Perché dimenticare fa bene agli eventi

Ho letto alcuni giorni fa su pagina 99 fa che gli scienziati Blake Richards e Paul Frankland avrebbero scoperto che cancellare pezzi dalla propria memoria fa bene. Il cervello si libera, si tolgono rumori. Dimenticare “aiuta ad orientarsi nel mondo, facilita l’assunzione di decisioni intelligenti in ambienti dinamici”.

Non ho potuto non andare subito con il mio pensiero al mondo degli eventi, che per la loro natura effimera e dinamica hanno proprio nella memoria un elemento fondante.

C’è la memoria del fatto (che il management definisce lessons learned), ma ci sono anche altre memorie come quella emozionale, per esempio.

Provo allora a capire come questa “scoperta” scientifica si posa declinare al nostro mestiere. Sono primariamente due gli ambiti che mi sento di passare in rassegna.

Memoria Gestionale

Intendo qui la memoria del lavoro svolto, del cosa e del come abbiamo realizzato l’evento. È la memoria del de-briefing, che deve essere valorizzata affinché non si ripetano errori, sia negli eventi one-shot, che negli eventi una tantum.

Cosa ricordare

Va ricordato tutto ciò che nelle analisi post evento è emerso come reale criticità. Non è tanto la cosa in sé che va ricordata, ma – molto più importante – il perché del problema. E il trucco per andare a fondo è indagare ogni volta con la regola dei 5 perché: a ogni risposta si deve procedere con un nuovo perché su quella risposta. Non si accettano scuse e si va a fondo del problema. Può capitare che per anni una certa situazione si svolga in modo fluido e poi all’improvviso non funzioni più. La memoria del cambiamento in questo senso diventa importante, sia per risolvere un problema sia per ricordare che nulla si cristallizza, a maggior ragione dentro gli eventi che sono dinamicità per definizione.

Va anche ricordato ciò che è andato bene. Ovviamente non tutto: concentrarsi sulle novità introdotte e capire perché hanno funzionato è utilissimo. E poi, insomma, concediamoci anche un po’ di gratificazioni!

Cosa dimenticare

Esiste una memoria negativa e distruttiva ed è quella ossessiva su situazioni critiche che invece che essere affrontate con la regola dei cinque perché, vengono costantemente portate sul tavolo con ansia. Lasciatele perdere e tranquillizzate chi ne è vittima. La memoria selettiva diventa fondamentale: devio il ricordo sui perché, per poi agire. Se rimango fermo al cosa, quel cosa si ripeterà.

Ogni volta, inoltre, che una situazione è risolta, va letteralmente archiviata. Se vi fa stare tranquilli, tenete un faldone con una traccia cartacea, ma nella vostra mente fate spazio per altro. Il nostro cervello lavora meglio se è libero da zavorre.

Ci sono anche vecchie pratiche gestionali che vanno dimenticate. Sono un po’ come quegli oggetti che si tengono sulle mensole e che non vediamo nemmeno più, tanta è la polvere che accumulano (ovvero la nostra abitudine di averli là), e non ci accorgiamo nemmeno che sono diventati inutili. Toglierli significa fare spazio al nuovo.

Uno dei compiti primari del management è lo smaltimento dei rifiuti. Anche la nostra memoria gestionale ha bisogno di un po’ di pulizia e a fine evento, o comunque con una regolare ciclicità, consiglio di portare i sacchi di zavorre mentali alla discarica. Ne guadagna il management e dunque le persone.

Memoria esperienziale

Un evento vive di persone e tutte queste persone sono portatrici di aspettative, di esperienza e infine di memoria. Non possiamo naturalmente veicolare la memoria a nostro piacimento, sarebbe come creare una “fanta-evento” la cui idea mi fa rabbrividire. Possiamo però aiutare a ricordare bene. Questo vale sia per gli spettatori, ma anche per gli attori o i giornalisti o gli sponsor: siamo tutti essere umani che sentono e tutti comunicatori con il passaparola, un post, una foto, una narrazione, anche se magari circoscritta alla famiglia.

