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#BackToBasics: 5 domande dal management per chi fa eventi

C’è un libro di Daniel Pennac che mi piace molto. Si chiama “Ecco la storia” e tra i vari racconti ce ne è uno che narra il destino di un dittatore sudamericano, che per sfuggire a un futuro terribile predettogli da una maga, arruola un sosia che lo possa sostituire, mentre lui se ne va in Europa. Il sosia scelto è identico a lui, non fosse per piccolissime differenze, non riconoscibili. Il punto è che questo sosia scopre di essere talmente bravo a imitare il dittatore vero, che decide di fare l’attore e così cerca a sua volta un altro sosia, il quale, di nuovo è sì identico, non fosse per piccolissime differenze, non percettibili a occhio nudo. Anche questo sosia del sosia decide di andarsene, trova un altro sosia e cosi di sosia in sosia, praticamente ogni volta identico, ma con differenze impercettibili, si giunge a un finto dittatore totalmente diverso da quello originale. Non continuo la storia vi lascio il gusto di scoprirne il finale.

Questo racconto mi pare però una bella metafora per ciò che può accadere dentro un’organizzazione: si stabiliscono in principio degli obiettivi, si disegna una governance, ma poi di anno in anno, si apportano piccole modifiche dovute alla contingenza che cambia, a situazioni nuove e così via, e di modifiche in modifiche non ci si accorge che si rischia di stravolgere l’identità, esattamente come è accaduto al dittatore.

Un viaggio alle origini

#BackToBasics é dunque l’hashtag che mi sento di dare a questo post e ad altri che seguiranno. Ritorno alla base, ovvero ritorno alle origini vuol dire: riprendere in mano alcune piccole indicazioni basilari (da manuale, si direbbe). Chi già legge questo blog sa che qui non si offrono le 10 regole d’oro per organizzare eventi perfetti. Non si tratta, infatti, di scoprire regole d’oro, ma di valorizzare tecniche e di agevolare la consapevolezza: l’effimero che si gestisce con gli eventi ha bisogno di cemento e fondamenta solide affinché il tutto non diventi una carnevalata dispendiosa e dannosa.

La prima tappa è il management

Se vi sedete intorno a un tavolo per questo “ritorno alla base”, lasciate stare il  “si potrebbe fare ...” o le idee luccicanti. Per ora vi servono “solo” le risposte a cinque domande (i cinque compiti)  fondamentali del management. Per aiutarci potrei scegliere di usare la parola italiana: gestione. Si capisce meglio e non ci si perde nell’incertezza di un anglicismo ancora oggi confuso (se provate a chiedere in giro cosa sia il management riceverete tante risposte quante le persone che avete intervistato!)

La prima tappa di questo viaggio di ritorno alla base passa dunque per la gestione, sia si tratti di un evento che parte da zero, sia si tratti di un evento ricorrente di lunga data. Nel primo caso il compito consiste davvero nel costruire la bussola, nel secondo di farne la manutenzione ed eventualmente di aggiustarla. Mi è capitato proprio recentemente di trovarmi immersa in entrambe le situazioni e in entrambi i casi la mia mente ha iniziato a fare lavoro di recupero nella cassetta degli attrezzi del mestiere “manager”. È stato un bel recupero, perché un po’ come con il sosia di Pennac, io stesso avevo annacquato con il tempo alcuni passaggi che invece sono vitali, se vogliamo che gli eventi che mettiamo in scena siano solidi e di sostanza.

5 domande per (ri)partire

La prima fase dunque non si occupa di cosa faremo. Più semplicemente la prima fase si occupa del perché e del come. E anche negli eventi rodati, un ritorno a queste domande dovrebbe essere previsto con regolarità.

  1. Perché organizziamo questo evento? Quale è lo scopo? L’evento è un mezzo per raggiungere cosa? Che cosa deve rimanere dopo? Senza una risposta chiara a questa prima domanda si rischia di trovarsi su una barca in mezzo al mare dove a seconda di chi tiene il timone, si cambia rotta. La barca girerebbe solo su sé stessa in una spirale distruttiva. Se partite da zero, affidatevi a un esperto che vi guidi in un processo strategico.
  2. Come ci organizziamo per raggiungere questi obiettivi? Questa domanda diventa importante anche negli eventi ricorrenti. Il contesto intorno a noi cambia di continuo, e dunque anche le esigenze interne. Chi fa cosa? Con chi si relaziona chi? Chi risponde a chi? Quale è il calendario di funzione?  Che tipi di riunioni facciamo e con quale frequenza? Come gestiamo i report? E così via …
  3. Chi decide cosa? Guai a non definire in modo fluido e trasparente come avvengono i processi decisionali: si avrebbero il caos, l’incertezza, lo stallo e naturalmente una marea di conflitti. E allora, le domande sono: che ambito di autonomia hanno i responsabili di settore? Come avviene il processo decisionale?
  4. Come controlliamo l’intero sistema? Pensiamo prima di tutto al budget, ma anche all’implementazione e alla corretta esecuzione delle decisioni strategiche. Qui si tratta in sostanza di impiantare lungo il percorso una serie di momenti di verifica, come fossimo dei gitanti che per arrivare alla vetta, devono passare per i rifugi dove verificare la mappa, fare provviste, controllare le previsioni meteo. Questi momenti devono essere chiari e a conoscenza di tutti. Ovvero: niente compiti a sorpresa!
  5. Come facciamo a crescere i nostri collaboratori? Qui c’è chi potrebbe obiettare: che cavolo centra questo con il management alto e poi un evento che finisce non ha bisogno di occuparsi di ciò. Ovviamente non esiste un management alto o basso. Esiste il management, che è fatto da persone che gestiscono persone (o meglio ancora: che gestiscono i saperi delle persone e condividono conoscenza). E un evento, anche se finisce, lascia sempre qualcosa sul terreno. Sarebbe un peccato se questo qualcosa non fosse anche un  po’ di competenza in più, un po’ di esperienza in più, un po di crescita, non solo economica, ma anche relazionale e professionale.

Per approfondire

Vi piace l’idea del #BackToBasics? Ecco alcuni link che vi potrebbero interessare.

Corto circuito 


È successo quello che non dovrebbe succedere mai: postare in un blog un testo destinato ad un altro blog.

Chi è iscritto a questo mio spazio ha già intuito di cosa sto parlando. La storia è semplice: ho aperto un blog privato in cui tengo un diario per la mia bimba. Mi piace pensare che un giorno lo potrà leggere e scoprirvi cose di sè, che magari nella narrazione  familiare non hanno trovato posto. Il mio errore è stato quello  di postare qui una cosa per quell’altro blog. Un clic, via e poi … per fortuna un like di uno di voi (che mi avrà pensata pazza) mi ha fatto scoprire l’errore.

Questa cosa mi fa fare due riflessioni:

Lesson Learned, ovvero verificare sempre ogni passaggio è un compito obbligatorio; potrei definirlo Process Management. E se proprio vogliamo forzare un paragone con il lavoro negli eventi è proprio la fase finale che va controllata bene, soprattutto quando tutto sembra andar bene. Insomma: non rilassiamoci mai!

La seconda riflessione riguarda me e voi e questo blog: manco da troppo tempo ed è ora di tornare in carreggiata. È stato (il periodo dall’ultimo post ad oggi) un susseguirsi di molti impegni lavorativi. Oltre alla Coppa del Mondo in Val Gardena, sono stata arruolata come segretaria generale anche alla Coppa del Mondo di Cortina e dunque tra lavoro ordinario e straordinario e una bimba piccola, il blog è finito in soffitta. Ma cose da scrivere ne ho in mente tante e allora penso proprio che sia ora di tornare. 

Nella speranza di non fare di nuovo confusione e racontare cose di Event Management alla mia bimba e cose di ciucci e pappe a voi. 

A prestissimo dunque. Stay tuned!

2016-08-04 17.11.24

Perché il management ha bisogno della maternità

Eccomi qua, dopo alcuni mesi di pausa (dal blog, non di certo dalle cose da fare). Il lieto evento mi ha portata a concentrarmi per un po’ su altri fronti: nuove esperienze e anche, davvero, un bel po’ di letture interessanti, alcune delle quali penso, spero, troveranno spazio qui, nel mio blog.

