io sono certa che il freddo arrivi e questo significa che da qui al 20 dicembre sarò al fronte. Il blog necessariamente va in pausa. Ma se vi interessa sapere come si sta al fronte, ecco alcuni link per seguire la nostra piccola e fiduciosa macchina da guerra: