Quattro consigli per essere più produttivi (e creativi) (e sereni) al lavoro

C’è stato un periodo, all’inizio della mia carriera professionale, in cui ingenuamente pensavo che quanto più fossi attiva, impegnata, connessa, tanto più sarei stata efficace. Addirittura c’è stato un periodo in cui avevo due telefonini, che squillavano di continuo. Lavoravo tantissime ore al giorno e non staccavo mai. E, forse per darmi un tono, raccontavo quanto poco tempo libero avessi, perché il mio lavoro era tanto importante.

A lungo andare questa cosa è divenuta logorante. Il mio cervello si riempiva di dati su dati, informazioni su informazioni, liste di cose da fare su liste di cose da fare. Tenevo addirittura un blocchetto vicino al letto per le idee notturne, perché anche la notte ero “sul pezzo”. Risultato?

La lucidità scemava, lo stato d’ansia cresceva. E soprattutto la connessione con il mio io profondo soffriva duri colpi.

Oggi il mio approccio è diametralmente opposto. Il silenzio, lo stacco, la pausa, l’ozio sono parte integrante e necessaria per raggiungere veramente risultati. Ho imparato a spegnere il telefono. Ho imparato a leggere le mail quando mi metto in “modalità lavoro”, ho imparato a liberare la mente. Purtroppo non sempre ci riesco, ma la consapevolezza di quanto ciò sia utile, mi aiuta ad essere vigile su me stessa, perché il benessere interiore è necessario al benessere al lavoro.

Il rischio della centrifuga mentale

Per chi lavora negli eventi il rischio dell’iperconnessione è reale. L’ansia sembra essere un effetto collaterale non evitabile. I nuovi dispositivi e le piattaforme disponibili, inoltre, aumentano il peso del dovere e sono nemici dell’efficienza, se non regolati e gestiti con ferrea disciplina. Quando vedo mail che mi giungono in orari strani reagisco con un: “Ahi, ahi, ahi, chi mi scrive non ha la situazione sotto controllo!”

Scrivere mail o whatsapp (ancora peggio) di notte o fuori dagli orari di lavoro è indice di sovraccarico e di poca struttura. Lo  spiega bene questo articolo: il buon manager lo si vede dalla pausa.

Purtroppo però modalità vecchie s’impongono ancora oggi, e il pregiudizio diffuso è che il lavoro sia solo quello davanti allo schermo del computer in ufficio. Il lavoro creativo, e il management è un lavoro creativo, necessita di pause dalla scrivania.

Per me è come se tutte le informazioni avessero bisogno di ordinarsi in modo spontaneo dentro la mia testa. Se io continuo a immettere dati, si satura la materia. Il silenzio invece permette a tutto di decantare, come un buon vino. Penso che tutti abbiano sperimentato la bella sensazione di trovarsi a camminare in un bosco, a nuotare in piscina, ad esplorare una città nuova e sentire improvvisamente la formazione di un pensiero nuovo, un’idea, un soluzione. L’eccesso di lavoro invece impedisce tutto ciò, perché si perde la facoltà di guardare oltre. Lavorare troppo, in questo senso fa male.

E i segnali sono chiari.  Oggi si parla di smart working non a caso. E l’ozio stesso non è più un tabù. C’è chi addirittura dice che si dovrebbe lavorare solo quattro ore al giorno. In certi casi si consiglia, poi, uno stacco “sabbatico”, che non può che giovare.

Il valore del tempo per sé

Come fare?

  1. Prima di tutto bisogna auto analizzarsi e capire come può essere ottimizzato il proprio lavoro. Un sistema efficace che ho sperimentato è spiegato qui.
  2. Poi è bene controllare il tempo speso al lavoro. Segnare in modo metodico inizio e fine e imporsi se necessario lo spegnimento del computer. Creare un’agenda che tenga conto di sé in quanto lavoratori, ma anche in quanto persone. Le energie devono essere preservate. Se spingo troppo, ad un certo punto fondo il motore.
  3. Darsi una regola severa su mail, whatsapp e telefono e le altre attività. Rispondere è certamente un’espressione di educazione, ma ciò non significa che dobbiamo essere vittime dell’iperconnessione e dei bombardamenti di messaggi da parte di persone in ansia.

Mi direte: “Tutto ciò non è possibile, gli altri si aspettano esattamente una presenza continua, una disponibilità h24, una risposta in tempo zero!”

