La biblioteca dell'(event) manager: 10 libri per lavorare meglio.

blog.stefaniademetz.com - 10 libri per un buon managementVale di più l’esperienza sul campo o lo studio in biblioteca?

Se il mio percorso può essere utile a dare una risposta, potrei dire che valgono entrambi e forse prima viene la gavetta, poi lo studio. La mia scoperta di libri utili al mestiere di organizzatrice di eventi, infatti, ha seguito un percorso all’incontrario. Prima ho iniziato a lavorare maturando esperienze sul campo. Poi ho sentito il bisogno di capire meglio non solo il mio mestiere, ma anche la mia responsabilità di manager e ho iniziato a cercare libri che mi aiutassero a farlo. Un viaggio meraviglioso, che non finirà mai.

Inauguro oggi – per questo motivo – una serie di post sui libri utili per essere sia bravi organizzatori, sia dirigenti consapevoli, ma anche semplicemente persone che riescano a trovare un buon equilibrio tra la vita e il mestiere. Non tutti questi libri hanno direttamente a che fare con il management degli eventi né con il management in sé. Alcuni sono semplicemente libri “ispiranti” o libri che a mio avviso aiutano a percepire meglio il proprio ruolo e a considerarsi come parte di un tutto globale e non solo con come centro rinchiuso dentro un solo mondo, il proprio.

Per quanto i tempi odierni siano molto complessi e talvolta disorientanti, ciò che rende questa nostra epoca affascinate è che la contaminazione con altri saperi è non solo benvenuta, ma addirittura auspicata nei processi di innovazione e nella nostra crescita.

Questo primo post elenca i 10 libri che ho davvero amato e che  sia chi organizza eventi, sia che si occupa di management dovrebbe leggere. Sono libri che hanno lasciato impronte fertili dentro di me, che poi mescolate ad altre impronte, rendono bello e stimolante il mio lavoro.


Il senso del lavoro, il senso della vita

Andre Agassi: Open. La mia storia

diario, narrativa

La vita di Andre Agassi. Un viaggio difficile e sofferto verso la consapevolezza. Libro bellissimo a prescindere dal lavoro, ma allo stesso tempo  utile per una riflessione sul rapporto tra professione e vita.

Viktor Frankl: Alla ricerca di un significato nella vita

saggio, psicologia

Quando si fa qualcosa questa cosa deve avere un senso, nella vita, e dunque anche nel lavoro e dunque anche nel management. Si può davvero imparare tanto da Frankl, psicologo austriaco, sopravvissuto ai lager grazie al senso che ha saputo dare alla sua tragica esperienza. Nel blog ne ho giá parlato qui.

Florence Nouville: Ho studiato economia e me ne pento

saggio

Questo splendido libretto non è un’accusa contro l’economia, che al contrario viene ritenuta strumento fondamentale per far davvero crescere la società e non distruggerla. La Nouville chiede alle Business Schools di assumersi questa responsabilità per creare una classe dirigente che guardi al futuro e non all’adesso. Si tratta di un invito, in realtà, per tutti noi: a pensare al nostro ruolo e a sforzarci di non mollare, a non cercare passatempi alternativi che diano un senso alla nostra vita mentre affoghiamo in un lavoro che ci rende aridi. La Nouville ci invita a dare un senso da dentro al nostro lavoro.


Cosa vuol dire management

Peter Drucker: Il management, l’individuo, la societá

saggio, management

Un must per chiunque lavori dentro un’organizzazione. Peter Drucker, il padre spirituale del management ci racconta la storia di questo mestiere (o di questa disciplina), ci porta dentro il suo senso e i suoi principi, ci fa vedere come il management prenda linfa dal ‘fuori’ poiché il cliente é in sostanza il suo obiettivo finale, sebbene – e questo é davvero il fascino di questo approccio – sia oggi soprattutto il nonprofit a insegnare molto al management. Parla anche di noi, individui più che manager o capi o leader, Drucker ci vede come knowledge workers e ci dispiega le sfide che dovremmo affrontare. E infine parla del management come scienza umanistica, ne sviscera il suo ruolo sociale e lo riassume così: “l’essenza del management é rendere produttiva la conoscenza”. Scritto nel 2001, quattro anni prima della morte di Drucker, mi pare che questo testo sia davvero un testamento spirituale.