Per riprendere con i motori giusti (questa è anche la mia settimana di ritorno al lavoro), vi propongo un post che, almeno in questo mio nuovo esordio, non può non legare il tema del management alla maternità.

Non nascondo di essere preoccupata –  come credo tante mamme – sul mio riuscire a conciliare bene lavoro e casa, senza trascurare ne l’uno né l’altra. Per ingranare la giusta marcia e pormi di fronte a questa nuova avventura con il mood giusto, vi (e mi) suggerisco alcuni spunti davvero interessanti che ho trovato.

La maternità è un master” è il nome di un progetto, ma anche di un libro, che parte da un presupposto molto intrigante. In genere, dicono gli autori – Andrea Vitullo e Riccarda Zezza –, per usare metafore e utili modelli al management si pesca volentieri in svariati ambiti, tra cui quello preferito è lo sport. Anch’io l’ho fatto nel mio libro, anche se con un approccio di tipo umanistico e semantico, e non, come avviene di solito, sottolineandone il carattere competitivo intorno a parole come “fare squadra, vincere, mister, serieA” è così via.

Mai però, dicono gli autori, si è pensato alla incredibile fonte di esperienze e approcci che la maternità può offrire come modello al management. Non si tratta solo di esempi efficaci per le donne, ma per le organizzazioni in genere. Parole come empatia, flessibilità, fare-rete etc. effettivamente fanno parte anche del linguaggio aziendale.

Da questo punto di vista la maternità offre davvero un catalogo, per nulla statico, di esempi. Ed è proprio questo aspetto dinamico che mi piace molto.

Il multitasking è vecchio. Benvenuto multishifting!

Nelle mie riflessioni (private) sul ritorno al lavoro, ho pensato spesso a come coordinare e incastrare ogni pezzetto di compiti e doveri nella mia giornata. Errore!

Più che pensare a come incastrare i pezzetti, la chiave di svolta è data dal fare defluire da un ambito all’altro le esperienze. Non dunque un rigido multitasking (che anche nella sua fonetica pare ergere barriere con le tue “t” dure), ma un più efficace multishifting (anche foneticamente comunica uno scivolare, un fluire che, invece che respingere, accoglie).

Cosa vuol dire? Semplicemente che non si tratta di giustapporre un compito dietro l’altro con un incastro perfetto e magari talvolta con tasselli gestiti in contemporanea. Di questo parecchio tempo fa ho già scritto in questo blog a proposito del numero massimo di compiti che secondo la psicologia cognitiva siamo in grado di gestire contemporaneamente. Qui andiamo oltre, perché si tratta di far slittare energie e competenze da un ambito (casa, famiglia, maternità) a all’altro (lavoro). In effetti, un po’ – senza rendermene conto – l’ho fatto già in questi mesi. Le mie “manie” di catalogazione e mappatura che amo esprimere al lavoro per avere sempre uno sguardo di sintesi chiaro (ricordate i miei post sulla pianificazione del lavoro?), mi sono servite per registrare, ebbene sì, le poppate avendone uno sguardo immediato d’insieme. Mia madre con affetto mi ha preso in giro per questo, perché il mio rilassante e accogliente angolo allattamento sembrava un posto di lavoro, con penne, quaderno, tabelle e colori. Di fatto, senza saperlo ho spostato le mie competenze del lavoro nella gestione familiare. Sarò in grado di fare il contrario e spostare le mie esperienze di madre sul lavoro, senza essere mamma, ma continuando a essere manager? O meglio: essendo entrambe?

Mamma e Manager

Per esempio, dicono Vitullo e Zezza, tipico della madre è imparare da subito a gestire le priorità, a focalizzare con la massima  concentrazione e ad orientarsi mettendo da parte sé (il proprio ego) a favore di un esserino che reclama attenzione è una  famiglia che deve ridefinire nuovi equilibri. Ovvero: il cambiamento è continuo, raggiunto un risultato, emerge un nuovo problema o cambia lo scenario, schemi fissi non servono a nulla, meglio è il lasciarsi sorprendere e agire in modo fluido, dentro un quadro complessivo.

Ora, tutto ciò che accade quando si nutre e si cresce un bebè piccolo (la mia è una bimba) può diventare molto faticoso se ci si impone di continuo di smettere i panni (di madre) per indossare quelli di manager o comunque di donna lavoratrice e viceversa, come se fossimo persone diverse. In modo fluido invece i due mondi comunicano e siamo noi che ci spostiamo portando con noi esperienze e nutrimento da un mondo all’altro. Noi non siamo solo un ruolo e fissarsi al lavoro, per esempio, solo sul sé lavorativo può creare non poca tensione interiore, ma soprattutto ci impedisce di essere rotondi, cioè sempre noi stessi e di poter pescare esperienze nei nostri diversi sé, come, appunto, la gestione fluida della crescita dei nostri figli

Oggi viviamo in una società talmente competitiva che spesso al lavoro si preferisce celare i diversi sè per evitare conflitti, ricatti, invidie, esclusioni etc. Non solo: gli esperti di personal branding ci dicono che per essere riconosciuti, per valere,  dobbiamo concentrarci su una sola immagine pubblica di noi stessi. Leonardo da Vinci in questanostra epoca   sarebbe disorientante. Che spreco, mi viene da dire, che perdita, che mutilazione! (Ne ho parlato in un mio altro blog a proposito dei miei diversi sé, e il fatto che esista un mio altro blog, mostra come a me non piaccia  per nulla mettermi etichette!)

Questo fluire leggero, naturale, appunto, rotondo, perché dentro lo stesso universo, gli autori di maam l’hanno chiamato transilienza: una “metacompetenza (competenza delle competenze) che permette alle competenze e alle energie di fluire da una parte all’altra della vita”. La parola si costruisce nella composizione di transizione e resilienza. Transizione, penso sia un concetto chiaro. Resilienza, invece, è una parola sempre più usata, (vedi l’invito di Michelle Obama a essere resilienti) che indica la capacità di riorganizzare la propria vita di fronte alle difficoltà.

È con questo auspicio che riprendo lavoro, blog, e vita del pre-lieto-evento, consapevole che nulla è più come prima e che il fluire della mia vita, ora molto più ricca di prima, sarà una sorprendente linfa per nuove ispirazioni.

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A proposito di eventi …

Lo chiamano lieto evento. Io lo preferisco chiamare incredibile evento. È già mi vengono in mente un sacco di possibili similitudini, assonanze e riflessioni. Ma per tutto questo c’è tempo. Per ora metto in pausa questo blog. Giusto il tempo di godermi l’onda immensa di questo, appunto, incredibile evento. Torno presto. Rimanete sintonizzati. See you […]

marketing sportivo e donne - stefania demetz

Perché il marketing “maschio” fa perdere un sacco di soldi

Esiste un paradosso che davvero è difficile capire. In una società dei consumi come la nostra, dove prima ancora che cittadini siamo consumatori; in una società come la nostra, dove ormai è un dato acquisito che sono soprattutto le donne a decidere e muovere le scelte di acquisto, lo sport rimane ancorato a una visione uomo-centrica perdendo un sacco, davvero un sacco, di possibili nuovi mercati.

È questa la sintesi che mi sento di fare dopo aver letto un articolo molto interessante sul calcio in Germania. Ma a pensarci bene, posso spostare lo sguardo al nostro paese, e anche al settore dal quale provengo direttamente, lo sci, per rendermi conto che prevale anche qui un pregiudizio. Nonostante il mercato inviterebbe a superarlo e di gran fretta.

Alcuni dati

Repucom ha pubblicato uno studio interessante sullo sport e le donne. Vi sono molte differenze tra nazioni e continenti, e dunque generalizzare può essere rischioso. Tuttavia alcuni dati significativi ci possono orientare. A livello globale, in media il 69% degli uomini è interessato allo sport, mentre tra le donne “solo” il 46% lo segue. Il virgolettato è importante, perché andando dentro le diverse nazioni questa asticella si sposta, come anche tra discipline sportive diverse e fasce di età: le donne giovani seguono sempre più sport e il calcio da questo punto di vista, ad esempio in Germania, vede una fanbase da quota rosa in continua crescita.

Nel mondo da dove provengo io questi dati paiono confermati: l’audience nella Coppa del Mondo di Sci si divide tra 44% donne e 56,4% uomini.