Beh, se la pensate cosi allora dovete passare prima di tutto al punto 4, farvi violenza se necessario. Solo così riuscirete a vedere il vostro approccio al lavoro da una nuova prospettiva:

4. Staccare, staccare, staccare. Lasciate decantare i pensieri. Se non avete la fortuna di potervi prendere pause per periodi lunghi, fatelo ogni volta che potete. Portarsi la borsa da lavoro in vacanza, vuol dire portarsi nella mente il lavoro. Accendere il telefono in barca a vela per leggere le mail vuol dire, oltre che rovinarsi la vacanza, non ossigenare la propria mente. Tenere il telefonino acceso con avviso sonoro di whatsapp sul comodino vuol dire non concedersi nemmeno il piacere di un sonno profondo.

È curioso: quando si è sempre sul pezzo, sempre al lavoro, sempre disponibili, sembra che senza di noi il mondo non possa andare avanti. Nel momento in cui si stacca, invece, ci si rende conto che il mondo va avanti comunque e che il nostro contributo a questo andare avanti, grazie alla “ri-ossigenazione” cresce in qualità e valore.

L’estate sta finendo e mi auguro che abbiate spento i vostri telefoni, disattivato whatsapp, lasciato cartelle e documenti in ufficio e vi siate riempiti la mente di altro, che sia il caos di una festa in spiaggia o il silenzio di una vetta in alta montagna. Anche solo il dolce far nulla nel divano di casa porterà i suoi frutti.

E se non vi ho convinto io, forse lo farà Pico Iyer scrittore di viaggi che indica addirittura nello stare fermi la ricetta per riconnetterci, non solo con il mondo, ma soprattutto con noi stessi.

 

Trello&Co: come organizzare vita e lavoro divertendosi

Trello &Co: come migliorare la performance al lavoro

Ricordo che quando avevo iniziato a lavorare in ufficio, a fianco del mio babbo, lui teneva sulla scrivania una cartella gialla con sopra scritto Evidenze. Dentro quelle evidenze aveva, in pochi fogli, tutto il suo lavoro: documenti, note, appunti, qualche lettera. Pur essendo lui un uomo impegnato su più fronti, riusciva a tenere tutto sotto controllo con una semplice cartella gialla.

Forse sono cambiati i tempi, o forse sono io che ho bisogno di più di una cartella, fatto sta che il tema su come organizzare il lavoro mi sta molto a cuore e quando alcuni giorni fa ho scoperto una nuova “app”, me ne sono innamorata subito.

Il giorno non è fatto di solo lavoro

Su come gestire il tempo al lavoro ne ho giá parlato in questo blog, non tanto da un punto di vista degli attrezzi, quanto piuttosto del metodo: come individuare le falle nell’economia del proprio tempo, come organizzare “le cose da fare” nell’arco di un mese, come compilare un’agenda.

Il piano mensile, in particolare, per me è la guida per eccellenza. Da lì tutto parte.

Tuttavia, non c’è solo il lavoro nella nostra vita. Io, per esempio, oltre al lavoro ho questo blog. Ma ho anche una mia vita privata, che banalmente può essere fatta di un appuntamento dal dentista o del progetto di ristrutturazione in casa. Ho poi i miei amati libri, quelli che voglio comprare, e quelli che  voglio leggere e la cui lettura deve trovare uno spazio nell’arco di una giornata o di un mese. Ho poi scadenze urgenti (una multa da pagare!) ma anche altre attività legate al mestiere, per esempio, l’essere vice presidente di Club5, l’associazione degli organizzatori classici di Coppa del Mondo, impone altri compiti e altre attenzioni. Non c’è solo la giornata lavorativa “standard” nella nostra giornata. Questo come primo dato. E nella nostra testa non incameriamo solo le cose da fare al lavoro. La nostra testa lavora su tutti i fronti. Anche sugli ingredienti per la torta salata che voglio fare domani, quando finirò la “sezione” lavorativa della mia giornata.

I file fantasma che creano ansia

Nonostante io sia abbastanza metodica, ho talvolta la sensazione di perdere alcuni pezzi per strada: si sfilacciano e si incastrano da qualche parte nella mia memoria, sono – come dire-  file aperti fantasma, perché non li ho segnati in alcun luogo ma gironzolano dentro di me. E mi mettono ansia perché – non avendoli annotati – ho paura che svaniscano. Allora li scrivo in agenda, o li appunto in parte su una delle mie moleskine (si, perché ho la moleskine Coppa del Mondo, ma pure la moleskine blog, libri, stimoli), oppure li memorizzo nell’ipad (dentro Evernote o nelle note o nel calendario). L’ipad è divenuto un vero prolungamento della mia mente, una memoria esterna, direi.

