SensibleExperienceScape [6]: lezioni dalla villeggiatura.

Lo scorso fine settimana sono stata in Calabria al Corigliano Calabro Fotografia: quattro giorni di esposizioni, workshop, letture portfolio e presentazioni. Sono state quattro giornate in cui soprattutto le persone incontrate e le relazioni umane hanno dato il timbro a questo festival. Non si trattava solo di fotografia ma pure di incontri conviviali, di chiacchiere e buon cibo, di confronti e di nuove scoperte.

L’ultimo giorno mentre ce ne stavamo tutti nella veranda dell’hotel affacciata sul Mar Ionio in attesa di partire e dunque pronti per i saluti, gli scambi di biglietti da visita, contatti, abbracci e baci, in una tipica atmosfera di attesa della partenza e di commiato, una persona coinvolta nell’organizzazione mi ha detto: “Mi sento come in quella pubblicità di Costa Crociere, dove una donna alla cassa del supermercato piange perché la vacanza è finita.”

Forse proprio perché siamo in periodo di vacanze non ho potuto non pensare che in effetti gli eventi e le vacanze hanno molto in comune.

La prima similitudine che mi viene in mente è che entrambi, vacanza ed evento, sono limitati nel tempo e nello spazio. Sono una bolla dentro la quale ci troviamo per un po’, una bolla che è diversa dalla nostra vita quotidiana, una bolla che di solito lasciamo con una sensazione di nostalgia per quel qualcosa di meraviglioso che fu.

In secondo luogo, frequentare un evento o fare vacanza hanno a che fare entrambi con il tempo libero, con lo svago, con qualcosa che rompe l’ordinaria quotidianità. Anche se è vero che i confini –  nel caso degli eventi – si fanno meno nitidi. In una vacanza i ruoli sono ben definiti: uno è il turista e uno è il cameriere di un hotel. Uno si gode il tempo libero, l’altro (al momento) lavora. Negli eventi, invece molto spesso chi lavora è comunque destinatario di emozioni: sfido un atleta olimpico o un collaboratore a un festival culturale a percepire la propria presenza solo come un dovere lavorativo.

Ma soprattutto ciò che condividono sono i tempi. E da qui vorrei partire.

I tre tempi della vacanza (e dell’evento).

Alcuni anni fa Internazionale aveva pubblicato un articolo di Drake Bennett (qui la versione originale), che raccontava di alcuni studi sul comportamento umano incentrati sulla vacanza.

Una vacanza si legge nel suo articolo si divide in tre spezzoni:

attesa, esperienza, memoria.

Non vale forse la stessa cosa per un evento? Attesa, esperienza, memoria! E non solo per lo spettatore (o il turista) ma pure per l’organizzatore: come ho raccontato nel terzo capitolo del mio libro, sul piano del management essi diventano: pianificazione, implementazione, vitalità (ovvero sostenibilità dinamica).

Ora, questi tre spezzoni suggeriscono alcune dinamiche curiose.

Gli studiosi del comportamento umano hanno scoperto che quando pianifichiamo un viaggio ci piace molto la preparazione, quasi più che la vacanza in se´. In tedesco esiste pure un sostantivo per specificare quel tipo di felicità: Vorfreude, che vuol dire gioia anticipata. Il senso di attesa ci rimane impresso nella memoria. L’aspettativa, spiegano gli scienziati, ci emoziona di più.

Non solo, ma secondo diverse ricerche di studi in campo comportamentale, rispetto a tutte le varie esperienze che facciamo in vacanza, ciò che poi ci rimane scolpito nel cervello sono le esperienze finali. Gli scienziati definiscono questa regola come peak-end rule, cioè una modalità di memorizzazione del nostro cervello per cui se tutto in vacanza è andato bene, ma poi l’ultimo giorno il conto dell’albergo risulta salato oltre ogni nostra aspettativa, questo singolo episodio condizionerà la nostra memoria sul resto della vacanza “Bella vacanza, per carità, ma che ladri!” racconteremo a tutti i nostri amici. Oppure:  una vacanza in cui avete litigato di continuo con i vostri compagni di viaggio vi offre un finale a sorpresa intensissimo. Bene, questa ultima esperienza vi farà ricordare quella vacanza come indimenticabile, anche se, durante la sua “fase esecutiva” non siete stati poco felici. “Si, vabbè, con i miei amici ci sono state un po’ di baruffe, eppure è stata la più bella vacanza della mia vita” direte con occhi sognanti.