Peter Drucker é spesso citato nel mio blog, ad esempio qui, qui o qui.

Jim Collins: Good to Great

saggio, management

Questo libro lo consiglio a chiunque si occupi di organizzazione e management. Anche una piccola azienda, anche una piccola società non profit può imparare molto. Sebbene gli esempi provengano dalle maggiori aziende a livello mondiale, gli stimoli sono moltissimi anche per chi non è dentro una multinazionale. Il tema delle persone giuste, il tema della concentrazione su un’idea, il tema del metodo e della disciplina, il tema del fare le cose giuste riguardano tutti, giganti e lilipuziani.

La lettura è appassionante, perché non si basa su teorie. Al contrario, il gruppo di lavoro  – che ha portato alla redazione di questo testo – è partito dalle analisi di aziende che erano ai vertici del successo. “Come hanno fatto?” é la domanda che si pone Jim Collins. Beh, è davvero affascinante scoprire che sebbene in ambiti e con storie diverse, le regole base siano sempre state le stesse. Non si tratta di formule magiche. Si tratta di lavoro, coerenza e umiltà. Grande libro. Davvero!

Fredmund Malik: Il management come professione. Operare con efficacia e successo nella propria professione.

saggio, management

La traduzione italiana del titolo non rende giustizia a questa bibbia del management. L’originale (in tedesco) dice: guidare, rendere, vivere. Si tratta di un libro che andrebbe tenuto sempre sulla scrivania. Come per un chirurgo esiste un manuale di “Chirurgia 1″, così qualsiasi persona che gestisca un’organizzazione dovrebbe leggere questo testo, per imparare a usare gli strumenti comuni del management e così riuscire a guidare una squadra, a portare risultati e a non logorarsi la vita. Per me questo libro è stata una scoperta e lo consigllio sempre con grande convinzione.

Fredmund Malik, d’altra parte é colui che mi ha insgenato cosa vuol dire management e lo trovate davvero spesso nel mio blog.


Organizzare eventi

Guy Debord: La società dello spettacolo

saggio, filosofia

Si può restare sbalorditi come alla fine degli anni Sessanta Debord abbia saputo anticipare la società di oggi. Per chi vive di eventi, questo libro è obbligatorio, non per speculare sul bisogno di spettacolarizzazione, ma al contrario per non dimenticare mai di osservarsi dall’esterno. Viviamo un’epoca di “faccio eventi”, di narcisismo spinto, di voyerismo spinto. Questo libro ci può spaventare per il modo in cui delinea le derive che stiamo vivendo, ma allo stesso tempo ci guida oggi in una dimensione di consapevole equilibrio, necessario più che mai.

O’Toole W., Alen J., McDonnel, J.: Events Management

manuale

Uno dei migliori manuali sul mestiere. Affronta tutti i più importanti aspetti operativi con ricchezza di esempi. Non sapete gestire i volontari? Qui scoprite come fare. Dovete fare un budget dell’evento? Qui vi spiegano come. Insomma: se non avete mai organizzato un evento, in questo libro imparerete a farlo. Se invece ne organizzate da anni, scoprirete come migliorare.


Parlare, scrivere, comunicare

Luisa Carrada: Il mestiere di scrivere. Le parole al lavoro, tra carte e web.

saggio, manuale

Questo é un altro di quei libri che andrebbe tenuto sempre sulla scrivania. Pensiamo tutti di saper scrivere, ma leggendo questo libro si scopre che troppo spesso ci muoviamo dentro consuetidini che con lo scrivere bene e giusto hanno ben poco a che vedere. Lavorare e non saper scrivere è un guaio! Luisa Carrada nel suo blog e in questo libro ci insegna a usare bene la penna, la tastiera, la carta e il web. Una sintesi del libro la trovate nel blog: qui.

Annamaria Testa: Farsi capire. Comunicare con efficacia nel lavoro e nella vita

saggio

Libro straordinario e fondamentale. Insegna a parlare e scrivere “come si mangia”, cioè in modo semplice, chiaro e funzionale. Non contiene strani modelli o regole magiche, ma semplicitá, buon senso, e anche consapevolezza dei processi di comunicazione. Da leggere assolutamente! E insieme al libro vi consiglio di seguire il blog di Annamaria Testa.

