Le Olimpiadi sono solo emozioni? Un ebook raccoglie altre possibili letture, in attesa di Sochi 2014.

ebook - da vancouver a sochi - stefania demetz

Immaginatevi di essere su una strada diretta al mare. Immaginatevi di incrociare altre strade dirette allo stesso mare. Immaginatevi di incontrare sempre più persone, armate di valige e sogni, dirigersi come voi verso quella spiaggia.

Fra un mese esatto iniziano le Olimpiadi di Sochi. E questo flusso di uomini e donne da tutto il mondo, sta incrociando rotte e sorvolando montagne e attraversando oceani per raggiungere una spiaggia sul Mar Nero, quella di Sochi, che fra 30 giorni aprirà le danze ai XXII Giochi Olimpici.

Alcuni “contractors” sono già arrivati da mesi, altri da settimane, altri stanno ancora facendo le valige. Se ne vedono già alcune tracce su facebook: immagini del proprio accredito, foto di alberghi, inviti e richiami: “Amici, sono qua, dai che dopo Vancouver o dopo Londra, ci rivediamo finalmente ”.

Seguo questi post con un mistura strana di sentimenti. La nostalgia per le mie esperienze olimpiche, ma anche la consapevolezza che, nonostante mi sia stata offerta la possibilità di essere anch’io parte di questa carovana, sono felice di non dover affrontare due mesi di vero massacro, di lavoro intensissimo, con difficoltà logistiche e linguistiche.

La nostalgia, o quella che i tedeschi chiamano Sehnsucht (anelito, languore romantico), in effetti, non colpisce tanto la sfida lavorativa, ma quella amicale. Alle Olimpiadi ci si fa un sacco di amici e alcune amicizie rimangono per la vita.

E allora vorrei essere anch’io partecipe di questa reunion, sebbene a distanza. Ma vorrei anche ricordare che dietro le emozioni olimpiche c’è una macchina da guerra fatta di management, marketing, know how, sostenibilità, informazione e controinformazione. Che dietro l’ebbrezza olimpica c’è un universo, spesso mascherato di ipocrisia decoubertiana, che svela interessi politici e speculazioni economiche – nel peggiore dei casi – o strategie nazionali di ammodernamento, di diffusione di competenze, di creazione di posti lavoro – nel migliore dei casi. Un bel mosaico globale che passa dalla gioia alla rabbia, dal sogno alla disillusione, dalla magia al crudo realismo.

Con questo mio primo ebook, sfioro questi sentimenti, seguendone alcune tracce. L’ebook è pensato per chi volesse sfiorare le Olimpiadi, girandoci intorno oltre la retorica tradizionale, e affacciarsi di tanto di tanto da altri possibili “vista point”: il ruolo dello spettatore, gli accreditamenti, le infrastrutture e la sostenibilità, le toilette e il cibo, l’informazione e la contro-informazione. Sono solo assaggi, piccoli antipasti in attesa dell’accensione del braciere.

Questo ebook, però, è soprattutto dedicato a tutti i miei amici che ora sono in Russia con l’orologio puntato alla tempia e quel misto di stanchezza e aspettativa che investe chiunque abbia l’opportunità di contribuire alla realizzazione di un evento del genere.

Sono sette articoli. Sette post pubblicati nel mio blog dal 2010 al 2013, da Vancouver a, per l’appunto, Sochi.

Potete scaricare il libro sul vostro ipade leggerlo con iBooks.

Esiste anche un versione pdf, ma priva dei link che offre il libro digitale: Da Vancouver a Sochi – Stefania Demetz

Buona lettura, amici, e buona Olimpiade!

Accredito status symbol: il pass per le ambasciate festose ai mondiali di sci

gli accredit per le ambasciate festose ai mondiali di sci - stefania demetzHo dedicato i miei due precedenti post all’accreditamento, inteso come strumento di lavoro.

Qui vorrei invece raccontare di un altro tipo di accreditamento, che serve esattamente al contrario o quasi. Quasi, nel senso che non consente l’accesso alle aree di lavoro durante un evento sportivo, ma offre altrettante possibilità di “lavoro” in termini di pubbliche relazioni, ma anche, o soprattutto, di divertimento e amicizia.

I Campionati Mondiali di Schladming, ancora in corso, ne offrono un ottimo esempio. Si tratta dei pass che servono per entrare nelle aree VIP o soprattutto nelle “case” organizzate dalle diverse nazioni dove costruire e curare relazioni con l’intero mondo sci.

Andiamo con ordine.

VIP Hospitality a Schladming 2013

credit: tageswoche.chPrimo fra tutti può essere interessante uno sguardo alla gestione dei ticket VIP in vendita. L’Austria è nazione dello sci e pertanto quest’aspetto, sulla scia della tradizione degli eventi sportivi in ambito tedesco, vanta di altissime professionalità e immensi investimenti. Due sono le principali aree VIP offerte al pubblico o agli sponsor.

La Silver, dedicata soprattutto a gruppi di amici e appassionati che vogliono godersi l’evento con comodità, è stata allestita dentro un campo da tennis. Decorazioni piuttosto anonime, ma servizio continuo e attento ai dettagli accolgono gli ospiti con hostess sorridenti all’entrata e una scuola alberghiera di alta professionalità per i servizi ai tavoli. Il catering è gestito da una società locale, che si occupa anche della mensa dei volontari, del ristorante al main press center e di altri servizi minori.

Più attraente è invece la Gold. Una tensostruttura costruita su due piani, i cui costi si aggirano intorno al milione e mezzo di euro, arredata con sedie e tavoli di design, angoli per “small talks” ma anche linee infinite di tavoli arredati con gusto ed eleganza. La cucina occupa circa un terzo della tenda, anche’essa disposta su due piani. Il catering è gestito alla Do&Co, leader nelle hospitality di lusso. Il cibo è preparato ogni giorno a Vienna (che dista 300 km) e poi rifinito in loco. Circa 1.100 posti, angoli bar, accoglienza hostess, punti di ritrovo e prenotazioni per le serate AUDI.

AUDI, infatti, sponsor primario del Campionato Mondiale, sia per motivi di spazio, sia per ottimizzare i costi ha condiviso le spese con la Gold Lounge secondo una facile pianificazione: di giorno la tenda è gestita dalla federazione austriaca di sci, la sera, creando con pareti mobili spazi più ridotti e adatti alle diverse esigenze, diviene Audi Lounge. Le medaglie iridate devono passare dopo la premiazione in questa tenda perché gli ospiti AUDI possano avere un contatto diretto con i campioni. Rispetto a Garmisch, Mondiali 2011, le serate finiscono sul presto, ma sono comunque ambite. Per entrare è necessario comprare i biglietti (quello più costoso costa 220 euro) o avere i titoli come sponsor, dirigente sportivi o media.

Vip oltre i Mondiali

Per tornare brevemente alla Gold, il biglietto più caro di giorno si aggira sui 750 euro a persona e consente anche l’accesso a box riservati con posto a sedere nello spettacolare stadio d’arrivo. La federazione austriaca ha una straordinaria esperienza nella gestione VIP. Eccetto le gare di Kitzbuhel, infatti, gestisce tutte le hospitality di tutte le gare (sci alpino, sci nordico etc). Ha uno staff molto specializzato e ovviamente contratti che valgono per l’intera stagione, diffusi su tutto il territorio nazionale. Gli organizzatori hanno il vantaggio di non doversi caricare dei costi, sempre molto alti, ma allo stesso tempo ottengono solo dieci biglietti VIP per gara dalla federazione. Ciò significa che le autorità locali devono acquistare i biglietti, fatto inimmaginabile, per ora, nel nostro paese, anche se c’è già chi ha iniziato in taluni consigli comunali a condurre una battaglia contro il biglietto gratuito alla classe politica. A differenza del calcio tedesco, tuttavia, nonostante lo sci sia lo sport nazionale in Austria e nonostante i contratti siano razionalizzati e diffusi, nemmeno la federazione chiude davvero con un utile. La signora Pilotto, responsabile di queste aree in Austria, ammette che si tratta di spese inserite nella voce marketing del bilancio federale. Difatti, più che di un business da un punto di vista monetario, si tratta di uno strumento di business relazionale, di proficuo networking che fa vivere esperienze esclusive a partner e sponsor. I costi, rispetto al calcio sono più alti per ovvi motivi. Le infrastrutture sono temporanee, ma all’interno danno l’impressione di essere tutt’altro. Addirittura le toilette sembrano bagni di hotel di lusso.

Per il post gara ai Mondiali di Schladming, tuttavia esistono anche altri luoghi, vissuti soprattutto di sera, autentico punto di ritrovo dentro atmosfere nazionali: Casa Austria, Tirolberg, Oh Là Là, la casa francese, Swiss-Ski House, WM-Treff, la casa tedesca, e il nostro italiano Chalet Italia.

Vediamoli brevemente uno a uno.

Haus Ski Austria

credit: schachnerhaus.atAllestita dentro una struttura temporanea, interamente in legno e costruita su due piani, copre circa 240 mq. Autentico centro di comunicazione per la federazione austriaca, organizzatrice dell’evento, la Haus Ski Austria è interamente costruita con legname austriaco seguendo un chiaro piano di sostenibilità ambientale. 10 giorni per la costruzione e dopo i Mondiali sarà smontata e messa in vendita. Di giorno i biglietti sono acquistabili, la sera diviene il luogo, dove la federazione invita i suoi ospiti per serate speciali o per la celebrazione di medaglie. Non è raro incontrarvi le grande star dello sci austriaco, come Franz Klammer, ma anche ospiti speciali, star, atleti di altre nazioni, dirigenti della federazione internazionale, giornalisti e amici dello sci. In particolare le istituzioni pubbliche e i ministri sono ospiti importanti, avendo, ad esempio, la Stiria contribuito con 24 milioni di euro alla realizzazione dell’evento mondiale.

Tirolberg

credit: tyrolberg.atNegli anni questo luogo ha raggiunto uno status molto alto. Tutti ci vogliono andare, tutti ci vogliono passare. Allestito dentro una tensostruttura su due piani, tutta in vetro, accoglie al primo piano una lounge dalle luci soffuse e con angoli adatti a conversazioni riservate o private. Al piano superiore ospita invece l’area cena, con tavoli, di nuovo molto bene arredati, un palco per concerti live o per presentazioni, un banco in cui servirsi gratuitamente tutta la sera. Tirolberg è totalmente finanziato da sponsor, tra cui la Doppelmeyer, da Tirol Werbung (l’ente di promozione turistica del Tirolo austriaco) dalle località leader di questa regione (come Kitzbuhel, St. Anton e Ischgl) e dai fornitori, non solo chiamati a fornire la materia prima (vino, birra, formaggio, carne etc) gratuitamente, ma anche a pagare per esserci. Sono molte le serate organizzate a tema dai diversi sponsor, cui si accede solo con invito. I buttafuori all’entrata fanno la prima scrematura e poi all’interno le hostess verificano la presenza sulle liste invitate e in caso di luce verde consegnano il tanto ambito pass: una tessera magnetica che può valere per un giorno o per tutto il mondiale. Il fascino di Tirolberg è tale che esiste anche un angolo merchandising con magliette e felpe realizzate per l’occasione e che, francamente, sono più “fashion” di quelle ufficiali dei Mondiali. Tirolberg riflette certamente la forza del brand “Tirol” e la tradizione austriaca nelle hospitality. Merita una visita il sito per scoprire che anche i nostri atleti non disdegnano per nulla un passaggio al Tirolberg, letteralmente “la montagna del Tirolo”.

ORF

credit: orf.atUna parentesi è costituita dalla televisione pubblica austriaca, che oltre a produrre tutte le straordinarie immagini televisive grazie alla maestria del regista star Fritz Melchert, è anche partner del Mondiale. Una copertura di quasi ventiquattro ore garantisce a tutti la possibilità di seguire ogni momento di questo mondiale, dalle gare ai mille dietro le quinte che questo evento offre. Parlo di ORF in questo post perché anche la televisione austriaca han una propria lounge, costruita in legno dentro una struttura di altissima qualità tra soluzioni “green” e design. 480 metri quadri, montata in Medal Plaza di fronte al palco delle premiazioni, ospita al primo piano lo studio per le interviste ai vincitori o ad altri ospiti (100 mq), con una vista suggestiva sulla piazza, un po’ sgangherata per la verità, ma televisivamente molto efficace. Al piano terra una grande terrazza (140 mq) si affaccia sul viale con un’immensa vetrata dietro la quale si vede una sala accogliente, che può ospitare fino a sessanta persone tra atleti, funzionari, partners etc. La caratteristica di questa struttura è il suo essere scomponibile in 140 parti e rimontabile in altri luoghi per altri eventi con un bassissimo impatto ambientale. È luogo delle pubbliche relazioni per la televisione austriaca, che a ogni ospite dona anche un biscotto a forma di cuore, dallo stile … bavarese, ma è soprattutto un’occasione straordinaria di promozione anche per il pubblico, che passandoci di fianco ha l’opportunità di sbirciare dietro le quinte della tv nazionale, scorgere qualche star e guardare com’è gestita una trasmissione tv.

Swiss-Ski House

credit: SwissHouse2013_1_54017a75eaLa casa svizzera è allestita dentro un ristorante molto grande nella zona pedonale di Schladming ed è gestita dalla federazione svizzera di sci. Il branding è molto forte ed efficace: tutta la facciata è marchiata Swiss-Ski House e due chioschi all’esterno vendono bibite o raclette take away grazie a uno dei maggiori sponsor: Emi. L’interno ospita anche due studi televisivi in cui vengono girate dirette, interviste, incontri per la televisione svizzera, uno degli sponsor di questa “casa”. La presenza di St. Moritz, che ospiterà i Campionati Mondiali nel 2017 è molto efficace. Qui si entra su invito o prenotando un tavolo a pagamento. La specialità, è inutile dirlo, è la fondue di formaggio il cui profumo aleggia intorno alla casa e richiama spettatori, giornalisti, ospiti, ex atleti. Il finanziamento è massiccio grazie a sponsor come Helvetia, Audi, la banca Raiffeisen e prodotti o marchi svizzeri, dalla Rivella al formaggio Emi, dalla carne svizzera ai vini della Svizzera francese.

WM-Treff, ovvero la casa tedesca

credit: dsv.deWM-Treff vuol dire “punto di ritrovo ai Mondiali” (con la fantastica sintesi che la lingua tedesca può offrire) È questo il marchio ufficiale casa tedesca, che si trova a circa venticinque chilometri da Schladming, nel paese che ospita anche la squadra tedesca. Haus im Ennstal, il nome del paese, è ufficialmente la “Fan-Gemeinde”, in altre parole il comune fan della squadra tedesca, secondo un progetto della federazione austriaca che ha invitato tutto il comprensorio a farsi tifoso di una o più delle settanta nazioni presenti.

