Sette consigli per essere un buon event manager

Sette regole dell'event management - Stefania Demetz

“Nell’industria molto competitiva degll’event management è importante stare in cima alla classifica e tendere a un continuo miglioramento”. Questo è ciò che scrive Becki Cross in un post uscito in uno dei migliori blog di event management. Sono 10 i suggerimenti che Becki si sente di dare.

Leggendo il suo articolo e condividendone abbastanza il contenuto, mi sono chiesta: “E per me quali sono le regole fondamentali? Che suggerimento mi sentirei di dare?” Becki Cross  proviene dal mondo delle conferenze e dei congressi. Io invece agisco nel mondo in cui si costruisce un palcoscenico. Ci sono delle differenze?

Ci ho pensato un po’ e ragionando sugli eventi che mettono in scena sport o cultura sono arrivata  7 punti.

1. Andare oltre la materia.

Cosa vuol dire? Beh, posso essere il più grande esperto di letteratura o il più famoso atleta al mondo, ma questo non significa che io sia in grado di organizzare, rispettivamente, un festival letterario o un campionato sportivo. Organizzare un evento presuppone la conoscenza dei compiti e degli strumenti del management. Come si definisce una strategia? Come si organizza una squadra? Come si costruisce un budget?

Parole chiave: strategia, organizzazione, gestione aziendale

Per approfondire:

Dal sito: Management: storia di una parola.

Dal blog: Perché non esiste il management degli eventi.

Libro: Fredmund Malik, Il mestiere del manager, Il Sole24Ore


2. Costruire il palcoscenico, non calpestarlo.

Un organizzatore di eventi è prima di tutto un fornitore di servizi. Lavora per consentire ad altri di esibirsi. L’organizzatore non è il protagonista, non è l’attore, non è quello che sfila sul tappetto rosso. È quello che quel tappeto lo srotola. E se necessario lo smacchia. Per questo è vitale arruolare in squadra solo persone che siano innamorate del progetto e non di sé. Persone che si sentano onorate di srotolare un tappeto e da dietro le quinte ammirare le star che lo attraversano.

Parole chiave: selezione dei collaboratori, umiltà, servizio.

Per approfondire:

Libro: Jim Collins, Good to Great (vedi il capitolo: Leadership Level 5)


3. Concedersi l’influenza

Un evento è dinamico e si sviluppa in un mondo dinamico. La frase “abbiamo sempre fatto cosi” va presa con diffidenza. Chi si occupa di gestione strategica e di direzione generale dovrebbe sempre studiare. Come? Visitando altri eventi, e non solo quelli del proprio ambito. Non solo o sport o cultura, ma sport e cultura. E poi, naturalmente ci sono i libri. Libri di management, libri di event management, ma anche libri di altri mondi e altre discipline. Gli spettatori vivono e si nutrono in questa epoca. Conoscerla è un dovere irrinunciabile.

Parole chiave: curiosità, contaminazione, apprendimento

Per approfondire:

Dal sito: La biblioteca del sensible event management

Dal blog: Al servizio di una sedia, ovvero lasciamoci influenzare dal design italiano,  Sei libri utili al management che non parlano di management, Può l’architettura disegnare l’effimero di un evento?, Come vivremo le nostre emozioni negli eventi del futuro?


4. Stare al fronte!

Studiare è importante. Ma da solo non basta. Bisogna poi stare in medias res, vedere nella realtà fisica come stanno le cose. Stare al fronte vuol dire, per chi volesse avviarsi alla professione di event manager, fare un sacco di esperienza, anche come volontario in tanti eventi e possibilmente con mansioni diverse. Per chi è già operativo la regola fondamentale è “alzati dalla tua sedia ed esci”. Sopralluoghi, ascolto dei collaboratori, giri di perlustrazione. Non dimentichiamoci che un evento ha nel suo dna l’imprevisto e tale imprevisto può essere affrontato solo se sappiamo come cavolo è fatto il teatro che stiamo costruendo.

Parole chiave: esperienza diretta, guardare con i propri occhi,

Per approfondire:

Dal blog: La tribù dei volontari: muscoli e cuore di un evento


5. Essere lucidi, sempre.

Per un evento si possono trovare tante metafore. Quella che forse indica meglio il momento dell’evento può essere un’enorme onda. C’è qualcosa di dinamico che si muove e nel momento in cui è messo in moto non lo si può più fermare. A volte si devono prendere decisioni in tempi rapidissimi e con molta pressione addosso. Non solo: le decisioni riguardano sia la centrale, sia le funzioni periferiche e devono essere coerenti con il perché, il come, il chi. Deve essere come un’orchestra che suona Mozart sulla cresta di un’onda.  Aiuto –  direte – e dove la troviamo la lucidità? Nelle linee guida, nelle competenze ben definite e nei conti sotto controllo.

Parole chiave: governo, concentrazione, coerenza

Per approfondire:

Dal sito: sistema di navigazione


6. Preservare energie.

Arrivare al momento dell’evento spesso è faticoso. Ma arrivare stanchi è pericoloso. Si perde lucidità, si è meno reattivi, si rischia di farsi prendere dal panico perché la stanchezza fa vedere i problemi come fossero tragedie. Preservare le energie vuol dire in modo semplice spegnere il computer nella fase di preparazione e ricaricare le pile. Preservare le energie vuol dire non essere come Stachanov, che non serve, ma lavorare il giusto, con metodo facendo ciò che è umanamente possibile. Un evento non ha bisogno di eroi, ma di gente razionale e piena di energia. E poi, se posso aggiungere un consiglio alimentare: bere tanta acqua, che la disidratazione stanca assai!

Parole chiave: riconoscere i propri limiti, riposare, idratare l’organismo

Per approfondire:

Dal blog: Lavorare con metodo, ovvero come godersi il viaggio, Perché la prima persona da mettere in agenda sei tu, Sette domande per compilare un piano mensile a prova di stress, Dimmi quante volte vai alla toilette e ti dirò come migliorare il tuo lavoro!


7. Seguire le impronte

È importante assai capire come è andata, perché la strategia ha o non ha funzionato e ascoltare chi ha lavorato con noi. Anche se quel dato evento non si ripeterà mai più, noi continueremo a organizzare eventi. Analisi post evento, condivisione di dubbi, ascolto dei collaboratori sono una fase delicata e importante e sono parte integrante dell’evento. Anche se ciò che esce è negativo e ci fa paura. Non dimentichiamo mai, che un evento non finisce quando cala il sipario, perché ciò che esso ha trasmesso sono tracce che rimarranno per sempre.

Parole chiave: analisi, ascolto, soluzioni dei problemi

Per approfondire:

Dal blog: Perché i progetti per l’anno nuovo hanno bisogno di storie dell’anno vecchio, Come cercare gli errori e far crescere gli eventi ricorrenti, Event Management: emozioni negative? Si, ma solo facendo i giardinieri.

Lavorare con metodo, ovvero come godersi il viaggio.

Obiettivo e metodo - sensible event  management - Stefania Demetz

Ve lo ricordate lo spot pubblicitario in cui Jeremy Irons diceva che non è la destinazione lo scopo, ma il viaggio? Era uscito alcuni anni fa e la regia era di Sorrentino e forse per questo me lo ricordo ancora. Mi è venuto in mente alcuni giorni fa quando ho letto un articolo su Internazionale in cui Oliver Burkeman afferma che per far avverare i propri sogni, più importante dell’obbiettivo, è il metodo. Vuoi diventare un fumettista famoso? Bene, allora con metodo devi creare una striscia al giorno. Ogni giorno e con costanza.
Normale buon senso, si potrebbe dire. Se voglio dimagrire il pesarmi ogni mattina (cioè puntare lo sguardo sul mio obiettivo) non è di certo la strategia migliore. Dimagrirò solo se sarò costante: una corsetta di 30 minuti ogni giorno e zero krapfen alla crema.

Eppure questa cosa del metodo, pur essendo ragionevole, la dimentichiamo un po’ troppo spesso. Basta fare un giro nel web a caccia di quotes. È tutto un invito ad avere un grande sogno, a concedersi la possibilità di immaginare in grande, perché “tu puoi, yes you can, credici” e così via. Ma poi in pochi ti dicono che per farlo devi essere metodico, coerente e disciplinato.

Obiettivi o risultati?

Prendiamo il management. Prima di partire ovviamente bisogna sapere dove si vuole andare: strategie, obiettivi aziendali, scopi. Voglio organizzare un evento? Devo sapere perché prima di tutto e poi devo aver bene in mente che tipo di evento, cosa voglio ottenere, dove voglio arrivare. Questo è un punto di partenza obbligato in ogni sistema di navigazione.

E poi? Poi si inizia a lavorare. Come? Fredmund Malik, guru del management, consiglia di considerare lo scopo come risultato. È una specie di pungolamento psicologico: se penso allo scopo, guardo sempre laggiù, alla destinazione. Se penso al risultato, vi includo mentalmente in modo implicito il lavoro che dovrò svolgere. Cioè: guardare all’obiettivo può stimolare un approccio passivo, pensare al risultato invece stimola all’azione.

La felicità? Un falso amico.