Ovviamente questi sono solo dieci libri. La biblioteca completa si trova qui, ma continuerò nel blog con una classificazione sperando che possa essere una guida stimolante e utile. E se vi va, vi invito a partecipare condividendo con me la vostra personale biblioteca.

Cosa vuol dire mettere il cuore negli eventi?

il cuore negli eventi Il settore dell’organizzazione di eventi, un po‘ come quello del calcio, è pieno di allenatori dilettanti che pensano di possedere la ricetta per vincere i Mondiali e la forma perfetta; ma  di là del bar sport è meglio che dei moduli e degli schemi si occupino i professionisti.

Come non condividere questa frase che ho trovato in un libretto acquistato un po’ di tempo fa e letto quest’estate. Chi organizza eventi conosce bene la frustrazione del chiacchiericcio che di falsi esperti che sanno sempre dove sbagli e come andrebbero fatte le cose, salvo poi scoprire che la loro visione è di superficie. Talvolta, lo confesso, capita anche a me: esprimo un parere a caldo, dico la mia, senza aver davvero raccolto un numero di informazioni tale da consentirmi un giudizio equilibrato. In fondo siamo un po’ tutti mister tuttologi.

Un libro sugli eventi

Il libretto in cui ho trovato questa frase si chiama “Organizzare eventi tra tecnica e cuore” e porta un sottotitolo ambizioso: manuale teorico pratico per ideare e realizzare ogni tipo di evento. Gli autori sono Pamela Tavalazzi e Paolo Regina.

Il sottotitolo è in effetti un po’ sfortunato. Questo libro non è un manuale. Basta scorrere l’indice per rendersi conto che affronta alcuni aspetti dell’organizzazione di eventi, ma non tutti (opera peraltro impossibile in una società contemporanea infestata di eventi dalla cultura allo sport, dalla promozione sociale al marketing aziendale).

Perché non comprare questo libro

Anche l’ordine dei temi non segue, almeno a me pare, una coerenza operativa: dalla scelta della “location” all’evento ecosostenibile, dal saper dire si o dire no ai partner, a come interpretare i segnali della comunicazione non verbale quando si incontra un committente, e poi, da facebook alla grafica del materiale promozionale c’è un po’ di tutto. Ecco direi che tutto ciò, anche nella lettura appare un po’ confuso. Un manuale dovrebbe guidarci dall’inizio alla fine, settore per settore. Esiste in questo senso un manuale che io adoro, ed è opera di australiani e affronta davvero tutti gli aspetti operativi e le diverse funzioni di un evento. Quello si è un signor manuale! (Lo trovate qui, nella mia biblioteca)

Dunque: se cercate una guida su come organizzare un evento, non comprate questo libro.

Perché comprare questo libro

Eppure, se organizzate eventi o ne volete organizzare, dovreste ciononostante comprarlo. Non è un paradosso, è che il sottotitolo svia, e forse sarebbe stato più esatto scrivere: consigli per realizzare ogni tipo di evento.

Il titolo è invece più efficace. E tuttavia, io l’ho comprato non per il titolo, ma perché tutto ciò che ha a che fare con la letteratura dell’organizzare eventi mi interessa e – confesso – un po’ di titubanza l’ho avuta per quella parola cuore, che oggi troppo sposso è vista come qualcosa di buonista, dove alla fine il bene e il buono prevalgono.

A scanso di equivoci: sono contenta di aver letto questo libro. Liberandomi dalla confusione che mi ha causato l’indice, alla fine rimane il cuore, l’anima, che mi piacere chiosare in questo modo: coerenza, onestà e etica.

Ulalà, se non è buonismo questo.

Per non essere stucchevole (non vorrei disorientare i miei lettori abituali), vi propongo  alcune frasi, che a mio avviso dicono molto di più di ciò che il titolo suggerisce.  Parlano di responsabilità verso sé stessi in quanto organizzatori, verso la committenza e verso il luogo che andiamo a invadere con la “festa”.

Il cuore del luogo, ovvero rispetto per il luogo.

La prima cosa da fare è andare sul luogo.

