A proposito di eventi …

Lo chiamano lieto evento. Io lo preferisco chiamare incredibile evento. È già mi vengono in mente un sacco di possibili similitudini, assonanze e riflessioni. Ma per tutto questo c’è tempo. Per ora metto in pausa questo blog. Giusto il tempo di godermi l’onda immensa di questo, appunto, incredibile evento. Torno presto. Rimanete sintonizzati. See you […]

Come uscire dal “lazy mood” post vacanziero.

È davvero curiosa questa mia ripartenza di fine estate.

È da una settimana che mi arrovello su cosa potrei metterci nel primo post di questo ultimo trimestre del 2015 e non trovo nulla. Mi sono chiesta perché io sia così priva di ispirazione. E una risposta me la sono data.

Ho passato le due settimane centrali di agosto a casa (ho la fortuna di vivere in parte in luogo che è destinazione turistica). Non sono dunque andata via. Eppure in un certo senso sono andata via: ho letteralmente staccato la spina dal web, dalle mail e dal telefono. Ho fatto una vacanza analogica.

Camminate in montagna senza fare foto. Preparazione di succhi di frutta e conserve secondo le ricette di una volta. Pulizie in casa e spostamento di mobili. Pigrizia in giardino sdraiata su un’amaca. Sguardo perso su fronde e frasche sopra la mia testa (quelle dell’immagine del titolo). Non ho nemmeno letto un libro.

Il risultato, pensavo, sarà strabiliante: dopo aver svuotato la mente e averla nutrita solo di stimoli fisici e materiali, tornerò piena zeppa di idee. E invece, sono rientrata pigra e inseguo ancora quel ritmo lento, quel prendersi spazio per sè, quel lasciar vagare la mente senza interferenze. Quel muoversi un po’ come Alice nel Paese delle Meraviglie (che proprio durante le vacanze ho ascoltato raccontata da Aldo Busi) alla scoperta di sorprese.

Per chi come me inizia questo settembre in modalitá “lazy”, e vorrebbe essere ancora lì a guardare il cielo senza scadenza e senza scopo,  ecco alcuni consigli  su come immergersi lentamente di nuovo nei pixel, nell’eccesso di informazione, nella velocità, nel lavoro e nelle cose da fare.

Cosa fare:

  1. Scrivete su un foglio le cose che da oggi a Natale dovete fare. Non le attività concrete, ma gli obiettivi che avete al lavoro. Rispetto al vostro piano 2015 cosa é ancora aperto?
  2. Organizzate il “da fare” per blocchi di priorità, magari usando dei colori.
  3. Pescate il vecchio piano mensile e iniziate a compilarlo.
  4. Prendete l’agenda e segnate il piano settimanale e poi, ogni giorno quello giornaliero.
  5. Rispettate i compiti che vi siete dati.

Come farlo:

  1. Non costringetevi subito a lavori noiosi e pesanti. Se potete, organizzateli con equilibrio tra “cose belle” e “cose odiose”.
  2. Mantenete nel corso della giornata qualcosa che vi leghi alle vacanze, un’abitudine che avete preso: fate in modo che la transizione non sia violenta.
  3. Se siete stati off-line come me, entrate per gradi nei social, curate il silenzio, godetevi ancora un po’ di lentezza. Vi assicuro che è magnifica.
  4. Uscite, andate a nuotare, a camminare, fate un po’ di sport, mangiate frutta, verdura, bevete acqua, portate freschezza nella giornata.
  5. Datevi, infine, un obiettivo molto gratificante da raggiungere. Sarà la leva giusta per uscire dal “lazy mood” o dalle nostalgie per una vacanza finita.

A parte queste regole di buon senso, tuttavia, il consiglio più prezioso che mi sento di offrirvi é di non ricadere nella trappola del tanto, troppo, veloce. Il tempo lento della vacanza dovrebbe diventare un nuovo modo per affrontare il lavoro, vivendolo dentro il nostro ritmo  e non subendolo. E dovremmo impeganrci a dedicare al silenzio e all’evasione off-line più spazio dentro le nostre giornate.