Ma forse, ecco, un vero aiuto dal mondo della psicologia lo può suggerire Viktor Frankl. (Degli insegnamenti di questo psicologo viennese salvatosi dalla prigionia di un lager nazista ne ho già parlato qui e qui.)
Sii felice, ci dicono le quotes che si trovano nel web. Tu puoi!
“Ma cosa vuol dire essere felice?” – si è chiesto Frankl. “Cosa vuol dire arrivare alla felicità?” Non sarebbe meglio dire che – se considero per esempio la felicità nel mio ambito professionale – sarò felice se l’evento avrà un aumento di spettatori, o un buon ritorno mediatico o se tramite questo evento si formeranno nuove competenze o cose del genere? Cioè lo scopo non sarà mai la mia felicità. Lo scopo sarà semmai la felicità degli spettatori – e solo conseguentemente la mia – e affinché questo divenga un risultato devo agire.
E devo farlo ogni giorno con lo sguardo che si fissa sull’oggi, sulle azioni nel presente. È un po’ come quando si va in montagna. Vedo sulla punta del monte il rifugio che voglio raggiungere e inizio a camminare. Se cammino guardando sempre quel rifugio, non ci arriverò mai. Non farò che vederlo lontano: “Mamma mia, fino a lassù bisogna andare. Sono ore che camino e il rifugio è ancora un puntino in mezzo alle rocce, non c’è la farò mai!” Se però cammino seguendo il ritmo dei miei piedi e della mia respirazione, passo dopo passo in modo regolare, il rifugio mi parrà meno lontano. Non solo: il viaggio stesso verso quel rifugio mi darà soddisfazione. La felicità non sarà solo finalmente godersi una birra in vetta al monte, ma sarà il camminare, il percorso fatto, il paesaggio attraversato.

Il rischio è che guardando solo i propri piedi – con lo sguardo bloccato sul presente – si potrebbe imboccare un sentiero sbagliato. Scrive Oliver Burkeman: “È vero che in questo modo (cioè concentrandosi sul metodo ndr) si perde la sensazione di trionfo che accompagna il raggiungimento di un obiettivo. Inoltre è difficile valutare giorno per giorno se il metodo sta funzionando. Ma il vantaggio è un flusso più regolare di piccoli momenti di felicità: mentre le persone che si pongono obiettivi languiscono in un perenne stato di insoddisfazione, osserva Adams, quelle che scelgono il metodo “hanno successo ogni volta che lo applicano, nel senso che fanno quello che volevano fare”.

E il punto è proprio qui: lo scopo (o la felicità) non sono un’astrazione lontana, una chimera. La felicità di per sé non può essere lo scopo. La felicità domani non esiste. Esiste solo qui e oggi. Allo stesso modo il risultato non esiste domani, esiste solo oggi, nel mio lavoro. Nel passo dopo passo, nel metodo.

La ruota che gira

Jim Collins, nel suo bestseller Good to Great, immagina il metodo come una ruota.
– È necessario prima di tutto concentrarsi sull’essenziale, e dunque lo scopo deve essere ben definito e deve essere pulito, minimalista, espresso a chiare lettere.
– Poi: non si deve avere fretta.
-Ciò che è veramente importante è iniziare a spingere la ruota verso l’obiettivo. All’inizio il movimento sarà lento, perché la ruota deve prendere velocità. Se tuttavia con disciplina spingiamo ogni giorno e tutti insieme nella stessa direzione, la ruota ad un certo punto ci richiederà meno forza, meno spinta, e andrà avanti quasi da sola nella direzione prefissata.

Turbolenze ve ne saranno molte nel viaggio della ruota, ma se chi spinge rimane focalizzato sulla direzione e continua nonostante il maltempo a spingere sempre con la stessa forza, la ruota continuerà a girare.

L’illusione del minestrone surgelato

Oggi viviamo in un’epoca in cui si vuole tutto e subito, dove la pubblicità ti dice che il minestrone surgelato pronto in sei minuti è addirittura migliore di quello fatto con verdure fresche e cotto per ore dalla nonna. Oggi sembra che sia davvero possibile ottenere tutto subito e ci si dimentica che dietro a quei sei minuti di cottura ci sono ore e ore di lavoro di chi ha seminato e raccolto la verdura e poi l’ha tagliata, precotta e surgelata, impacchettata, trasportata e messa sugli scaffali del supermercato.
Oggi dentro questo inseguimento del sogno e della felicitá, parole come disciplina e metodo fanno paura, appaiono respingenti invece che accoglienti.

