Perché dimenticare fa bene agli eventi

Ho letto alcuni giorni fa su pagina 99 fa che gli scienziati Blake Richards e Paul Frankland avrebbero scoperto che cancellare pezzi dalla propria memoria fa bene. Il cervello si libera, si tolgono rumori. Dimenticare “aiuta ad orientarsi nel mondo, facilita l’assunzione di decisioni intelligenti in ambienti dinamici”.

Non ho potuto non andare subito con il mio pensiero al mondo degli eventi, che per la loro natura effimera e dinamica hanno proprio nella memoria un elemento fondante.

C’è la memoria del fatto (che il management definisce lessons learned), ma ci sono anche altre memorie come quella emozionale, per esempio.

Provo allora a capire come questa “scoperta” scientifica si posa declinare al nostro mestiere. Sono primariamente due gli ambiti che mi sento di passare in rassegna.

Memoria Gestionale

Intendo qui la memoria del lavoro svolto, del cosa e del come abbiamo realizzato l’evento. È la memoria del de-briefing, che deve essere valorizzata affinché non si ripetano errori, sia negli eventi one-shot, che negli eventi una tantum.

Cosa ricordare

Va ricordato tutto ciò che nelle analisi post evento è emerso come reale criticità. Non è tanto la cosa in sé che va ricordata, ma – molto più importante – il perché del problema. E il trucco per andare a fondo è indagare ogni volta con la regola dei 5 perché: a ogni risposta si deve procedere con un nuovo perché su quella risposta. Non si accettano scuse e si va a fondo del problema. Può capitare che per anni una certa situazione si svolga in modo fluido e poi all’improvviso non funzioni più. La memoria del cambiamento in questo senso diventa importante, sia per risolvere un problema sia per ricordare che nulla si cristallizza, a maggior ragione dentro gli eventi che sono dinamicità per definizione.

Va anche ricordato ciò che è andato bene. Ovviamente non tutto: concentrarsi sulle novità introdotte e capire perché hanno funzionato è utilissimo. E poi, insomma, concediamoci anche un po’ di gratificazioni!

Cosa dimenticare

Esiste una memoria negativa e distruttiva ed è quella ossessiva su situazioni critiche che invece che essere affrontate con la regola dei cinque perché, vengono costantemente portate sul tavolo con ansia. Lasciatele perdere e tranquillizzate chi ne è vittima. La memoria selettiva diventa fondamentale: devio il ricordo sui perché, per poi agire. Se rimango fermo al cosa, quel cosa si ripeterà.

Ogni volta, inoltre, che una situazione è risolta, va letteralmente archiviata. Se vi fa stare tranquilli, tenete un faldone con una traccia cartacea, ma nella vostra mente fate spazio per altro. Il nostro cervello lavora meglio se è libero da zavorre.

Ci sono anche vecchie pratiche gestionali che vanno dimenticate. Sono un po’ come quegli oggetti che si tengono sulle mensole e che non vediamo nemmeno più, tanta è la polvere che accumulano (ovvero la nostra abitudine di averli là), e non ci accorgiamo nemmeno che sono diventati inutili. Toglierli significa fare spazio al nuovo.

Uno dei compiti primari del management è lo smaltimento dei rifiuti. Anche la nostra memoria gestionale ha bisogno di un po’ di pulizia e a fine evento, o comunque con una regolare ciclicità, consiglio di portare i sacchi di zavorre mentali alla discarica. Ne guadagna il management e dunque le persone.

Memoria esperienziale

Un evento vive di persone e tutte queste persone sono portatrici di aspettative, di esperienza e infine di memoria. Non possiamo naturalmente veicolare la memoria a nostro piacimento, sarebbe come creare una “fanta-evento” la cui idea mi fa rabbrividire. Possiamo però aiutare a ricordare bene. Questo vale sia per gli spettatori, ma anche per gli attori o i giornalisti o gli sponsor: siamo tutti essere umani che sentono e tutti comunicatori con il passaparola, un post, una foto, una narrazione, anche se magari circoscritta alla famiglia.