Cosa vuol dire tutto ciò? Intanto che, come ho già raccontato altre volte in questo blog, siamo esseri umani e dunque irrazionali e dunque, quando pianifichiamo un servizio turistico (o un evento) dovremmo tenerne conto. La logica va bene per stare con i piedi per terra, ma se noi lavoriamo per offrire emozioni (ed è questo che fanno gli operatori turistici, e pure gli organizzatori di eventi) dobbiamo considerare che siamo tutti un po’ poco logici e che il modo in cui valutiamo le esperienze e costruiamo la nostra memoria non sono sempre razionalmente comprensibili. Rimando al premio Nobel Daniel Kahnemann per capire quanto è curiosa questa nostra follia. Conoscere questo nostro lato non può che aiutarci a migliorare l’esperienza di chi ospitiamo dentro un evento.

Ma attenzione: conoscere questo nostro lato irrazionale non significa manipolare le persone. Il nudge, come pratica per aiutare i nostri “clienti”, siano essi fruitori di un evento o di una vacanza può essere davvero una buona soluzione senza forzare in modo esasperato le percezioni dei nostri fruitori.

Dal turismo, però si trovano anche altri suggerimenti.

Turismo (ed evento) partecipativo.

Ad esempio, la ricerca sempre più diffusa del turismo partecipativo ci dice che molti viaggiatori oggi non vogliono sentirsi parte di una massa che attraversa superficialmente un territorio. Molti viaggiatori oggi vogliono si viaggiare, ma esplorando, entrando in contatto con il vero e non scontrandosi con la grande – e spesso – fittizia rappresentazione turistica. Vogliono sentirsi unici dentro una bolla che comunque sia autentica.

Non credo che serva una lente d’ingrandimento per andare a cercare le similitudini con gli eventi. Basta pensare agli spettatori. Voi li vedete come massa amorfa o come un insieme di individui, una piccola tribù? Perché è da qui che dipende come interagirete con loro. Saranno legittimi entrambi i modi, ma porteranno visitatori, esperienze, memorie diverse. L’evento partecipato è l’evento in cui lo spettatore diviene attore insieme agli attori. È l’evento in cui non offro una bolla di plastica, ma cerco di garantire autenticità. È l’evento in cui ascolto lo spettatore per farlo sentire davvero a casa.

Turismo (ed evento) vuol dire creatività.

E poi c’è l’ultimo aspetto che mi piace prelevare dal turismo e legarlo agli eventi ed è un aspetto che parte dalla radice, dal senso del viaggiare. Anna Maria Testa ha scritto un bel post sul viaggio e la creatività. Talvolta non serve andare lontano, basta anche solo spostarsi di poco, o basta guardare con occhi diversi un luogo conosciuto. Scoprire cose diverse stimola la creatività. E la creatività ci rende più felici, più sereni. E allora perché non pensarla in questo modo: non solo viaggiando possiamo scoprire cose nuove ma pure lavorando.  Abbiamo voglia di tirarci fuori dalla bolla, non quella dell’evento, ma quella del mondo sempre uguale nel quali viviamo? Perché non provare a portare l’esperienza creativa che apprendiamo nel viaggio anche al lavoro? E perché dentro un evento non provare a offrire una forma di esplorazione, come fosse un viaggio, agli spettatori e pure ai collaboratori? La creatività nasce negli incontri con luoghi e persone e cosa è un evento se non un incontro?

Tutto é un divenire …

E quando la vacanza finisce? Dopo un evento in genere ci occupiamo dei de briefing (trovate alcuni spunti qui e qui). Questi verbali scritti post evento pongono in sostanza al centro una unica questione: cosa abbiamo imparato?

E dalle vacanze, cosa ci portiamo a casa, oltre qualche souvenir e mille propositi?