Cosa ricordare

Ogni organizzatore di eventi vorrebbe che si ricordassero solo le cose belle o addirittura solo ciò che per l’organizzatore è importante. Se la strategia e gli scopi dell’evento hanno trovato un buon banco di prova in una seria implementazione, sarà sicuramente cosi. Altrimenti… sarà un lavoro fatto male. Concentrarsi però sul cosa in senso materiale rischia di farci sbagliare strada. Un evento si costruisce con le emozioni e sono queste che vanno “indirizzate”. Studi sulla psicologia behaviorista ci dicono che possiamo davvero farlo: guidare la memoria. Accade già nelle applicazioni del marketing al turismo e si inizia a studiarne gli effetti anche negli eventi. Oggi mi sento di dire che chiunque organizzi un evento dovrebbe avere confidenza con questo nuovo filone di applicazioni della ricerca scientifica in campo pratico. Ovviamente il rischio manipolatorio è alto e dunque sono richieste grande attenzione e onestà.

Cosa dimenticare

Noi certamente vorremmo che lo spettatore dimenticasse ciò che non ha funzionato. Possiamo farlo solo in un modo: ascoltando, ascoltando e ascoltando. E offrendo risposte adeguate, soluzioni, accoglienza e comprensione. Lo spettatore, il giornalista o altri, magari non cancelleranno dalla memoria il problema vissuto, ma questo passerà in secondo piano, perché può forte sarà il ricordo della nostra professionalità, della nostra cortesia. Della nostra serietà.

Conclusione: non tutto è programmabile. Siamo essere umani e non macchine. Non siamo chiavette usb il cui contenuto può essere cancellato in un clic. Il bello sta qui: imparare a selezionare il ricordo utile se siamo organizzatori e aiutare i nostri visitatori a costruire una memoria, che prima ancora che utile a noi, sia di beneficio e gioia per loro.

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SensibleExperienceScape [6]: lezioni dalla villeggiatura.

Lo scorso fine settimana sono stata in Calabria al Corigliano Calabro Fotografia: quattro giorni di esposizioni, workshop, letture portfolio e presentazioni. Sono state quattro giornate in cui soprattutto le persone incontrate e le relazioni umane hanno dato il timbro a questo festival. Non si trattava solo di fotografia ma pure di incontri conviviali, di chiacchiere e buon cibo, di confronti e di nuove scoperte.

L’ultimo giorno mentre ce ne stavamo tutti nella veranda dell’hotel affacciata sul Mar Ionio in attesa di partire e dunque pronti per i saluti, gli scambi di biglietti da visita, contatti, abbracci e baci, in una tipica atmosfera di attesa della partenza e di commiato, una persona coinvolta nell’organizzazione mi ha detto: “Mi sento come in quella pubblicità di Costa Crociere, dove una donna alla cassa del supermercato piange perché la vacanza è finita.”

Forse proprio perché siamo in periodo di vacanze non ho potuto non pensare che in effetti gli eventi e le vacanze hanno molto in comune.

La prima similitudine che mi viene in mente è che entrambi, vacanza ed evento, sono limitati nel tempo e nello spazio. Sono una bolla dentro la quale ci troviamo per un po’, una bolla che è diversa dalla nostra vita quotidiana, una bolla che di solito lasciamo con una sensazione di nostalgia per quel qualcosa di meraviglioso che fu.

In secondo luogo, frequentare un evento o fare vacanza hanno a che fare entrambi con il tempo libero, con lo svago, con qualcosa che rompe l’ordinaria quotidianità. Anche se è vero che i confini –  nel caso degli eventi – si fanno meno nitidi. In una vacanza i ruoli sono ben definiti: uno è il turista e uno è il cameriere di un hotel. Uno si gode il tempo libero, l’altro (al momento) lavora. Negli eventi, invece molto spesso chi lavora è comunque destinatario di emozioni: sfido un atleta olimpico o un collaboratore a un festival culturale a percepire la propria presenza solo come un dovere lavorativo.

Ma soprattutto ciò che condividono sono i tempi. E da qui vorrei partire.

I tre tempi della vacanza (e dell’evento).

Alcuni anni fa Internazionale aveva pubblicato un articolo di Drake Bennett (qui la versione originale), che raccontava di alcuni studi sul comportamento umano incentrati sulla vacanza.

Una vacanza si legge nel suo articolo si divide in tre spezzoni:

attesa, esperienza, memoria.