Vivere quel luogo, camminare per le sue strade, sentirlo nella testa e nel cuore, guardare la gente come si muove, come vive quel posto e poi osservare: ancora più semplicemente farsi permeare dal contesto …

L’importanza dei collaboratori

La forza e l’entusiasmo del team organizzativo si riflettono sull’evento e quindi sul risultato finale. Se la squadra è stanca o demotivata, il risultato è coerente con quel mood…

Ma attenzione, e questa nota è mia, non ha alcun senso organizzare incontri di motivazione. La motivazione è naturale se:

  • Le responsabilità sono chiare
  • La visione è condivisa
  • I capi lavorano e non fanno i capi
  • I singoli individui possono mettere dentro il lavoro di squadra le proprie qualità e vivere l’esperienza del lavoro e dell’evento imparando e crescendo

La responsabilità di lavorare fino alla fine

Quando accettiamo un lavoro portiamolo a termine – “fare il proprio dovere a costo di crepare” – scrive Enzo Bianchi – altrimenti non accettiamolo affatto. A volte si desiste solo se non siamo sicuri di essere in condizione di dar il meglio.

Può capitare di essere arruolati per organizzare un evento o coprirne un tassello. Prima di accettare, è bene valutare bene il contesto e la fattibilità. Meglio rifiutare se le condizioni non sono date, una volta accettata la sfida non si può tornare indietro. E capitato pure a me di aver accettato un incarico e la lusinga di essere chiamata in squadra ingenuamente mi ha fatto dire sì subito, senza condizioni. Poi mi sono trovata dentro una situazione molto complessa, difficilmente realizzabile e ho passato davvero notti insonne pensando che non ce l’avrei mai fatta. Alla fine ho tenuto duro, e ho letteralmente vinto. Ma l’esperienza mi ha insegnato che d’ora in avanti, prima di accettare un lavoro mi prenderò il tempo necessario per valutarne la fattibilità. Distruggersi per un evento, davvero, non ne vale la pena.

Le parole sono importanti

Non importa cosa organizziamo, un piccolo evento di provincia piuttosto che un grande evento, importa come facciamo il nostro lavoro e cosa comunichiamo, le parole che useremo.

Le parole non solo una bella confezione. Con le parole noi interagiamo con il mondo e dunque dal nome della manifestazione agli slogan a, non meno importante, il linguaggio che usiamo a livello di management, il nome che diamo alle funzioni deve essere chiaro. Per questo suggerisco di optare il più possibile per l’italiano, almeno siamo certi che ciò diciamo sarà compreso, senza fraintendimenti.

Ecco: questo libro, apparentemente leggero e delicato, andrebbe letto semplicemente per ricordarsi che se parliamo di cuore, parliamo di etica, di trasparenza, di onestà. Un evento è come una folata di vento che arriva e poi sparisce e affinché questo vento non sia un tornado distruttivo, ma una brezza nutriente, quello che Tavalazzi e Regina chiamano “cuore” non va mai sacrificato.

Altri consigli di lettura per l’organizzazione di eventi si trovano qui:

Sensbible Event Managenet – Biblioteca

 Immagine: http://www.pinterest.com/allthatjas/

Le Olimpiadi sono solo emozioni? Un ebook raccoglie altre possibili letture, in attesa di Sochi 2014.

ebook - da vancouver a sochi - stefania demetz

Immaginatevi di essere su una strada diretta al mare. Immaginatevi di incrociare altre strade dirette allo stesso mare. Immaginatevi di incontrare sempre più persone, armate di valige e sogni, dirigersi come voi verso quella spiaggia.

Fra un mese esatto iniziano le Olimpiadi di Sochi. E questo flusso di uomini e donne da tutto il mondo, sta incrociando rotte e sorvolando montagne e attraversando oceani per raggiungere una spiaggia sul Mar Nero, quella di Sochi, che fra 30 giorni aprirà le danze ai XXII Giochi Olimpici.

Alcuni “contractors” sono già arrivati da mesi, altri da settimane, altri stanno ancora facendo le valige. Se ne vedono già alcune tracce su facebook: immagini del proprio accredito, foto di alberghi, inviti e richiami: “Amici, sono qua, dai che dopo Vancouver o dopo Londra, ci rivediamo finalmente ”.

