Come gestire l’imprevisto … previsto in un evento.

L'imprevisto nell'evento - sensible event management - Stefania Demetz

C’è una bellissima vignetta di Quino in cui Mafalda chiede a suo padre se è sicuro che l’anno nuovo arrivi. Il padre la rassicura: “Certo, che arriva!” E lei diffidente chiede: “Ma tu l’hai mai visto l’anno nuovo?”

Questa striscia mi è venuta in mente perché in questi giorni al lavoro siamo tutti a chiederci se la Coppa del Mondo di sci in Val Gardena, tappa classica del circuito, evento al quale lavoriamo tutto l’anno, arriverà davvero. E non perché pensiamo – come Mafalda –  che non avendolo visto questo evento, non è certo che ci sarà. Ma più banalmente perché il nostro lavoro potrebbe svanire nel nulla a causa della neve. Una gara di sci ha bisogno della neve e in questo momento il paesaggio ci mostra prati verdi.

Chiamano giornalisti, vengono troupe televisive, tutti con la stessa e comprensibile domanda: “Qui l’inverno non si vede, ma siete certi che quest’anno l’evento avrà luogo?

Rassicuro subito i più scettici. La coppa del mondo avrà luogo perché le previsioni ci dicono che sta arrivando finalmente il freddo. E dunque con il freddo arriva la neve, naturale o artificiale che sia. Ci sarà l’evento e si potrà iniziare a sciare.

Le variabili degli eventi outdoor

Questa diffusa trepidazione, tuttavia, mi dà lo spunto per alcune riflessioni. Ovviamente un evento outdoor deve tenere conto che la variabile meteorologica può pregiudicare l’intera manifestazione. Se poi la neve, come in questo caso, è materia prima fondamentale, più che mai affidarsi a buoni meteorologi è importante.

Ma come si affronta tutto questo? In fondo similmente può capitare ad altri eventi sportivi, ma anche culturali, addirittura a un matrimonio: se la festa è prevista in piazza e piove a dirotto, che si fa? Nel 1995 stavo come volontaria ai Mondiali di sci nella bellissima Sierra Nevada, in Andalusia. Era stato un inverno mite ovunque e i Mondiali furono annullati. I Mondiali! Annullati! Erano arrivati camion carichi di pasta, di gamberetti, di carne per le aree hospitality. Che farne? Erano arrivati centinaia di volontari, me compresa. Come motivarli? Un danno immenso, prima di tutto economico, non c’è dubbio. Unica consolazione fu la visita del re Jaun Carlos e della regina. Vennero a salutare noi volontari. Io, da giovane studente di letteratura spagnola ero semplicemente emozionata. Nonostante la delusione.

Laureata – e cresciuta – poi, mi sono trovata a capire meglio cosa significhi avere un tempo, diciamo,  dispettoso.

Ho vissuto più di una volta lo sconforto perché la neve non arrivava. Nel mio mestiere, temperature alte vuol dire molta preoccupazione. Ricordo che non riuscivo a fare nulla in ufficio, sebbene la mia ”to do list” fosse lunghissima. La mente andava di continuo al meteo e la preoccupazione si mangiava tutto il tempo, lo spazio, la mia energia.

Don’t panic!

Oggi, dopo parecchi anni, posso dire che affronto questa situazione con filosofia. Il che non vuol dire leggerezza:

  1. Per stare tranquilli ci vuole prima di tutto una buona assicurazione che preveda una copertura in caso di annullamento per condizioni meteorologiche avverse. In questo modo, i mancati introiti, saranno coperti. In questo modo si evita la bancarotta e si affronta con meno panico il rischio meteo.
  2. Si dovrebbe poi prevedere per ogni singolo settore quali possono essere le conseguenze sia di un annullamento (chi deve essere informato, come si gestisce la prevendita avvenuta dei biglietti, come si affrontano i contratti in essere e così via,) sia le conseguenze di un eventuale cambio programma a causa di difficili condizioni meteorologiche. Invece di mugugnare un “Piove. Governo Ladro” è meglio rimboccarsi le maniche. L’organizzazione si deve adattare e deve essere pronta ad affrontare le emergenze.
  3. È consigliabile lavorare comunque al piano originale tenendo bene informati i collaboratori che in base agli esiti dovranno agire secondo il piano originale o secondo i piani di emergenza.
  4. Stare calmi. Questo lo si impara con il tempo. Sprecare energia nella preoccupazione di qualcosa che non è governabile è davvero molto dannoso. Questa energia va invece dirottata sui possibili scenari. Non e un semplice pensare positivo. E un vero agire positivo.

Struttura e lucidità prima di tutto

Un evento, si sa, è fatto dentro il suo dna di imprevedibilità. Se poi è un evento all’aperto, ancora di più. Se poi la materia prima dipende proprio dalle condizioni meteorologiche, apriti cielo. Affrontare questi momenti di indecisione (del meteo), di non certezza sul programma finale con serenità è possibile solo se si ha alle spalle una buona e solida struttura. Un esempio? Se dovete pensare voi da soli a tutte le possibili conseguenze, ci sarà per certo il caos. Se invece avete una struttura con deleghe di responsabilità la squadra reagirà in armonia, anche dentro il caos.

L’imprevisto dell’evento va previsto. E va affrontato con sangue freddo, lucidità e consapevolezza dei limiti che abbiamo nei confronti del non governabile. Ma sia chiaro: questo non significa rinunciare. Al contrario questo significa lavorare il doppio per trovare soluzioni. Il vento, ho letto da qualche parte, non lo possiamo governare. Possiamo però governare le vele della nostra barca.

Io sono certa che il freddo arrivi e questo significa che da qui al 20 dicembre sarò al fronte. Il blog necessariamente va in pausa. Ma se vi interessa sapere come si sta al fronte, ecco alcuni link per seguire la nostra piccola e fiduciosa macchina da guerra:

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