#BackToBasics: 5 domande dal management per chi fa eventi

C’è un libro di Daniel Pennac che mi piace molto. Si chiama “Ecco la storia” e tra i vari racconti ce ne è uno che narra il destino di un dittatore sudamericano, che per sfuggire a un futuro terribile predettogli da una maga, arruola un sosia che lo possa sostituire, mentre lui se ne va in Europa. Il sosia scelto è identico a lui, non fosse per piccolissime differenze, non riconoscibili. Il punto è che questo sosia scopre di essere talmente bravo a imitare il dittatore vero, che decide di fare l’attore e così cerca a sua volta un altro sosia, il quale, di nuovo è sì identico, non fosse per piccolissime differenze, non percettibili a occhio nudo. Anche questo sosia del sosia decide di andarsene, trova un altro sosia e cosi di sosia in sosia, praticamente ogni volta identico, ma con differenze impercettibili, si giunge a un finto dittatore totalmente diverso da quello originale. Non continuo la storia vi lascio il gusto di scoprirne il finale.

Questo racconto mi pare però una bella metafora per ciò che può accadere dentro un’organizzazione: si stabiliscono in principio degli obiettivi, si disegna una governance, ma poi di anno in anno, si apportano piccole modifiche dovute alla contingenza che cambia, a situazioni nuove e così via, e di modifiche in modifiche non ci si accorge che si rischia di stravolgere l’identità, esattamente come è accaduto al dittatore.

Un viaggio alle origini

#BackToBasics é dunque l’hashtag che mi sento di dare a questo post e ad altri che seguiranno. Ritorno alla base, ovvero ritorno alle origini vuol dire: riprendere in mano alcune piccole indicazioni basilari (da manuale, si direbbe). Chi già legge questo blog sa che qui non si offrono le 10 regole d’oro per organizzare eventi perfetti. Non si tratta, infatti, di scoprire regole d’oro, ma di valorizzare tecniche e di agevolare la consapevolezza: l’effimero che si gestisce con gli eventi ha bisogno di cemento e fondamenta solide affinché il tutto non diventi una carnevalata dispendiosa e dannosa.

La prima tappa è il management

Se vi sedete intorno a un tavolo per questo “ritorno alla base”, lasciate stare il  “si potrebbe fare ...” o le idee luccicanti. Per ora vi servono “solo” le risposte a cinque domande (i cinque compiti)  fondamentali del management. Per aiutarci potrei scegliere di usare la parola italiana: gestione. Si capisce meglio e non ci si perde nell’incertezza di un anglicismo ancora oggi confuso (se provate a chiedere in giro cosa sia il management riceverete tante risposte quante le persone che avete intervistato!)

La prima tappa di questo viaggio di ritorno alla base passa dunque per la gestione, sia si tratti di un evento che parte da zero, sia si tratti di un evento ricorrente di lunga data. Nel primo caso il compito consiste davvero nel costruire la bussola, nel secondo di farne la manutenzione ed eventualmente di aggiustarla. Mi è capitato proprio recentemente di trovarmi immersa in entrambe le situazioni e in entrambi i casi la mia mente ha iniziato a fare lavoro di recupero nella cassetta degli attrezzi del mestiere “manager”. È stato un bel recupero, perché un po’ come con il sosia di Pennac, io stesso avevo annacquato con il tempo alcuni passaggi che invece sono vitali, se vogliamo che gli eventi che mettiamo in scena siano solidi e di sostanza.

5 domande per (ri)partire

La prima fase dunque non si occupa di cosa faremo. Più semplicemente la prima fase si occupa del perché e del come. E anche negli eventi rodati, un ritorno a queste domande dovrebbe essere previsto con regolarità.

  1. Perché organizziamo questo evento? Quale è lo scopo? L’evento è un mezzo per raggiungere cosa? Che cosa deve rimanere dopo? Senza una risposta chiara a questa prima domanda si rischia di trovarsi su una barca in mezzo al mare dove a seconda di chi tiene il timone, si cambia rotta. La barca girerebbe solo su sé stessa in una spirale distruttiva. Se partite da zero, affidatevi a un esperto che vi guidi in un processo strategico.
  2. Come ci organizziamo per raggiungere questi obiettivi? Questa domanda diventa importante anche negli eventi ricorrenti. Il contesto intorno a noi cambia di continuo, e dunque anche le esigenze interne. Chi fa cosa? Con chi si relaziona chi? Chi risponde a chi? Quale è il calendario di funzione?  Che tipi di riunioni facciamo e con quale frequenza? Come gestiamo i report? E così via …
  3. Chi decide cosa? Guai a non definire in modo fluido e trasparente come avvengono i processi decisionali: si avrebbero il caos, l’incertezza, lo stallo e naturalmente una marea di conflitti. E allora, le domande sono: che ambito di autonomia hanno i responsabili di settore? Come avviene il processo decisionale?
  4. Come controlliamo l’intero sistema? Pensiamo prima di tutto al budget, ma anche all’implementazione e alla corretta esecuzione delle decisioni strategiche. Qui si tratta in sostanza di impiantare lungo il percorso una serie di momenti di verifica, come fossimo dei gitanti che per arrivare alla vetta, devono passare per i rifugi dove verificare la mappa, fare provviste, controllare le previsioni meteo. Questi momenti devono essere chiari e a conoscenza di tutti. Ovvero: niente compiti a sorpresa!
  5. Come facciamo a crescere i nostri collaboratori? Qui c’è chi potrebbe obiettare: che cavolo centra questo con il management alto e poi un evento che finisce non ha bisogno di occuparsi di ciò. Ovviamente non esiste un management alto o basso. Esiste il management, che è fatto da persone che gestiscono persone (o meglio ancora: che gestiscono i saperi delle persone e condividono conoscenza). E un evento, anche se finisce, lascia sempre qualcosa sul terreno. Sarebbe un peccato se questo qualcosa non fosse anche un  po’ di competenza in più, un po’ di esperienza in più, un po di crescita, non solo economica, ma anche relazionale e professionale.

Per approfondire

Vi piace l’idea del #BackToBasics? Ecco alcuni link che vi potrebbero interessare.

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