Seguo questi post con un mistura strana di sentimenti. La nostalgia per le mie esperienze olimpiche, ma anche la consapevolezza che, nonostante mi sia stata offerta la possibilità di essere anch’io parte di questa carovana, sono felice di non dover affrontare due mesi di vero massacro, di lavoro intensissimo, con difficoltà logistiche e linguistiche.

La nostalgia, o quella che i tedeschi chiamano Sehnsucht (anelito, languore romantico), in effetti, non colpisce tanto la sfida lavorativa, ma quella amicale. Alle Olimpiadi ci si fa un sacco di amici e alcune amicizie rimangono per la vita.

E allora vorrei essere anch’io partecipe di questa reunion, sebbene a distanza. Ma vorrei anche ricordare che dietro le emozioni olimpiche c’è una macchina da guerra fatta di management, marketing, know how, sostenibilità, informazione e controinformazione. Che dietro l’ebbrezza olimpica c’è un universo, spesso mascherato di ipocrisia decoubertiana, che svela interessi politici e speculazioni economiche – nel peggiore dei casi – o strategie nazionali di ammodernamento, di diffusione di competenze, di creazione di posti lavoro – nel migliore dei casi. Un bel mosaico globale che passa dalla gioia alla rabbia, dal sogno alla disillusione, dalla magia al crudo realismo.

Con questo mio primo ebook, sfioro questi sentimenti, seguendone alcune tracce. L’ebook è pensato per chi volesse sfiorare le Olimpiadi, girandoci intorno oltre la retorica tradizionale, e affacciarsi di tanto di tanto da altri possibili “vista point”: il ruolo dello spettatore, gli accreditamenti, le infrastrutture e la sostenibilità, le toilette e il cibo, l’informazione e la contro-informazione. Sono solo assaggi, piccoli antipasti in attesa dell’accensione del braciere.

Questo ebook, però, è soprattutto dedicato a tutti i miei amici che ora sono in Russia con l’orologio puntato alla tempia e quel misto di stanchezza e aspettativa che investe chiunque abbia l’opportunità di contribuire alla realizzazione di un evento del genere.

Sono sette articoli. Sette post pubblicati nel mio blog dal 2010 al 2013, da Vancouver a, per l’appunto, Sochi.

Potete scaricare il libro sul vostro ipade leggerlo con iBooks.

Esiste anche un versione pdf, ma priva dei link che offre il libro digitale: Da Vancouver a Sochi – Stefania Demetz

Buona lettura, amici, e buona Olimpiade!

Scrivere bene per lavorare meglio.

Le parole sono come un evento. Le mettiamo in ordine, le scriviamo e le spediamo. Saranno gli altri a viverle, a darle un nuovo senso, a interpretarle. Anche l’evento è qualcosa che  pianifichiamo e offriamo ad altri (gli spettatori, i media, i collaboratori). Saranno loro a dare un senso al nostro lavoro.

 Per questo motivo c’è un libro che dovrebbe stare sempre sulla nostra scrivania: Il mestiere di scrivere di Luisa Carrada.

Chi lo dice che  solo il capo ufficio stampa deve saper scrivere? Anche noi scriviamo: mail, report, power point, inviti, lettere … Accanto al manuale di project management, di gestione di bilancio e di marketing degli eventi, dovremmo prevedere davvero una guida che ci dica anche come usare le parole al lavoro. Soprattutto oggi che nessuno legge i testi in modo lineare (anche questo ce lo spiega il libro) e catturare l’attenzione del destinatario sembra sempre più un’impresa ardua.

Il libro (215 pagine che si leggono in un soffio)  affronta la scrittura da vari punti di vista. Quelli che mi hanno interessato di più sono:

– la scrittura in rete: come attiro lettori nel mio sito? Come li tengo incollati alla pagina? Come faccio a strutturare il discorso?

– la scrittura nei blog: ci sono anche quelli aziendali, quelli degli eventi, ma che differenza c’è con la scrittura istituzionale?

– la scrittura nelle mail: mamma mia, queste mail che riceviamo – e forse scriviamo – lunghe, pedanti, antiche oppure secche e poco chiare e confuse …

– la scrittura nella corrispondenza: devo dare del tu o del lei? Scrivo gentile o stimato?

– la scrittura nei power point: ci metto tante parole, tante statistiche o tante foto? Che carattere uso?