Un mio ricordo personale …

Alla fine di un viaggio importante, di quelli che nella vita ti servono per recuperare la tua “bolla” interiore, mi mandai una lettera a casa. Mancava un giorno alla partenza, scelsi con cura la carta e la busta e come se fossi una sconosciuta, mi scrissi le scoperte (anche su di me) che avevo fatto in quel lungo viaggio, ma anche gli impegni che volevo prendere con me stessa. Esisteva giá un diario di quel viaggio, ma la lettera era un richiamo diretto per  non perdere, magari durante il volo aereo, pezzi di un bottino prezioso. È stato bello scrivermi allora ed è bello ancora oggi riprendere in mano quella piccola busta e capire a che punto sono. Perché la vacanza è solo un frammento del viaggio. Come d’altra parte un evento è solo il frammento di una trasformazione.

#SensibleExperienceScape [5]: parole e colori per cervelli pigri

Avete mai provato a chiedervi perché un poster per strada vi attiri più di un altro?

Io amo in genere le grafiche semplici, armoniche e che sappiano incuriosirmi. Ma ovviamente dipende da cosa promuovono. Talvolta un volantino deve essere assolutamente didascalico, altre volte invece è più efficace se punta alla suggestione o ancora, altre volte, deve agganciare lo sguardo del destinatario a un linguaggio, a simboli e colori conosciuti.

Credo che nessuno, quando prepara il poster e la grafica di un evento rifletta sugli effetti delle sue scelte grafiche da un punto di vista cerebrale. Quali neuroni vengono attivati? Dove pesca nel cervello l’informazione che sto offrendo?

In genere costruiamo la nostra grafica in base alla nostra storia, alla nostra identità. Tuttavia, in un panorama così denso di poster, immagini, banner, richiami, inviti, forse, senza divenire manipolatori, alcune scoperte che Daniel Kahnemann propone nel suo bellissimo Pensieri lenti e veloci, potrebbero aiutare a comunicare meglio noi stessi, ma anche ad avvicinare meglio il nostro destinatario.

Il cervello pigro

Kahnemnn ci dice prima di tutto che il nostro cervello è pigro e vuole fare meno fatica possibile. Preferiamo usare la nostra parte intuitiva che quella riflessiva a analitica. È meglio scegliere a sensazione, con la pancia, che stare lì a fare mille analisi e ragionamenti.

Quindi, primo suggerimento:

  • visto che il cervello è pigro, vediamo di non affaticarlo troppo!

Semplice, familiare, musicale

In questo senso, quando elaboriamo la promozione grafica di un evento dovremmo innanzitutto optare per la semplicità.  Troppe cose, letture complesse allontano invece che avvicinare.

Cosa vuol dire semplicità? Semplice vuol dire che il messaggio arriva diretto alla meta senza troppe divagazioni e che lo fa facendoci sentire a casa, dentro uno spazio che sentiamo nostro. Ci dovrebbe essere cioè una sorta di familiarità. Per questo motivo avere bene in mente chi sono i destinatari di un evento è importante. È a loro che comunichiamo!

Secondo suggerimento:

  • prima di comunicare, chiediti a chi vuoi comunicare

Come si fa? Vi sono accorgimenti linguistici e modalità che creano familiarità: immagini positive, ripetizione di parole, testi formulati con assonanze e rime interne tali che rendono più facile la lettura. E in senso metaforico le rime non sono solo quelle verbali con le ripetizioni di vocali e consonanti simili, ma anche quelle visive, con la ripetizione di simboli e colori.

Terzo suggerimento

  • usa rime e assonanze: sono accoglienti per chi legge

Insomma: Kahneman ci dice che le rime e le assonanze creano sensazioni positive. Si tratta dell’effetto da esposizione, che ovviamente può portare a facili manipolazioni subliminali. Nella grande quantità di messaggi pubblicitari che ci assalgono, di pubblicità lungo le strade, di spot nel web, trovare le modalità di distinguersi dagli altri e di intercettare il proprio pubblico o potenziale pubblico è importante. Il riconoscimento in questo caso costituisce una leva importante. Ovviamente senza forzare nessuno. Il nudge può essere un buon approccio culturale in questo senso. Pungoliamo, non obblighiamo.