Cosa ricordare

Ogni organizzatore di eventi vorrebbe che si ricordassero solo le cose belle o addirittura solo ciò che per l’organizzatore è importante. Se la strategia e gli scopi dell’evento hanno trovato un buon banco di prova in una seria implementazione, sarà sicuramente cosi. Altrimenti… sarà un lavoro fatto male. Concentrarsi però sul cosa in senso materiale rischia di farci sbagliare strada. Un evento si costruisce con le emozioni e sono queste che vanno “indirizzate”. Studi sulla psicologia behaviorista ci dicono che possiamo davvero farlo: guidare la memoria. Accade già nelle applicazioni del marketing al turismo e si inizia a studiarne gli effetti anche negli eventi. Oggi mi sento di dire che chiunque organizzi un evento dovrebbe avere confidenza con questo nuovo filone di applicazioni della ricerca scientifica in campo pratico. Ovviamente il rischio manipolatorio è alto e dunque sono richieste grande attenzione e onestà.

Cosa dimenticare

Noi certamente vorremmo che lo spettatore dimenticasse ciò che non ha funzionato. Possiamo farlo solo in un modo: ascoltando, ascoltando e ascoltando. E offrendo risposte adeguate, soluzioni, accoglienza e comprensione. Lo spettatore, il giornalista o altri, magari non cancelleranno dalla memoria il problema vissuto, ma questo passerà in secondo piano, perché può forte sarà il ricordo della nostra professionalità, della nostra cortesia. Della nostra serietà.

Conclusione: non tutto è programmabile. Siamo essere umani e non macchine. Non siamo chiavette usb il cui contenuto può essere cancellato in un clic. Il bello sta qui: imparare a selezionare il ricordo utile se siamo organizzatori e aiutare i nostri visitatori a costruire una memoria, che prima ancora che utile a noi, sia di beneficio e gioia per loro.

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#SensibleExperienceScape [8]: perché quando si parla di sostenibilità di un evento, si dovrebbe parlare anche di emozioni?

Questo post non ha alcun fondamento scientifico ed è scritto con la pancia.

La premessa mi pare necessaria, perché la domanda che pongo nel titolo mi frulla in testa da alcuni giorni e ammetto di non avere risposte certe.

Anteprima: le Olimpiadi di Torino, 10 anni fa.

Tutto è iniziato 10 anni con le Olimpiadi di Torino, alle quali ho partecipato in qualità di press manager al Sestriere. Ero in sostanza responsabile del centro stampa di raccordo della montagna nella fase immediatamente antecedente l’inizio dei Giochi e poi durante i Giochi.

Di quei due mesi mi sono rimasti ricordi di ogni genere: dalle delusioni alla fatica, al divertimento, alle vere e sane soddisfazioni. Rammento come fosse ieri l’ansia del countdown per l’apertura del centro stampa, che si ostinava a rimanere un cantiere. Una concatenazioni di attività, che non avevano seguito la road map prevista, avevano causato un ritardo tremendo e ricordo la responsabile del waste and cleaning che non poteva pulire fintanto che la spazzatura da allestimento non veniva sgomberata.  Non ricordo quale fosse l’intoppo, fatto sta che lavoravo in sala stampa, a gennaio, a pochi giorni dalla cerimonia d’inaugurazione, con i portoni aperti, il gelo che entrava, accucciata sul portatile con berretto e guanti. C’è pure chi si ricorda che avevo acceso una candela per fare un po’ di luce.

Un’esperienza atroce, si direbbe. Eppure in tutto questo c’è qualcosa di non normale: e cioè che di questa emergenza preservo solo ricordi magnifici. Il venue manager, che era il responsabile di tutto il cluster Sestriere, mi aveva autorizzato a lanciare un appello: avevo chiamato alle armi tutti quelli che potevano darci una mano per sgomberare il cantiere. C’erano i nylon da togliere da metri quadri e metri quadri di moquette, c’erano i tavoli da liberare, c’erano pezzi di cavi d’ovunque, e assi di legno e avanzi di ogni tipo. La squadra si era composta subito ed era fatta di gente che era lì per altro: trasporti, cerimoniale, servizi … eppure tutti si erano muniti di guantoni e avevano aiutato affinché un pezzo della macchina potesse partire.

Mi viene la pelle d’oca ancora oggi per l’emozione che avevo provato quando avevamo finito, stremati, ma soddisfatti. Non ho più alcuna traccia di questa squadra affiatata che era corsa in aiuto, in modo per nulla scontato, se non il ricordo vivo nella mia memoria. E questo ricordo sarebbe rimasto incantucciato da qualche parte, come bell’esempio di lavoro di squadra eccezionale, se non fosse che sono passati 10 anni dalle Olimpiadi e tutto in questi ultimi giorni torna  in superficie.