Perché scrivere un diario fa bene al lavoro e al lavoratore.

sensible event management - stefania demetz

Il mio primissimo diario lo iniziai alle elementari. Ricordo che mio fratello mi aveva regalato un quaderno cinese, tutto bordato con fili d’oro e le pagine all’interno erano colorate di un rosa tenue. Ricordo che, emulando bambine, trovate forse in qualche libro, avevo iniziato proprio con il classico incipit: “caro diario …”. Non riuscii mai a completare quelle pagine e nel corso degli anni tanti nuovi quaderni divennero il luogo privato in cui scrivere di me, dei miei dubbi, ma anche delle mie gioie. È curioso, rileggendo recentemente quelli dell’adolescenza, vi ho ritrovato la me stessa adulta. Sebbene formulati con minore consapevolezza, le mie aspirazioni e i miei bisogni stavano giá tutte lì.

La parola chiave è proprio consapevolezza. Oggi scrivo meno in un diario privato. Forse perché molti bisogni nel frattempo hanno trovato un loro spazio nella mia vita. Recupero un vecchio taccuino solo quando mi trovo di fronte a dubbi. Scrivere mi aiuta a fare ordine. È invece pressoché continuativa la mia pratica di curare una specie di diario professionale.

Anni fa, quando avevo seguito un corso estivo di management in Svizzera alla Malik Management Summer School mi aveva ispirato l’idea del diario che lì ci era stata imposta come must in ogni lavoro. La forma che ci avevano consigliato, essendo quella una scuola svizzera di management, non poteva che essere una tabella, rigorosa, ma di grande aiuto.

Il diario insomma, che in genere è visto come spazio privato, come luogo di intimità, in quel corso era divenuto uno degli strumenti per tenere sotto controllo il proprio lavoro, ma anche per riconoscere i punti deboli.

Alcuni giorni fa ho letto questo post in cui si auspica la costanza nel appuntare in un diario il lavoro svolto e di farlo ogni venerdì. Lo scopo, si dice in questo post, è registrare le cose fatte e utilizzarle quando si parla con i capi o si chiede una promozione, ma anche per sentirsi meglio. Si guarda la lista e si dice: “Ammazza quante cose ho fatto questa settimana!”.

Un diario di lavoro, però, non andrebbe considerato solo in funzione di una prova provata delle cose fatte. Per me è soprattutto un’occasione di analisi del lavoro svolto e un misuratore delle emozioni, se così si può dire.

È importante riuscire a vedersi dall’esterno. Ciò aiuta a migliorare, a vivere i problemi con minore sofferenza, a scorgere le proprie fragilità, a distanziarsi per un attimo e uscire dal bicchiere d’acqua in cui ci si potrebbe perdere. Duccio Demetrio, autore di un bellissimo libro “Raccontarsi. L’autobiografia come cura di sé” dice in un’intervista.

“Quando ripensiamo a ciò che abbiamo vissuto, creiamo un altro da noi. Lo vediamo agire, sbagliare, amare, soffrire, godere, mentire, ammalarsi e gioire: ci sdoppiamo, ci bilochiamo, ci moltiplichiamo. Assistiamo allo spettacolo della nostra vita come spettatori: talora indulgenti, talaltra severi e carichi di sensi di colpa, oppure, sazi di quel poco che abbiamo cercato di vivere fino in fondo.”

Ovviamente, una vostra obiezione ragionevole può essere che la giornata è giá fin troppo piena e se bisogna mettersi pure a psicoanalizzarsi non si finisce più …

Il mio consiglio è quello di provarci comunque. I benefici sono davvero imprevedibili.

Io per esempio uso, a tempi alterni, due doversi modelli.

Metodo tradizionale: la tabella

Ho creato una tabella excell che compilo, soprattutto quando sono in fase calda pre-evento. Mi serve per l’anno successivo e mi serve dopo l’evento per capire in quale fase ho svolto certi compiti. Mi aiuta però anche a capire cosa non va. La tabella, infatti, prevede le seguenti colonne:

COLONNA DEL DIARIO SCOPO
Giorno

Utile per l’anno successivo: quando ho fatto quella data cosa l’anno scorso?

Ora entrata e ora uscita

Mi serve per tenermi sotto controllo. Talvolta sono dentro quello che gli psicologi chiamano il “flusso” e perdo la cognizione di tempo, tanta è la concentrazione. Il problema è che il giorno dopo sono uno straccio e dunque cerco di porre dei limiti alle ore in ufficio. Sul necessario risparmio energetico dell’event management ne ho parlato qui.

Attività macro

Qui distinguo riunioni, sopralluoghi, lavoro amministrativo o gestione di progetti …

Settore

In quanto direttrice generale devo coordinare tante diverse funzioni; qui semplicemente le indico e ciò mi consente anche di vedere quali settori sono più deboli in termini di autonomia operativa.

Dettaglio Specifico cosa ho fatto
Soddisfazione 1-5

Qui prendo le distanze da me e mi osservo. Se per troppi giorni consecutivi i numeri sono bassi c’è un problema che va affrontato con urgenza!

Note

Questo è diario puro: descrivo come mi sento, perché sono soddisfatta o insoddisfatta. Queste note, in fase di analisi post evento sono oro colato. Preziosissime!

Molti potrebbero dire che è inutile che io insista, tanto anche solo per questa tabella il tempo non c’è. Il punto è: io uso un mio linguaggio (il diario è mio) con parole chiave, sintesi, abbreviazioni che danno un senso a ciò che scrivo. Ci metto pochi secondi. L’ultima colonna può avere anche solo un: “coord. perf.” (che sta per coordinamento perfetto) o “stress a mille, inceppamenti procedure, cambiare sistema prox anno”. Quanto ci si mette a scrivere questo? Non ci si mette di più a rodersi il fegato perché le cose non vanno? Scrivetelo e vi liberate del negativo!

Ma soprattutto: questo È lavoro. È il canovaccio fondamentale su cui lavorare per migliorare sé stessi e la gestione del proprio mestiere.

Metodo innovativo: Trello

Ho giá raccontato il mio entusiasmo per Trello alcune settimane fa. Ecco, il fatto di poter spostare facilmente le cose da fare in una lavagna dal titolo “fatto” mi consente in tempi rapidissimi di archiviare le attività eseguite e vederle tutte elencate. Non solo: volendo potrei anche inserire delle note (il livello di soddisfazione ad esempio potrebbe essere segnato con un colore) anche se per questo aspetto, tuttavia, io preferisco la tabella.

La mia regola personale è:

  • sotto evento: tabella
  • fase di progettazione: Trello

Non importa dove, importa farlo!

Il diario è una pratica privata, anche se è un diario da lavoro. Il mio consiglio non è tanto come tenerlo (un quaderno, computer, tabella, applicazioni …) quanto il fatto di abituarsi a tenerlo.

In fondo è come liberarsi di qualcosa. Fare ordine. Mollare zavorra. E come diceva Mastroianni (in un’intervista che non sono riuscita a ritrovare): un attore deve fare attenzione a non confondersi con il personaggio, e dovrebbe osservarsi sempre con un occhio esterno.

Spostando questo suo consiglio in un ufficio, potrei dire: un essere umano deve fare attenzione a non confondersi con il ruolo professionale. Il diario è l’occhio esterno che ci aiuta a rimanere noi stessi e crescere, sia in quanto umani, sia in quanto “personaggi” nel teatro del lavoro.

Trello&Co: come organizzare vita e lavoro divertendosi

Trello &Co: come migliorare la performance al lavoro

Ricordo che quando avevo iniziato a lavorare in ufficio, a fianco del mio babbo, lui teneva sulla scrivania una cartella gialla con sopra scritto Evidenze. Dentro quelle evidenze aveva, in pochi fogli, tutto il suo lavoro: documenti, note, appunti, qualche lettera. Pur essendo lui un uomo impegnato su più fronti, riusciva a tenere tutto sotto controllo con una semplice cartella gialla.

Forse sono cambiati i tempi, o forse sono io che ho bisogno di più di una cartella, fatto sta che il tema su come organizzare il lavoro mi sta molto a cuore e quando alcuni giorni fa ho scoperto una nuova “app”, me ne sono innamorata subito.

Il giorno non è fatto di solo lavoro

Su come gestire il tempo al lavoro ne ho giá parlato in questo blog, non tanto da un punto di vista degli attrezzi, quanto piuttosto del metodo: come individuare le falle nell’economia del proprio tempo, come organizzare “le cose da fare” nell’arco di un mese, come compilare un’agenda.

Il piano mensile, in particolare, per me è la guida per eccellenza. Da lì tutto parte.

Tuttavia, non c’è solo il lavoro nella nostra vita. Io, per esempio, oltre al lavoro ho questo blog. Ma ho anche una mia vita privata, che banalmente può essere fatta di un appuntamento dal dentista o del progetto di ristrutturazione in casa. Ho poi i miei amati libri, quelli che voglio comprare, e quelli che  voglio leggere e la cui lettura deve trovare uno spazio nell’arco di una giornata o di un mese. Ho poi scadenze urgenti (una multa da pagare!) ma anche altre attività legate al mestiere, per esempio, l’essere vice presidente di Club5, l’associazione degli organizzatori classici di Coppa del Mondo, impone altri compiti e altre attenzioni. Non c’è solo la giornata lavorativa “standard” nella nostra giornata. Questo come primo dato. E nella nostra testa non incameriamo solo le cose da fare al lavoro. La nostra testa lavora su tutti i fronti. Anche sugli ingredienti per la torta salata che voglio fare domani, quando finirò la “sezione” lavorativa della mia giornata.

I file fantasma che creano ansia

Nonostante io sia abbastanza metodica, ho talvolta la sensazione di perdere alcuni pezzi per strada: si sfilacciano e si incastrano da qualche parte nella mia memoria, sono – come dire-  file aperti fantasma, perché non li ho segnati in alcun luogo ma gironzolano dentro di me. E mi mettono ansia perché – non avendoli annotati – ho paura che svaniscano. Allora li scrivo in agenda, o li appunto in parte su una delle mie moleskine (si, perché ho la moleskine Coppa del Mondo, ma pure la moleskine blog, libri, stimoli), oppure li memorizzo nell’ipad (dentro Evernote o nelle note o nel calendario). L’ipad è divenuto un vero prolungamento della mia mente, una memoria esterna, direi.

È lì che tengo traccia delle letture e archivio ciò che mi interessa. Evernote in questo senso mi ha risolto tanti problemi.

La carta geografica del mio globo

Evernote però non ha potuto risolvere tutto, perché i file fantasma sono sparsi e non sono solo dati da archiviare. La sensazione – fino ad alcuni giorni fa – che mi mancava sempre ancora una carta geografica completa del globo “Stefi” era forte. Volevo una visione dall’alto, una mappa con tutti i blocchi che contenessero le mie cose, quelle da fare, quelle su cui riflettere, o semplicemente da trattenere. E che fosse dinamica, consultabile ovunque e sempre, e facile da usare.

Alla base di questa esigenza aggiuntiva – in fondo ho un’agenda, un calendario, due moleskine e un archivio dinamico (evernote), cosa voglio di più? – c’è forse il fatto che sono un capricorno e ho un bisogno astrologico (!) di garantirmi ordine e piani chiari.  Ma sono anche un capricorno che ama i colori. Ho bisogno di qualcosa che metta in ordine le cose da fare o da memorizzare e allo stesso mi consenta di fare ordine con leggerezza, ovvero con colori e dinamicità.

Trello: la carta geografica personalizzata

Ebbene: questa cosa qui che cercavo l’ho trovata alcuni giorni fa, quando durante uno dei miei frequenti viaggi in treno, ho letto questo articolo: How to use Trello to organize your entire lifeTrello è esattamente ciò che mi mancava, quello che mi consente di avere uno sguardo su tutto contemporaneamente, di usare colori diversi e avere flessibilità con ordine.  Si tratta di organizzare delle cartelle colorate, all’interno delle quali si creano delle lavagne personalizzabili: da fare, fatto, in corso di realizzazione, oppure, chiamare, contattare, o ancora fase uno del “progetto x” e via dicendo. L’ho trovato subito fantastico perché è adattabile a ogni ricerca. Uno ci può mettere le ricette di cucina o le attività per il giardinaggio, o il progetto di lavoro, o il calendario delle attività… Tutto il sé e le cose da fare. Lo si può limitare al lavoro o lo si può usare anche per la vita privata. Trello è come se fosse un enorme quaderno con post-it colorati organizzati per tema o per scadenza, che ti consentono di avere una visione immediata sui tuoi progetti. Lo dico per chiarezza: non sono pagata da Trello! Ne parlo perché mi sembra che sia davvero uno strumento utile nella pianificazione e nell’organizzazione della propria vita professionale e privata.

Gli errori della principante

Ho subito iniziato a testarlo, aprendo cartelle e mettendoci dentro cose. Ero talmente entusiasta che ho preso l’agenda, il mio calendario mensile, le mie moleskine, i miei appunti su Evernote e ho iniziato a creare cartelle e infilarci dentro cose su cose.

Poi, guardo la schermata e vedo che non va. Il display era pieno zeppo di cartelle: impossibile averci una visone d’insieme, impossibile avere sotto controllo vita e lavoro con tutte quelle macchie colorate, impossibile stare senza ansia di fronte a qual marasma di cose.

Il numero magico 7+/- 2

E allora mi è venuto in mente un testo che avevo letto tanti anni fa, scritto dal dottor Miller, psicologo cognitivo, il quale aveva rilevato, dopo molteplici esperimenti che il cervello umano riesce a mantenere la concentrazione solo su un limitato numero di attività. Dalle sue ricerche risulta che il numero magico è 7 +/- 2. Cioè: riusciamo a tenere sotto controllo da 5 a 9 gruppi di informazioni. Non di più.

Questa vecchia lettura  mi ha salvato. Ho riguardato la mia lavagna su Trello e ho iniziato a fare ordine, creando dei “cluster”.

Vi spiego come, sperando di poter suggerire un modo facile per evitare il panico. Per la Coppa del Mondo – il mio lavoro – non aveva senso creare una cartella per ogni singola attività. Le ho raggruppate, ho dato loro un senso comune e le ho dato un “sistema”. In questo modo, oltre a evitare inutili ansie, si opera un lavoro che io ritengo vitale: la capacità di organizzare la mente in modo strutturato, fare ordine, un po’ come quando si mettono i vestiti nei giusti cassetti. Ciò aiuta assai a evitare agitazione da scadenze, panico da troppe cose da fare. Aiuta ad avere un visione minimalista e leggera, sebbene ricca di contenuto.  Nel mio caso, al momento, mi sono organizzata cosi:

trello - sensible event management

  1. SCC – sta per Saslong Classic Club – il mio lavoro: febbraio (che con le modalità di Trello, potrò poi aggiornare in un “mese di marzo”); il famoso calendario che suggerivo di compilare in una tabella word é diventato una lavagna di Trello.
  2. SCC: generale (attività generiche senza calendarizzazione come il mio assignement, attivitá continuative della direzione generale, progetti a larga scadenza, reminder …).
  3. Club5: associazione (attivitá, riunioni, deleghe …).
  4. Sensible Event Management: i miei studi (ricerche, blog, interventi …).
  5. Formazione: lezioni (tutto ciò che riguarda le lezioni o testimonianze che tengo nei centri di formazione)
  6. Libri: ricerca (qui dentro ci metto i libri che vorrei comprare, e quelli che cerco e che sono introvabili, sia narrativa, sia saggistica, sia altro).
  7. Cose private: oltre il lavoro (casa, amici, vacanze, amministrazione ).
  8. Urgenze: as soon as possible (tutto ciò che ha priorità su tutto il resto, la prima cartella da aprire la mattina).