Ma è propria questa percezione il vero malinteso. Il viaggio, come dice bene Jeremy Irons nello spot, è più bello dell’arrivo. E il metodo è semplicemente questo: saper dove si vuole andare e trovare, giorno dopo giorno, la felicità nel viaggio:

 

La biblioteca dell'(event) manager: 10 libri per lavorare meglio.

blog.stefaniademetz.com - 10 libri per un buon managementVale di più l’esperienza sul campo o lo studio in biblioteca?

Se il mio percorso può essere utile a dare una risposta, potrei dire che valgono entrambi e forse prima viene la gavetta, poi lo studio. La mia scoperta di libri utili al mestiere di organizzatrice di eventi, infatti, ha seguito un percorso all’incontrario. Prima ho iniziato a lavorare maturando esperienze sul campo. Poi ho sentito il bisogno di capire meglio non solo il mio mestiere, ma anche la mia responsabilità di manager e ho iniziato a cercare libri che mi aiutassero a farlo. Un viaggio meraviglioso, che non finirà mai.

Inauguro oggi – per questo motivo – una serie di post sui libri utili per essere sia bravi organizzatori, sia dirigenti consapevoli, ma anche semplicemente persone che riescano a trovare un buon equilibrio tra la vita e il mestiere. Non tutti questi libri hanno direttamente a che fare con il management degli eventi né con il management in sé. Alcuni sono semplicemente libri “ispiranti” o libri che a mio avviso aiutano a percepire meglio il proprio ruolo e a considerarsi come parte di un tutto globale e non solo con come centro rinchiuso dentro un solo mondo, il proprio.

Per quanto i tempi odierni siano molto complessi e talvolta disorientanti, ciò che rende questa nostra epoca affascinate è che la contaminazione con altri saperi è non solo benvenuta, ma addirittura auspicata nei processi di innovazione e nella nostra crescita.

Questo primo post elenca i 10 libri che ho davvero amato e che  sia chi organizza eventi, sia che si occupa di management dovrebbe leggere. Sono libri che hanno lasciato impronte fertili dentro di me, che poi mescolate ad altre impronte, rendono bello e stimolante il mio lavoro.


Il senso del lavoro, il senso della vita

Andre Agassi: Open. La mia storia

diario, narrativa

La vita di Andre Agassi. Un viaggio difficile e sofferto verso la consapevolezza. Libro bellissimo a prescindere dal lavoro, ma allo stesso tempo  utile per una riflessione sul rapporto tra professione e vita.

Viktor Frankl: Alla ricerca di un significato nella vita

saggio, psicologia

Quando si fa qualcosa questa cosa deve avere un senso, nella vita, e dunque anche nel lavoro e dunque anche nel management. Si può davvero imparare tanto da Frankl, psicologo austriaco, sopravvissuto ai lager grazie al senso che ha saputo dare alla sua tragica esperienza. Nel blog ne ho giá parlato qui.

Florence Nouville: Ho studiato economia e me ne pento

saggio

Questo splendido libretto non è un’accusa contro l’economia, che al contrario viene ritenuta strumento fondamentale per far davvero crescere la società e non distruggerla. La Nouville chiede alle Business Schools di assumersi questa responsabilità per creare una classe dirigente che guardi al futuro e non all’adesso. Si tratta di un invito, in realtà, per tutti noi: a pensare al nostro ruolo e a sforzarci di non mollare, a non cercare passatempi alternativi che diano un senso alla nostra vita mentre affoghiamo in un lavoro che ci rende aridi. La Nouville ci invita a dare un senso da dentro al nostro lavoro.


Cosa vuol dire management

Peter Drucker: Il management, l’individuo, la societá

saggio, management

Un must per chiunque lavori dentro un’organizzazione. Peter Drucker, il padre spirituale del management ci racconta la storia di questo mestiere (o di questa disciplina), ci porta dentro il suo senso e i suoi principi, ci fa vedere come il management prenda linfa dal ‘fuori’ poiché il cliente é in sostanza il suo obiettivo finale, sebbene – e questo é davvero il fascino di questo approccio – sia oggi soprattutto il nonprofit a insegnare molto al management. Parla anche di noi, individui più che manager o capi o leader, Drucker ci vede come knowledge workers e ci dispiega le sfide che dovremmo affrontare. E infine parla del management come scienza umanistica, ne sviscera il suo ruolo sociale e lo riassume così: “l’essenza del management é rendere produttiva la conoscenza”. Scritto nel 2001, quattro anni prima della morte di Drucker, mi pare che questo testo sia davvero un testamento spirituale.

Peter Drucker é spesso citato nel mio blog, ad esempio qui, qui o qui.

Jim Collins: Good to Great

saggio, management

Questo libro lo consiglio a chiunque si occupi di organizzazione e management. Anche una piccola azienda, anche una piccola società non profit può imparare molto. Sebbene gli esempi provengano dalle maggiori aziende a livello mondiale, gli stimoli sono moltissimi anche per chi non è dentro una multinazionale. Il tema delle persone giuste, il tema della concentrazione su un’idea, il tema del metodo e della disciplina, il tema del fare le cose giuste riguardano tutti, giganti e lilipuziani.

La lettura è appassionante, perché non si basa su teorie. Al contrario, il gruppo di lavoro  – che ha portato alla redazione di questo testo – è partito dalle analisi di aziende che erano ai vertici del successo. “Come hanno fatto?” é la domanda che si pone Jim Collins. Beh, è davvero affascinante scoprire che sebbene in ambiti e con storie diverse, le regole base siano sempre state le stesse. Non si tratta di formule magiche. Si tratta di lavoro, coerenza e umiltà. Grande libro. Davvero!

Fredmund Malik: Il management come professione. Operare con efficacia e successo nella propria professione.

saggio, management

La traduzione italiana del titolo non rende giustizia a questa bibbia del management. L’originale (in tedesco) dice: guidare, rendere, vivere. Si tratta di un libro che andrebbe tenuto sempre sulla scrivania. Come per un chirurgo esiste un manuale di “Chirurgia 1″, così qualsiasi persona che gestisca un’organizzazione dovrebbe leggere questo testo, per imparare a usare gli strumenti comuni del management e così riuscire a guidare una squadra, a portare risultati e a non logorarsi la vita. Per me questo libro è stata una scoperta e lo consigllio sempre con grande convinzione.

Fredmund Malik, d’altra parte é colui che mi ha insgenato cosa vuol dire management e lo trovate davvero spesso nel mio blog.


Organizzare eventi

Guy Debord: La società dello spettacolo

saggio, filosofia

Si può restare sbalorditi come alla fine degli anni Sessanta Debord abbia saputo anticipare la società di oggi. Per chi vive di eventi, questo libro è obbligatorio, non per speculare sul bisogno di spettacolarizzazione, ma al contrario per non dimenticare mai di osservarsi dall’esterno. Viviamo un’epoca di “faccio eventi”, di narcisismo spinto, di voyerismo spinto. Questo libro ci può spaventare per il modo in cui delinea le derive che stiamo vivendo, ma allo stesso tempo ci guida oggi in una dimensione di consapevole equilibrio, necessario più che mai.

O’Toole W., Alen J., McDonnel, J.: Events Management

manuale

Uno dei migliori manuali sul mestiere. Affronta tutti i più importanti aspetti operativi con ricchezza di esempi. Non sapete gestire i volontari? Qui scoprite come fare. Dovete fare un budget dell’evento? Qui vi spiegano come. Insomma: se non avete mai organizzato un evento, in questo libro imparerete a farlo. Se invece ne organizzate da anni, scoprirete come migliorare.


Parlare, scrivere, comunicare

Luisa Carrada: Il mestiere di scrivere. Le parole al lavoro, tra carte e web.

saggio, manuale

Questo é un altro di quei libri che andrebbe tenuto sempre sulla scrivania. Pensiamo tutti di saper scrivere, ma leggendo questo libro si scopre che troppo spesso ci muoviamo dentro consuetidini che con lo scrivere bene e giusto hanno ben poco a che vedere. Lavorare e non saper scrivere è un guaio! Luisa Carrada nel suo blog e in questo libro ci insegna a usare bene la penna, la tastiera, la carta e il web. Una sintesi del libro la trovate nel blog: qui.

Annamaria Testa: Farsi capire. Comunicare con efficacia nel lavoro e nella vita

saggio

Libro straordinario e fondamentale. Insegna a parlare e scrivere “come si mangia”, cioè in modo semplice, chiaro e funzionale. Non contiene strani modelli o regole magiche, ma semplicitá, buon senso, e anche consapevolezza dei processi di comunicazione. Da leggere assolutamente! E insieme al libro vi consiglio di seguire il blog di Annamaria Testa.

Ovviamente questi sono solo dieci libri. La biblioteca completa si trova qui, ma continuerò nel blog con una classificazione sperando che possa essere una guida stimolante e utile. E se vi va, vi invito a partecipare condividendo con me la vostra personale biblioteca.

Sette domande per compilare un piano mensile a prova di stress

Come pianificare un mese di lavoro - Sensible Event ManagementAvevo promesso che dopo il mio post su come eliminare attività dispersive nel lavoro, vi avrei raccontato cosa accade dopo. Una volta capito, infatti, come fare ordine in una giornata lavorativa, è altrettanto importante capire come pianificare il lavoro.

Credo che ognuno abbia un proprio modo per tenere sotto controllo il lavoro, per memorizzare le cose, per prendere nota. C’è chi ama tutto digitale e chi preferisce il taccuino. Bene, questo sistema funziona per entrambi gli stili o per chi, come me, vive tra byte e carta.

Questo primo post, della serie pianificazione del lavoro, parla di come impostare il mese.

Ingredienti necessari

  • Piano mese precedente (se lo avete)
  • 1 tabella excell
  • Disciplina secondo le necessità
  • Una spruzzata di costanza.
  • Un’ora di tempo

È ovviamente necessario che sappiate quale è il vostro scopo, che non si limita ad una sterile job description, ma comprende proprio il vostro ruolo dentro un’organizzazione. E se l’organizzazione siete voi, dovete assolutamente sapere dove volete andare, altrimenti è difficile fare un piano di lavoro. Inoltre, c’è anche la vostra vita e, dunque, il tempo è relativo e a questo dovete pensare quando compilate il piano del mese. Questa vignetta ci dice bene come pensare al tempo non in modo troppo rigido. Siate, inoltre, furbi e organizzate le attivitá in gruppi e categorie. La psicologia cognitiva dice che non siamo in grado di tenere la concentrazione su più di 7 +/- 2 gruppi di informazioni (cioé da 5 a 9) quindi: siate razionali e parchi.

Partiamo!

Da fare ogni 31 del mese

Avete un mese di lavoro alle spalle e se ne apre uno nuovo che va impostato. È come se a casa vostra arrivasse il traslocatore pieno di scatole. Se avete giá deciso dove andranno le cose, la casa sarà a posto entro breve, altrimenti … sarete sepolti da una catasta infinita e confusa. Le scatole sono le vostre cose da fare.

Ecco come organizzarle.

Io in genere dedico un’ora, nell’ultima settimana del mese uscente a pianificare il mese entrante. Mi metto tranquilla al mio tavolo, guardo il mese passato, le cose fatte e quelle sospese e registro quelle nuove che si sono aggiunte.

Poi procedo con questa tabella. Non vi fate deviare dall’aspetto poco invitante. Vedrete: é semplice, facile e tutto il vostro piano sta dentro un foglio A4!

Piano mensile di lavoro - Sensible Event Management  - Stefania Demetz
Piano mensile di lavoro – Sensible Event Management – Stefania Demetz
  1. Quante ore ha un mese?

Conto le ore di lavoro nel mese. Nella tabella, come esempio, considero 8 ore al giorno per ottobre. Questo primo passaggio è importante perché mi dice quanto tempo ho a disposizione. Per continuare la metafora del trasloco, potrei dire: mi dice quanta superficie ho in casa.

  1. Cosa devo fare?

Le cose da fare sono organizzate in sezioni (le stanze del trasloco):

  • Attività ordinarie sono tutte quelle attività che rientrano nei miei compiti, che faccio quasi abitualmente o che in ogni caso sono lavori rapidi, quasi automatici.
  • Preparazione riunioni: importantissimo. Ci si dimentica troppo spesso che preparare una riunione non solo è importante, ma che prende tempo, spesso molto più che la riunione stessa. Si tratti di un incontro con colleghi o di un appuntamento con fornitori o partners, il meeting va preparato!
  • Riunioni effettive: elenco delle riunioni che al momento della compilazione della tabella sono in agenda.
  • Progetti speciali: sono quei lavori che richiedono ricerca, analisi, e dunque tempo, che hanno bisogno di particolare attenzione, o che sono novità e così via.
  • Imprevisti/mail/telefono: se avete fatto bene la vostra analisi suggerita nel post di settimana scorsa, questo spazio dovrebbe ridursi sempre di più. Gli imprevisti vanno comunque calcolati e solo in base alla vostra esperienza e alla vostra capacità di contenimento di elementi di disturbo potrete tenerli sotto controllo.
  • Associazione xy: questo è facoltativo e l’ho inserito per me. Fate parte di un’associazione legata al vostro mestiere? Dovete lavorarci, preparare incontri o altro? Io ho preferito separarla dalle attività mie vere e proprie per visualizzarla meglio.
  • SD: sarebbe Stefi Demetz, cioè sono proprio io. Ho inserito qui il tempo dedicato al blog. Ovviamente avviene fuori dalle ore di lavoro, in genere, ma lo considero perché io possa organizzare il mio tempo lavorativo senza trascurare questo spazio dal quale vi sto scrivendo e viceversa.
  1. Quanto tempo ci metterò?

Questo è un punto difficile, perché non sempre siamo in grado di capire quanto tempo ci metteremo a fare le cose. Tuttavia l’esperienza dovrebbe aiutarci. Io tendo a tenere le ore verso l’alto, in modo da avere semmai dei cuscinetti. Capire quanto ci mettiamo più o meno è fondamentale per non trovarsi infognati alla fine del mese. Il conteggio iniziale delle ore mensili (punto 1) serve proprio a questo. Se nel computo totale vedo che non ho ore lavorative sufficienti, so che dovrò ottimizzare i tempi o lavorare più delle ore che avevo previsto al giorno, o prevedere un fine settimana. Al contrario, se vedo che tempo ne avanza, posso iniziare giá a lavorare a progetti meno prioritari.

  1. Quanto tempo ci ho messo?

Beh, qui confesso che è dura. Io non segno sempre tutto e ormai mi guida l’esperienza, tuttavia, nel mio diario quotidiano (anche questo sarà tema di una prossima puntata) segno quanto ci metto a fare le cose e dunque riesco ad orientarmi. Questa colonna proviene chiaramente da una scuola di management svizzera, dove sono più precisi di noi. Insomma a noi italiani stare a farci le pulci sul lavoro ci piace poco, ma ecco … perché non provare a compilarla, almeno all’inizio?

  1. Con chi lavoro?

“Collaborazione con” è una colonna chiara, penso. Compilarla mi aiuta a organizzare meglio gli incontri, tenendo conto anche della disponibilità degli altri

  1. Entro quando devo aver finito?

La scadenza è chiarissima.  Indica, cioè, la data ultima entro la quale il lavoro deve essere fatto. Per non  viverla però  al negativo – in inglese si chiama addirittura dead-line – vi rimando a questo bel post di Luisa Carrada.

  1. Priorità o urgenza?

Alla fine, ecco che si torna alla prima colonna, in cui inserisco due diversi indicatori che mi aiutano poi a fare i piani settimanali, scadenze a parte. Io uso un codice di numeri e lettere che vanno affiancati.

C = attività continuativa, settimanale con appuntamento fisso

A = importanza primaria

B = priorità secondaria

1 = da fare entro la settimana (urgenza 1)

2 = da fare entro la seconda settimana del mese (urgenza 2)

3 = da fare entro il mese (zero urgenza)

Ecco fatta la mia road map mensile!

Per chi lavora per eventi o attività ricorrenti, risulta poi molto utile prendere il mese dell’anno precedente e confrontarlo.

Posso dire che questo sistema, all’apparenza complicato, è davvero uno strumento di lavoro straordinario. Lo potrete adattare alle vostre esigenze, ma ecco, il mio consiglio è di farlo ogni mese. Anzi, in sede di analisi del lavoro svolto vi consente poi di verificare come sono andate le cose, vi aiuta anche a capire dove avete bisogno di più tempo, dove meno, come impostare le settimane e le singole giornate. Vi permette di regalare tempo alla vita privata.

Io in genere lo stampo, lo incollo nella mia agenda/quaderno di lavoro e lo scarabocchio, evidenziando le cose, aggiungendo e correggendo, ma questo è il mio lato antico, perché ho ancora bisogno di carta e penna.

Capito tutto? Se avete dei dubbi, scrivetemi!

Dimmi quante volte vai alla toilette e ti dirò come migliorare il tuo lavoro!

Nervosismo davanti al computer? Svogliatezza? Frustrazione? Serenità post vacanziera giá annullata? Vomito di mail che vi terrorizza? Il telefono squilla all’impazzata? Whatsapp segna la sua presenza come una goccia di un lavandino che perde? Bentornati al lavoro, mi verrebbe da dire, bentornati in ufficio!

Ma ecco: in genere, a settembre siamo tutti pieni di buoni propositi. Palestra, letture, cibo sano. E allora colgo l’occasione al balzo per raccontarvi la mia esperienza. Chissá  che magari non la vogliate mettere dentro il vostro programma dei buoni propositi post-estate. Ecco si, vi invito a cogliere lo spirito post vacanziero per fare un piccolo gioco con voi stessi e migliorare il vostro umore in ufficio.

Posso solo dire che non vendo oro, ma offro metodo e disciplina. Parole repellenti, ma credetemi: il processo è semplice, pure divertente e funziona. Io ne sono la prova vivente.

Ovviamente questo metodo non l’ho inventato. Mi è stato insegnato alla scuola di Management di Malik, e io l’ho semplicemente preso, adattato a me, e reso operativo. Oggi, raramente ho l’ansia di cose da fare. Raramente mi trovo travolta da mail, sms, telefono e visite in ufficio. Raramente. Cioè capita talvolta perché sono umana e umane sono le persone intorno a me, eppure oggi posso dire di essere davvero bene organizzata. E non lo dico con presunzione. Lo dico con gioia per un risultato raggiunto.

E per raggiungerlo, ho davvero dovuto anche contare quante volte al giorno andavo alla toilette!

Ecco perché:

Fase 1: osservarsi con una tabella

Prima d tutto, per migliorare la qualità del lavoro, bisogna capire come si gestisce di fatto il proprio tempo. Il modo più efficace, un po’ svizzero, è quello di compilare una tabella per 7 giorni lavorativi, ogni giorno, con – appunto – disciplina, riportando le seguenti informazioni.

  • Ora di inizio attività
  • Ora di fine attività
  • Tipo di attività

Qui va messo dentro tutto, ogni volta che cambiamo azione, oggetto, attività, come avessimo un sensore che lo registra in automatico, noi lo dobbiamo scrivere.

Prendo un caffè? Lo scrivo.

Passa un collega e faccio un minuto di saluti? Lo scrivo

Vado su internet a vedere che tempo fa domani? Lo scrivo.

Vado alla toilette? Lo scrivo (ecco, appunto …)

metodo di lavoro - fase 1-sensble event management -demetz
Esempio di tabella per auto analizzare l’uso del proprio tempo in ufficio – fase 1: compilazione

Ogni cambio attività, sempre e tutto. Per sette giorni.

Pare una cosa mostruosa, ma credetemi, io mi sono divertita perché è come se mi fossi messa una mia telecamera e con occhio esterno avessi controllato cosa faccio dal momento in cui entro in ufficio.  Mi sono estraniata e mi sono osservata

E ho scoperto un sacco di cose. Ho scoperto che costantemente arrivava gente che io ascoltavo, che ogni volta che spostavo la testa, sbirciavo nella casella di posta elettronica, che indugiavo prima di mettermi a lavorare sul serio e intervallavo con piccole cose, cosi che ogni volta ci mettevo un po’ a ritrovare la concentrazione. E alla fine, pur essendo stata tutto il giorno in ufficio, ero distrutta, ma non avevo fatto altro che cosine, non di certo lavoro.

Tutto questo è stato chiaro quando ho analizzato la tabella, che costituisce  il passaggio successivo.

Fase 2: ogni attivitá appartiene a una categoria (e a un colore)

Una quarta colonna infatti l’ho compilata in fase di analisi e vi ho catalogato le attività:

  • Job: cioè attività che rispondono al mio assignement e alla mia job description
  • Attività: attività minori, diverse dal progetto, ma comunque da fare, riunioni, mail di lavoro
  • Disturbo: telefonate in ricezione, sms, visite non in agenda
  • Pausa: pranzo, caffè, toilette (si, anche la toilette!)
metodo di lavoro - fase 2 - sensible event management - demetz
Esempio di tabella per auto analizzare l’uso del proprio tempo in ufficio – fase 2: categorizzazione

Fase 3: conteggio dei minuti e analisi del tempo

A ognuna di queste ho assegnato un colore, perché mi aiutano a visualizzare meglio. Poi ho fatto la somma dei minuti dedicati alle diverse categorie.

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Esempio di tabella per auto analizzare l’uso del proprio tempo in ufficio – fase 3: conteggio del tempo

Sarà una sorpresa anche per voi, come lo è stato per me?

Risultato

In, diciamo 8 ore di lavoro, avevo circa un 40% di elementi di disturbo e un 30% di attività varie. Ciò significa che dedicavo meno del 30% (perché c‘è anche la pausa) al lavoro per cui sono pagata!

Gli elementi di disturbo sono quelli che nemmeno li noti, nemmeno te ne accorgi. Che vuoi che siano due chiacchiere con un collega apparso all’improvviso o la telefonata di un’amica o pure di un collega per questioni per nulla urgenti?

Facendo con rigore per 7 giorni questo screening ho scoperto che mi lasciavo disturbare di continuo, che il trillo del cellulare aveva il sopravvento su tutto, che destinavo lo spazio per il “job” ai buchi tra mail e telefono, visite e attività varie. E uscivo esasperata e frustrata dall’ufficio.

È stata questa tabella il mio punto di partenza per migliorare la qualità del mio lavoro e il mio grado di soddisfazione.

Oggi, il mio piano mensile e la mia agenda settimanale tengono conto di tutto ciò. Ma non basta. Mi sono dovuta educare e ho dovuto sensibilizzare chi mi sta intorno. Ma questo, come l’ho fatto, ve lo racconto nella prossima puntata.

Per ora, vi invito a auto-osservarvi. Vi meraviglerete di voi stessi! Se avete dei dubbi, scrivetemi. Sono ben lieta di aiutarvi a stare meglio al lavoro.