Non vale forse la stessa cosa per un evento? Attesa, esperienza, memoria! E non solo per lo spettatore (o il turista) ma pure per l’organizzatore: come ho raccontato nel terzo capitolo del mio libro, sul piano del management essi diventano: pianificazione, implementazione, vitalità (ovvero sostenibilità dinamica).

Ora, questi tre spezzoni suggeriscono alcune dinamiche curiose.

Gli studiosi del comportamento umano hanno scoperto che quando pianifichiamo un viaggio ci piace molto la preparazione, quasi più che la vacanza in se´. In tedesco esiste pure un sostantivo per specificare quel tipo di felicità: Vorfreude, che vuol dire gioia anticipata. Il senso di attesa ci rimane impresso nella memoria. L’aspettativa, spiegano gli scienziati, ci emoziona di più.

Non solo, ma secondo diverse ricerche di studi in campo comportamentale, rispetto a tutte le varie esperienze che facciamo in vacanza, ciò che poi ci rimane scolpito nel cervello sono le esperienze finali. Gli scienziati definiscono questa regola come peak-end rule, cioè una modalità di memorizzazione del nostro cervello per cui se tutto in vacanza è andato bene, ma poi l’ultimo giorno il conto dell’albergo risulta salato oltre ogni nostra aspettativa, questo singolo episodio condizionerà la nostra memoria sul resto della vacanza “Bella vacanza, per carità, ma che ladri!” racconteremo a tutti i nostri amici. Oppure:  una vacanza in cui avete litigato di continuo con i vostri compagni di viaggio vi offre un finale a sorpresa intensissimo. Bene, questa ultima esperienza vi farà ricordare quella vacanza come indimenticabile, anche se, durante la sua “fase esecutiva” non siete stati poco felici. “Si, vabbè, con i miei amici ci sono state un po’ di baruffe, eppure è stata la più bella vacanza della mia vita” direte con occhi sognanti.

Cosa vuol dire tutto ciò? Intanto che, come ho già raccontato altre volte in questo blog, siamo esseri umani e dunque irrazionali e dunque, quando pianifichiamo un servizio turistico (o un evento) dovremmo tenerne conto. La logica va bene per stare con i piedi per terra, ma se noi lavoriamo per offrire emozioni (ed è questo che fanno gli operatori turistici, e pure gli organizzatori di eventi) dobbiamo considerare che siamo tutti un po’ poco logici e che il modo in cui valutiamo le esperienze e costruiamo la nostra memoria non sono sempre razionalmente comprensibili. Rimando al premio Nobel Daniel Kahnemann per capire quanto è curiosa questa nostra follia. Conoscere questo nostro lato non può che aiutarci a migliorare l’esperienza di chi ospitiamo dentro un evento.

Ma attenzione: conoscere questo nostro lato irrazionale non significa manipolare le persone. Il nudge, come pratica per aiutare i nostri “clienti”, siano essi fruitori di un evento o di una vacanza può essere davvero una buona soluzione senza forzare in modo esasperato le percezioni dei nostri fruitori.

Dal turismo, però si trovano anche altri suggerimenti.

Turismo (ed evento) partecipativo.

Ad esempio, la ricerca sempre più diffusa del turismo partecipativo ci dice che molti viaggiatori oggi non vogliono sentirsi parte di una massa che attraversa superficialmente un territorio. Molti viaggiatori oggi vogliono si viaggiare, ma esplorando, entrando in contatto con il vero e non scontrandosi con la grande – e spesso – fittizia rappresentazione turistica. Vogliono sentirsi unici dentro una bolla che comunque sia autentica.

Non credo che serva una lente d’ingrandimento per andare a cercare le similitudini con gli eventi. Basta pensare agli spettatori. Voi li vedete come massa amorfa o come un insieme di individui, una piccola tribù? Perché è da qui che dipende come interagirete con loro. Saranno legittimi entrambi i modi, ma porteranno visitatori, esperienze, memorie diverse. L’evento partecipato è l’evento in cui lo spettatore diviene attore insieme agli attori. È l’evento in cui non offro una bolla di plastica, ma cerco di garantire autenticità. È l’evento in cui ascolto lo spettatore per farlo sentire davvero a casa.

Turismo (ed evento) vuol dire creatività.

E poi c’è l’ultimo aspetto che mi piace prelevare dal turismo e legarlo agli eventi ed è un aspetto che parte dalla radice, dal senso del viaggiare. Anna Maria Testa ha scritto un bel post sul viaggio e la creatività. Talvolta non serve andare lontano, basta anche solo spostarsi di poco, o basta guardare con occhi diversi un luogo conosciuto. Scoprire cose diverse stimola la creatività. E la creatività ci rende più felici, più sereni. E allora perché non pensarla in questo modo: non solo viaggiando possiamo scoprire cose nuove ma pure lavorando.  Abbiamo voglia di tirarci fuori dalla bolla, non quella dell’evento, ma quella del mondo sempre uguale nel quali viviamo? Perché non provare a portare l’esperienza creativa che apprendiamo nel viaggio anche al lavoro? E perché dentro un evento non provare a offrire una forma di esplorazione, come fosse un viaggio, agli spettatori e pure ai collaboratori? La creatività nasce negli incontri con luoghi e persone e cosa è un evento se non un incontro?

Tutto é un divenire …

E quando la vacanza finisce? Dopo un evento in genere ci occupiamo dei de briefing (trovate alcuni spunti qui e qui). Questi verbali scritti post evento pongono in sostanza al centro una unica questione: cosa abbiamo imparato?

E dalle vacanze, cosa ci portiamo a casa, oltre qualche souvenir e mille propositi?

Un mio ricordo personale …

Alla fine di un viaggio importante, di quelli che nella vita ti servono per recuperare la tua “bolla” interiore, mi mandai una lettera a casa. Mancava un giorno alla partenza, scelsi con cura la carta e la busta e come se fossi una sconosciuta, mi scrissi le scoperte (anche su di me) che avevo fatto in quel lungo viaggio, ma anche gli impegni che volevo prendere con me stessa. Esisteva giá un diario di quel viaggio, ma la lettera era un richiamo diretto per  non perdere, magari durante il volo aereo, pezzi di un bottino prezioso. È stato bello scrivermi allora ed è bello ancora oggi riprendere in mano quella piccola busta e capire a che punto sono. Perché la vacanza è solo un frammento del viaggio. Come d’altra parte un evento è solo il frammento di una trasformazione.

Sette consigli per essere un buon event manager

Sette regole dell'event management - Stefania Demetz

“Nell’industria molto competitiva degll’event management è importante stare in cima alla classifica e tendere a un continuo miglioramento”. Questo è ciò che scrive Becki Cross in un post uscito in uno dei migliori blog di event management. Sono 10 i suggerimenti che Becki si sente di dare.

Leggendo il suo articolo e condividendone abbastanza il contenuto, mi sono chiesta: “E per me quali sono le regole fondamentali? Che suggerimento mi sentirei di dare?” Becki Cross  proviene dal mondo delle conferenze e dei congressi. Io invece agisco nel mondo in cui si costruisce un palcoscenico. Ci sono delle differenze?

Ci ho pensato un po’ e ragionando sugli eventi che mettono in scena sport o cultura sono arrivata  7 punti.

1. Andare oltre la materia.

Cosa vuol dire? Beh, posso essere il più grande esperto di letteratura o il più famoso atleta al mondo, ma questo non significa che io sia in grado di organizzare, rispettivamente, un festival letterario o un campionato sportivo. Organizzare un evento presuppone la conoscenza dei compiti e degli strumenti del management. Come si definisce una strategia? Come si organizza una squadra? Come si costruisce un budget?

Parole chiave: strategia, organizzazione, gestione aziendale

Per approfondire:

Dal sito: Management: storia di una parola.

Dal blog: Perché non esiste il management degli eventi.

Libro: Fredmund Malik, Il mestiere del manager, Il Sole24Ore


2. Costruire il palcoscenico, non calpestarlo.

Un organizzatore di eventi è prima di tutto un fornitore di servizi. Lavora per consentire ad altri di esibirsi. L’organizzatore non è il protagonista, non è l’attore, non è quello che sfila sul tappetto rosso. È quello che quel tappeto lo srotola. E se necessario lo smacchia. Per questo è vitale arruolare in squadra solo persone che siano innamorate del progetto e non di sé. Persone che si sentano onorate di srotolare un tappeto e da dietro le quinte ammirare le star che lo attraversano.