Potrei presentare altri dati, ma in realtà ciò che mi piace evidenziare è che lo sport non è più solo maschio e che discipline a carattere maschile in realtà stanno affascinando sempre più un pubblico femminile. Il quale, e qui arriviamo al nodo da risolvere, pare essere incompreso. Poco male per le donne, che una partita se la godono comunque. Male invece per le società e gli sponsor che sprecano un potenziale.

Incomprensione o pregiudizi?

Un’indagine della rivista tedesca Sponsors racconta alcune cose che accadono nel mondo del calcio. Pur essendo, infatti, il calcio lo sport più seguito dalle donne tedesche, sembra che in pochi ne tengono conto: merchandising maschile, magliette dal taglio non femminile, design maschio, sponsor maschili e poco attenti ad una targetizzazione per genere e così via. La stessa cosa accade in tanti altri sport, direi. Basta provare ad elencarne gli sponsor per rendersene conto.

Alcuni anni fa, un collega svizzero della Coppa del Mondo di Sci, aveva suggerito di portare sponsor più marcatamente femminili nelle gare di donne e, dunque, non solo motori, assicurazioni e birra. Leggendo però i dati verrebbe da dire che anche nelle gare e nelle partite maschili ci starebbero bene sponsor indirizzati direttamente alle donne. Le quali, secondo studi ormai assodati, condizionano per l’80% le spese nelle normali economie familiari.

Allora, facendo i conti:

  • le donne seguono sempre più lo sport
  • le donne decidono come spendere i soldi

La risposta dovrebbe essere automatica: puntiamo alle donne per crescere il nostro mercato.

In Germania alcune azioni in questa direzione sono state fatte, ma probabilmente da uomini poco conoscitori delle donne e dunque …  impacciati. Ci fu il tentativo delle sciarpe rosa per donne (erano gli anni Settanta) in alternativa al colore della società, ma le donne tifose si ribellarono: “Scusate, ma noi vogliamo essere riconosciute come tifose di una data squadra, non in quanto donne (per giunta con uno stucchevole rosa!).” O ancora: sono state proposte offerte speciali per pensionati, disoccupati e … donne. Le quali nuovamente si sono offese per essere state inserire in categorie di …  emarginati.

Insomma, ci dice la rivista Sponsors: il panorama è desolante. A parte qualche scarno tentativo è come se la donna non esistesse, e questo nonostante tutte le rilevazioni media e di consumo dicano ben altro. Da un lato c’è chi dice che non abbia molto senso fare campagne differenziate per genere, e dall’altra c’è chi in modo goffo costruisce campagne impregnate di pregiudizi (senza dunque arrivare al cuore del target!)

I dati Repucom dicono una cosa interessante: le donne, diversamente dagli uomini, soprattutto in Germania, sono poco interessate alla sponsorizzazione aggressiva e al brand imposto. D’altra parte sono anche meno interessate a questioni tecniche su competizioni o materiali. Per far leva sulle loro corde emotive ci vuole altro. E questo altro non sono solo il rossetto o il glamour. Ci vogliono storie, come quelle costruite per Sochi 2014 da Procter and Gamble.

Dalla grafica, ai messaggi (più relazioni e meno tecnicismi), dal tipo di prodotto all’approccio, il mondo femminile nello sport potrebbe non solo aumentare i ricavi per le società di calcio, ma potrebbe far crescere il mercato complessivo dello sportbusiness in modo sensibile: con nuove aziende e nuovi brand a sostenere lo sport e con nuove offerte per vivere gli eventi sportivi.  I dati statistici parrebbero a favore di scelte di questo tipo.

Eppure ci dice Sponsors, ciò che manca sono il coraggio e la creatività.

E probabilmente ciò che manca è pure il superamento del pregiudizio. Ancora oggi, sebbene, ci si potrebbe fare un sacco di soldi puntando alle donne emozionate per una gara sportiva, si disperde il potenziale per pregiudizi antichi.

Insomma, il messaggio é chiaro: noi donne ci siamo e forse ci piacerebbe davvero vivere gli eventi sportivi con la stessa passione degli uomini, ma con i nostri occhi e i nostri gusti. Una bella sfida, un’incoraggiante sfida, per donne e uomini!