Quattro consigli per essere più produttivi (e creativi) (e sereni) al lavoro

C’è stato un periodo, all’inizio della mia carriera professionale, in cui ingenuamente pensavo che quanto più fossi attiva, impegnata, connessa, tanto più sarei stata efficace. Addirittura c’è stato un periodo in cui avevo due telefonini, che squillavano di continuo. Lavoravo tantissime ore al giorno e non staccavo mai. E, forse per darmi un tono, raccontavo quanto poco tempo libero avessi, perché il mio lavoro era tanto importante.

A lungo andare questa cosa è divenuta logorante. Il mio cervello si riempiva di dati su dati, informazioni su informazioni, liste di cose da fare su liste di cose da fare. Tenevo addirittura un blocchetto vicino al letto per le idee notturne, perché anche la notte ero “sul pezzo”. Risultato?

La lucidità scemava, lo stato d’ansia cresceva. E soprattutto la connessione con il mio io profondo soffriva duri colpi.

Oggi il mio approccio è diametralmente opposto. Il silenzio, lo stacco, la pausa, l’ozio sono parte integrante e necessaria per raggiungere veramente risultati. Ho imparato a spegnere il telefono. Ho imparato a leggere le mail quando mi metto in “modalità lavoro”, ho imparato a liberare la mente. Purtroppo non sempre ci riesco, ma la consapevolezza di quanto ciò sia utile, mi aiuta ad essere vigile su me stessa, perché il benessere interiore è necessario al benessere al lavoro.

Il rischio della centrifuga mentale

Per chi lavora negli eventi il rischio dell’iperconnessione è reale. L’ansia sembra essere un effetto collaterale non evitabile. I nuovi dispositivi e le piattaforme disponibili, inoltre, aumentano il peso del dovere e sono nemici dell’efficienza, se non regolati e gestiti con ferrea disciplina. Quando vedo mail che mi giungono in orari strani reagisco con un: “Ahi, ahi, ahi, chi mi scrive non ha la situazione sotto controllo!”

Scrivere mail o whatsapp (ancora peggio) di notte o fuori dagli orari di lavoro è indice di sovraccarico e di poca struttura. Lo  spiega bene questo articolo: il buon manager lo si vede dalla pausa.

Purtroppo però modalità vecchie s’impongono ancora oggi, e il pregiudizio diffuso è che il lavoro sia solo quello davanti allo schermo del computer in ufficio. Il lavoro creativo, e il management è un lavoro creativo, necessita di pause dalla scrivania.

Per me è come se tutte le informazioni avessero bisogno di ordinarsi in modo spontaneo dentro la mia testa. Se io continuo a immettere dati, si satura la materia. Il silenzio invece permette a tutto di decantare, come un buon vino. Penso che tutti abbiano sperimentato la bella sensazione di trovarsi a camminare in un bosco, a nuotare in piscina, ad esplorare una città nuova e sentire improvvisamente la formazione di un pensiero nuovo, un’idea, un soluzione. L’eccesso di lavoro invece impedisce tutto ciò, perché si perde la facoltà di guardare oltre. Lavorare troppo, in questo senso fa male.

E i segnali sono chiari.  Oggi si parla di smart working non a caso. E l’ozio stesso non è più un tabù. C’è chi addirittura dice che si dovrebbe lavorare solo quattro ore al giorno. In certi casi si consiglia, poi, uno stacco “sabbatico”, che non può che giovare.

Il valore del tempo per sé

Come fare?

  1. Prima di tutto bisogna auto analizzarsi e capire come può essere ottimizzato il proprio lavoro. Un sistema efficace che ho sperimentato è spiegato qui.
  2. Poi è bene controllare il tempo speso al lavoro. Segnare in modo metodico inizio e fine e imporsi se necessario lo spegnimento del computer. Creare un’agenda che tenga conto di sé in quanto lavoratori, ma anche in quanto persone. Le energie devono essere preservate. Se spingo troppo, ad un certo punto fondo il motore.
  3. Darsi una regola severa su mail, whatsapp e telefono e le altre attività. Rispondere è certamente un’espressione di educazione, ma ciò non significa che dobbiamo essere vittime dell’iperconnessione e dei bombardamenti di messaggi da parte di persone in ansia.

Mi direte: “Tutto ciò non è possibile, gli altri si aspettano esattamente una presenza continua, una disponibilità h24, una risposta in tempo zero!”