Esperienza e memoria

Mi sono trovata, infatti, a rivivere in parte quelle emozioni, dopo ben 10 anni. E pare interessante, perché ciò che alla fine rimane è solo la memoria bella: quella emozione condita addirittura con una consistente dose di nostalgia. Queste sensazioni, penso, le potrebbero confermare la maggior parte delle quasi 600 persone che settimana scorsa si sono presentate alla festa organizzata dallo staff Torino2006 per lo staff Torino2006: un raduno denso di ricordi, di abbracci, di rivisitazioni, di nostalgie, di risate.  Arrivati da ogni dove pur di esserci e pur di rivedersi, tutti con la gioia stampata sul viso e immagino, con dentro di sé solo i ricordi belli mentre quelli brutti …, beh, curiosamente nello sguardo retrospettivo diventano frammenti di piccole epiche olimpiche, che si colorano di romanticismo.

Tutto questo mi ha fatto riflettere non poco.

Quando si parla di eventi, soprattutto di mega eventi, si tende sempre a puntare il dito contro i grandi errori fatti nella gestione post evento. Infrastrutture abbandonate, mala gestione e così via. È un tema a me caro che ho trattato spesso in questo blog. Nemmeno Torino è immune da tutto ciò con, da un lato una città che pare rinata grazie ai Giochi, ma a ben guardare anche qui l’eredità mostra non poche crepe: gli impianti in montagna, il villaggio olimpico, così via …

Luci e ombre che pare difficile smentire.

Meno, o forse mai, si parla dell’eredità emozionale. Alla festa delle celebrazioni sono certa che in molti sarebbero risaliti subito sul carro olimpico per rifare tutto, di nuovo.

E qui mi piace provare a capire.

La psicologia dell’esperienza

La letteratura sul management degli eventi sta iniziando a studiare il rapporto tra esperienza e memoria affidandosi alle scoperte delle psicologia behaviorista. Si veda questo interessante studio su psicologia ed evento. Ne ho anche parlato in questo blog perché trovo il tema molto intrigante e ho anche contribuito a un paper su questo argomento, sebbene il focus fosse centrato sullo spettatore degli eventi culturali.

Le scoperte in questo ambito dicono in sostanza che è possibile cercare di veicolare le esperienze, senza necessariamente manipolarle, in modo tale da agevolare la sedimentazione di una memoria positiva.

Quando si lavora a un evento come i Giochi Olimpici, questa operazione pare molto facile, perché il mito olimpico, l’unicità dell’esperienza, la vita dentro una bolla che è unica e non ripetibile, la consapevolezza di vivere qualcosa di magico, lo spirito olimpico che ci mette il suo, la creazione di un linguaggio interno, l’esser slegati dal mondo reale etc. etc. fanno sì che si viva l’esperienza lavorativa in modo totalmente diverso da qualsiasi altro lavoro. Ciò vale certamente per tanti eventi. Non c‘è dubbio però che i Giochi Olimpici siano inimitabili da questo punto vista. È come raggiungere un livello emozionale altissimo, un picco senza eguali, ma effimero. Si crea quasi una tossicità, una dipendenza dalla emozione e man mano che ci si avvicina alla fine, non si vede l’ora che finisca, perché la bolla è impegnativa, ma allo stesso tempo si vorrebbe non uscirne mai.

La domanda allora molto banale è: tutta questa energia emozionale può essere incanalata affinché non sfumi nel nulla e non rimanga solo un insieme variegato di ricordi individuali? Cioè: quando si pianifica un evento, è possibile pensare, non solo a come riciclare le infrastrutture nel post-evento, ma anche a come non disperdere l’entusiasmo, pur sapendo che un’Olimpiade è unica?

Torino forse in parte l’ha fatto, divenendo città di eventi culturali. Ma è possibile lavorarci in modo strategico o questa energia ha un senso solo dentro il contenitore evento?

Penso ad esempio ai tanti che hanno lavorato a Torino e avrebbero voluto continuare a lavorare nello sport, ma non c’è stata alcuna vera opportunità a favore di uno strategico “job placement” post olimpico. La stessa cosa potrebbe valere per Expo: dove lavorano oggi le persone Expo? Quell’esperienza operativa e umana ha la possibilità di trovare uno sbocco e una continuità o rimane un episodio isolato?

Forse questo mio post è una leggerezza. Forse è un po’ come parlare del sesso degli angeli. Forse la forza di quelle emozioni ha davvero senso solo dentro il contenitore evento. Eppure io credo che una riflessione strategica per una vera legacy, che non sia solo infrastrutturale, andrebbe fatta. L’evento può essere il momento più alto, ma pensarlo solo come ingresso nella festa senza progresso, per citare il sociologo Michel Maffesoli, mi sembra, per quanto intenso e inebriante, un’occasione perduta.