Quarto suggerimento

  • non manipolare, al limite pungola un po’

Il tormentone che ci lega

L’aspetto grafico (lay out) della comunicazione diviene anche un leitmotiv di riconoscimento in tutto il processo esperienziale dello spettatore e la coerenza in questo senso é molto importante. La veste grafica dell’evento, sebbene marginale nella narrazione di una propria esperienza, costituisce quell’elemento di familiarità che trasmetterà buon umore e serenità allo spettatore, in quanto conosciuto o ri-conosciuto. E aggancerà lo spettatore dentro un rituale. In azienda la chiamano corporate identity. Non si tratta però solo di avere una grafica coordinata. Si tratta di farsi riconoscere, ogni volta che ci si espone: poster, banner, ma anche segnaletica, lettere, sito e così via. La familiarità di colori e disegni diventa un tormentone che ci avvicina. Cambiare colori, font, stile dentro un evento per cose e funzioni diverse è un po’ come cambiare lingua ogni volta che apriamo bocca.

Quinto suggerimento:

  • ogni volta che comunichi, fallo con lo stesso linguaggio

L’attesa

Un ulteriore elemento agganciabile alla grafica, che non sarà decisivo nella scelta di seguire o meno un evento, ma che sicuramente rinforza un legame con lo spettatore è l’attesa. Taluni eventi ricorrenti hanno creato un vera e propria suspense in relazione alla veste grafica delle nuove edizioni. Penso ai Renconters di Arles, il festival della fotografia francese, che ogni anno adotta un animale diverso, graficamente rappresentato con colori vistosi e accesi, vero marchio distintivo del festival. Si crea in questo modo un linguaggio comune e riconoscibile, dove l’attesa della nuova edizione costituisce un momento del rituale.

Sesto suggerimento

  • considera il lay out come parte viva dell’evento

Sotto il disegno, tutto!

Naturalmente il lay out è solo la punta dell’iceberg. Si tratta solo della prima immagine percepita e vista. Il primo contatto con l’evento. Ma è importante tanto quanto la costruzione del palco. Dietro i disegni, i colori e la parole ci sono leve utili per far star bene, fin dall’inizio, lo spettatore (o il potenziale spettatore). Ma ecco: senza fare i furbi. Il cervello è vero che è pigro, ma sa anche ribellarsi se si sente preso in giro


Questo é il 5 episodio sul #SensibleExperienceScape. Le puntate precedenti le trovate qui sotto:

Trello&Co: come organizzare vita e lavoro divertendosi

Trello &Co: come migliorare la performance al lavoro

Ricordo che quando avevo iniziato a lavorare in ufficio, a fianco del mio babbo, lui teneva sulla scrivania una cartella gialla con sopra scritto Evidenze. Dentro quelle evidenze aveva, in pochi fogli, tutto il suo lavoro: documenti, note, appunti, qualche lettera. Pur essendo lui un uomo impegnato su più fronti, riusciva a tenere tutto sotto controllo con una semplice cartella gialla.

Forse sono cambiati i tempi, o forse sono io che ho bisogno di più di una cartella, fatto sta che il tema su come organizzare il lavoro mi sta molto a cuore e quando alcuni giorni fa ho scoperto una nuova “app”, me ne sono innamorata subito.

Il giorno non è fatto di solo lavoro

Su come gestire il tempo al lavoro ne ho giá parlato in questo blog, non tanto da un punto di vista degli attrezzi, quanto piuttosto del metodo: come individuare le falle nell’economia del proprio tempo, come organizzare “le cose da fare” nell’arco di un mese, come compilare un’agenda.

Il piano mensile, in particolare, per me è la guida per eccellenza. Da lì tutto parte.