Sia chiaro, questo non è un manuale di regole. È una guida alla consapevolezza. Anche solo sapere che . una mail è diversa da una lettera cartacea, che un blog è diverso da un sito è importante. Il libro ci insegna a dosare le parole, a scegliere la semplicità, a fare ciò che è fondamentale per avere spettatori, giornalisti che ci leggano, collaboratori che tengano a mente i report, assemblee in cui l’audience non si addormenti davanti a diapositive ostrogote! Farsi capire, farsi amare e non creare inutili e talvolta pericolosi malintesi è fondamentale. Nella vita, come nel lavoro!

La frase che amo di più del libro dice proprio questo e lo dice proprio bene:

“Una volta partite, le nostre parole non ci appartengono più, e possono essere estrapolate, manipolate, archiviate, mandate ad altri.”

Prima del  “clic” di invio dunque, sfogliate questo libro.  E se vi appassiona, come ha appassionato me, alla fine di ogni capitolo troverete una scheda bibliografica che vi permetterà di esplorare altri mondi legati alla scrittura.

Per iniziare potreste visitare il sito e il  blog sul mestiere di scrivere.

Impariamo da Andre Agassi

Andre Agassi, uno dei più grandi e discussi tennisti di tutti i tempi, ha scritto una straordinaria autobiografia.

È  un libro di formazione, la storia di una conquista della coscienza di sé e offre molti spunti, non solo per la vita, ma anche per il nostro mestiere.

Agassi giocava a tennis e dunque partecipava come atleta a eventi sportivi. Mi concedo allora la libertà di prendere due citazioni e trasferirle dall’esperienza del tennista sul campo al lavoro di chi quel campo lo deve allestire.

La cassetta degli attrezzi

«Sono fissato con la mia borsa. La tengo meticolosamente organizzata e non posso dovermi giustificare per questa mia mania dell’ordine. La borsa è la mia cartella, la mia valigia, la mia cassetta degli attrezzi, il mio panierino, la mia tavolazza. Deve essere a posto, sempre. … La borsa da tennis assomiglia molto al tuo cuore: devi sapere in ogni momento cosa c’è dentro.»

Trovo queste parole straordinarie, perché non raccontano semplicemente di rituali scaramantici. Parlano in realtà d’altro. Parlano di consapevolezza. Di preparazione. E, ovviamente, di attrezzi, che si devono conoscere e che devono essere vissuti come propri. Gli attrezzi del tennista sono le racchette, le scarpe, i calzini, …

Gli attrezzi del manager sono le riunioni, i report, il controllo, il metodo di lavoro, il budget, le analisi (secondo l’elenco del professore di management Fredmund Malik).

Da Agassi possiamo solo imparare che dobbiamo conoscere gli attrezzi, considerarli nostri e averli sempre con noi, nella mente e nei gesti sul campo di gara.

La perfezione

«Se insegui la perfezione, se fai della perfezione il tuo obiettivo ultimo, sai che succede? Insegui qualcosa che non esiste. Rendi infelici tutte le persone intorno a te. Rendi infelice te stesso. La perfezione? Saranno sì e no cinque in un anno le volte che ti svegli perfetto, le volte che non puoi perdere con nessuno, ma non sono quelle cinque volte che fanno un tennista. O un essere umano, se è per questo.»

Questa citazione l’ho sentita mia, perché, senza voler sembrare presuntuosa, come Agassi, nella mia “storia di formazione” anch’io ho dedicato i  primi anni a cercare la perfezione sempre e ovunque. Le conseguenze di tale ossessione erano che mi distruggevo da un punto di vista energetico e che a ogni “colpo” non perfetto mi demoralizzavo.

Non solo, l’evento si concludeva senza essere perfetto, con falle e problemi ovunque. La perfezione rosica tempo e energia. Meglio concentrarsi sul risultato, cercando di portare qualità nelle proprie azioni, nelle relazioni, nel prodotto, senza tuttavia pretendere che ogni passaggio sia senza sbavature.

Un atleta è una persona. Un’organizzazione è fatta di persone. Noi tutti, siamo persone e come tali imperfetti.

Da Agassi possiamo imparare a non focalizzarci sul dettaglio, ma a vedere la partita nel suo insieme. È questo che ci rende davvero più forti.