Beh, se la pensate cosi allora dovete passare prima di tutto al punto 4, farvi violenza se necessario. Solo così riuscirete a vedere il vostro approccio al lavoro da una nuova prospettiva:

4. Staccare, staccare, staccare. Lasciate decantare i pensieri. Se non avete la fortuna di potervi prendere pause per periodi lunghi, fatelo ogni volta che potete. Portarsi la borsa da lavoro in vacanza, vuol dire portarsi nella mente il lavoro. Accendere il telefono in barca a vela per leggere le mail vuol dire, oltre che rovinarsi la vacanza, non ossigenare la propria mente. Tenere il telefonino acceso con avviso sonoro di whatsapp sul comodino vuol dire non concedersi nemmeno il piacere di un sonno profondo.

È curioso: quando si è sempre sul pezzo, sempre al lavoro, sempre disponibili, sembra che senza di noi il mondo non possa andare avanti. Nel momento in cui si stacca, invece, ci si rende conto che il mondo va avanti comunque e che il nostro contributo a questo andare avanti, grazie alla “ri-ossigenazione” cresce in qualità e valore.

L’estate sta finendo e mi auguro che abbiate spento i vostri telefoni, disattivato whatsapp, lasciato cartelle e documenti in ufficio e vi siate riempiti la mente di altro, che sia il caos di una festa in spiaggia o il silenzio di una vetta in alta montagna. Anche solo il dolce far nulla nel divano di casa porterà i suoi frutti.

E se non vi ho convinto io, forse lo farà Pico Iyer scrittore di viaggi che indica addirittura nello stare fermi la ricetta per riconnetterci, non solo con il mondo, ma soprattutto con noi stessi.

 

Tre pensieri per uno sponsoring di sostanza

Alcuni giorni fa mi e capitato tra le mani un articolo interessante. L’ho pescato in una rivista tedesca di sport-business e racconta di come si stia cercando di capire se è possibile verificare un legame di causa – effetto tra la visibilità televisiva di uno striscione di un dato sponsor e l’aumento di vendite dei prodotti di quello sponsor. Cioè, in parole semplici: come si fa a capire se gli striscioni ben visibili in TV  condizionano le vendite?

Si potrebbe aprire un capitolo immenso su questo, sugli studi di neuromarketing fatti per capire cosa colpisce di più l’occhio tra le tante immagini che vengono registrare in contemporanea e a come queste immagini agiscono sul sistema nervoso ed emozionale. Oppure, ancora, si potrebbero usare studi di psicologia cognitiva per evidenziare che sono molti di più gli elementi che ci condizionano e dunque sperare in una causa-effetto dal risvolto certo e matematico è pressoché impossibile. O, molto più semplicemente, si potrebbero leggere le analisi sulle tendenze che emergono dal mondo delle sponsorizzazioni per capire che il classico striscione in campo di gara sembra una cosa vecchia. Una newsletter di Nielsen sui trend commerciali dello sport mette in luce chiaramente l’emergere sempre più vigoroso di altri modi che le aziende potrebbero sfruttare. Ne ho anche parlato qui tempo fa.

Sponsor conservatori o poco coraggiosi?

Sicuramente per le aziende sponsorizzanti il tema è centrale, ma la mia sensazione è che si rimanga ancorati ai modelli classici, forse per timore.  Mi spiego. Alcuni anni fa avevo proposto a uno sponsor di costruire una sorta di entertainment per il pubblico giocando su parole e sensi che ci accomunavano. Si trattava di integrare coinvolgendo gli spettatori musica, colori, e appunto, sensi comuni. Al responsabile marketing la cosa era piaciuta molto, ma sconsolato mi disse che alla fine dell’anno l’amministratore delegato voleva solo vedere quanto il brand si fosse visto in TV: quante ore, minuti, secondi e quanti paesi. Se poi questa visione televisiva avesse effetti sull’aumento di vendite interessava meno.

Non penso che la letteratura di cui ho parlato al principio di questo post sia sconosciuta ai dirigenti di grandi aziende. È però come se si sapesse che questa benedetta causa effetto non è calcolabile e ciononostante si continuasse a stare quasi solo dentro i vecchi paradigma. Ne ho scritto tempo fa a proposito del marketing sportivo al femminile: per un conservatorismo ottuso (e maschilista) si perdono occasioni di business.

A questo proposito mi viene in mente un aneddoto familiare. Mio fratello, tanti anni fa,  aveva conosciuto al mare dei bimbi un po’ più grandi di lui che per prendersi gioco di lui gli avevano detto che se avesse scavato in un dato punto avrebbe trovato un grande tesoro. Mia madre gli aveva spiegato che questi bimbi avevano inventato la storia per prenderlo in giro e lui l’aveva guardata serio e convinto le aveva risposto: “Lo so, ma io sono più furbo di loro, perché lo so, ma vado a scavare lo stesso!”

Lo sponsor visto da chi organizza eventi

Naturalmente: la pubblicità in TV vale, eccome. Ma è anche certo che è difficile calcolare quanto valga davvero. Se poi spostiamo il punto di vista verso chi organizza l’evento, le cose cambiano ancora. Anche perché non tutti gli eventi finiscono in TV, ma tutti gli eventi hanno bisogno di essere finanziati e in genere ciò avviene con le sponsorizzazioni. Mi piace allora fare tre riflessioni, o offrire tre spunti. I tempi sono sicuramente molto difficili e pare anche finita l’epoca dell’amico che ha la fabbrichetta e ti dà qualche cosa in cambio di uno striscione. Anche l’amico oggi deve verificare se quelle poche migliaia di euro hanno o meno un ritorno. E allora, forse è necessario partire dall’inizio (#backtobasics, è ciò che ho scritto nel mio ultimo post) e capire prima di tutto dove si vuole andare. Anche quando si cerca uno sponsor!

1. Dobbiamo sapere dove vogliamo andare.

Lo scopo dell’evento è il punto di partenza. Aldilà delle eventuali sponsorizzazioni tecniche (forniture di materiale o servizi per l’evento), i partners economici dovrebbero avere una connessione anche strategica e non solo nel tipo di brand ma anche nel modo in cui lo sponsor è integrato. Parecchi anni fa ero stata a un festival del jazz dove gli sponsor (i loro stand e prodotti) occupavano lo spazio sotto il palco e il pubblico era piazzato distante, una sezione (la mia) addirittura dietro delle sbarre, poi sfondate da spettatori incattiviti. Ora, mi viene da pensare, che lo scopo di quell’evento non fosse intrattenere il pubblico o promuovere il jazz, ma che lo scopo fosse dare solo visibilità a certi brand. Ovviamente non era così, ma il modo in cui fu gestita la partnership diffuse tra un pubblico insoddisfatto questa fastidiosa sensazione.

Sapere dove andare, quindi, mi deve guidare nell’orientare in modo chiaro sia nella scelta dei partners e sia nella costruzioni di azioni congiunte. E questo mi porta al punto successivo.

2. Anche l’evento è un brand.

Capita ancora oggi che si vada a bussare la porta di potenziali sponsor con atteggiamento più simile all’elemosinare che al proporre un business. In realtà l’evento è una piattaforma che offre una vetrina dinamica e potenzialmente molto attrattiva per forti relazioni b2b o per il contatto diretto con possibili consumatori finali.

È  però necessario costruire l’evento come fosse un brand. Ne ho parlato più volte nel blog, citando sopratutto Kevin Roberts e la sua idea di ROI inteso come come Return of Involvement. Questo significa che la navigazione deve essere certa e che deve essere certo il modo in cui si vogliono coinvolgere gli sponsor. Se noi non offriamo solo spazi per striscioni, ma puntiamo insieme a un ritorno anche emozionale, allora lo sponsor diventa co-costruttore dell’evento. Diventa attore insieme a noi. E questo, oltre ad arricchire la festa, ci arricchisce in termini di know-how. Io sono per le contaminazioni e le sponsorizzazioni attive ne sono un buon banco di prova.