Tuttavia, non c’è solo il lavoro nella nostra vita. Io, per esempio, oltre al lavoro ho questo blog. Ma ho anche una mia vita privata, che banalmente può essere fatta di un appuntamento dal dentista o del progetto di ristrutturazione in casa. Ho poi i miei amati libri, quelli che voglio comprare, e quelli che  voglio leggere e la cui lettura deve trovare uno spazio nell’arco di una giornata o di un mese. Ho poi scadenze urgenti (una multa da pagare!) ma anche altre attività legate al mestiere, per esempio, l’essere vice presidente di Club5, l’associazione degli organizzatori classici di Coppa del Mondo, impone altri compiti e altre attenzioni. Non c’è solo la giornata lavorativa “standard” nella nostra giornata. Questo come primo dato. E nella nostra testa non incameriamo solo le cose da fare al lavoro. La nostra testa lavora su tutti i fronti. Anche sugli ingredienti per la torta salata che voglio fare domani, quando finirò la “sezione” lavorativa della mia giornata.

I file fantasma che creano ansia

Nonostante io sia abbastanza metodica, ho talvolta la sensazione di perdere alcuni pezzi per strada: si sfilacciano e si incastrano da qualche parte nella mia memoria, sono – come dire-  file aperti fantasma, perché non li ho segnati in alcun luogo ma gironzolano dentro di me. E mi mettono ansia perché – non avendoli annotati – ho paura che svaniscano. Allora li scrivo in agenda, o li appunto in parte su una delle mie moleskine (si, perché ho la moleskine Coppa del Mondo, ma pure la moleskine blog, libri, stimoli), oppure li memorizzo nell’ipad (dentro Evernote o nelle note o nel calendario). L’ipad è divenuto un vero prolungamento della mia mente, una memoria esterna, direi.

È lì che tengo traccia delle letture e archivio ciò che mi interessa. Evernote in questo senso mi ha risolto tanti problemi.

La carta geografica del mio globo

Evernote però non ha potuto risolvere tutto, perché i file fantasma sono sparsi e non sono solo dati da archiviare. La sensazione – fino ad alcuni giorni fa – che mi mancava sempre ancora una carta geografica completa del globo “Stefi” era forte. Volevo una visione dall’alto, una mappa con tutti i blocchi che contenessero le mie cose, quelle da fare, quelle su cui riflettere, o semplicemente da trattenere. E che fosse dinamica, consultabile ovunque e sempre, e facile da usare.

Alla base di questa esigenza aggiuntiva – in fondo ho un’agenda, un calendario, due moleskine e un archivio dinamico (evernote), cosa voglio di più? – c’è forse il fatto che sono un capricorno e ho un bisogno astrologico (!) di garantirmi ordine e piani chiari.  Ma sono anche un capricorno che ama i colori. Ho bisogno di qualcosa che metta in ordine le cose da fare o da memorizzare e allo stesso mi consenta di fare ordine con leggerezza, ovvero con colori e dinamicità.

Trello: la carta geografica personalizzata

Ebbene: questa cosa qui che cercavo l’ho trovata alcuni giorni fa, quando durante uno dei miei frequenti viaggi in treno, ho letto questo articolo: How to use Trello to organize your entire lifeTrello è esattamente ciò che mi mancava, quello che mi consente di avere uno sguardo su tutto contemporaneamente, di usare colori diversi e avere flessibilità con ordine.  Si tratta di organizzare delle cartelle colorate, all’interno delle quali si creano delle lavagne personalizzabili: da fare, fatto, in corso di realizzazione, oppure, chiamare, contattare, o ancora fase uno del “progetto x” e via dicendo. L’ho trovato subito fantastico perché è adattabile a ogni ricerca. Uno ci può mettere le ricette di cucina o le attività per il giardinaggio, o il progetto di lavoro, o il calendario delle attività… Tutto il sé e le cose da fare. Lo si può limitare al lavoro o lo si può usare anche per la vita privata. Trello è come se fosse un enorme quaderno con post-it colorati organizzati per tema o per scadenza, che ti consentono di avere una visione immediata sui tuoi progetti. Lo dico per chiarezza: non sono pagata da Trello! Ne parlo perché mi sembra che sia davvero uno strumento utile nella pianificazione e nell’organizzazione della propria vita professionale e privata.