Anche qui si tratta di nuovo di una struttura temporanea, dallo stile decisamente bavarese. Un’enorme baita di legno, che fu già sede della casa tedesca ai passati Mondiali di sci a Garmisch, lì smontata e qui ricostruita. 170 posti a sedere, un bar accogliente, un palco per musica e interviste e pietanze tipiche della Stiria in onore della regione che ospita i Mondiali. Di nuovo si viene accolti da hostess che verificano le credenziali per ottenere un braccialetto per l’entrata. E di nuovo, si tratta di un punto di ritrovo e un’occasione di relazione sia con gli accreditati in genere ai Mondiali, sia con i partners della federazione. Non solo: la federazione tedesca ha anche messo in vendita pacchetti speciali per appassionati che includono accesso allo stadio di gara e poi cena al WM-Treff per i cosiddetti VIP-Talks al prezzo di 175 euro. Ho avuto la fortuna di passare la sera in cui Maria Riesch ha vinto l’oro nella supercombinata. All’esterno la grande star dello sci tedesco è stata accolta dal paese che le dà ospitalità rispettando il suo essersi eletto a “comune tifoso della Germania”, all’interno gli ospiti l’hanno accolta in piedi con un applauso mentre la sua canzone, realizzata da una band tedesca, risuonava a tutto volume. Due brevi saluti dell’atleta, qualche foto e poi via, a dormire. I mondiali non sono finiti e la festa deve essere rimandata. Ma per gli ospiti è stata un’occasione straordinaria per una stretta di mano, una foto, una gratificazione per il proprio sostegno, sia come tifoso, sia come sponsor.

Oh Là Là, la casa francese

ohlalaSimilmente al Tirolberg, la casa francese, con questo simpatico nome, non è gestita dalla federazione, ma da una società di marketing (Fronte del la Neige) che ha raccolto le località turistiche organizzatrici di gare di Coppa del Mondo di sci nella regione Rhone-Alpes: Val d’Isere, Courchevel, Chamonix e Meribel. Sebbene non sempre con facilità essendo concorrenti sul piano turistico, le quattro località sono riuscite a unire le forze e in parte i soldi (circa 70.000 euro ciascuno) per affittare un ristorante con annesso bar, dal taglio moderno e accogliente, e portare un pezzo di Francia alpina nel cuore della Stiria. Lo scopo è chiaramente quello di promozione turistica di una delle maggiori regioni montane della Francia. Chef famosi viziano gli ospiti con fingerfood strepitosi e champagne. Come a casa degli svizzeri, chi volesse cenare francese può farlo a pagamento. Per gli ospiti esiste un pass giornaliero, ma i francesi sono decisamente meno rigorosi rispetto agli austriaci. Gli amici degli amici sono i benvenuti. Anche qui si organizzano serate con partners, tuttavia non della federazione, ma delle località e si festeggiano le medaglie. È in sostanza il punto di ritrovo della Francia in Austria e il punto di accoglienza della Francia per i suoi colleghi, atleti e amici.

Chalet Italia

credit: chalet italiaInfine l’Italia, che ho lasciato per ultima, essendo la nostra casa, quella italiana.

L’Italia è sempre stata famosa per la sua casa perché, è inutile dirlo, a tutti piace mangiare una buona pasta e bere del buon vino. Lo spirito che si respita nella casa italiana è esattamente questo. Gestita da una società milanese, Cassiopea Productions, Chalet Italia è partner ormai da parecchi anni della federazione di sci per organizzare e gestire, appunto, le relazioni pubbliche dello sci italiano in occasione dei grandi eventi. Simile alle altre case, è il punto di ritrovo degli atleti, dei partners, della stampa. É anche la centrale di comunicazione della federazione Italiana di sci, che da qui organizza le conferenza stampa e qui mantiene le sue relazioni istituzionali con le altre federazioni. Allestito dentro un ristorante con tre sale, accoglie a cena ospiti come la sottoscritta, vale a dire organizzatori di gare di Coppa del Mondo in Italia, ma soprattutto dirigenti delle federazioni (italiana, straniere o internazionale), partners come Audi, che è anche sponsor della FISI, giornalisti, tifosi. La caratteristica di Chalet Italia, che similmente ad altri offre la possibilità di un pranzo a pagamento (15 euro per tuffarsi dalla Stiria in Italia con una vera pasta e un buon vino rosso), è data dall’atmosfera. Si mescolano qui i tratti italiani della generosa ospitalità, del gusto per le cose belle e, sì, anche del tipico caos di una grande famiglia italiana. Le medaglie italiane, dopo i giri istituzionali tra premiazione e Audi Lounge, festeggiano qui. È stata un’esperienza unica vivere l’arrivo di Domink Paris, assistere alle luci di flash e telecamere, sentire ondate di applausi e urla, essere parte di una grande festa. Una torta immensa con la medaglia di marzapane è stata realizzata per i vincitori e offerta a tutti gli ospiti.

Gli stranieri, dalla televisione tedesca agli organizzatori delle Coppe del Mondo nel mondo, dagli scandinavi, agli svizzeri, dagli americani organizzatori dei prossimi mondiali a Vail alle tante nazioni rappresentate dalla FIS, la federazione internazionale di sci, amano molto questo luogo. Qui si possono godere pietanze italiane, dal gusto delicato, realizzate con prodotti made in Italy. Dal pastificio vicentino, al pesce arrivato direttamente da Riccione, dal Braulio, amaro valtellinese ai vini di casa nostra. Diverso rispetto alla gestione più “aggressiva” in termini di branding di Tirolberg o di Swiss-Ski House (che in definitiva rispecchiano il modo di fare marketing sportivo nelle loro nazioni in cui lo sci è diffuso come da noi il calcio), Chalet Italia ha la propria forza nel tenere le porte aperte. Tutti gli italiani a Schladming hanno un punto di ritrovo. Gli stranieri hanno un punto di mediterranea (o quasi) accoglienza. Alla base c’è uno spirito chiaro: “Aggiungi un posto a tavola, che c’è un amico in più”. Perché una buona pasta, come mi è stato detto, non si nega mai a nessuno.

Conclusioni

Un Mondiale dunque è anche questo: un convivio dai diversi colori nazionali. Sono occasioni di pubbliche relazioni in ambienti familiari o brevi viaggi gastronomici per incontrare partners e colleghi di altri paesi. Oggi non si riesce d immaginare un grande evento senza questi luoghi che oscillano tra la festa goliardica a cornice dello sport e l’ambasciata istituzionale per scambi e confronti sul presente e sul futuro di possibili nuove collaborazioni e partnerships.

Accreditamento olimpico: due chiacchiere con Alessandro de Franzoni

Inizia con questo post una nuova serie di event zone: le interviste a chi lavora nell’event management. Non mi interessa solo ascoltare gli esperti e conoscere i meccanismi che stanno nel back stage degli eventi. Mi interessa altresì conoscere o farvi conoscere le persone in carne e ossa che mandano avanti la macchina operativa. L’Italia è piena di professionisti che all’inizio raccoglievano esperienze di evento in evento e che e oggi sono riconosciuti come esperti chiamati a costruire con il  loro specifico know how i grandi eventi globali.

Chi è Alessandro de Franzoni.

Il nostro incontro a Vancouver 2010
Il nostro incontro a Vancouver 2010

Alessandro de Franzoni, il primo intervistato in questa serie, l’ho conosciuto in Valtellina, nella preparazione dei Mondiali di Sci di Bormio 2005. Era il mio assistente anche se lui poi i Mondiali li visse davvero e io per motivi professionali, ahimè, ci dovetti rinunciare. La chimica è stata da subito perfetta. Al punto che poi, a Torino 2006 ci siamo ritrovati a lavorare insieme, ma con i ruoli invertiti. Io press manager di una delle venue per soli due mesi, lui supervisore dei centri stampa della montagna, quindi MIO supervisore.

Questa è la magia dei grandi eventi: ci si ritrova sempre e sempre di nuovo e le amicizie che ne nascono sono per la vita. Forse perché si condividono momenti di tensione e di emozioni, si è frullati insieme nelle centrifughe, si affrontano compatti le enormi onde dell’evento che arriva, ci si lamenta, ci si conforta, si gioisce insieme.

Con Alessandro ci siamo rivisti poi a Vancouver 2010. Io ero lì come study group  e lui era press manager delle discipline nordiche. Non ci vedevamo da mesi e ed è stato il Canada a farci riabbracciare. Purtroppo non l’ visitato ai Commonwealth Games di Delhi nel 2010, dove si è occupato di nuovo di media management. L’ho rivisto però a Londra, dove io ero una semplice “turista olimpica” e lui Accreditation Manager, la sua prima esperienza in questo settore. Non posso non citare la lunga colazione fuori Earls Court con un cappuccino enorme e schiumoso e le sue parole che, prima ancora di varcare i gate dell’Olympic Park, mi avevano lanciato dentro le storie di Londra 2012.

Chi è dunque Alessandro de Franzoni? Un italiano che negli ultimi anni ha vissuto tra l’Italia, il Canada, l’India e l’Inghilterra dentro il cuore dei grandi eventi sportivi. Non è però un cervello in fuga. No, direi piuttosto un vero professionista cittadino del mondo.

Per integrare il mio ultimo post sugli accreditamenti, Alessandro mi è parsa la persona più giusta. Le sue risposte sono molto stimolanti per entrare nella complessità olimpica e per comprendere come un accreditamento sia davvero un “mondo” immenso.

Buona lettura.

L’intervista.

accreditation @ London2012Un breve viaggio nel back stage di uno dei punti più sensibili di un grande evento: accreditation management.

Alessandro, quale è stato  il tuo ruolo alle Olimpiadi di Londra: obiettivi e competenze?

A Londra mi sono occupato di accreditamento, soprattutto dal punto di vista operativo. Il team di cui facevo parte ha sviluppato l’accredito Olimpico insieme al CIO, definito i piani di controllo accessi dei siti Olimpici, pianificato e gestito le strutture di distribuzione degli accrediti. Durante i Giochi io ero responsabile per l’operatività degli uffici di accredito in una serie di venue esterne al Parco Olimpico.

Cos’é un accreditamento per il comitato olimpico?

In termini pratici, l’accreditamento olimpico e’ un documento di identità che permette il riconoscimento degli individui che hanno titolo a partecipare ai Giochi, il loro ruolo nella manifestazione e i loro privilegi di accesso. L’ingresso alle venue (e alle diverse zone all’interno delle venue) è infatti regolato per evitare che persone non autorizzate si trovino in aree particolarmente sensibili (pensiamo al campo di gara, o agli spogliatoi degli atleti), ridurre il sovraffollamento e garantire migliori condizioni operative alle diverse categorie di addetti ai lavori. Da diversi anni ormai l’accredito Olimpico viene anche usato per semplificare le procedure di emissione dei visti di ingresso nel paese ospitante.

Come vengono gestiti i flussi e le destinazioni delle diverse categorie?

A Londra, sull’esempio delle esperienze precedenti, abbiamo predisposto due tipi di strutture: i centri di accreditamento e gli uffici di venue. I quattro centri di accreditamento, situati in località strategiche del sistema Olimpico, erano strutture a servizio completo, ognuno dedicato a uno specifico gruppo di clienti (workforce, famiglia Olimpica, media, atleti e delegazioni) e progettati per gestire alti volumi di richieste e periodi di “picco” (quando si verifica la maggior parte degli arrivi). Gli uffici di venue erano invece strutture più piccole, pensate per rispondere in maniera rapida e flessibile ai problemi di più facile soluzione (ad esempio la ristampa di un accredito smarrito) e demandando ai centri di accredito le questioni più delicate (ad esempio incongruenze nei dati di registrazione o richieste di diritti di accesso aggiuntivi). In tutto per i Giochi Olimpici abbiamo processato circa 300.000 richieste di accredito.

Chi controlla l’attendibilità delle richieste?

Ai Giochi Olimpici non si accettano richieste individuali di accreditamento. Le richieste vengono trasmesse dalle cosiddette “Organizzazioni Responsabili” – enti che sono riconosciuti dal CIO (Comitati Olimpici Nazionali, Federazioni Sportive Internazionali, ecc.) o che in alternativa hanno un rapporto contrattuale con il Comitato Organizzatore (i fornitori di servizi, per esempio). Sono loro a fungere da “garanti” delle richieste. Per molte categorie il sistema prevede anche delle quote fisse di accreditamento e specifiche condizioni di eleggibilità che i singoli candidati devono soddisfare per poter ricevere l’accredito.

Esistono i last minute? Ci sono eccezioni alla regola? Esiste una black list?

I last minute esistono, ma l’accreditamento Olimpico è un processo abbastanza lungo e complesso, e come tale non si adatta molto bene alle “emergenze”. Le condizioni di eleggibilità – compreso il controllo di sicurezza obbligatorio operato dalle autorità su ogni candidato – vanno comunque sempre rispettate e in questo senso non esistono eccezioni. Non c’e’ una black list vera e propria, ma il CIO ha piena facoltà di rifiutare (o ritirare) un accredito se le circostanze lo richiedono.

Il momento più duro delle Olimpiadi?

A Londra il primo centro di accreditamento ha aperto a più di tre mesi dall’inizio dei Giochi. Per noi è stata una maratona! Direi che la cosa più difficile e’ stata mantenere elevata la concentrazione per un periodo così lungo, garantendo la stessa qualità del servizio anche quando fatica e stanchezza si facevano sentire.

Quello più gratificante o più divertente?

Vedi, io ho sempre questa grande preoccupazione per l’esperienza dei volontari, loro ci regalano il proprio tempo e io penso sempre, si staranno annoiando, sono delusi, vorrebbero essere da un’altra parte? Alla fine quando ti confidano che hanno fatto un’esperienza meravigliosa o che porteranno con sé un bel ricordo dell’evento, magari mostrandoti dei dettagli che tu non avevi neanche notato, o avevi analizzato solo con un certo distacco “professionale”, se mi passi il termine, ecco, io trovo quei momenti molto gratificanti. E’ una cosa che serve anche a me per mantenere viva quella passione che è poi la ragione principale per cui facciamo questo mestiere, e che ogni tanto viene travolta dalle tante cose che succedono durante un evento.

Puoi dare un consiglio a chi gestisce gli accreditamenti per eventi sportivi e/o culturali?

Il mio primo consiglio è quello di investire in largo anticipo del tempo per educare e familiarizzare la propria organizzazione e i propri clienti con le procedure di accreditamento. In particolare trovo sempre utile sottolineare come l’accredito sia uno strumento operativo e non un simbolo di status o – anche peggio – un “biglietto gratis” per accedere alla manifestazione. E’ una cosa che se viene compresa rende le cose estremamente più facili da gestire durante l’evento.

Il secondo è quello di semplificare, semplificare tutto, dalle procedure di accreditamento al design dell’accredito, dal numero di aree riservate alle modalità del controllo accessi. Un sistema di accredito snello e’ più facile da capire per i clienti e per chi deve effettuare i controlli, e’ più flessibile in caso di necessità e in definitiva garantisce migliori risultati di un sistema complesso che magari sembrava funzionare sulla carta, ma di cui si rischia di perdere il controllo una volta sottoposto alle pressioni dell’evento.

Grazie Alessandro e a presto, nel cuore di un evento, di qualsiasi tipo esso sia.

Accreditamento: strumento di lavoro o status symbol?

#Accreditamento: strumento di lavoro o status symbol?

Da organizzatrice di eventi sportivi e avendo lavorato al campionato mondiale di sci di Garmisch nel 2011 come responsabile degli accrediti, ho maturato alcune convinzioni sull’accreditamento.