Parole chiave: selezione dei collaboratori, umiltà, servizio.

Per approfondire:

Libro: Jim Collins, Good to Great (vedi il capitolo: Leadership Level 5)


3. Concedersi l’influenza

Un evento è dinamico e si sviluppa in un mondo dinamico. La frase “abbiamo sempre fatto cosi” va presa con diffidenza. Chi si occupa di gestione strategica e di direzione generale dovrebbe sempre studiare. Come? Visitando altri eventi, e non solo quelli del proprio ambito. Non solo o sport o cultura, ma sport e cultura. E poi, naturalmente ci sono i libri. Libri di management, libri di event management, ma anche libri di altri mondi e altre discipline. Gli spettatori vivono e si nutrono in questa epoca. Conoscerla è un dovere irrinunciabile.

Parole chiave: curiosità, contaminazione, apprendimento

Per approfondire:

Dal sito: La biblioteca del sensible event management

Dal blog: Al servizio di una sedia, ovvero lasciamoci influenzare dal design italiano,  Sei libri utili al management che non parlano di management, Può l’architettura disegnare l’effimero di un evento?, Come vivremo le nostre emozioni negli eventi del futuro?


4. Stare al fronte!

Studiare è importante. Ma da solo non basta. Bisogna poi stare in medias res, vedere nella realtà fisica come stanno le cose. Stare al fronte vuol dire, per chi volesse avviarsi alla professione di event manager, fare un sacco di esperienza, anche come volontario in tanti eventi e possibilmente con mansioni diverse. Per chi è già operativo la regola fondamentale è “alzati dalla tua sedia ed esci”. Sopralluoghi, ascolto dei collaboratori, giri di perlustrazione. Non dimentichiamoci che un evento ha nel suo dna l’imprevisto e tale imprevisto può essere affrontato solo se sappiamo come cavolo è fatto il teatro che stiamo costruendo.

Parole chiave: esperienza diretta, guardare con i propri occhi,

Per approfondire:

Dal blog: La tribù dei volontari: muscoli e cuore di un evento


5. Essere lucidi, sempre.

Per un evento si possono trovare tante metafore. Quella che forse indica meglio il momento dell’evento può essere un’enorme onda. C’è qualcosa di dinamico che si muove e nel momento in cui è messo in moto non lo si può più fermare. A volte si devono prendere decisioni in tempi rapidissimi e con molta pressione addosso. Non solo: le decisioni riguardano sia la centrale, sia le funzioni periferiche e devono essere coerenti con il perché, il come, il chi. Deve essere come un’orchestra che suona Mozart sulla cresta di un’onda.  Aiuto –  direte – e dove la troviamo la lucidità? Nelle linee guida, nelle competenze ben definite e nei conti sotto controllo.

Parole chiave: governo, concentrazione, coerenza

Per approfondire:

Dal sito: sistema di navigazione


6. Preservare energie.

Arrivare al momento dell’evento spesso è faticoso. Ma arrivare stanchi è pericoloso. Si perde lucidità, si è meno reattivi, si rischia di farsi prendere dal panico perché la stanchezza fa vedere i problemi come fossero tragedie. Preservare le energie vuol dire in modo semplice spegnere il computer nella fase di preparazione e ricaricare le pile. Preservare le energie vuol dire non essere come Stachanov, che non serve, ma lavorare il giusto, con metodo facendo ciò che è umanamente possibile. Un evento non ha bisogno di eroi, ma di gente razionale e piena di energia. E poi, se posso aggiungere un consiglio alimentare: bere tanta acqua, che la disidratazione stanca assai!

Parole chiave: riconoscere i propri limiti, riposare, idratare l’organismo

Per approfondire:

Dal blog: Lavorare con metodo, ovvero come godersi il viaggio, Perché la prima persona da mettere in agenda sei tu, Sette domande per compilare un piano mensile a prova di stress, Dimmi quante volte vai alla toilette e ti dirò come migliorare il tuo lavoro!