Gli errori della principante

Ho subito iniziato a testarlo, aprendo cartelle e mettendoci dentro cose. Ero talmente entusiasta che ho preso l’agenda, il mio calendario mensile, le mie moleskine, i miei appunti su Evernote e ho iniziato a creare cartelle e infilarci dentro cose su cose.

Poi, guardo la schermata e vedo che non va. Il display era pieno zeppo di cartelle: impossibile averci una visone d’insieme, impossibile avere sotto controllo vita e lavoro con tutte quelle macchie colorate, impossibile stare senza ansia di fronte a qual marasma di cose.

Il numero magico 7+/- 2

E allora mi è venuto in mente un testo che avevo letto tanti anni fa, scritto dal dottor Miller, psicologo cognitivo, il quale aveva rilevato, dopo molteplici esperimenti che il cervello umano riesce a mantenere la concentrazione solo su un limitato numero di attività. Dalle sue ricerche risulta che il numero magico è 7 +/- 2. Cioè: riusciamo a tenere sotto controllo da 5 a 9 gruppi di informazioni. Non di più.

Questa vecchia lettura  mi ha salvato. Ho riguardato la mia lavagna su Trello e ho iniziato a fare ordine, creando dei “cluster”.

Vi spiego come, sperando di poter suggerire un modo facile per evitare il panico. Per la Coppa del Mondo – il mio lavoro – non aveva senso creare una cartella per ogni singola attività. Le ho raggruppate, ho dato loro un senso comune e le ho dato un “sistema”. In questo modo, oltre a evitare inutili ansie, si opera un lavoro che io ritengo vitale: la capacità di organizzare la mente in modo strutturato, fare ordine, un po’ come quando si mettono i vestiti nei giusti cassetti. Ciò aiuta assai a evitare agitazione da scadenze, panico da troppe cose da fare. Aiuta ad avere un visione minimalista e leggera, sebbene ricca di contenuto.  Nel mio caso, al momento, mi sono organizzata cosi:

trello - sensible event management

  1. SCC – sta per Saslong Classic Club – il mio lavoro: febbraio (che con le modalità di Trello, potrò poi aggiornare in un “mese di marzo”); il famoso calendario che suggerivo di compilare in una tabella word é diventato una lavagna di Trello.
  2. SCC: generale (attività generiche senza calendarizzazione come il mio assignement, attivitá continuative della direzione generale, progetti a larga scadenza, reminder …).
  3. Club5: associazione (attivitá, riunioni, deleghe …).
  4. Sensible Event Management: i miei studi (ricerche, blog, interventi …).
  5. Formazione: lezioni (tutto ciò che riguarda le lezioni o testimonianze che tengo nei centri di formazione)
  6. Libri: ricerca (qui dentro ci metto i libri che vorrei comprare, e quelli che cerco e che sono introvabili, sia narrativa, sia saggistica, sia altro).
  7. Cose private: oltre il lavoro (casa, amici, vacanze, amministrazione ).
  8. Urgenze: as soon as possible (tutto ciò che ha priorità su tutto il resto, la prima cartella da aprire la mattina).

Sono riuscita a sistematizzare la mia vita privata e lavorativa in 8 cluster (o 7 +1, visto quello grigio é trasversale), all’interno dei quali cerco di mantenere la stessa numerazione con un massimo di 9 ulteriori grappoli o gruppi.

Carta, hardware, app …

La vita non è statica e ciò che è urgente finisce di esserlo, una cosa che accade al lavoro potrebbe finire nel blog, un libro ricercato potrebbe divenire la base per un progetto al lavoro. Ecco, con questa “app” questa flessibilità è garantita, perché le schede si possono spostare, integrare, calendarizzare, archiviare e così via. Io continuo a usare un’agenda per scriverci l’ordine con cui fare le cose, un calendario per segnarci gli appuntamenti, le moleskine per elaborare idee, Evernote per archiviare report, appunti di riunioni, libri, letture, link. Ora con Trello semplicemente navigo ordinata. Certo, i tempi di una sola cartella “evidenze” sul tavolo forse sono tramontati definitivamente, ma a me questo nostro mondo misto di carta, app e hardware non dispiace affatto. L’importante, come suggerisce bene la psicologia cognitiva, é non farsi inghiottire da queste belle diavolerie, ma usarle per migliorare e per crescere.