3. Dobbiamo lavorare di più. Ed essere curiosi.

Alcuni anni fa a un convegno su business e sport (Sport Meets Business) un ospite mi aveva chiesto sconsolato come poteva fare a trovare sponsor. Lungi da me il salire in cattedra su un tema cosi complesso (soprattutto di questi tempi), mi ero tuttavia permessa di suggerire una cosa:  uscire dal pensiero tradizionale dello striscione ed entrare invece in una nuova modalità. Era il 2011 e nel frattempo questa spinta fuori dalla sponsorizzazione tradizionale è diventata incontenibile. Oggi il tema “experience marketing” è diventato di moda e ne ho parlato tempo fa, ospite del blog inglese “Event Manager Blog

Cosa vuol dire cambiare modalità? Innanzitutto si deve lavorare molto, molto di più. Marketing non vuol dire vendere. Vuol dire analizzare i dati, anticipare i tempi, intercettare i bisogni. Per fare tutto questo dobbiamo prima di tutto conoscere il nostro evento, il nostro pubblico, il nostro posizionamento, le nostre fragilità, i nostri punti di forza e poi dobbiamo individuare aziende che siano interessate a condividere il nostro linguaggio e che puntino  a quella che nel mondo dello sport si chiama fan base: i nostri fans, ovvero il pubblico che ama non solo ciò che mettiamo in scena, ma anche il nostro evento in quanto tale.

In conclusione: tutto è un po’ più difficile di prima. Ma è anche vero che questo essere difficile dischiude nuove possibilità. Certamente per stare al passo c’è bisogno di competenze solide e di uno sguardo curioso, continuamente curioso, su questo mondo che cambia di continuo.


Per andare oltre

Alcuni di questi temi sono già stati trattati nel blog:

 

Trello&Co: come organizzare vita e lavoro divertendosi

Trello &Co: come migliorare la performance al lavoro

Ricordo che quando avevo iniziato a lavorare in ufficio, a fianco del mio babbo, lui teneva sulla scrivania una cartella gialla con sopra scritto Evidenze. Dentro quelle evidenze aveva, in pochi fogli, tutto il suo lavoro: documenti, note, appunti, qualche lettera. Pur essendo lui un uomo impegnato su più fronti, riusciva a tenere tutto sotto controllo con una semplice cartella gialla.

Forse sono cambiati i tempi, o forse sono io che ho bisogno di più di una cartella, fatto sta che il tema su come organizzare il lavoro mi sta molto a cuore e quando alcuni giorni fa ho scoperto una nuova “app”, me ne sono innamorata subito.

Il giorno non è fatto di solo lavoro

Su come gestire il tempo al lavoro ne ho giá parlato in questo blog, non tanto da un punto di vista degli attrezzi, quanto piuttosto del metodo: come individuare le falle nell’economia del proprio tempo, come organizzare “le cose da fare” nell’arco di un mese, come compilare un’agenda.

Il piano mensile, in particolare, per me è la guida per eccellenza. Da lì tutto parte.

Tuttavia, non c’è solo il lavoro nella nostra vita. Io, per esempio, oltre al lavoro ho questo blog. Ma ho anche una mia vita privata, che banalmente può essere fatta di un appuntamento dal dentista o del progetto di ristrutturazione in casa. Ho poi i miei amati libri, quelli che voglio comprare, e quelli che  voglio leggere e la cui lettura deve trovare uno spazio nell’arco di una giornata o di un mese. Ho poi scadenze urgenti (una multa da pagare!) ma anche altre attività legate al mestiere, per esempio, l’essere vice presidente di Club5, l’associazione degli organizzatori classici di Coppa del Mondo, impone altri compiti e altre attenzioni. Non c’è solo la giornata lavorativa “standard” nella nostra giornata. Questo come primo dato. E nella nostra testa non incameriamo solo le cose da fare al lavoro. La nostra testa lavora su tutti i fronti. Anche sugli ingredienti per la torta salata che voglio fare domani, quando finirò la “sezione” lavorativa della mia giornata.

I file fantasma che creano ansia

Nonostante io sia abbastanza metodica, ho talvolta la sensazione di perdere alcuni pezzi per strada: si sfilacciano e si incastrano da qualche parte nella mia memoria, sono – come dire-  file aperti fantasma, perché non li ho segnati in alcun luogo ma gironzolano dentro di me. E mi mettono ansia perché – non avendoli annotati – ho paura che svaniscano. Allora li scrivo in agenda, o li appunto in parte su una delle mie moleskine (si, perché ho la moleskine Coppa del Mondo, ma pure la moleskine blog, libri, stimoli), oppure li memorizzo nell’ipad (dentro Evernote o nelle note o nel calendario). L’ipad è divenuto un vero prolungamento della mia mente, una memoria esterna, direi.

