#BackToBasics: 5 domande dal management per chi fa eventi

C’è un libro di Daniel Pennac che mi piace molto. Si chiama “Ecco la storia” e tra i vari racconti ce ne è uno che narra il destino di un dittatore sudamericano, che per sfuggire a un futuro terribile predettogli da una maga, arruola un sosia che lo possa sostituire, mentre lui se ne va in Europa. Il sosia scelto è identico a lui, non fosse per piccolissime differenze, non riconoscibili. Il punto è che questo sosia scopre di essere talmente bravo a imitare il dittatore vero, che decide di fare l’attore e così cerca a sua volta un altro sosia, il quale, di nuovo è sì identico, non fosse per piccolissime differenze, non percettibili a occhio nudo. Anche questo sosia del sosia decide di andarsene, trova un altro sosia e cosi di sosia in sosia, praticamente ogni volta identico, ma con differenze impercettibili, si giunge a un finto dittatore totalmente diverso da quello originale. Non continuo la storia vi lascio il gusto di scoprirne il finale.

Questo racconto mi pare però una bella metafora per ciò che può accadere dentro un’organizzazione: si stabiliscono in principio degli obiettivi, si disegna una governance, ma poi di anno in anno, si apportano piccole modifiche dovute alla contingenza che cambia, a situazioni nuove e così via, e di modifiche in modifiche non ci si accorge che si rischia di stravolgere l’identità, esattamente come è accaduto al dittatore.

Un viaggio alle origini

#BackToBasics é dunque l’hashtag che mi sento di dare a questo post e ad altri che seguiranno. Ritorno alla base, ovvero ritorno alle origini vuol dire: riprendere in mano alcune piccole indicazioni basilari (da manuale, si direbbe). Chi già legge questo blog sa che qui non si offrono le 10 regole d’oro per organizzare eventi perfetti. Non si tratta, infatti, di scoprire regole d’oro, ma di valorizzare tecniche e di agevolare la consapevolezza: l’effimero che si gestisce con gli eventi ha bisogno di cemento e fondamenta solide affinché il tutto non diventi una carnevalata dispendiosa e dannosa.

La prima tappa è il management

Se vi sedete intorno a un tavolo per questo “ritorno alla base”, lasciate stare il  “si potrebbe fare ...” o le idee luccicanti. Per ora vi servono “solo” le risposte a cinque domande (i cinque compiti)  fondamentali del management. Per aiutarci potrei scegliere di usare la parola italiana: gestione. Si capisce meglio e non ci si perde nell’incertezza di un anglicismo ancora oggi confuso (se provate a chiedere in giro cosa sia il management riceverete tante risposte quante le persone che avete intervistato!)

La prima tappa di questo viaggio di ritorno alla base passa dunque per la gestione, sia si tratti di un evento che parte da zero, sia si tratti di un evento ricorrente di lunga data. Nel primo caso il compito consiste davvero nel costruire la bussola, nel secondo di farne la manutenzione ed eventualmente di aggiustarla. Mi è capitato proprio recentemente di trovarmi immersa in entrambe le situazioni e in entrambi i casi la mia mente ha iniziato a fare lavoro di recupero nella cassetta degli attrezzi del mestiere “manager”. È stato un bel recupero, perché un po’ come con il sosia di Pennac, io stesso avevo annacquato con il tempo alcuni passaggi che invece sono vitali, se vogliamo che gli eventi che mettiamo in scena siano solidi e di sostanza.

5 domande per (ri)partire

La prima fase dunque non si occupa di cosa faremo. Più semplicemente la prima fase si occupa del perché e del come. E anche negli eventi rodati, un ritorno a queste domande dovrebbe essere previsto con regolarità.

  1. Perché organizziamo questo evento? Quale è lo scopo? L’evento è un mezzo per raggiungere cosa? Che cosa deve rimanere dopo? Senza una risposta chiara a questa prima domanda si rischia di trovarsi su una barca in mezzo al mare dove a seconda di chi tiene il timone, si cambia rotta. La barca girerebbe solo su sé stessa in una spirale distruttiva. Se partite da zero, affidatevi a un esperto che vi guidi in un processo strategico.
  2. Come ci organizziamo per raggiungere questi obiettivi? Questa domanda diventa importante anche negli eventi ricorrenti. Il contesto intorno a noi cambia di continuo, e dunque anche le esigenze interne. Chi fa cosa? Con chi si relaziona chi? Chi risponde a chi? Quale è il calendario di funzione?  Che tipi di riunioni facciamo e con quale frequenza? Come gestiamo i report? E così via …
  3. Chi decide cosa? Guai a non definire in modo fluido e trasparente come avvengono i processi decisionali: si avrebbero il caos, l’incertezza, lo stallo e naturalmente una marea di conflitti. E allora, le domande sono: che ambito di autonomia hanno i responsabili di settore? Come avviene il processo decisionale?
  4. Come controlliamo l’intero sistema? Pensiamo prima di tutto al budget, ma anche all’implementazione e alla corretta esecuzione delle decisioni strategiche. Qui si tratta in sostanza di impiantare lungo il percorso una serie di momenti di verifica, come fossimo dei gitanti che per arrivare alla vetta, devono passare per i rifugi dove verificare la mappa, fare provviste, controllare le previsioni meteo. Questi momenti devono essere chiari e a conoscenza di tutti. Ovvero: niente compiti a sorpresa!
  5. Come facciamo a crescere i nostri collaboratori? Qui c’è chi potrebbe obiettare: che cavolo centra questo con il management alto e poi un evento che finisce non ha bisogno di occuparsi di ciò. Ovviamente non esiste un management alto o basso. Esiste il management, che è fatto da persone che gestiscono persone (o meglio ancora: che gestiscono i saperi delle persone e condividono conoscenza). E un evento, anche se finisce, lascia sempre qualcosa sul terreno. Sarebbe un peccato se questo qualcosa non fosse anche un  po’ di competenza in più, un po’ di esperienza in più, un po di crescita, non solo economica, ma anche relazionale e professionale.

Per approfondire

Vi piace l’idea del #BackToBasics? Ecco alcuni link che vi potrebbero interessare.

#SensibleExperienceScape [8]: perché quando si parla di sostenibilità di un evento, si dovrebbe parlare anche di emozioni?

Questo post non ha alcun fondamento scientifico ed è scritto con la pancia.

La premessa mi pare necessaria, perché la domanda che pongo nel titolo mi frulla in testa da alcuni giorni e ammetto di non avere risposte certe.

Anteprima: le Olimpiadi di Torino, 10 anni fa.

Tutto è iniziato 10 anni con le Olimpiadi di Torino, alle quali ho partecipato in qualità di press manager al Sestriere. Ero in sostanza responsabile del centro stampa di raccordo della montagna nella fase immediatamente antecedente l’inizio dei Giochi e poi durante i Giochi.

Di quei due mesi mi sono rimasti ricordi di ogni genere: dalle delusioni alla fatica, al divertimento, alle vere e sane soddisfazioni. Rammento come fosse ieri l’ansia del countdown per l’apertura del centro stampa, che si ostinava a rimanere un cantiere. Una concatenazioni di attività, che non avevano seguito la road map prevista, avevano causato un ritardo tremendo e ricordo la responsabile del waste and cleaning che non poteva pulire fintanto che la spazzatura da allestimento non veniva sgomberata.  Non ricordo quale fosse l’intoppo, fatto sta che lavoravo in sala stampa, a gennaio, a pochi giorni dalla cerimonia d’inaugurazione, con i portoni aperti, il gelo che entrava, accucciata sul portatile con berretto e guanti. C’è pure chi si ricorda che avevo acceso una candela per fare un po’ di luce.

Un’esperienza atroce, si direbbe. Eppure in tutto questo c’è qualcosa di non normale: e cioè che di questa emergenza preservo solo ricordi magnifici. Il venue manager, che era il responsabile di tutto il cluster Sestriere, mi aveva autorizzato a lanciare un appello: avevo chiamato alle armi tutti quelli che potevano darci una mano per sgomberare il cantiere. C’erano i nylon da togliere da metri quadri e metri quadri di moquette, c’erano i tavoli da liberare, c’erano pezzi di cavi d’ovunque, e assi di legno e avanzi di ogni tipo. La squadra si era composta subito ed era fatta di gente che era lì per altro: trasporti, cerimoniale, servizi … eppure tutti si erano muniti di guantoni e avevano aiutato affinché un pezzo della macchina potesse partire.

Mi viene la pelle d’oca ancora oggi per l’emozione che avevo provato quando avevamo finito, stremati, ma soddisfatti. Non ho più alcuna traccia di questa squadra affiatata che era corsa in aiuto, in modo per nulla scontato, se non il ricordo vivo nella mia memoria. E questo ricordo sarebbe rimasto incantucciato da qualche parte, come bell’esempio di lavoro di squadra eccezionale, se non fosse che sono passati 10 anni dalle Olimpiadi e tutto in questi ultimi giorni torna  in superficie.

Esperienza e memoria

Mi sono trovata, infatti, a rivivere in parte quelle emozioni, dopo ben 10 anni. E pare interessante, perché ciò che alla fine rimane è solo la memoria bella: quella emozione condita addirittura con una consistente dose di nostalgia. Queste sensazioni, penso, le potrebbero confermare la maggior parte delle quasi 600 persone che settimana scorsa si sono presentate alla festa organizzata dallo staff Torino2006 per lo staff Torino2006: un raduno denso di ricordi, di abbracci, di rivisitazioni, di nostalgie, di risate.  Arrivati da ogni dove pur di esserci e pur di rivedersi, tutti con la gioia stampata sul viso e immagino, con dentro di sé solo i ricordi belli mentre quelli brutti …, beh, curiosamente nello sguardo retrospettivo diventano frammenti di piccole epiche olimpiche, che si colorano di romanticismo.

Tutto questo mi ha fatto riflettere non poco.

Quando si parla di eventi, soprattutto di mega eventi, si tende sempre a puntare il dito contro i grandi errori fatti nella gestione post evento. Infrastrutture abbandonate, mala gestione e così via. È un tema a me caro che ho trattato spesso in questo blog. Nemmeno Torino è immune da tutto ciò con, da un lato una città che pare rinata grazie ai Giochi, ma a ben guardare anche qui l’eredità mostra non poche crepe: gli impianti in montagna, il villaggio olimpico, così via …

Luci e ombre che pare difficile smentire.

Meno, o forse mai, si parla dell’eredità emozionale. Alla festa delle celebrazioni sono certa che in molti sarebbero risaliti subito sul carro olimpico per rifare tutto, di nuovo.

E qui mi piace provare a capire.

La psicologia dell’esperienza

La letteratura sul management degli eventi sta iniziando a studiare il rapporto tra esperienza e memoria affidandosi alle scoperte delle psicologia behaviorista. Si veda questo interessante studio su psicologia ed evento. Ne ho anche parlato in questo blog perché trovo il tema molto intrigante e ho anche contribuito a un paper su questo argomento, sebbene il focus fosse centrato sullo spettatore degli eventi culturali.

Le scoperte in questo ambito dicono in sostanza che è possibile cercare di veicolare le esperienze, senza necessariamente manipolarle, in modo tale da agevolare la sedimentazione di una memoria positiva.

Quando si lavora a un evento come i Giochi Olimpici, questa operazione pare molto facile, perché il mito olimpico, l’unicità dell’esperienza, la vita dentro una bolla che è unica e non ripetibile, la consapevolezza di vivere qualcosa di magico, lo spirito olimpico che ci mette il suo, la creazione di un linguaggio interno, l’esser slegati dal mondo reale etc. etc. fanno sì che si viva l’esperienza lavorativa in modo totalmente diverso da qualsiasi altro lavoro. Ciò vale certamente per tanti eventi. Non c‘è dubbio però che i Giochi Olimpici siano inimitabili da questo punto vista. È come raggiungere un livello emozionale altissimo, un picco senza eguali, ma effimero. Si crea quasi una tossicità, una dipendenza dalla emozione e man mano che ci si avvicina alla fine, non si vede l’ora che finisca, perché la bolla è impegnativa, ma allo stesso tempo si vorrebbe non uscirne mai.

La domanda allora molto banale è: tutta questa energia emozionale può essere incanalata affinché non sfumi nel nulla e non rimanga solo un insieme variegato di ricordi individuali? Cioè: quando si pianifica un evento, è possibile pensare, non solo a come riciclare le infrastrutture nel post-evento, ma anche a come non disperdere l’entusiasmo, pur sapendo che un’Olimpiade è unica?

Torino forse in parte l’ha fatto, divenendo città di eventi culturali. Ma è possibile lavorarci in modo strategico o questa energia ha un senso solo dentro il contenitore evento?

Penso ad esempio ai tanti che hanno lavorato a Torino e avrebbero voluto continuare a lavorare nello sport, ma non c’è stata alcuna vera opportunità a favore di uno strategico “job placement” post olimpico. La stessa cosa potrebbe valere per Expo: dove lavorano oggi le persone Expo? Quell’esperienza operativa e umana ha la possibilità di trovare uno sbocco e una continuità o rimane un episodio isolato?

Forse questo mio post è una leggerezza. Forse è un po’ come parlare del sesso degli angeli. Forse la forza di quelle emozioni ha davvero senso solo dentro il contenitore evento. Eppure io credo che una riflessione strategica per una vera legacy, che non sia solo infrastrutturale, andrebbe fatta. L’evento può essere il momento più alto, ma pensarlo solo come ingresso nella festa senza progresso, per citare il sociologo Michel Maffesoli, mi sembra, per quanto intenso e inebriante, un’occasione perduta.

Forse in questo senso Roma2024  potrebbe non solo pescare nell’emozione di chi fu-Torino2006, ma allo stesso tempo pianificare la viability, vale a dire la capacità auto-rigenerante delle esperienze, delle competenze e della forza emozionale di chi, se tutto andrà bene, potrebbe fra 12 anni  essere il “fuRoma2024”.

Event manager, ovvero stress da top five?

Chi ambisse a „fare eventi“ immaginandosi una vita piena di luci e feste, dovrebbe andarsi a leggere la classifica dei lavori più stressanti del 2015, secondo una classifica stilata dall’agenzia americana CareerCast.

Al quinto posto, tra tutti i lavori del mondo, dopo i mestieri di soldato, pompiere, pilota di aereo e agente di polizia viene l’event manager. E subito dopo il PR, pubbliche relazioni!

Robe da matti, mi verrebbe da dire. I motivi sono molteplici: deadline strette, cambiamenti in corsa, aspettative dei clienti, competizione. Certo, questa classifica fa rifermento soprattutto agli eventi intesi come convegni e congressi nel contesto americano. Negli Stati Uniti le convention sono un vero business e sono sottoposte a una concorrenza immensa. Basta fare qualche ricerca su linked in o nel web per scoprire un mondo lontano anni luce dalle nostre realtà.

Io non credo che in Italia questa professione avrebbe la stessa posizione in classifica. Sono ben altri i lavori stressanti nel nostro paese!

Ciononostante non vi è dubbio che organizzare eventi non sia una passeggiata e che se si vuole vivere la bellezza di ciò che si mette in scena e godersi lo spettacolo, che siano cultura, sport ma pure un convegno, è necessario acquisire i ferri del mestiere. Il nostro paese, magari non percepisce lo stress al limite del burn out in modo cosi dirompente come negli Stati Uniti, ma certamente molti eventi sembrano pasta frolla perché in prima linea non ci sono i professionisti, cioé persone che gestiscono eventi, ma gironzolano persone che “fanno eventi”.

E allora, forse può essere utile dare una rispolverata ad alcuni post sul mestiere che ho pubblicato e fare un salto in biblioteca a riscoprire libri che ci possano aiutare nella formazione.

E poi – e questo non sta scritto da nessuna parte – c’è l’esperienza al fronte che richiede tassativamente una bella dose di umiltà e di dedizione. Io ho iniziato dalle fotocopie, che ho prodotto a migliaia per alcuni anni e ho poi continuato tirando i cavi della televisione per altri anni. È dalla snobbata gavetta che è iniziata la mia vera formazione e ai giovani che volessero entrare in questo mondo consiglio di entrarvi modesti e affamati di esperienza. Anche solo stampare e distribuire migliaia di comunicati in una sala stampa costituisce la base di un vero apprendistato. E magari farlo gratis come volontario non deve far venire il voltastomaco. Gli eventi si nutrono di volontariato, e per imparare a gestirli, conoscere la base é condizione necessaria. Oltre che molto divertente!


Le basi:

Self management

L’imprevisto

Le emozioni negative

Il post evento

I libri

#SensibleExperienceScape [7]: come favorire una legacy esperienziale negli eventi?

Ho sempre amato mescolare i saperi.

Le contaminazioni sono quelle cose che ci fanno imparare dagli altri, che ci aiutano a risolvere nodi, che ci arricchiscono, che ci offrono uno  sguardo sul nostro mondo da punti di vista diversi. Le contaminazioni sono quella cosa che magari fa un po’ paura all’inizio (il nuovo, il diverso spaventano), ma che dopo ti fanno luccicare gli occhi, perché hai la sensazione che davvero tu sia cresciuto di un pezzettino.

Ecco perché quando il professore Federico Brunetti, docente di economia e gestione delle imprese all’Università degli Studi di Verona, la scorsa primavera, mi ha chiesto di collaborare a un testo per un convegno organizzato da Sinergie, la rivista italiana di management, ho sì avuto un po’ di paura, ma mi ci sono buttata con entusiasmo. Di nuovo per me era tutto: collaborare alla stesura di un testo e quindi condividere il lavoro di redazione; scrivere per un testo accademico, dove le regole (i codici) sono ben diversi da quelli di un blog; spostare la mia attenzione sugli eventi culturali e studiare testi affascinanti sulla psicologia comportamentale applicata al marketing e al management.

Ero iper-contaminata da modi, mondi e saperi diversi. Ciò che mi è rimasto di questi lavoro, oltre la gioia di esserne stata coinvolta, è il fatto che questo tema del “behavioral” è davvero intrigante. Ne ho giá parlato piu volte nel blog, e ho “coniato” l’hashtag #SensibleExperienceScape per identificare uno spazio fisico in cui lo spettatore è guidato anche nella sua parte emozionale.

Gli studi di matrice behavíorista offrono davvero molti argomenti per migliorare non solo l’esperienza, ma pure la memoria di una nostra partecipazione a un evento (una sorta di legacy esperienziale) e dall’altro però suggeriscono anche possibili insidie (leggi: manipolazione). Chissà, forse il 2016 sarà un anno in cui questo tema diverrà un piccolo tormentone dentro questo blog.

Per ora vi lascio al testo scritto a quattro mani dal titolo: Behavioral Event Management: una proposta di applicazione della prospettiva behaviorista alla progettazione e organizzazione di eventi culturali.

Se vi interessa il tema del convegno cliccate qui: Heritage, Management e Impresa: quali sinergie?

Buona lettura!


Per approfondire:

#SensbileExperienceScape:

Un mio altro contributo per Sinergie:

Perché il “saper fare” non basta quando si mette in scena lo sport.

Questo testo si collega al mio precedente post ed è il mio contributo alla discussione “Sport e nuove professioni”  al Festival delle Professioni di Trento.


Il mestiere di chi organizza eventi sportivi

Un evento sportivo racchiude in sé diverse funzioni e diversificate competenze. Organizzare un evento sportivo oggi richiede, infatti, conoscenze e pratiche altamente specializzate. Da un lato si devono conoscere le materie: lo sport, prima di tutto, ma pure quelle materie classificate come operations (trasporti, accreditamenti) o servizi (alla stampa, agli spettatori, agli sponsor e così via). Queste materie vanno poi gestite da altre competenze, quelle classiche del management (dalla definizione di strategia e obiettivi alla gestione di risorse all’impostazione di un’organizzazione). Sovente, invece, accade ancora che proprio il management sia misconosciuto. “Sono un uomo (o una donna) di sport! – si dice – Questo conta, tutto il resto non serve.”

Un evento sportivo però ha anche due altre caratteristiche che possono esplicarsi come “rischi”.

I rischi palesi degli eventi sportivi: tempo effimero e red carpet

Un evento è prima di tutto effimero e dunque con una data di scadenza ben definita. Ciò invita a una riflessione più complessa sul ruolo del management, che di fatto non dovrebbe preoccuparsi solo degli obiettivi/strategie dell’evento in sé, ma pure di obiettivi e strategie post-evento.

L’evento diviene cioè strumentale a una legacy che si vuol lasciare in un territorio, in una comunità. Un evento sportivo di successo non lo è per davvero se dopo, spento il braciere e consegnate tutte le medaglie, rimangono piscine arrugginite e trampolini decadenti. Non è sufficiente mettere in scena una grande festa avente al suo centro lo sport in cui tutto funziona. Quella è solo una fase dell’intero processo, oltretutto una fase che rischia di confondere (o nascondere) l’obiettivo reale. In modo più articolato ne ho parlato qui e qui.

Questa riflessione crea il collegamento per il secondo aspetto, che è fortemente connotativo degli eventi sportivi ed è quello, che io amo definire, il “malinteso del red carpet”. Un evento sportivo, soprattutto se internazionale, richiama grande interesse mediatico. E dunque esiste il rischio, tangibile, di confondere il proprio ruolo. Nel peggiore dei casi proprio i riflettori vengono puntati su sé stessi e lo sport diviene strumentale a strategie di potere dove la bellezza del gioco è manipolata per scopi ben diversi dal gioco stesso.

L’organizzatore di un evento sportivo è al servizio di qualcosa. È colui che stende il tappeto rosso per altri. È colui che sta dietro la telecamera e se ci sta davanti è solo per svolgere la propria funzione. È colui che fa sfilare sul tappeto rosso – che lui stesso ha steso –  gli atleti, gli spettatori, i giornalisti, i fotografi, ovvero tutti gli altri. Il professor Moreno Mancin, in un suo libro sui bilanci delle società di calcio (pagina 30), racconta bene come le società di calcio italiane, quando ancora erano senza scopo di lucro  non avevano investito sul management e sulle competenze. Essendo senza scopo di lucro, l’unico reale ritorno dei dirigenti era la visibilità mediatica e politica. Le conseguenze si pagano ancora oggi.

Gli sviluppi degli eventi sportivi: dilettantismo e professionismo

Questo è un nodo fondamentale nel passaggio – che stiamo vivendo oggi – tra dilettantismo e necessaria professionalizzazione. Il rischio é che permangano abitudini “antiche” per cui, tolta la passione, rimane lo sfruttamento dell’evento per scopi, diciamo pure, personali. Un problema diffuso, non solo nelle grandi società, ma pure in quelle piccole e in modo particolare in quelle che ancora oggi sono non profit, ovvero nella maggioranza delle società che si occupano di eventi sportivi. Nulla contro il non profit. Al contrario. È del non profit il concetto di falso dilettante, ovvero dilettante da un punto di vista formale, professionista sul piano reale.

Una strada possibile: la formazione

Diventa pertanto fondamentale educare, formare, creare, appunto, nuovi professionisti che mettano sé stessi al servizio del mestiere di – chiedo scusa per l’anglicismo – sport event manager.

In questo passaggio molto importante (in Italia in questi ultimi anni sono cresciute le scuole di formazione relative allo sport business), bisogna evitare un’altra trappola. E le storie che stiamo leggendo in questi giorni, anche sui fatti italiani, ci dicono che è urgente creare un “movimento” sulla formazione professionale di funzionari sportivi che tenga conto delle competenze, ma anche di concetti – scansati spesso con ipocrisia e nonchalance – come etica e responsabilità. Non basta saper far bene le cose. È assolutamente necessario essere anche consapevoli quale sia la materia pregiata che si sta trattando.

E forse è proprio sulle scuole di formazione che si deve puntare. I corsi di sportbusiness preparano ottimi manager o marketer, ma è necessario che preparino anche i dirigenti consapevoli di maneggiare, non oggetti, ma valori. E dunque si potrebbe educare allo sportbusiness partendo dalla sociologia dello sport, dalla storia dello sport, dalla filosofia dello sport… Per forza di cose – se ci limitiamo a grafici su revenue e profitto – avremo sempre più una generazione di dirigenti sportivi che sfrutterà il gioco spolpandolo del suo senso e riducendolo a mera industria dell’intrattenimento. Ci appassioneremmo lo stesso, presumo, ma perderemo qualcosa di prezioso e per noi, in quanto esseri umani, sarebbe un gran peccato.

Un organizzatore di eventi dovrebbe essere un consapevole mediatore emozionale sapendo quanto delicato sia il tema “emozioni”.

E se ci ostinassimo a insegnare  lo sport non solo come “revenue”, non solo come “marketing”, ma pure come magia – quella magia che vivendola ci rende persone migliori – probabilmente il business troverebbe una via umana per far crescere lo sport, senza violentarlo.