7. Seguire le impronte

È importante assai capire come è andata, perché la strategia ha o non ha funzionato e ascoltare chi ha lavorato con noi. Anche se quel dato evento non si ripeterà mai più, noi continueremo a organizzare eventi. Analisi post evento, condivisione di dubbi, ascolto dei collaboratori sono una fase delicata e importante e sono parte integrante dell’evento. Anche se ciò che esce è negativo e ci fa paura. Non dimentichiamo mai, che un evento non finisce quando cala il sipario, perché ciò che esso ha trasmesso sono tracce che rimarranno per sempre.

Parole chiave: analisi, ascolto, soluzioni dei problemi

Per approfondire:

Dal blog: Perché i progetti per l’anno nuovo hanno bisogno di storie dell’anno vecchio, Come cercare gli errori e far crescere gli eventi ricorrenti, Event Management: emozioni negative? Si, ma solo facendo i giardinieri.

Perché i progetti per l’anno nuovo hanno bisogno di storie dell’anno vecchio.

sensible event management - blog.stefaniademetz.com

Quante liste di propositi per l’anno nuovo avete messo in saccoccia per affrontare belli carichi questo 2015 appena iniziato?

Il passaggio dal 31 al primo è un po’ come se fosse metaforicamente un cambio del pelo. Ci sentiamo nuovi, o vorremmo esserlo, e siamo ansiosi di iniziare. Palestra, cibo sano, lettura, cose, persone, insomma tutto nuovo.  È come una meravigliosa occasione. Questo giro di boa, convenzionale e simbolico, per tutti noi rappresenta una nuova possibilità.

Nel privato come nel lavoro: nuovi obiettivi aziendali, nuove strategie, nuovo metodo di lavoro. È come salire in macchina: si ingrana la quinta e avanti tutta. La strada è intonsa, dobbiamo solo percorrerla. E il “finito”, la strada alle nostre spalle, fatta di curve, paesaggi strepitosi, ma anche dossi, buche è ormai cosa superata.

Nel mio caso, nel mio lavoro, questo cambio al 31 dicembre è più che convenzionale. L’evento (la coppa del mondo di sci) va in scena poco prima di Natale. Poi, giusto il tempo per dormire, ricaricare energie, stare in famiglia e con l’inizio di gennaio si rimette in moto la macchina.

Eppure, ecco: c’è un eppure grande come una casa. Se non mi prendessi il tempo di studiare e in un certo senso ripercorrere quella strada vecchia alle mie spalle mi ritroverei ben presto in una strada simile, tutt’altro che libera e scintillante, piuttosto di nuovo piena di buche, che nel frattempo potrebbero essersi trasformate in voragini.

Ripartire è importante. Ma la prima tappa di questa ripartenza è lo sguardo al passato, all’avvenuto, alle cose fatte prima.

Per esperienza so che se si parte a gran velocità dentro il nuovo con una montagna di progetti e novità senza essersi chiesti prima che aspetto avesse il vecchio lasciato alle spalle, si rischia di fare e rifare gli stessi errori. In parole semplici: se io cucino la pasta senza sale e non l’assaggio continuerò a cucinare la pasta senza sale.

Il nuovo è importante, ma prima di affrontarlo bisogna allora chiedersi cosa abbiamo combinato l’anno prima. Questa domanda è obbligatoria in ogni ambito di lavoro, e dunque anche per chi organizza eventi. Io la chiamo la fase del de-briefing. Ma in italiano la si potrebbe chiamare la fase dell’analisi post evento o, in modo più efficace, la fase del “Come cavolo è andata?”

La memoria degli eventi ricorrenti.

Non basta avere successo fuori, non basta un riscontro positivo nell’output, non bastano dichiarazioni della stampa positive. Non basta avercela fatta, nonostante tutto. È invece vitale per la crescita sedersi a un tavolo con i collaboratori e porsi alcune domande. Il successo di un evento non è dato solo dal “comunque è andata”.  Il successo si misura partendo dagli obiettivi posti (ne ho parlato qui) e da come si è svolta l’implementazione e, ovviamente, dai conti finali.