Carta bianca e pennarelli: ecco come organizzare un evento.

Il panico da pagina bianca è una sofferenza frequente  per gli scrittori. Come inizio? Cosa scrivo? Lo stesso stato di ansia lo può provare un event manager. Dove inizio? Cosa devo fare? Per superarlo esiste un modo semplice, dinamico e molto efficace: la mappa mentale.

Le mappe mentali sono un modo razionale e creativo per fare piani, fare ordine, fissare tappe e priorità.

Io le uso dai tempi dell’università, quando riassumevo i tanti libri per esame in un unico magnifico foglio A3, tutto colorato. È stato naturale spostare questo metodo di studio al lavoro.

Sento già le obiezioni:  “Ma va, io uso le tabelle excell e funzionano!” Oppure: “A me non serve, organizzo lo stesso evento ogni anno, ormai procedo a occhi chiusi.” O ancora: “Per un evento enorme, un foglio A3 non basta, sono troppe le cose da fare.”  Queste obiezioni contengono qualcosa di vero. Le mappe mentali non sostituiscono strumenti per la gestione dei processi. Aiutano ad andare oltre. Aiutano a usare le due parti del nostro cervello, quella razionale e quella creativa.

Prendiamo il mio lavoro. Ogni anno lo stesso evento. La stessa data. Le stesse cose. Ci lavoro 12 mesi, ma arriva un punto in cui devo fissare in una fotografia l’intero paesaggio. Prima mi sono occupata di analisi, poi di progetti e valutazioni di fattibilità per singole funzioni, ma poi devo mettere tutto insieme. Devo ragionare in termini di sistema. Se prendessi in un colpo unico tutte le funzioni, le sottofunzioni, le attività primarie e indirette che sono legate e intrecciate tra loro mi verrebbe un vero attacco di panico. Ho contato note, attività, “reminder”, funzioni, azioni che all’inizio della fare implementativa (a 4 mesi dall’evento) devono passare necessariamente sotto la mia supervisione (il riferimento è dell’edizione 2008). Sono 107!

La psicologia cognitiva dice che il nostro cervello è in grado di concentrarsi solo su 7 + o – 2  gruppi di informazioni. Cioè, in parole semplici, possiamo mantenere attenzione solo su al massimo 9 progetti contemporaneamente. Si parla di memoria di lavoro. Oltre questo numero andiamo in tilt.

Come organizzare le 107 cose da tenere a mente senza impazzire? Con un bel foglio bianco e pennarelli. I colori aiutano molto a fare ordine, classificare, distinguere. Si parte senza ordine razionale, ma man mano che vengono in mente le cose, le si scrivono. I collegamenti si fanno poi con linee, nuvole e colori. Nel mio caso (l’immagine qui sotto) ho raccolto le 107 cose da non dimenticare in:

  • 3 macro gruppi: direzione generale, funzioni primarie, funzioni di supporto
  • e dentro questi 3 macro gruppi ho individuato altre sotto categorie che a sua volta possono avere altre sottocategorie.

Lo so, visto così non si capisce niente. Infatti non è uno strumento per gli altri. E’ il MIO strumento di lavoro. L’importante è che io ci capsica qualcosa e mi senta a casa dentro questo foglio.

Sia chiaro, inoltre:  qui non compare il calendario, non compare il processo. Questa è una carta di navigazione che va poi integrata a seconda delle attività con strumenti ad hoc. Vi assicuro però che per i 4 mesi successivi sovente la riprendo in mano, la seguo, la integro. O magari, ne faccio altre, per altri settori.

Sulla mia scrivania non ho solo noiose penne blu e un computer. Ho soprattutto  pennarelli e fogli bianchi che  mi aiutano a organizzare e tenere sotto controllo l’intero sistema. E a farlo, divertendomi e liberando la mente da griglie troppo razionali e inibitorie.

Per approfondire ecco alcuni link d’aiuto: