Quattro consigli per essere più produttivi (e creativi) (e sereni) al lavoro

C’è stato un periodo, all’inizio della mia carriera professionale, in cui ingenuamente pensavo che quanto più fossi attiva, impegnata, connessa, tanto più sarei stata efficace. Addirittura c’è stato un periodo in cui avevo due telefonini, che squillavano di continuo. Lavoravo tantissime ore al giorno e non staccavo mai. E, forse per darmi un tono, raccontavo quanto poco tempo libero avessi, perché il mio lavoro era tanto importante.

A lungo andare questa cosa è divenuta logorante. Il mio cervello si riempiva di dati su dati, informazioni su informazioni, liste di cose da fare su liste di cose da fare. Tenevo addirittura un blocchetto vicino al letto per le idee notturne, perché anche la notte ero “sul pezzo”. Risultato?

La lucidità scemava, lo stato d’ansia cresceva. E soprattutto la connessione con il mio io profondo soffriva duri colpi.

Oggi il mio approccio è diametralmente opposto. Il silenzio, lo stacco, la pausa, l’ozio sono parte integrante e necessaria per raggiungere veramente risultati. Ho imparato a spegnere il telefono. Ho imparato a leggere le mail quando mi metto in “modalità lavoro”, ho imparato a liberare la mente. Purtroppo non sempre ci riesco, ma la consapevolezza di quanto ciò sia utile, mi aiuta ad essere vigile su me stessa, perché il benessere interiore è necessario al benessere al lavoro.

Il rischio della centrifuga mentale

Per chi lavora negli eventi il rischio dell’iperconnessione è reale. L’ansia sembra essere un effetto collaterale non evitabile. I nuovi dispositivi e le piattaforme disponibili, inoltre, aumentano il peso del dovere e sono nemici dell’efficienza, se non regolati e gestiti con ferrea disciplina. Quando vedo mail che mi giungono in orari strani reagisco con un: “Ahi, ahi, ahi, chi mi scrive non ha la situazione sotto controllo!”

Scrivere mail o whatsapp (ancora peggio) di notte o fuori dagli orari di lavoro è indice di sovraccarico e di poca struttura. Lo  spiega bene questo articolo: il buon manager lo si vede dalla pausa.

Purtroppo però modalità vecchie s’impongono ancora oggi, e il pregiudizio diffuso è che il lavoro sia solo quello davanti allo schermo del computer in ufficio. Il lavoro creativo, e il management è un lavoro creativo, necessita di pause dalla scrivania.

Per me è come se tutte le informazioni avessero bisogno di ordinarsi in modo spontaneo dentro la mia testa. Se io continuo a immettere dati, si satura la materia. Il silenzio invece permette a tutto di decantare, come un buon vino. Penso che tutti abbiano sperimentato la bella sensazione di trovarsi a camminare in un bosco, a nuotare in piscina, ad esplorare una città nuova e sentire improvvisamente la formazione di un pensiero nuovo, un’idea, un soluzione. L’eccesso di lavoro invece impedisce tutto ciò, perché si perde la facoltà di guardare oltre. Lavorare troppo, in questo senso fa male.

E i segnali sono chiari.  Oggi si parla di smart working non a caso. E l’ozio stesso non è più un tabù. C’è chi addirittura dice che si dovrebbe lavorare solo quattro ore al giorno. In certi casi si consiglia, poi, uno stacco “sabbatico”, che non può che giovare.

Il valore del tempo per sé

Come fare?

  1. Prima di tutto bisogna auto analizzarsi e capire come può essere ottimizzato il proprio lavoro. Un sistema efficace che ho sperimentato è spiegato qui.
  2. Poi è bene controllare il tempo speso al lavoro. Segnare in modo metodico inizio e fine e imporsi se necessario lo spegnimento del computer. Creare un’agenda che tenga conto di sé in quanto lavoratori, ma anche in quanto persone. Le energie devono essere preservate. Se spingo troppo, ad un certo punto fondo il motore.
  3. Darsi una regola severa su mail, whatsapp e telefono e le altre attività. Rispondere è certamente un’espressione di educazione, ma ciò non significa che dobbiamo essere vittime dell’iperconnessione e dei bombardamenti di messaggi da parte di persone in ansia.

Mi direte: “Tutto ciò non è possibile, gli altri si aspettano esattamente una presenza continua, una disponibilità h24, una risposta in tempo zero!”

Beh, se la pensate cosi allora dovete passare prima di tutto al punto 4, farvi violenza se necessario. Solo così riuscirete a vedere il vostro approccio al lavoro da una nuova prospettiva:

4. Staccare, staccare, staccare. Lasciate decantare i pensieri. Se non avete la fortuna di potervi prendere pause per periodi lunghi, fatelo ogni volta che potete. Portarsi la borsa da lavoro in vacanza, vuol dire portarsi nella mente il lavoro. Accendere il telefono in barca a vela per leggere le mail vuol dire, oltre che rovinarsi la vacanza, non ossigenare la propria mente. Tenere il telefonino acceso con avviso sonoro di whatsapp sul comodino vuol dire non concedersi nemmeno il piacere di un sonno profondo.

È curioso: quando si è sempre sul pezzo, sempre al lavoro, sempre disponibili, sembra che senza di noi il mondo non possa andare avanti. Nel momento in cui si stacca, invece, ci si rende conto che il mondo va avanti comunque e che il nostro contributo a questo andare avanti, grazie alla “ri-ossigenazione” cresce in qualità e valore.

L’estate sta finendo e mi auguro che abbiate spento i vostri telefoni, disattivato whatsapp, lasciato cartelle e documenti in ufficio e vi siate riempiti la mente di altro, che sia il caos di una festa in spiaggia o il silenzio di una vetta in alta montagna. Anche solo il dolce far nulla nel divano di casa porterà i suoi frutti.

E se non vi ho convinto io, forse lo farà Pico Iyer scrittore di viaggi che indica addirittura nello stare fermi la ricetta per riconnetterci, non solo con il mondo, ma soprattutto con noi stessi.

 

Al servizio di una sedia, ovvero lasciamoci influenzare dal design italiano.

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Un libro e una mostra hanno affollato i miei pensieri in questi giorni.

Il libro è di Pino de Sario – per la verità lo ho appena iniziato – e nel suo primo capitolo scrive che la negatività è crescente nel mondo del lavoro: sfiducia, rancori, paure, abbassamento di qualità nelle relazioni. È questo il frutto della crisi economica, ma forse anche della decaduta capacita di relazionarsi davvero e apertamente.

La mostra, invece,  ha un titolo curioso: sindrome dell’influenza. È una bellissima esposizione sul design italiano in Triennale a Milano, aperta fino al 23 febbraio. Attraverso una serie di installazioni, esposizioni di oggetti e interviste a designer e imprenditori racconta una caratteristica forte e decisiva dell’unione tra industria e creatività nel nostro paese.

Negatività, creatività – Isolamento, lavoro di squadra – Fallimento, successo.

Due facce della stessa medaglia? Oppure l’età dell’oro del design è davvero finita e ci rimane  solo la stanchezza? Ma soprattutto, che centra tutto questo con un blog che parla di event management? Per spiegare perché ne parlo, potrei dire che sono uscita dalla mostra con una gioia, uno sfarfallio in testa e un taccuino pieno di appunti. Perché la sindrome di influenza del design italiano mi ha contagiato.

Sindrome dell’influenza

La sindrome da influenza, si spiega all’inizio della mostra è  quella “capacità italiana di assimilare cose diverse, curiosità e desiderio di guardare da più parti per avviare nuove elaborazione”. È una “geografia degli scambi”, come spiega la direttrice del museo, fatta di una “rete di influssi, suggestioni, scambi, prestiti e inclusioni”.

Ecco perché avevo lo sfarfallio in testa. Mi sono lasciata influenzare io stessa dalla magia del lasciarsi influenzare. Perché nei racconti dei protagonisti (designer e industriali) ho trovato mille suggestioni, esempi e sì, anche stimoli a cucirmi una bel sorriso in faccia e abbandonare la maschera del “fa tutto schifo”, che ci ha un po’ intaccati tutti, e rischia di farci impantanare invece che cercare nuove strade.

Al di là dell’orgoglio italico per ciò che personaggi come Gio Ponti, Achille Castiglioni o aziende come Alessi o B&B hanno fatto – orgoglio che vorrei davvero lasciare da parte – e aldilà dello sguardo storico al boom del design italiano,  questa mostra mi ha regalato un bel messaggio che vale più di ogni possibile articolo o libro sul fatto che si dovrebbe essere positivi. È per la verità una guida, un insegnamento, uno stimolo non solo per i creativi puri, designer e architetti, ma anche per chi come me si occupa di tutt’altro. Anche per chi si occupa di management.

Io amo davvero le contaminazioni, le influenze da altri mondi. E il racconto nella mostra, che si profila dentro gli oggetti in Triennale, è quello di una best practice dalla quale dovremmo tutti, a nostra volta farci influenzare. La sindrome dell’influenza del design può insegnare molto al management. Per questo consiglio una visita a questa mostra. È un attimo antidepressivo. Un ottimo stimolo a rimboccarsi le maniche e a farlo con coscienza, con sapere e con il cuore. Al di là della bellezza, che dovrebbe sempre essere uno scopo nel mestiere, bellezza dell’output e delle relazioni, sono quattro le lezioni che mi sento di assimilare per il mio mestiere.

Il brand non è niente.

È curioso che questo lo dicano persone come Alberto Alessi o Ernesto Gismondi (Artemide). Il brand non garantisce nulla, se non è capace di fare le cose con la stessa forza poetica delle sue origini. La marca non garantisce il successo. Lo garantisce il lavoro duro e l’avere in squadra persone capaci di fare cose grandi.

> Spesso capita che mi chiedano come sia possibile, che andando in scena la Coppa del Mondo in Val Gardena ogni anno a dicembre, io, ogni anno ci debba lavorare un anno intero. In fondo – dicono – è già tutto fatto e uguale. “Il brand non è niente” è la risposta migliore che io possa dare. Il marchio “Coppa del Mondo” non vale nulla, se dietro non c’è ogni anno lavoro intenso e  talvolta duro. Il mondo cambia e con esso l’evento. Il brand rimane illeso da ferite o cadute, solo se ogni anno, di nuovo, ci si rimette a lavorare sodo, costruendo competenze nuove sul patrimonio esperienziale delle edizioni passate. E guardando avanti, sempre.

Il mondo è grande

Lo dice Ernesto Gismondi, presidente di Artemide. Pensiamo sempre di essere solo noi, chiusi nei nostri confini, ma in realtà ci affacciamo su un mondo globale che ci assorbe e ci costringe a un lavoro duro, in squadra, un testa a testa tra le menti migliori, per far uscire una cosa, l’unica, che ci permette di avere successo: la qualità. Dobbiamo educare ed educarci alla qualità.

> I concorrenti maggiori per la Coppa del Mondo  di sci oggi sono le soap opera per il pubblico televisivo e i mega concerti per il pubblico on site. Paradossale, no? I competitors non sono necessariamente altri eventi sportivi. Questo significa che, per quanto riguarda il mio mestiere, quello dedicato all’evento on site, non posso fare le cose a metà e devo imparare da altri, lasciarmi influenzare da eventi diversi, e puntare sulla qualità. Lo spettatore deve percepirla, deve volerci tornare, non solo per l’emozione sportiva  – questo driver è troppo debole, se preso da solo –  ma anche per tutto ciò che trova intorno. La qualità sul campo di gara deve estendersi a tutto il campo dell’evento. Anche quello dello spettatore attore, che ci confronta con mondi del leisure-time spesso totalmente diversi.

La squadra

Mi sono emozionata quando Claudio Luti (Kartell) raccontava come hanno innovato una sedia al poliuretano. Dentro quella sedia c’è tutto ciò che sintetizza la chiave del successo: dialettica viva tra diversi settori dell’azienda (ingegneri, produzione, designer, chimici), tentativi e tentativi, prove su prove. Lo scopo era arrivare al tocco morbido su una sedia di plastica. Questo tocco morbido vale per me come l’out put finale di un lavoro fatto bene. Una sedia è una sedia. Ma una sedia bella alla vista e al tatto, creata in laboratorio dopo ore e ore e mesi di tentativi è il frutto di uno scopo chiaro, una direzione ben definita, un’equipe a servizio della qualità. Senza arrendersi mai.

> La protagonista di questa storia è la sedia, prima ancora che il designer o il chimico o l’ingegnere. Nel management dovrebbe accadere la stessa cosa. Non è il capo ad essere la star, ma ciò che il capo realizza con una squadra. Un evento è come questa sedia. Frutto di un  lavoro di equipe, dove ognuno mette nel laboratorio le proprie competenze, che fuse le une con le altre, creano il successo. È bene non dimenticare mai questo aspetto: l’evento non è al servizio di una squadra o di singoli individui, ma è vero il contrario. Siamo noi, la squadra, ad essere al servizio dell’evento.

Cancellare

Ecco questa è l’influenza “vincitrice” che mi porto a casa da questa mostra. Riscrivo le parole di Achille Castiglioni, che ho copiato nel mio taccuino:

Cancellare, cancellare, cancellare. E alla fine trovare un componente principale di progettazione. Noi mentre progettavamo eravamo contro l’invadenza del disegno, eravamo alla ricerca del tutto minimo, che serviva alla funzione; volevamo arrivare a dirci: meno di cosi non si può fare.

> Management = cancellare, cancellare, cancellare. Fare solo ciò che serve alla funzione. In parole semplici, cancellare: riunioni, report, briefing, protocolli, regole, procedure. Tenere in piedi solo ciò che serve davvero alla funzione. Nel management, ciò è tanto più possibile se la squadra è composta da brave persone, da gente competente, da gente responsabile che non ha bisogno di essere imbrigliata nelle regole.

In conclusione

Che bella questa mostra. Andateci! A me, il design italiano mi ha guidato al cuore. Perché parte davvero tutto da qui: una squadra di persone visionarie e responsabili, capaci e generose. Al servizio di una sedia.