È lì che tengo traccia delle letture e archivio ciò che mi interessa. Evernote in questo senso mi ha risolto tanti problemi.

La carta geografica del mio globo

Evernote però non ha potuto risolvere tutto, perché i file fantasma sono sparsi e non sono solo dati da archiviare. La sensazione – fino ad alcuni giorni fa – che mi mancava sempre ancora una carta geografica completa del globo “Stefi” era forte. Volevo una visione dall’alto, una mappa con tutti i blocchi che contenessero le mie cose, quelle da fare, quelle su cui riflettere, o semplicemente da trattenere. E che fosse dinamica, consultabile ovunque e sempre, e facile da usare.

Alla base di questa esigenza aggiuntiva – in fondo ho un’agenda, un calendario, due moleskine e un archivio dinamico (evernote), cosa voglio di più? – c’è forse il fatto che sono un capricorno e ho un bisogno astrologico (!) di garantirmi ordine e piani chiari.  Ma sono anche un capricorno che ama i colori. Ho bisogno di qualcosa che metta in ordine le cose da fare o da memorizzare e allo stesso mi consenta di fare ordine con leggerezza, ovvero con colori e dinamicità.

Trello: la carta geografica personalizzata

Ebbene: questa cosa qui che cercavo l’ho trovata alcuni giorni fa, quando durante uno dei miei frequenti viaggi in treno, ho letto questo articolo: How to use Trello to organize your entire lifeTrello è esattamente ciò che mi mancava, quello che mi consente di avere uno sguardo su tutto contemporaneamente, di usare colori diversi e avere flessibilità con ordine.  Si tratta di organizzare delle cartelle colorate, all’interno delle quali si creano delle lavagne personalizzabili: da fare, fatto, in corso di realizzazione, oppure, chiamare, contattare, o ancora fase uno del “progetto x” e via dicendo. L’ho trovato subito fantastico perché è adattabile a ogni ricerca. Uno ci può mettere le ricette di cucina o le attività per il giardinaggio, o il progetto di lavoro, o il calendario delle attività… Tutto il sé e le cose da fare. Lo si può limitare al lavoro o lo si può usare anche per la vita privata. Trello è come se fosse un enorme quaderno con post-it colorati organizzati per tema o per scadenza, che ti consentono di avere una visione immediata sui tuoi progetti. Lo dico per chiarezza: non sono pagata da Trello! Ne parlo perché mi sembra che sia davvero uno strumento utile nella pianificazione e nell’organizzazione della propria vita professionale e privata.

Gli errori della principante

Ho subito iniziato a testarlo, aprendo cartelle e mettendoci dentro cose. Ero talmente entusiasta che ho preso l’agenda, il mio calendario mensile, le mie moleskine, i miei appunti su Evernote e ho iniziato a creare cartelle e infilarci dentro cose su cose.

Poi, guardo la schermata e vedo che non va. Il display era pieno zeppo di cartelle: impossibile averci una visone d’insieme, impossibile avere sotto controllo vita e lavoro con tutte quelle macchie colorate, impossibile stare senza ansia di fronte a qual marasma di cose.

Il numero magico 7+/- 2

E allora mi è venuto in mente un testo che avevo letto tanti anni fa, scritto dal dottor Miller, psicologo cognitivo, il quale aveva rilevato, dopo molteplici esperimenti che il cervello umano riesce a mantenere la concentrazione solo su un limitato numero di attività. Dalle sue ricerche risulta che il numero magico è 7 +/- 2. Cioè: riusciamo a tenere sotto controllo da 5 a 9 gruppi di informazioni. Non di più.

Questa vecchia lettura  mi ha salvato. Ho riguardato la mia lavagna su Trello e ho iniziato a fare ordine, creando dei “cluster”.

Vi spiego come, sperando di poter suggerire un modo facile per evitare il panico. Per la Coppa del Mondo – il mio lavoro – non aveva senso creare una cartella per ogni singola attività. Le ho raggruppate, ho dato loro un senso comune e le ho dato un “sistema”. In questo modo, oltre a evitare inutili ansie, si opera un lavoro che io ritengo vitale: la capacità di organizzare la mente in modo strutturato, fare ordine, un po’ come quando si mettono i vestiti nei giusti cassetti. Ciò aiuta assai a evitare agitazione da scadenze, panico da troppe cose da fare. Aiuta ad avere un visione minimalista e leggera, sebbene ricca di contenuto.  Nel mio caso, al momento, mi sono organizzata cosi:

trello - sensible event management

  1. SCC – sta per Saslong Classic Club – il mio lavoro: febbraio (che con le modalità di Trello, potrò poi aggiornare in un “mese di marzo”); il famoso calendario che suggerivo di compilare in una tabella word é diventato una lavagna di Trello.
  2. SCC: generale (attività generiche senza calendarizzazione come il mio assignement, attivitá continuative della direzione generale, progetti a larga scadenza, reminder …).
  3. Club5: associazione (attivitá, riunioni, deleghe …).
  4. Sensible Event Management: i miei studi (ricerche, blog, interventi …).
  5. Formazione: lezioni (tutto ciò che riguarda le lezioni o testimonianze che tengo nei centri di formazione)
  6. Libri: ricerca (qui dentro ci metto i libri che vorrei comprare, e quelli che cerco e che sono introvabili, sia narrativa, sia saggistica, sia altro).
  7. Cose private: oltre il lavoro (casa, amici, vacanze, amministrazione ).
  8. Urgenze: as soon as possible (tutto ciò che ha priorità su tutto il resto, la prima cartella da aprire la mattina).

Sono riuscita a sistematizzare la mia vita privata e lavorativa in 8 cluster (o 7 +1, visto quello grigio é trasversale), all’interno dei quali cerco di mantenere la stessa numerazione con un massimo di 9 ulteriori grappoli o gruppi.

Carta, hardware, app …

La vita non è statica e ciò che è urgente finisce di esserlo, una cosa che accade al lavoro potrebbe finire nel blog, un libro ricercato potrebbe divenire la base per un progetto al lavoro. Ecco, con questa “app” questa flessibilità è garantita, perché le schede si possono spostare, integrare, calendarizzare, archiviare e così via. Io continuo a usare un’agenda per scriverci l’ordine con cui fare le cose, un calendario per segnarci gli appuntamenti, le moleskine per elaborare idee, Evernote per archiviare report, appunti di riunioni, libri, letture, link. Ora con Trello semplicemente navigo ordinata. Certo, i tempi di una sola cartella “evidenze” sul tavolo forse sono tramontati definitivamente, ma a me questo nostro mondo misto di carta, app e hardware non dispiace affatto. L’importante, come suggerisce bene la psicologia cognitiva, é non farsi inghiottire da queste belle diavolerie, ma usarle per migliorare e per crescere.

Perché la prima persona da mettere in agenda sei tu.

metodo di lavoro - agenda - stefania demetz“Bisogna essere seri almeno riguardo a qualcosa – scriveva Oscar Wild – se si vuole avere divertimenti nella vita.

Come dargli torto! Io sono certa che se si riesce a essere seri nella pianificazione del lavoro, ci si diverte, sia al lavoro, sia dopo, quando vengono spente le luci dell’ufficio e  andiamo a casa, dagli amici, in vacanza …

Per chi non mi ha seguito ultimamente: un breve richiamo. Ho raccontato in questo blog come è possibile migliorare il nostro approccio al lavoro analizzando prima di tutto la propria giornata lavorativa  e poi progettando il mese di lavoro, cioè: vi ho raccontato come mi organizzo io e visto che mi pare un buon modello, l’ho condiviso qui.

Adesso entriamo finalmente nel vivo,  perché ora si lavora!

Ora si tratta di sedersi a un tavolo e iniziare a produrre.

Gli ingredienti sono di nuovo molto semplici:

  • Piano mensile
  • Agenda
  • Penne e colori (opzionale)
  • Disciplina quanto basta
  • Flessibilità rilassata
  • 15 minuti con sé stessi (* vale a dire: isolarsi dagli altri e pensare a sé)

Anche il  metodo è semplice.

Prima di illustrarlo, però, ci vuole una domanda: quando va preparato il piano settimanale?

Progetto per un week-end destressizzato.

Il piano settimanale va fatto sempre il venerdì, principalmente per tre motivi:

  1. Il venerdi – con la settimana di lavoro alle spalle – avete ancora la memoria fresca su tutto ciò che è accaduto. Siete, cioè, in grado di visualizzare con maggiore consapevolezza cosa dovrà accadere la settimana successiva, cosa dovrete fare e con quali tempi. Siete ancora concentrati, siete ancora dentro le cose.
  2. Il lunedì mattina è, invece, la giornata del ritorno, delle distrazioni, delle mail noiose, dei momenti di interruzione e disturbo, dei racconti da fine settimana. Una massa di cose che ci tolgono concentrazione. Se la tabella di marcia è invece già scritta, dovrete solo aprire l’agenda e seguire il programma. Passo dopo passo. Potrete, cioè, essere attivi da subito e concedervi pure qualche chiacchiera del lunedì, la lettura di mail sparse, un caffè prolungato, e il progressivo recupero della concentrazione.
  3. Infine: se chiudete l’ufficio il venerdì sera con vostro il piano di lavoro pulito e pronto per l’uso sopra la scrivania, vi potrete godere un fine settimana sereno, veramente rigenerante, con la mente fuori dall’ufficio e senza quel pensiero che ogni tanto –  se non avete fatto un piano – s’insinua, come:  “devo ricordarmi di fare questo e quello …”,  “devo capire come fare settimana prossima a gestire il progetto x … “. Se avete un piano e questo pensiero s’insinua lo stesso, potrete semplicemente scacciarlo perché voi avete un piano lo avete!

Sono solo 15 minuti a fine settimana: vi isolate, vi concentrate e fate ordine.

La settimana lavorativa si costruisce in tre passi.

Il piano settimanale deve tenere conto di tutte le attività: quelle ordinarie, quelle di progetto, incontri, riunioni, tutto.

Primo passo: gli appuntamenti

2014-09-24 21.41.56Verificate quali appuntamenti avrete la settimana in esame.

Prendete l’agenda e segnate:

  • Gli appuntamenti e le riunioni (attenzione: se la riunione delle 10.00 è dall’altra parte della città, dovete considerare anche il tempo che ci metterete ad arrivarci e a tornare in ufficio)
  • Inserite anche gli appuntamenti privati (magari in colore diverso)

Secondo passo: il lavoro concentrato

metodo di lavoro - sem - sdemetz - agendaPrendete ora il piano mensile e le cose da fare, valutate quali sono le priorità e le scadenze.

Il mio consiglio è di non considerare l’agenda solo come un promemoria di appuntamenti, ma di inserirvi  proprio il lavoro da fare. Ad esempio, avete un pomeriggio senza appuntamenti? Inserite tre ore di seguito da dedicare al  progetto A. Ma soprattutto, poi, rispettate la pianificazione come fosse un appuntamento. Ecco si: un appuntamento che avete preso con voi stessi. Non solo: quando sarà il momento,  in quelle tre ore non rispondete al cellulare, fate dire che non ci siete, isolatevi. E se avete dei dubbi, riprendete la vostra “auto analisi” per capire come riuscire a ritagliarvi spazi prolungati di lavoro davvero concentrato.

Terzo passo: i lavoretti

metodo di lavoro - sem - sdemetz - agenda 3Ora avete davanti a voi un’agenda con degli spazi sparsi qua e là. Bene! Riempiteli con quelle attività che magari richiedono solo cinque o venti minuti: piccole attività da fare, mail, telefonate, scambio veloce con un collega, micro attività, imprevisti innocui, e cosi via.

Un buona soluzione potrebbe essere quella di segnare in uno spazio dell’agenda (o su un foglio a parte o in un quaderno o nel tablet…)  questi lavoretti che devono in ogni caso essere svolti, ma se non organizzati rischiano di togliere spazio al lavoro concentrato. I lavoretti sono come i calzini: non sono i capi più importanti, ma non potrete nemmeno farne a meno e in valigia li infilate nei buchetti rimasti tra una camicia e l’altra.

Fine della settimana

metodo di lavoro - sdemetz sem - agenda - fattoAlla fine della settimana troverete la pagina della vostra agenda tutta pasticciata, con cose cancellate, altre aggiunte, con appuntamenti inseriti in corsa e cosi via. L’importante è tenerla aggiornata. Il venerdì è vicino e venerdì sera, con questa pagina pasticciata e il piano mensile potrete occuparvi della settimana che verrà. E potrete anche gustarvi i segni, le cancellazioni, le integrazioni: che soddisfazione! Tutto lavoro fatto! E fatto con ordine e serietà. Ora siete pronti per quello che in tedesco si chiama “Feierabend”, letteralmente la festa serale, cioè fine dei lavori.