La prima presa di coscienza è che quella tesserina al collo (il badge), con tanto di foto e numerini che indicando che diritti si abbia dentro l’evento, è agognata come si trattasse di un lingotto d’oro. Non basta averla al collo, l’importante è avere più numerini possibili (vale dire titoli di accesso). È percepita spesso come una sorta di decorazione, come un premio, come un vero status symbol.

Ovviamente non condivido questa percezione. Per illustrare la mia opinione, forse un po’ bachettona, mi rivolgo ai dizionari e alle enciclopedie. L’Oxford Dictionary dice che l’accreditamento “gives official authorizationfor (someone, typically a diplomat or journalist) to be in a particular place or to hold a particular post”. E Wikipedia va oltre: “accreditation is a process in which certification of competency, authority, or credibility is presented.”

Ecco qui le due parole chiave che spiegano di cosa stiamo parlando. Vediamole singolarmente.

Autorizzazione

Prendiamo ad esempio il mio campo: un evento sportivo. Qui i  flussi di persone con ruoli differenti devono portarsi dentro lo spazio dell’evento per svolgere le determinate funzioni: il giornalista deve intervistare, il cameraman deve filmare, l’atleta gareggiare, l’allenatore seguire il campione, il cuoco cucinare, la hostess accompagnare le autoritá, etc etc. Lo spazio dell’evento viene organizzato in zone ordinate e ogni zona ha un numero o una lettera o un colore che ne indica la specifica funzione. Questi recinti sono fondamentali per far funzionare le cose, per evitare un assembramento confuso in cui nessuno riesce a fare ciò che per il suo mestiere in quel momento è chiamato fare. Ahimè, questa semplice e ovvia finalità è molto spesso malintesa. E allora si concedono numerini o tessere a caso per ringraziare o ingraziarsi qualcuno, per dare importanza a ospiti, per farsi belli, insomma. E ti ritrovi che nell’area della stampa ci stanno persone che vogliono solo farsi fare una foto con l’atleta o fare pierre occasionali, che sulla pedana dei fotografi c’è il vicino di casa con il figlio, che dentro l’area allenatori ci sono curiosi amici di amici. O peggio, che nella zona delle televisioni, che hanno acquisto i diritti di trasmissione, ci sono telecamerine abusive per youtube e tra i media si aggirano parlatori occasionali, scafati nell’ambush marketing.

La responsabilitá dell’organizzatore consiste nel garantire a tutti gli stakeholder condizioni ottimali di lavoro e il rispetto dei contratti o di garantire  entertainment, a seconda del ruolo. Lo spettatore deve potersi divertire e il fotografo professionista deve poter fotografare. Per garantire che questo accada, è necessario avere:

  • Una chiara distinzione dei ruoli, delle funzioni e delle aree destinate alle diverse categorie
  • Un certosino lavoro di back office nella verifica di ogni singola richiesta affinché vi siano i titoli necessari per concedere la specifica autorizzazione
  • Una buona banca dati che permetta di conservare e monitorare le richieste

Processo

L’accreditamento non dunque è una semplice, per quanto preziosa, tessera al collo. Il badge è solo la punta dell’iceberg. È infatti un processo che include:

  • La definizione delle regole e delle aree e dei flussi nel rispetto delle regole e dei contratti.
  • Il monitoraggio:
    • dall’invito o dalla richiesta alle verifiche;
    • dalle verifiche alle autorizzazioni;
    • dalle autorizzazioni alla stampa del badge
    • dalla stampa alla consegna
  • La comunicazione: ogni singola fase del processo operativo è anche una fase di comunicazione. È fondamentale essere chiari e trasparenti ed esaustivi. Si tratta pur sempre di trasmettere all’esterno l’immagine dell’evento. Anche in caso di diniego.

Ma c’è di più. L’accreditamento, o meglio, il sistema di accreditamento è la centrale del sistema nervoso dell’evento. Se ogni singolo passaggio non è pianificato e monitorato, il risultato è il caos. A Garmisch ho accreditato quasi 10.000 persone. Un lavoro immenso il cui controllo ha richiesto l’integrazione di molteplici sistemi sia di verifica che di osservazione.

Last but not least

Infine nell’accreditamento entrano altri fattori non secondari. Prima fra tutti la responsabilità verso la persona accreditata e della persona accreditata nei confronti dell’evento e dei luoghi, le aree, i terreni dell’evento. E poi, non servirebbe nemmeno menzionarla, perché ovvia, la privacy. Una banca dati sugli accrediti contiene molte informazioni e il rispetto della normativa è fondamentale.

Forse questo mio post appare un po’ troppo severo per alcuni, ma nella mia esperienza, le variabili in gioco legate a questa funzione, spesso sottovalutata o male interpretata, sono di vitale importanza per il successo di un evento. Quindi, concludendo: l’accreditamento è uno strumento di lavoro. Per gratificare il bisogno di possedere uno status symbol ci sono mille altri strumenti: un ticket in omaggio, un biglietto VIP, un gadget ufficiale.

Quando il pass diventa una pistola

Un episodio sconcertante avvenuto a Monza in occasione del Gran Premio mi spinge a scrivere un post che può essere indelicato. Un uomo della scorta del ministro Fornero ha mostrato la pistola a un uomo del controllo accessi per far passare il codazzo di gente a seguito del ministro dentro un’area (la pista) off limits per i non addetti.