Sono riuscita a sistematizzare la mia vita privata e lavorativa in 8 cluster (o 7 +1, visto quello grigio é trasversale), all’interno dei quali cerco di mantenere la stessa numerazione con un massimo di 9 ulteriori grappoli o gruppi.

Carta, hardware, app …

La vita non è statica e ciò che è urgente finisce di esserlo, una cosa che accade al lavoro potrebbe finire nel blog, un libro ricercato potrebbe divenire la base per un progetto al lavoro. Ecco, con questa “app” questa flessibilità è garantita, perché le schede si possono spostare, integrare, calendarizzare, archiviare e così via. Io continuo a usare un’agenda per scriverci l’ordine con cui fare le cose, un calendario per segnarci gli appuntamenti, le moleskine per elaborare idee, Evernote per archiviare report, appunti di riunioni, libri, letture, link. Ora con Trello semplicemente navigo ordinata. Certo, i tempi di una sola cartella “evidenze” sul tavolo forse sono tramontati definitivamente, ma a me questo nostro mondo misto di carta, app e hardware non dispiace affatto. L’importante, come suggerisce bene la psicologia cognitiva, é non farsi inghiottire da queste belle diavolerie, ma usarle per migliorare e per crescere.

Perché la prima persona da mettere in agenda sei tu.

metodo di lavoro - agenda - stefania demetz“Bisogna essere seri almeno riguardo a qualcosa – scriveva Oscar Wild – se si vuole avere divertimenti nella vita.

Come dargli torto! Io sono certa che se si riesce a essere seri nella pianificazione del lavoro, ci si diverte, sia al lavoro, sia dopo, quando vengono spente le luci dell’ufficio e  andiamo a casa, dagli amici, in vacanza …

Per chi non mi ha seguito ultimamente: un breve richiamo. Ho raccontato in questo blog come è possibile migliorare il nostro approccio al lavoro analizzando prima di tutto la propria giornata lavorativa  e poi progettando il mese di lavoro, cioè: vi ho raccontato come mi organizzo io e visto che mi pare un buon modello, l’ho condiviso qui.

Adesso entriamo finalmente nel vivo,  perché ora si lavora!

Ora si tratta di sedersi a un tavolo e iniziare a produrre.

Gli ingredienti sono di nuovo molto semplici:

  • Piano mensile
  • Agenda
  • Penne e colori (opzionale)
  • Disciplina quanto basta
  • Flessibilità rilassata
  • 15 minuti con sé stessi (* vale a dire: isolarsi dagli altri e pensare a sé)

Anche il  metodo è semplice.

Prima di illustrarlo, però, ci vuole una domanda: quando va preparato il piano settimanale?

Progetto per un week-end destressizzato.

Il piano settimanale va fatto sempre il venerdì, principalmente per tre motivi:

  1. Il venerdi – con la settimana di lavoro alle spalle – avete ancora la memoria fresca su tutto ciò che è accaduto. Siete, cioè, in grado di visualizzare con maggiore consapevolezza cosa dovrà accadere la settimana successiva, cosa dovrete fare e con quali tempi. Siete ancora concentrati, siete ancora dentro le cose.
  2. Il lunedì mattina è, invece, la giornata del ritorno, delle distrazioni, delle mail noiose, dei momenti di interruzione e disturbo, dei racconti da fine settimana. Una massa di cose che ci tolgono concentrazione. Se la tabella di marcia è invece già scritta, dovrete solo aprire l’agenda e seguire il programma. Passo dopo passo. Potrete, cioè, essere attivi da subito e concedervi pure qualche chiacchiera del lunedì, la lettura di mail sparse, un caffè prolungato, e il progressivo recupero della concentrazione.
  3. Infine: se chiudete l’ufficio il venerdì sera con vostro il piano di lavoro pulito e pronto per l’uso sopra la scrivania, vi potrete godere un fine settimana sereno, veramente rigenerante, con la mente fuori dall’ufficio e senza quel pensiero che ogni tanto –  se non avete fatto un piano – s’insinua, come:  “devo ricordarmi di fare questo e quello …”,  “devo capire come fare settimana prossima a gestire il progetto x … “. Se avete un piano e questo pensiero s’insinua lo stesso, potrete semplicemente scacciarlo perché voi avete un piano lo avete!

Sono solo 15 minuti a fine settimana: vi isolate, vi concentrate e fate ordine.

La settimana lavorativa si costruisce in tre passi.

Il piano settimanale deve tenere conto di tutte le attività: quelle ordinarie, quelle di progetto, incontri, riunioni, tutto.

Primo passo: gli appuntamenti

2014-09-24 21.41.56Verificate quali appuntamenti avrete la settimana in esame.

Prendete l’agenda e segnate:

  • Gli appuntamenti e le riunioni (attenzione: se la riunione delle 10.00 è dall’altra parte della città, dovete considerare anche il tempo che ci metterete ad arrivarci e a tornare in ufficio)
  • Inserite anche gli appuntamenti privati (magari in colore diverso)

Secondo passo: il lavoro concentrato

metodo di lavoro - sem - sdemetz - agendaPrendete ora il piano mensile e le cose da fare, valutate quali sono le priorità e le scadenze.

Il mio consiglio è di non considerare l’agenda solo come un promemoria di appuntamenti, ma di inserirvi  proprio il lavoro da fare. Ad esempio, avete un pomeriggio senza appuntamenti? Inserite tre ore di seguito da dedicare al  progetto A. Ma soprattutto, poi, rispettate la pianificazione come fosse un appuntamento. Ecco si: un appuntamento che avete preso con voi stessi. Non solo: quando sarà il momento,  in quelle tre ore non rispondete al cellulare, fate dire che non ci siete, isolatevi. E se avete dei dubbi, riprendete la vostra “auto analisi” per capire come riuscire a ritagliarvi spazi prolungati di lavoro davvero concentrato.

Terzo passo: i lavoretti

metodo di lavoro - sem - sdemetz - agenda 3Ora avete davanti a voi un’agenda con degli spazi sparsi qua e là. Bene! Riempiteli con quelle attività che magari richiedono solo cinque o venti minuti: piccole attività da fare, mail, telefonate, scambio veloce con un collega, micro attività, imprevisti innocui, e cosi via.

Un buona soluzione potrebbe essere quella di segnare in uno spazio dell’agenda (o su un foglio a parte o in un quaderno o nel tablet…)  questi lavoretti che devono in ogni caso essere svolti, ma se non organizzati rischiano di togliere spazio al lavoro concentrato. I lavoretti sono come i calzini: non sono i capi più importanti, ma non potrete nemmeno farne a meno e in valigia li infilate nei buchetti rimasti tra una camicia e l’altra.

Fine della settimana

metodo di lavoro - sdemetz sem - agenda - fattoAlla fine della settimana troverete la pagina della vostra agenda tutta pasticciata, con cose cancellate, altre aggiunte, con appuntamenti inseriti in corsa e cosi via. L’importante è tenerla aggiornata. Il venerdì è vicino e venerdì sera, con questa pagina pasticciata e il piano mensile potrete occuparvi della settimana che verrà. E potrete anche gustarvi i segni, le cancellazioni, le integrazioni: che soddisfazione! Tutto lavoro fatto! E fatto con ordine e serietà. Ora siete pronti per quello che in tedesco si chiama “Feierabend”, letteralmente la festa serale, cioè fine dei lavori.