Perché dimenticare fa bene agli eventi

Ho letto alcuni giorni fa su pagina 99 fa che gli scienziati Blake Richards e Paul Frankland avrebbero scoperto che cancellare pezzi dalla propria memoria fa bene. Il cervello si libera, si tolgono rumori. Dimenticare “aiuta ad orientarsi nel mondo, facilita l’assunzione di decisioni intelligenti in ambienti dinamici”.

Non ho potuto non andare subito con il mio pensiero al mondo degli eventi, che per la loro natura effimera e dinamica hanno proprio nella memoria un elemento fondante.

C’è la memoria del fatto (che il management definisce lessons learned), ma ci sono anche altre memorie come quella emozionale, per esempio.

Provo allora a capire come questa “scoperta” scientifica si posa declinare al nostro mestiere. Sono primariamente due gli ambiti che mi sento di passare in rassegna.

Memoria Gestionale

Intendo qui la memoria del lavoro svolto, del cosa e del come abbiamo realizzato l’evento. È la memoria del de-briefing, che deve essere valorizzata affinché non si ripetano errori, sia negli eventi one-shot, che negli eventi una tantum.

Cosa ricordare

Va ricordato tutto ciò che nelle analisi post evento è emerso come reale criticità. Non è tanto la cosa in sé che va ricordata, ma – molto più importante – il perché del problema. E il trucco per andare a fondo è indagare ogni volta con la regola dei 5 perché: a ogni risposta si deve procedere con un nuovo perché su quella risposta. Non si accettano scuse e si va a fondo del problema. Può capitare che per anni una certa situazione si svolga in modo fluido e poi all’improvviso non funzioni più. La memoria del cambiamento in questo senso diventa importante, sia per risolvere un problema sia per ricordare che nulla si cristallizza, a maggior ragione dentro gli eventi che sono dinamicità per definizione.

Va anche ricordato ciò che è andato bene. Ovviamente non tutto: concentrarsi sulle novità introdotte e capire perché hanno funzionato è utilissimo. E poi, insomma, concediamoci anche un po’ di gratificazioni!

Cosa dimenticare

Esiste una memoria negativa e distruttiva ed è quella ossessiva su situazioni critiche che invece che essere affrontate con la regola dei cinque perché, vengono costantemente portate sul tavolo con ansia. Lasciatele perdere e tranquillizzate chi ne è vittima. La memoria selettiva diventa fondamentale: devio il ricordo sui perché, per poi agire. Se rimango fermo al cosa, quel cosa si ripeterà.

Ogni volta, inoltre, che una situazione è risolta, va letteralmente archiviata. Se vi fa stare tranquilli, tenete un faldone con una traccia cartacea, ma nella vostra mente fate spazio per altro. Il nostro cervello lavora meglio se è libero da zavorre.

Ci sono anche vecchie pratiche gestionali che vanno dimenticate. Sono un po’ come quegli oggetti che si tengono sulle mensole e che non vediamo nemmeno più, tanta è la polvere che accumulano (ovvero la nostra abitudine di averli là), e non ci accorgiamo nemmeno che sono diventati inutili. Toglierli significa fare spazio al nuovo.

Uno dei compiti primari del management è lo smaltimento dei rifiuti. Anche la nostra memoria gestionale ha bisogno di un po’ di pulizia e a fine evento, o comunque con una regolare ciclicità, consiglio di portare i sacchi di zavorre mentali alla discarica. Ne guadagna il management e dunque le persone.

Memoria esperienziale

Un evento vive di persone e tutte queste persone sono portatrici di aspettative, di esperienza e infine di memoria. Non possiamo naturalmente veicolare la memoria a nostro piacimento, sarebbe come creare una “fanta-evento” la cui idea mi fa rabbrividire. Possiamo però aiutare a ricordare bene. Questo vale sia per gli spettatori, ma anche per gli attori o i giornalisti o gli sponsor: siamo tutti essere umani che sentono e tutti comunicatori con il passaparola, un post, una foto, una narrazione, anche se magari circoscritta alla famiglia.

Cosa ricordare

Ogni organizzatore di eventi vorrebbe che si ricordassero solo le cose belle o addirittura solo ciò che per l’organizzatore è importante. Se la strategia e gli scopi dell’evento hanno trovato un buon banco di prova in una seria implementazione, sarà sicuramente cosi. Altrimenti… sarà un lavoro fatto male. Concentrarsi però sul cosa in senso materiale rischia di farci sbagliare strada. Un evento si costruisce con le emozioni e sono queste che vanno “indirizzate”. Studi sulla psicologia behaviorista ci dicono che possiamo davvero farlo: guidare la memoria. Accade già nelle applicazioni del marketing al turismo e si inizia a studiarne gli effetti anche negli eventi. Oggi mi sento di dire che chiunque organizzi un evento dovrebbe avere confidenza con questo nuovo filone di applicazioni della ricerca scientifica in campo pratico. Ovviamente il rischio manipolatorio è alto e dunque sono richieste grande attenzione e onestà.

Cosa dimenticare

Noi certamente vorremmo che lo spettatore dimenticasse ciò che non ha funzionato. Possiamo farlo solo in un modo: ascoltando, ascoltando e ascoltando. E offrendo risposte adeguate, soluzioni, accoglienza e comprensione. Lo spettatore, il giornalista o altri, magari non cancelleranno dalla memoria il problema vissuto, ma questo passerà in secondo piano, perché può forte sarà il ricordo della nostra professionalità, della nostra cortesia. Della nostra serietà.

Conclusione: non tutto è programmabile. Siamo essere umani e non macchine. Non siamo chiavette usb il cui contenuto può essere cancellato in un clic. Il bello sta qui: imparare a selezionare il ricordo utile se siamo organizzatori e aiutare i nostri visitatori a costruire una memoria, che prima ancora che utile a noi, sia di beneficio e gioia per loro.

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