È lì che tengo traccia delle letture e archivio ciò che mi interessa. Evernote in questo senso mi ha risolto tanti problemi.

La carta geografica del mio globo

Evernote però non ha potuto risolvere tutto, perché i file fantasma sono sparsi e non sono solo dati da archiviare. La sensazione – fino ad alcuni giorni fa – che mi mancava sempre ancora una carta geografica completa del globo “Stefi” era forte. Volevo una visione dall’alto, una mappa con tutti i blocchi che contenessero le mie cose, quelle da fare, quelle su cui riflettere, o semplicemente da trattenere. E che fosse dinamica, consultabile ovunque e sempre, e facile da usare.

Alla base di questa esigenza aggiuntiva – in fondo ho un’agenda, un calendario, due moleskine e un archivio dinamico (evernote), cosa voglio di più? – c’è forse il fatto che sono un capricorno e ho un bisogno astrologico (!) di garantirmi ordine e piani chiari.  Ma sono anche un capricorno che ama i colori. Ho bisogno di qualcosa che metta in ordine le cose da fare o da memorizzare e allo stesso mi consenta di fare ordine con leggerezza, ovvero con colori e dinamicità.

Trello: la carta geografica personalizzata

Ebbene: questa cosa qui che cercavo l’ho trovata alcuni giorni fa, quando durante uno dei miei frequenti viaggi in treno, ho letto questo articolo: How to use Trello to organize your entire lifeTrello è esattamente ciò che mi mancava, quello che mi consente di avere uno sguardo su tutto contemporaneamente, di usare colori diversi e avere flessibilità con ordine.  Si tratta di organizzare delle cartelle colorate, all’interno delle quali si creano delle lavagne personalizzabili: da fare, fatto, in corso di realizzazione, oppure, chiamare, contattare, o ancora fase uno del “progetto x” e via dicendo. L’ho trovato subito fantastico perché è adattabile a ogni ricerca. Uno ci può mettere le ricette di cucina o le attività per il giardinaggio, o il progetto di lavoro, o il calendario delle attività… Tutto il sé e le cose da fare. Lo si può limitare al lavoro o lo si può usare anche per la vita privata. Trello è come se fosse un enorme quaderno con post-it colorati organizzati per tema o per scadenza, che ti consentono di avere una visione immediata sui tuoi progetti. Lo dico per chiarezza: non sono pagata da Trello! Ne parlo perché mi sembra che sia davvero uno strumento utile nella pianificazione e nell’organizzazione della propria vita professionale e privata.

Gli errori della principante

Ho subito iniziato a testarlo, aprendo cartelle e mettendoci dentro cose. Ero talmente entusiasta che ho preso l’agenda, il mio calendario mensile, le mie moleskine, i miei appunti su Evernote e ho iniziato a creare cartelle e infilarci dentro cose su cose.

Poi, guardo la schermata e vedo che non va. Il display era pieno zeppo di cartelle: impossibile averci una visone d’insieme, impossibile avere sotto controllo vita e lavoro con tutte quelle macchie colorate, impossibile stare senza ansia di fronte a qual marasma di cose.

Il numero magico 7+/- 2

E allora mi è venuto in mente un testo che avevo letto tanti anni fa, scritto dal dottor Miller, psicologo cognitivo, il quale aveva rilevato, dopo molteplici esperimenti che il cervello umano riesce a mantenere la concentrazione solo su un limitato numero di attività. Dalle sue ricerche risulta che il numero magico è 7 +/- 2. Cioè: riusciamo a tenere sotto controllo da 5 a 9 gruppi di informazioni. Non di più.

Questa vecchia lettura  mi ha salvato. Ho riguardato la mia lavagna su Trello e ho iniziato a fare ordine, creando dei “cluster”.

Vi spiego come, sperando di poter suggerire un modo facile per evitare il panico. Per la Coppa del Mondo – il mio lavoro – non aveva senso creare una cartella per ogni singola attività. Le ho raggruppate, ho dato loro un senso comune e le ho dato un “sistema”. In questo modo, oltre a evitare inutili ansie, si opera un lavoro che io ritengo vitale: la capacità di organizzare la mente in modo strutturato, fare ordine, un po’ come quando si mettono i vestiti nei giusti cassetti. Ciò aiuta assai a evitare agitazione da scadenze, panico da troppe cose da fare. Aiuta ad avere un visione minimalista e leggera, sebbene ricca di contenuto.  Nel mio caso, al momento, mi sono organizzata cosi:

trello - sensible event management

  1. SCC – sta per Saslong Classic Club – il mio lavoro: febbraio (che con le modalità di Trello, potrò poi aggiornare in un “mese di marzo”); il famoso calendario che suggerivo di compilare in una tabella word é diventato una lavagna di Trello.
  2. SCC: generale (attività generiche senza calendarizzazione come il mio assignement, attivitá continuative della direzione generale, progetti a larga scadenza, reminder …).
  3. Club5: associazione (attivitá, riunioni, deleghe …).
  4. Sensible Event Management: i miei studi (ricerche, blog, interventi …).
  5. Formazione: lezioni (tutto ciò che riguarda le lezioni o testimonianze che tengo nei centri di formazione)
  6. Libri: ricerca (qui dentro ci metto i libri che vorrei comprare, e quelli che cerco e che sono introvabili, sia narrativa, sia saggistica, sia altro).
  7. Cose private: oltre il lavoro (casa, amici, vacanze, amministrazione ).
  8. Urgenze: as soon as possible (tutto ciò che ha priorità su tutto il resto, la prima cartella da aprire la mattina).

Sono riuscita a sistematizzare la mia vita privata e lavorativa in 8 cluster (o 7 +1, visto quello grigio é trasversale), all’interno dei quali cerco di mantenere la stessa numerazione con un massimo di 9 ulteriori grappoli o gruppi.

Carta, hardware, app …

La vita non è statica e ciò che è urgente finisce di esserlo, una cosa che accade al lavoro potrebbe finire nel blog, un libro ricercato potrebbe divenire la base per un progetto al lavoro. Ecco, con questa “app” questa flessibilità è garantita, perché le schede si possono spostare, integrare, calendarizzare, archiviare e così via. Io continuo a usare un’agenda per scriverci l’ordine con cui fare le cose, un calendario per segnarci gli appuntamenti, le moleskine per elaborare idee, Evernote per archiviare report, appunti di riunioni, libri, letture, link. Ora con Trello semplicemente navigo ordinata. Certo, i tempi di una sola cartella “evidenze” sul tavolo forse sono tramontati definitivamente, ma a me questo nostro mondo misto di carta, app e hardware non dispiace affatto. L’importante, come suggerisce bene la psicologia cognitiva, é non farsi inghiottire da queste belle diavolerie, ma usarle per migliorare e per crescere.

Dimmi quante volte vai alla toilette e ti dirò come migliorare il tuo lavoro!

Nervosismo davanti al computer? Svogliatezza? Frustrazione? Serenità post vacanziera giá annullata? Vomito di mail che vi terrorizza? Il telefono squilla all’impazzata? Whatsapp segna la sua presenza come una goccia di un lavandino che perde? Bentornati al lavoro, mi verrebbe da dire, bentornati in ufficio!

Ma ecco: in genere, a settembre siamo tutti pieni di buoni propositi. Palestra, letture, cibo sano. E allora colgo l’occasione al balzo per raccontarvi la mia esperienza. Chissá  che magari non la vogliate mettere dentro il vostro programma dei buoni propositi post-estate. Ecco si, vi invito a cogliere lo spirito post vacanziero per fare un piccolo gioco con voi stessi e migliorare il vostro umore in ufficio.

Posso solo dire che non vendo oro, ma offro metodo e disciplina. Parole repellenti, ma credetemi: il processo è semplice, pure divertente e funziona. Io ne sono la prova vivente.

Ovviamente questo metodo non l’ho inventato. Mi è stato insegnato alla scuola di Management di Malik, e io l’ho semplicemente preso, adattato a me, e reso operativo. Oggi, raramente ho l’ansia di cose da fare. Raramente mi trovo travolta da mail, sms, telefono e visite in ufficio. Raramente. Cioè capita talvolta perché sono umana e umane sono le persone intorno a me, eppure oggi posso dire di essere davvero bene organizzata. E non lo dico con presunzione. Lo dico con gioia per un risultato raggiunto.

E per raggiungerlo, ho davvero dovuto anche contare quante volte al giorno andavo alla toilette!

Ecco perché:

Fase 1: osservarsi con una tabella

Prima d tutto, per migliorare la qualità del lavoro, bisogna capire come si gestisce di fatto il proprio tempo. Il modo più efficace, un po’ svizzero, è quello di compilare una tabella per 7 giorni lavorativi, ogni giorno, con – appunto – disciplina, riportando le seguenti informazioni.

  • Ora di inizio attività
  • Ora di fine attività
  • Tipo di attività

Qui va messo dentro tutto, ogni volta che cambiamo azione, oggetto, attività, come avessimo un sensore che lo registra in automatico, noi lo dobbiamo scrivere.

Prendo un caffè? Lo scrivo.

Passa un collega e faccio un minuto di saluti? Lo scrivo

Vado su internet a vedere che tempo fa domani? Lo scrivo.

Vado alla toilette? Lo scrivo (ecco, appunto …)

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Esempio di tabella per auto analizzare l’uso del proprio tempo in ufficio – fase 1: compilazione

Ogni cambio attività, sempre e tutto. Per sette giorni.

Pare una cosa mostruosa, ma credetemi, io mi sono divertita perché è come se mi fossi messa una mia telecamera e con occhio esterno avessi controllato cosa faccio dal momento in cui entro in ufficio.  Mi sono estraniata e mi sono osservata

E ho scoperto un sacco di cose. Ho scoperto che costantemente arrivava gente che io ascoltavo, che ogni volta che spostavo la testa, sbirciavo nella casella di posta elettronica, che indugiavo prima di mettermi a lavorare sul serio e intervallavo con piccole cose, cosi che ogni volta ci mettevo un po’ a ritrovare la concentrazione. E alla fine, pur essendo stata tutto il giorno in ufficio, ero distrutta, ma non avevo fatto altro che cosine, non di certo lavoro.

Tutto questo è stato chiaro quando ho analizzato la tabella, che costituisce  il passaggio successivo.

Fase 2: ogni attivitá appartiene a una categoria (e a un colore)

Una quarta colonna infatti l’ho compilata in fase di analisi e vi ho catalogato le attività:

  • Job: cioè attività che rispondono al mio assignement e alla mia job description
  • Attività: attività minori, diverse dal progetto, ma comunque da fare, riunioni, mail di lavoro
  • Disturbo: telefonate in ricezione, sms, visite non in agenda
  • Pausa: pranzo, caffè, toilette (si, anche la toilette!)
metodo di lavoro - fase 2 - sensible event management - demetz
Esempio di tabella per auto analizzare l’uso del proprio tempo in ufficio – fase 2: categorizzazione

Fase 3: conteggio dei minuti e analisi del tempo

A ognuna di queste ho assegnato un colore, perché mi aiutano a visualizzare meglio. Poi ho fatto la somma dei minuti dedicati alle diverse categorie.

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Esempio di tabella per auto analizzare l’uso del proprio tempo in ufficio – fase 3: conteggio del tempo

Sarà una sorpresa anche per voi, come lo è stato per me?

Risultato

In, diciamo 8 ore di lavoro, avevo circa un 40% di elementi di disturbo e un 30% di attività varie. Ciò significa che dedicavo meno del 30% (perché c‘è anche la pausa) al lavoro per cui sono pagata!

Gli elementi di disturbo sono quelli che nemmeno li noti, nemmeno te ne accorgi. Che vuoi che siano due chiacchiere con un collega apparso all’improvviso o la telefonata di un’amica o pure di un collega per questioni per nulla urgenti?

Facendo con rigore per 7 giorni questo screening ho scoperto che mi lasciavo disturbare di continuo, che il trillo del cellulare aveva il sopravvento su tutto, che destinavo lo spazio per il “job” ai buchi tra mail e telefono, visite e attività varie. E uscivo esasperata e frustrata dall’ufficio.

È stata questa tabella il mio punto di partenza per migliorare la qualità del mio lavoro e il mio grado di soddisfazione.

Oggi, il mio piano mensile e la mia agenda settimanale tengono conto di tutto ciò. Ma non basta. Mi sono dovuta educare e ho dovuto sensibilizzare chi mi sta intorno. Ma questo, come l’ho fatto, ve lo racconto nella prossima puntata.

Per ora, vi invito a auto-osservarvi. Vi meraviglerete di voi stessi! Se avete dei dubbi, scrivetemi. Sono ben lieta di aiutarvi a stare meglio al lavoro.