Forse in questo senso Roma2024  potrebbe non solo pescare nell’emozione di chi fu-Torino2006, ma allo stesso tempo pianificare la viability, vale a dire la capacità auto-rigenerante delle esperienze, delle competenze e della forza emozionale di chi, se tutto andrà bene, potrebbe fra 12 anni  essere il “fuRoma2024”.

Equilibrisimi web per gli eventi nel futuro.

web fbI siti internet hanno i giorni contati! Viva il social network!

È questa l’ipotesi (o la provocazione) lanciata dal blog “marketing in bocconi”.
Secondo l’autore del sito sarà soprattutto una questione di costi a far morire i siti. Oggi con wix è possibile farsi una pagina web con pochi soldi se non addirittura gratis. E in fondo, via facebook o twitter, la comunicazione riesce a essere più efficace e virale.

È una tesi certamente affascinante e consiglio la lettura di questo post, perché anche i commenti spingono a riflettere seriamente sul futuro della comunicazione web.

Prendiamo ad esempio gli eventi.

Concordo che una manifestazione di dimensioni ridotte possa sopravvivere benissimo usando solo facebook o pinterest o twitter. Al limite, poi, ci si può costruire una pagina in casa senza spendere migliaia di euro con operazioni outsourcing (dalla grafica ai contenuti) che spesso raggiungono cifre da capogiro.
Il bellissimo event manager blog vende addirittura templates per costruire il proprio sito adattato alle esigenze di un evento. Dunque, sì: è possibile fare tutto in casa e investire il meno possibile nel web tradizionale. Emozionare con immagini e frasi d’effetto puntando solo social networks per taluni eventi può essere la soluzione.

Eppure…

Eppure io ho qualche dubbio. Un evento di medie dimensioni può probabilmente farcela. Non posso tuttavia immaginare come eventi globali, penso alle Olimpiadi, lavorando con templates a basso costo, possano gestire la complessità delle informazioni che devono produrre e diffondere.
Basta entrare in Sochi2014 e farsi un giro per capire la montagna di materiale che viene pubblicato e quanto diversi siano i destinatari: tutti gli stakeholder che ruotano dentro e intorno all’evento hanno un proprio spazio con un proprio linguaggio. Un vero microuniverso!Certe informazioni (accreditamenti, parcheggi, planimetrie dei siti, programmi, biglietteria, e molto altro) devono essere di immediata accessibilità e un sito questo lo garantisce.

Il mio dubbio sulla morte sei diti web investe, tuttavia, un altro aspetto, forse meno immediato.
Un evento non può esistere solo nel presente e nel suo bisogno di informare sul hic et nunc.
Usando solo facebook viviamo prepotentemente solo il presente. Un post sui social dura pochissimo, sempre che non sia efficace e riesca ad avviare una massiccia comunicazione virale. Ma ottenere questo effetto dirompente con ogni post è molto impegnativo. E le informazioni, una volta lette soprattutto se NON condivise, si perdono. Finiscono dentro l’enorme contenitore dell’obsoleto della rete e oggi questo obsoleto può contenere anche comunicazioni nate pochi minuti prima.

E allora, la mia domanda è: che ne rimane della memoria? Oltre ai servizi che un evento ben strutturato deve fornire a spettatori, media, sponsor, volontari e che sono difficilmente gestibili solo in un tweet, che ne rimane di tutto il resto?
Londra 2012 è ancora on line e vive dentro il sito del CIO con le sue storie, le immagini, i video, la memoria di un’intera festa globale. Gli amanti del mordi e fuggi possono obiettare: “A chi serve? In fondo è roba vecchia.”

 
Recentemente sono stata a un convegno sugli archivi di fotografia industriale e il messaggio condiviso era che questa memoria deve essere protetta e fatta vivere. Non è tanto diversa la storia di un evento.

Certa roba vecchia è importante e deve essere accessibile.
Un sito, forse smetterà di essere un medium per l’informazione sul presente e sarà sacrificato a favore dell’immediatezza dei social. Forse semplicemente cambierà funzione e diventerà un fornitore di servizi e soprattutto un vivo e dinamico archivio. Che non è poco.

Senza memoria non non abbiamo strade segnate e non siamo nulla. Soprattutto se ciò che costruiamo è impalpabile come lo è un evento.