E non basta fare analisi “marketing” su spettatori, sponsor, media e così via. Se si vuole crescere le analisi vanno fatte anche – o soprattutto – sul management. Ci sono varie modalità per affrontare questa fase, che è davvero la prima tappa di un metaforico nuovo anno di lavoro.
Io una volta organizzavo un incontro con tutto il comitato organizzatore, ma oggi preferisco incontri circoscritti ai gruppi di lavoro dei diversi settori. In questo modo si ha l’opportunità di andare proprio a fondo, di ricordare insieme cosa è successo. Per chi guida questi incontri si tratta soprattutto di porre domande e ascoltare e rivivere la fase delicata dell’implementazione attraverso le parole degli altri.

  • Ho raggiunto l’obiettivo?
  • In caso negativo, cosa non ha funzionato? Perché?
  • Che lezione traggo da questa esperienza?
  • Cosa va cambiato? Cosa va mantenuto? Cosa va eliminato?
  • Dove ho speso troppo? Perché?
  • I collaboratori sono bravi? Dove sono deboli? Come posso valorizzarli?
  • Dove è forte il mio settore? E dove è debole?

Queste sono le domande che ci guidano nelle nostre riunioni a gennaio, ma – attenzione – sono domande che poi rivolgo io anche a me stessa. Mi metto allo specchio e con severità cerco di rispondere. Anche il “capo”, insomma, deve fare la sua bella analisi su come è andata e sulla sua prestazione.

Questi diversi diari vanno poi riassunti per iscritto. Saranno la guida per tutto l’anno nuovo: per la fase di pianificazione strategica, per l’avvio dell’implementazione e infine per un ultimo controllo alla vigilia dell’evento.

La memoria degli eventi “one shot”.

E gli eventi unici? Quelli che hanno luogo solo una volta? Hanno anch’essi una memoria, una storia da cui attingere linee guida?

Altroché!

I mega eventi sono pieni zeppi di memoria, solo che ce ne dimentichiamo perché la loro è una memoria conservata altrove e pensiamo non ci riguardi.  Se penso ai Giochi Olimpici, ogni 2 anni c’è chi costruisce qualcosa e lascia qualcosa. La memoria di questi eventi epocali in genere è raccolta nei cosiddetti “final reports” che raccontano tutto. O quasi tutto…

Questi documenti riassuntivi non sono altro che un mezzo di promozione, di propaganda. Insomma, si mostra il paesaggio meraviglioso, ma non le buche nella strada percorsa. Anche perché le buche spesso emergono parecchi anni dopo. Eppure, sebbene in modo ovviamente più complesso rispetto ai piccoli eventi, il passaggio di informazioni è fondamentale anche qui.

Gli americani parlano di “lessons learned”. Ecco allora che chi si mette a organizzare un mega evento, una volta definito lo scopo, dovrebbe andare a studiarsi con diligenza la memoria di eventi simili. Ponendosi le stesse domande:

  • Dove sono andate bene le cose e perché?
  • Dove sono andate male le cose e perché?

Ingenuamente potrei dire: è possibile che il tormentone post mega eventi sia sempre lo stesso? Cattedrali nel deserto, impianti arrugginiti … possibile che gli errori degli eventi passati non possano divenire un antidoto per gli eventi del presente e del futuro?

Si è parlato tanto ultimamente di Roma 2024, le olimpiadi nella Capitale. Ecco, un lavoro fatto bene dovrebbe partire dalla memoria: olimpiadi estive passate, ma pure invernali. Che siano in Inghilterra o in Russia poco importa. E poi, viste le fragilità di questo nostro paese, andrebbe ripercorsa la storia dei nostri mega eventi: Torino 2006 e Expo 2015. Dove hanno fallito? Perché? Cosa dobbiamo fare per non ripetere gli stessi errori? Dove invece sono stati vincenti? Quali sono le nostre forze?

Parrebbe semplice buon senso, ma ahimè, la voglia di partire in genere vince e ci si lancia nel progetto e poco nella “storia”.

Progettare è meraviglioso. Ma se non conosco il terreno sul quale vado a costruire, rischio di combinare un bel disastro. E il terreno degli eventi è quello dell’esperienza, della memoria, dei successi e dei disastri. È da qui che si deve partire, per essere certi che l’evento non sia il lavoro di un’armata Brancaleone ingenua e spavalda, ma sia una vera macchina da guerra, capace non solo di proclami del tipo “Questi errori da noi si faranno più!”

Ma capace di non farli più per davvero.

L’analisi post evento ha giá altre tracce dentro questo blog: