Vi ricordo, che dopo la riunione, dovete accendere il vostro cellulare.

Questa fantastica frase, la dice sempre un mio collega svizzero quando apre le riunioni. Un modo raffinato e simpatico per dire: spegnete i cellulari!

Mi è venuta in mente, perchè ultimamente mi è capitato di sentire racconti, spesso drammatici, proprio sulle riunioni. Colleghi e amici si sono dilettati nel descrivere cosa accade quando si siedono intorno ad un tavolo per discutere di lavoro. Certo, questo non riguarda nello specifico solo chi organizza eventi. In effetti, mi ha colpito, che proprio organizzazioni più solide, con presunta esperienza e pratica operativa, vivano dei veri e propri incubi quando si tratta di fare una riunione.

Obiettivi non definiti, gente che arriva in ritardo, gente che esce prima, gente che butta  dentro il naso e fa volare un pensiero a caso e se ne va, gente che gioca su Facebook, gente che risponde al cellulare, e poi  tutti parlano di tutto. Non esistono ordini del giorno e dopo ore estenuanti, interrotte da pausa caffè, pause … pipì, pause generiche,  ci si alza con il fumo che  esce dalle orecchie, senza aver chiarito nulla, stanchi morti e decisamente non pronti al passaggio successivo: realizzare quanto discusso.

Anche a me è capitato di partecipare a riunioni di questo tipo.  La mia esperienza più racapricciante l’ho vissuta quando  il moderatore (si fa per dire) della riunione  è andato in bagno  senza nemmeno chiudere la porta, anzi, continuando a discutere come se fosse ancora seduto al tavolo. Noi, ovviamente basiti … le donne, più degli uomini. In questo caso, una pausa non avrebbe recato danno!

Certo, questo è un  caso estremo e forse io ho un approccio troppo teutonico, ma tranquilizzo tutti: il metodo c’è e non è difficile impararlo.

Una riunione si divide grosso modo in tre parti.

Io di solito procedo in questo modo:

Preparazione della riunione

In base al tipo di riunione (informativa, decisionale…) imposto l’ordine del giorno, che integro leggendo i verbali delle riunioni precedenti, sia quelle legate allo stesso argomento, sia quelle che potrebbero contenere informazioni utili. In caso di tematiche scottanti  o complesse cerco di incontrare o sentire prima alcuni partecipanti, in modo da focalizzare, durante la riunione stessa, la discussione solo sulle cose importanti. Come dire, le parentesi, se non interessano tutti, le affronto in incontri bilaterli.

Lo svolgimento

L’ordine del giorno, per me, non è solo un pezzo di carta. Costituisce piuttosto il piano di marcia. Ad ogni punto offro un’informazione generale e poi apro alla discussione, che seguo con attenzione e cerco di sintetizzare. Eventuali deviazioni, vengono, con rispetto, rimandate ad altri momenti, ad incontri più specifici etc. Cerco, insomma, di evitare di prendere troppe strade e stradine, altrimenti ci ritroveremmo in un dedalo confuso di fili, ingorghi, nodi…

Alcuni anni fa, avevo assistito ad una riunione in Germania, in cui il moderatore aveva stabilito per ogni tema un tempo limite e bloccava subito ogni forma di deviazione. Francamente il metodo era ecessivamente rigido. Anzi, credo che soprattutto in organizzazioni temporanee, come quelle degli eventi, le riunioni debbano anche offrire la possibilità di parlare a chi normalmente – per la funzione che ricopre – è più in ombra,  a chi non è abituato a partecipare a riuniuoni e coglie questa occasione per esprimersi o mostrare il suo impegno. L’orgoglio non va mai ferito. L’ordine del giorno deve tuttavia essere rispettato, trovando il giusto equilibrio tra focus e parentesi.

Ah, dimenticavo, la puntualità. Concedo al massimo 5 minuti di ritardo. Non perchè sia poco indulgente, ma per rispetto di chi è arrivato in orario. E poi, prima si inizia,  prima si finisce. Non ci crederete, ma i ritardatari sono davvero rari.

La chiusura

Per ogni singolo punto dell’ordine del giorno, faccio una sintesi e chiedo se è condvisa. In caso di riunioni decisionali, sintetizzo anche il “www” (Who is doing What by When), vale a dire il “chi fa cosa entro quando”.

Nel post riunione, inoltre, viene redatto un verbale, che dovrebbe riportare solo i contenuti utili e in linea con l’obiettivo. Una riunione decisonale avrà un report concentrato sul “www”, una riunione informativa, invece, su aspetti più discorsivi.

Il verbale deve essere inviato a tutti gli invitati e restare aperto entro una scadenza breve e precisa per eventuali rettifiche. Dopodichè esso diventa il manuale per quel dato argomento.

Sembra facile? Oppure sembra troppo rigido, questo metodo?

Mettiamola così, la riunione non è una pausa caffè. È lavoro! Certamente è una positiva occasione di incontro e di scambio, ma se voglio solo fare due chiacchiere me ne vado al bar, che mi diverto di più.

Un pensiero su “Vi ricordo, che dopo la riunione, dovete accendere il vostro cellulare.

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