Questi i titoli di Repubblica.
“Fateci entrare in pista, siamo con la Fornero. E  al Gp di Monza spunta anche una pistola.
Lite tra la scorta e gli addetti alla sicurezza. Protesta ufficiale di Ecclestone. Il direttore del circuito: è stato umiliante. E adesso si pensa allo stop per i politici”

È un fatto che mi ha sconcertato per l’uso della pistola, ma non per il tentativo di sfondamento. Tutti gli organizzatori di eventi in Italia si trovano a combattere contro questo voler entrare nelle aree per soli autorizzati. Accade soprattutto quando si tratta di eventi dal grande valore mediatico. Il tema è spinoso e molto delicato.

Tema spinoso e delicato

Spinoso perché un evento sportivo ha regole molto chiare in termini di sicurezza (non solo di pubblica sicurezza, ma di vera e propria incolumità). In secondo luogo un evento, perché abbia successo e funzioni, deve rispettare delle regole molto chiare: ci sono le aree per gli atleti e le squadre, le aree per i giornalisti, le aree per le televisioni etc. Queste zone devono essere assolutamente protette per concedere agli interessati di poter lavorare bene senza elementi esterni di disturbo. Gli addetti ai lavori sanno come comportarsi, gli altri no. E spesso lo spazio è limitato. Il tempo, inoltre è quello dell’evento: non recuperabile. Non ci si può permettere intralci  nelle fasi spesso concitate della diretta televisiva.  Infine, ci sono contratti con le federazioni internazionali e le aziende che definiscono molto chiaramente chi può stare dove.

Parimenti il tema è delicato perché spesso sono proprio le persone che dovrebbero aiutarci a rispettare queste regole che le violano. I motivi sono umani. La voglia di esserci, di farsi vedere, di entrare dentro il back stage dove nessun’altro può entrare. Il tema è delicato perché le relazioni sono istituzionali e i limiti talvolta, per semplici diversi punti di vista, difficili da stabilire.

L’importanza delle istituzioni

Non c’è dubbio che le forze dell’ordine fanno parte di un evento e che le istituzioni sono necessarie per il supporto economico, logistico e, appunto, istituzionale. In questo senso un contingente istituzionale è sempre presente e, per taluni funzioni, in contatto operativo con gli organizzatori. Sono uomini e donne che coprono tasselli importanti dell’evento. Non va dimenticato, inoltre, che nei tanti sport dilettanteschi senza Corpi Militari non avremmo atleti. E che senza la politica non sarebbe possibile ospitare eventi sportivi. Proprio per questo, episodi come quello di Monza, recano danno a chi svolge il proprio servizio in maniera impeccabile.

Gli abusi

Ho partecipato a tanti eventi all’estero, ma solo in Italia, come si legge bene nell’articolo, emerge il problema:  personale in uniforme o in borghese con tessera del Corpo in mano o rappresentanti di istituzioni e politici  che vogliono entrare in zone riservate senza alcun incarico operativo sono un malcostume tutto nostrano. Sia chiaro. Questo vizio è comune anche a tante altre categorie. Semplicemente in Italia il concetto del “comprare un biglietto” se si è “qualcuno” non esiste. Con fatica si comprende che in un evento i protagonisti sono gli sportivi (e gli sponsor) e che tutti gli altri sono lì al loro servizio. La Germania e l’Austria hanno introdotto una legge che evita la distribuzione di biglietti omaggio a persone con funzione pubblica. La stessa cosa l’ha decisa il Comune di Milano. Di mira infatti non ci sono solo le aree riservate allo sport. Anche le zone VIP sono costantemente sotto assedio.

Un organizzatore si trova spesso in situazioni difficili e imbarazzanti. Spesso non riesce a dire di no. La responsabilità è dunque anche sua. Bisogna avere ilo coraggio del direttore del circuito di Monza, Enrico Ferrari: “Non ne posso più di tutta questa arroganza. Dal prossimo gran premio chiederò di limitare il numero di pass. È l’unica possibilità per evitarci questa umiliazione annuale”.

Come fare?

– Prima di tutto costruire un rapporto professionale e serio con le Istituzioni. Informare bene sulle esigenze dell’organizzazione e sulle regole.

– Poi, pretendere che tutti, anche se in uniforme, siano muniti di un pass, che sia VIP o per le zone team, media etc, a seconda del ruolo o del compito.

– Imporre le regole, senza strappi. Bastano pochi ingredienti: molta trasparenza, sincera cordialità e assoluta coerenza nelle decisioni.

È chiaro che motivi di emergenza ci possono sempre essere. Ed è altrettanto chiaro che il supporto, ad esempio, delle Forze dell’Ordine è molto importante. Nulla contro la categoria, dunque, ma semplicemente contro taluni abusi. Nel mio evento, in un’edizione di grandi nevicate a gara in corso, sono stati proprio loro che volontariamente con passione ci hanno aiutato a pulire la linea di gara salvando la manifestazione.

Ottenere il rispetto delle regole per tutti (anche per chi ha più “potere”), oltre a garantire il successo dell’evento,  è la strada giusta per non tradire quella passione e per riconoscerne il reale valore.