Sette domande per compilare un piano mensile a prova di stress

Come pianificare un mese di lavoro - Sensible Event ManagementAvevo promesso che dopo il mio post su come eliminare attività dispersive nel lavoro, vi avrei raccontato cosa accade dopo. Una volta capito, infatti, come fare ordine in una giornata lavorativa, è altrettanto importante capire come pianificare il lavoro.

Credo che ognuno abbia un proprio modo per tenere sotto controllo il lavoro, per memorizzare le cose, per prendere nota. C’è chi ama tutto digitale e chi preferisce il taccuino. Bene, questo sistema funziona per entrambi gli stili o per chi, come me, vive tra byte e carta.

Questo primo post, della serie pianificazione del lavoro, parla di come impostare il mese.

Ingredienti necessari

  • Piano mese precedente (se lo avete)
  • 1 tabella excell
  • Disciplina secondo le necessità
  • Una spruzzata di costanza.
  • Un’ora di tempo

È ovviamente necessario che sappiate quale è il vostro scopo, che non si limita ad una sterile job description, ma comprende proprio il vostro ruolo dentro un’organizzazione. E se l’organizzazione siete voi, dovete assolutamente sapere dove volete andare, altrimenti è difficile fare un piano di lavoro. Inoltre, c’è anche la vostra vita e, dunque, il tempo è relativo e a questo dovete pensare quando compilate il piano del mese. Questa vignetta ci dice bene come pensare al tempo non in modo troppo rigido. Siate, inoltre, furbi e organizzate le attivitá in gruppi e categorie. La psicologia cognitiva dice che non siamo in grado di tenere la concentrazione su più di 7 +/- 2 gruppi di informazioni (cioé da 5 a 9) quindi: siate razionali e parchi.

Partiamo!

Da fare ogni 31 del mese

Avete un mese di lavoro alle spalle e se ne apre uno nuovo che va impostato. È come se a casa vostra arrivasse il traslocatore pieno di scatole. Se avete giá deciso dove andranno le cose, la casa sarà a posto entro breve, altrimenti … sarete sepolti da una catasta infinita e confusa. Le scatole sono le vostre cose da fare.

Ecco come organizzarle.

Io in genere dedico un’ora, nell’ultima settimana del mese uscente a pianificare il mese entrante. Mi metto tranquilla al mio tavolo, guardo il mese passato, le cose fatte e quelle sospese e registro quelle nuove che si sono aggiunte.

Poi procedo con questa tabella. Non vi fate deviare dall’aspetto poco invitante. Vedrete: é semplice, facile e tutto il vostro piano sta dentro un foglio A4!

Piano mensile di lavoro - Sensible Event Management  - Stefania Demetz
Piano mensile di lavoro – Sensible Event Management – Stefania Demetz
  1. Quante ore ha un mese?

Conto le ore di lavoro nel mese. Nella tabella, come esempio, considero 8 ore al giorno per ottobre. Questo primo passaggio è importante perché mi dice quanto tempo ho a disposizione. Per continuare la metafora del trasloco, potrei dire: mi dice quanta superficie ho in casa.

  1. Cosa devo fare?

Le cose da fare sono organizzate in sezioni (le stanze del trasloco):

  • Attività ordinarie sono tutte quelle attività che rientrano nei miei compiti, che faccio quasi abitualmente o che in ogni caso sono lavori rapidi, quasi automatici.
  • Preparazione riunioni: importantissimo. Ci si dimentica troppo spesso che preparare una riunione non solo è importante, ma che prende tempo, spesso molto più che la riunione stessa. Si tratti di un incontro con colleghi o di un appuntamento con fornitori o partners, il meeting va preparato!
  • Riunioni effettive: elenco delle riunioni che al momento della compilazione della tabella sono in agenda.
  • Progetti speciali: sono quei lavori che richiedono ricerca, analisi, e dunque tempo, che hanno bisogno di particolare attenzione, o che sono novità e così via.
  • Imprevisti/mail/telefono: se avete fatto bene la vostra analisi suggerita nel post di settimana scorsa, questo spazio dovrebbe ridursi sempre di più. Gli imprevisti vanno comunque calcolati e solo in base alla vostra esperienza e alla vostra capacità di contenimento di elementi di disturbo potrete tenerli sotto controllo.
  • Associazione xy: questo è facoltativo e l’ho inserito per me. Fate parte di un’associazione legata al vostro mestiere? Dovete lavorarci, preparare incontri o altro? Io ho preferito separarla dalle attività mie vere e proprie per visualizzarla meglio.
  • SD: sarebbe Stefi Demetz, cioè sono proprio io. Ho inserito qui il tempo dedicato al blog. Ovviamente avviene fuori dalle ore di lavoro, in genere, ma lo considero perché io possa organizzare il mio tempo lavorativo senza trascurare questo spazio dal quale vi sto scrivendo e viceversa.
  1. Quanto tempo ci metterò?

Questo è un punto difficile, perché non sempre siamo in grado di capire quanto tempo ci metteremo a fare le cose. Tuttavia l’esperienza dovrebbe aiutarci. Io tendo a tenere le ore verso l’alto, in modo da avere semmai dei cuscinetti. Capire quanto ci mettiamo più o meno è fondamentale per non trovarsi infognati alla fine del mese. Il conteggio iniziale delle ore mensili (punto 1) serve proprio a questo. Se nel computo totale vedo che non ho ore lavorative sufficienti, so che dovrò ottimizzare i tempi o lavorare più delle ore che avevo previsto al giorno, o prevedere un fine settimana. Al contrario, se vedo che tempo ne avanza, posso iniziare giá a lavorare a progetti meno prioritari.

  1. Quanto tempo ci ho messo?

Beh, qui confesso che è dura. Io non segno sempre tutto e ormai mi guida l’esperienza, tuttavia, nel mio diario quotidiano (anche questo sarà tema di una prossima puntata) segno quanto ci metto a fare le cose e dunque riesco ad orientarmi. Questa colonna proviene chiaramente da una scuola di management svizzera, dove sono più precisi di noi. Insomma a noi italiani stare a farci le pulci sul lavoro ci piace poco, ma ecco … perché non provare a compilarla, almeno all’inizio?

  1. Con chi lavoro?

“Collaborazione con” è una colonna chiara, penso. Compilarla mi aiuta a organizzare meglio gli incontri, tenendo conto anche della disponibilità degli altri

  1. Entro quando devo aver finito?

La scadenza è chiarissima.  Indica, cioè, la data ultima entro la quale il lavoro deve essere fatto. Per non  viverla però  al negativo – in inglese si chiama addirittura dead-line – vi rimando a questo bel post di Luisa Carrada.

  1. Priorità o urgenza?

Alla fine, ecco che si torna alla prima colonna, in cui inserisco due diversi indicatori che mi aiutano poi a fare i piani settimanali, scadenze a parte. Io uso un codice di numeri e lettere che vanno affiancati.

C = attività continuativa, settimanale con appuntamento fisso

A = importanza primaria

B = priorità secondaria

1 = da fare entro la settimana (urgenza 1)

2 = da fare entro la seconda settimana del mese (urgenza 2)

3 = da fare entro il mese (zero urgenza)

Ecco fatta la mia road map mensile!

Per chi lavora per eventi o attività ricorrenti, risulta poi molto utile prendere il mese dell’anno precedente e confrontarlo.

Posso dire che questo sistema, all’apparenza complicato, è davvero uno strumento di lavoro straordinario. Lo potrete adattare alle vostre esigenze, ma ecco, il mio consiglio è di farlo ogni mese. Anzi, in sede di analisi del lavoro svolto vi consente poi di verificare come sono andate le cose, vi aiuta anche a capire dove avete bisogno di più tempo, dove meno, come impostare le settimane e le singole giornate. Vi permette di regalare tempo alla vita privata.

Io in genere lo stampo, lo incollo nella mia agenda/quaderno di lavoro e lo scarabocchio, evidenziando le cose, aggiungendo e correggendo, ma questo è il mio lato antico, perché ho ancora bisogno di carta e penna.

Capito tutto? Se avete dei dubbi, scrivetemi!

Dimmi quante volte vai alla toilette e ti dirò come migliorare il tuo lavoro!

Nervosismo davanti al computer? Svogliatezza? Frustrazione? Serenità post vacanziera giá annullata? Vomito di mail che vi terrorizza? Il telefono squilla all’impazzata? Whatsapp segna la sua presenza come una goccia di un lavandino che perde? Bentornati al lavoro, mi verrebbe da dire, bentornati in ufficio!

Ma ecco: in genere, a settembre siamo tutti pieni di buoni propositi. Palestra, letture, cibo sano. E allora colgo l’occasione al balzo per raccontarvi la mia esperienza. Chissá  che magari non la vogliate mettere dentro il vostro programma dei buoni propositi post-estate. Ecco si, vi invito a cogliere lo spirito post vacanziero per fare un piccolo gioco con voi stessi e migliorare il vostro umore in ufficio.

Posso solo dire che non vendo oro, ma offro metodo e disciplina. Parole repellenti, ma credetemi: il processo è semplice, pure divertente e funziona. Io ne sono la prova vivente.

Ovviamente questo metodo non l’ho inventato. Mi è stato insegnato alla scuola di Management di Malik, e io l’ho semplicemente preso, adattato a me, e reso operativo. Oggi, raramente ho l’ansia di cose da fare. Raramente mi trovo travolta da mail, sms, telefono e visite in ufficio. Raramente. Cioè capita talvolta perché sono umana e umane sono le persone intorno a me, eppure oggi posso dire di essere davvero bene organizzata. E non lo dico con presunzione. Lo dico con gioia per un risultato raggiunto.

E per raggiungerlo, ho davvero dovuto anche contare quante volte al giorno andavo alla toilette!

Ecco perché:

Fase 1: osservarsi con una tabella

Prima d tutto, per migliorare la qualità del lavoro, bisogna capire come si gestisce di fatto il proprio tempo. Il modo più efficace, un po’ svizzero, è quello di compilare una tabella per 7 giorni lavorativi, ogni giorno, con – appunto – disciplina, riportando le seguenti informazioni.

  • Ora di inizio attività
  • Ora di fine attività
  • Tipo di attività

Qui va messo dentro tutto, ogni volta che cambiamo azione, oggetto, attività, come avessimo un sensore che lo registra in automatico, noi lo dobbiamo scrivere.

Prendo un caffè? Lo scrivo.

Passa un collega e faccio un minuto di saluti? Lo scrivo

Vado su internet a vedere che tempo fa domani? Lo scrivo.

Vado alla toilette? Lo scrivo (ecco, appunto …)

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Esempio di tabella per auto analizzare l’uso del proprio tempo in ufficio – fase 1: compilazione

Ogni cambio attività, sempre e tutto. Per sette giorni.

Pare una cosa mostruosa, ma credetemi, io mi sono divertita perché è come se mi fossi messa una mia telecamera e con occhio esterno avessi controllato cosa faccio dal momento in cui entro in ufficio.  Mi sono estraniata e mi sono osservata

E ho scoperto un sacco di cose. Ho scoperto che costantemente arrivava gente che io ascoltavo, che ogni volta che spostavo la testa, sbirciavo nella casella di posta elettronica, che indugiavo prima di mettermi a lavorare sul serio e intervallavo con piccole cose, cosi che ogni volta ci mettevo un po’ a ritrovare la concentrazione. E alla fine, pur essendo stata tutto il giorno in ufficio, ero distrutta, ma non avevo fatto altro che cosine, non di certo lavoro.

Tutto questo è stato chiaro quando ho analizzato la tabella, che costituisce  il passaggio successivo.

Fase 2: ogni attivitá appartiene a una categoria (e a un colore)

Una quarta colonna infatti l’ho compilata in fase di analisi e vi ho catalogato le attività:

  • Job: cioè attività che rispondono al mio assignement e alla mia job description
  • Attività: attività minori, diverse dal progetto, ma comunque da fare, riunioni, mail di lavoro
  • Disturbo: telefonate in ricezione, sms, visite non in agenda
  • Pausa: pranzo, caffè, toilette (si, anche la toilette!)
metodo di lavoro - fase 2 - sensible event management - demetz
Esempio di tabella per auto analizzare l’uso del proprio tempo in ufficio – fase 2: categorizzazione

Fase 3: conteggio dei minuti e analisi del tempo

A ognuna di queste ho assegnato un colore, perché mi aiutano a visualizzare meglio. Poi ho fatto la somma dei minuti dedicati alle diverse categorie.

metodo di lavoro - analis prestazione - sensible event management - demetz
Esempio di tabella per auto analizzare l’uso del proprio tempo in ufficio – fase 3: conteggio del tempo

Sarà una sorpresa anche per voi, come lo è stato per me?

Risultato

In, diciamo 8 ore di lavoro, avevo circa un 40% di elementi di disturbo e un 30% di attività varie. Ciò significa che dedicavo meno del 30% (perché c‘è anche la pausa) al lavoro per cui sono pagata!

Gli elementi di disturbo sono quelli che nemmeno li noti, nemmeno te ne accorgi. Che vuoi che siano due chiacchiere con un collega apparso all’improvviso o la telefonata di un’amica o pure di un collega per questioni per nulla urgenti?

Facendo con rigore per 7 giorni questo screening ho scoperto che mi lasciavo disturbare di continuo, che il trillo del cellulare aveva il sopravvento su tutto, che destinavo lo spazio per il “job” ai buchi tra mail e telefono, visite e attività varie. E uscivo esasperata e frustrata dall’ufficio.

È stata questa tabella il mio punto di partenza per migliorare la qualità del mio lavoro e il mio grado di soddisfazione.

Oggi, il mio piano mensile e la mia agenda settimanale tengono conto di tutto ciò. Ma non basta. Mi sono dovuta educare e ho dovuto sensibilizzare chi mi sta intorno. Ma questo, come l’ho fatto, ve lo racconto nella prossima puntata.

Per ora, vi invito a auto-osservarvi. Vi meraviglerete di voi stessi! Se avete dei dubbi, scrivetemi. Sono ben lieta di aiutarvi a stare meglio al lavoro.

Vi ricordo, che dopo la riunione, dovete accendere il vostro cellulare.

Questa fantastica frase, la dice sempre un mio collega svizzero quando apre le riunioni. Un modo raffinato e simpatico per dire: spegnete i cellulari!

Mi è venuta in mente, perchè ultimamente mi è capitato di sentire racconti, spesso drammatici, proprio sulle riunioni. Colleghi e amici si sono dilettati nel descrivere cosa accade quando si siedono intorno ad un tavolo per discutere di lavoro. Certo, questo non riguarda nello specifico solo chi organizza eventi. In effetti, mi ha colpito, che proprio organizzazioni più solide, con presunta esperienza e pratica operativa, vivano dei veri e propri incubi quando si tratta di fare una riunione.

Obiettivi non definiti, gente che arriva in ritardo, gente che esce prima, gente che butta  dentro il naso e fa volare un pensiero a caso e se ne va, gente che gioca su Facebook, gente che risponde al cellulare, e poi  tutti parlano di tutto. Non esistono ordini del giorno e dopo ore estenuanti, interrotte da pausa caffè, pause … pipì, pause generiche,  ci si alza con il fumo che  esce dalle orecchie, senza aver chiarito nulla, stanchi morti e decisamente non pronti al passaggio successivo: realizzare quanto discusso.

Anche a me è capitato di partecipare a riunioni di questo tipo.  La mia esperienza più racapricciante l’ho vissuta quando  il moderatore (si fa per dire) della riunione  è andato in bagno  senza nemmeno chiudere la porta, anzi, continuando a discutere come se fosse ancora seduto al tavolo. Noi, ovviamente basiti … le donne, più degli uomini. In questo caso, una pausa non avrebbe recato danno!

Certo, questo è un  caso estremo e forse io ho un approccio troppo teutonico, ma tranquilizzo tutti: il metodo c’è e non è difficile impararlo.

Una riunione si divide grosso modo in tre parti.

Io di solito procedo in questo modo:

Preparazione della riunione

In base al tipo di riunione (informativa, decisionale…) imposto l’ordine del giorno, che integro leggendo i verbali delle riunioni precedenti, sia quelle legate allo stesso argomento, sia quelle che potrebbero contenere informazioni utili. In caso di tematiche scottanti  o complesse cerco di incontrare o sentire prima alcuni partecipanti, in modo da focalizzare, durante la riunione stessa, la discussione solo sulle cose importanti. Come dire, le parentesi, se non interessano tutti, le affronto in incontri bilaterli.

Lo svolgimento

L’ordine del giorno, per me, non è solo un pezzo di carta. Costituisce piuttosto il piano di marcia. Ad ogni punto offro un’informazione generale e poi apro alla discussione, che seguo con attenzione e cerco di sintetizzare. Eventuali deviazioni, vengono, con rispetto, rimandate ad altri momenti, ad incontri più specifici etc. Cerco, insomma, di evitare di prendere troppe strade e stradine, altrimenti ci ritroveremmo in un dedalo confuso di fili, ingorghi, nodi…

Alcuni anni fa, avevo assistito ad una riunione in Germania, in cui il moderatore aveva stabilito per ogni tema un tempo limite e bloccava subito ogni forma di deviazione. Francamente il metodo era ecessivamente rigido. Anzi, credo che soprattutto in organizzazioni temporanee, come quelle degli eventi, le riunioni debbano anche offrire la possibilità di parlare a chi normalmente – per la funzione che ricopre – è più in ombra,  a chi non è abituato a partecipare a riuniuoni e coglie questa occasione per esprimersi o mostrare il suo impegno. L’orgoglio non va mai ferito. L’ordine del giorno deve tuttavia essere rispettato, trovando il giusto equilibrio tra focus e parentesi.

Ah, dimenticavo, la puntualità. Concedo al massimo 5 minuti di ritardo. Non perchè sia poco indulgente, ma per rispetto di chi è arrivato in orario. E poi, prima si inizia,  prima si finisce. Non ci crederete, ma i ritardatari sono davvero rari.

La chiusura

Per ogni singolo punto dell’ordine del giorno, faccio una sintesi e chiedo se è condvisa. In caso di riunioni decisionali, sintetizzo anche il “www” (Who is doing What by When), vale a dire il “chi fa cosa entro quando”.

Nel post riunione, inoltre, viene redatto un verbale, che dovrebbe riportare solo i contenuti utili e in linea con l’obiettivo. Una riunione decisonale avrà un report concentrato sul “www”, una riunione informativa, invece, su aspetti più discorsivi.

Il verbale deve essere inviato a tutti gli invitati e restare aperto entro una scadenza breve e precisa per eventuali rettifiche. Dopodichè esso diventa il manuale per quel dato argomento.

Sembra facile? Oppure sembra troppo rigido, questo metodo?

Mettiamola così, la riunione non è una pausa caffè. È lavoro! Certamente è una positiva occasione di incontro e di scambio, ma se voglio solo fare due chiacchiere me ne vado al bar, che mi diverto di più.

Il taccuino del progetto

Per gli amanti della scrittura a mano e del project management, la Moleskine ha messo sul mercato un taccuino meraviglioso.

Si apre a fisarmonica, contiene i 12 mesi dell’anno, giorno per giorno e dieci linee: una griglia perfetta per scarabocchiarci progetti, collegarli tra loro, avere la visuale immediata, correggerli a mano, farli vivere anche con i colori.

Gli amanti della tecnologia sbufferanno innoriditi. Io, però, che non disdegno le novità informatiche, non riesco a rinunciare alle penne ed ai colori. Con questo quaderno la mia esigenza di vedere in un colpo solo i miei piani di lavoro e il piacere di potermi macchiare le mani con i pennarelli sono pienamente soddisfatti.

Un’unica critica che mi sento di fare è che le linee a disposizione (i progetti) sono 10. La psicologia cognitiva ci dice però, che la memoria breve riesce a catturare solo 7 +/- 2 cluster di informazioni. Questo significa che per mantere il controllo sul proprio lavoro e garantire concentrazione,  non si dovrebbero  mai seguire più di 9 progetti contemporaneamente.

Come gestire allora questo fantastico taccuino, che ci minaccia con ben 10 linee?

  1. Raggruppate diversi progetti in un unico cluster, senza cadere, tuttavia, in spericolati equilibrismi.
  2. Non compilate tutte le dieci linee, ma controllatevi, non cadete in tentazione.
  3. Usate la prima linea inserendovi date, trasferte, vacanze, cioè occupazioni varie che vi allontanano momentaneamente dai progetti. In questo modo avrete anche la visuale chiara ed immediata sui momenti in cui dovete spremere le meningi e quelli  in cui potete rilassare la mente e mettere a riposo i vostri cantieri.