Impianto idraulico sotto controllo

Donald Sull, professore alla London Business School, ha dedicato un articolo nell’ultimo Harvard Business Review su alcune fondamentali domande relative alla capacità di “ripartire” in tempi di crisi. Sono domande destinate ai top mananger di aziende, ma perchè non provare a verificarle anche per organizzazioni minori o per chi organizza eventi ed è travolto da incertezze e turbolenze?

Una domanda mi ha incuriosito per la metafora utilizzata: impianto idraulico. Per Sull l’idraulica in un’organizzazione “rappresenta una serie di meccanismi che gli alti dirigenti utilizzano per tradurre gli obiettivi aziendali  in un’azione uniforme da parte degli individui in tutta l’organizzazione”.

Ebbene, la sua riflessione è chiara: spesso le operazioni si bloccano perchè l’organizzazione è sommersa con priorità molteplici e spesso contrastanti. Manca ordine nelle scelte  e gli obiettivi si deformano.

La ricetta è semplice: limitare il numero delle priorità aziendali a 5.

Tradotto nel nostro mestiere il suggerimento è interessante.

Highlights Annuali

Se si organizza un evento, lo stesso ogni anno, è importante non lasciarsi travolgere da troppe idee, ma focalizzare l’attenzione di anno in anno su quelle che io chiamo le “highlights” annuali. Nel contesto generale si tratta di spendere maggiori energie su pochi obiettivi nuovi, una volta che gli altri si sono “consolidati”.

Esempio pratico:

Se ogni anno organizziamo una sagra della castagna,  ci prefissiamo accanto agli obiettivi “tradizionali” (che sebbene consolidati, non vanno mai trascurati) nuove mete da raggiungere, come, ad esempio, unire ai contenuti tradizionali della nostra sagra un contenuto  “green”: la sagra senza automobili.  In questo modo si aggiunge valore, ci si concentra sull’ “ordinario” e si investe creatività sul “nuovo” senza tuttavia intaccare, appunto, l’idraulica generale.

Tradotto in numeri potrebbe essere così:

4 obiettivi ordinari + 1 obiettivo nuovo = 5 obiettivi

  1. promozione del territorio attraverso le ricette locali a base di castagne
  2. aumento di affluenza del pubblico del 15%
  3. pubblicazione di un libro fotografico annuale della sagra per arricchire l’archivio comunale
  4. coinvolgimento delle scuole dell’obbligo attraverso progetti didattici per avvicinare i ragazzi al territorio
  5. la sagra nella natura “teniamo le macchine lontane dai nostri boschi”

Il punto 5 è la highlights dell’anno, che nel tempo può divenire parte integrante dell’evento, rientrare nelle ordinarie operations e fare spazio a nuove highlights! Va fatta tuttavia grande attenzione perchè l’obiettivo 2 potrebbe essere in conflitto con il nuovo obiettivo.

Una tantum

Se invece si organizza un evento “one shot”, cioè non ripetuto negli anni, i cinque obiettivi mi paiono una buona misura, sebbene la psicologia cognitiva consideri il numero 5 la base minima (si veda a questo proposito un mio precedente post). Se questo numero viene superato, soprattutto in un’organizzazione creata per un solo evento, e quindi priva di esperienza e di consolidamenti, il rischio è quello di trovarsi a girare come una trottola, senza portare risultati, disorientando i clienti/utenti e concludendo quell’unica occasione di evento in un caos, ovvero nell’insucesso.

Non va dimenticato mai, inoltre,  che questi obiettivi vanno condivisi con tutti, altrimenti voi indirizzate il flusso in una direzione ed i vostri collaboratori in quella opposta. Gli effetti possono portare ad un allagamento distruttivo ad una desolante siccità.

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