#BackToBasics: 5 domande dal management per chi fa eventi

C’è un libro di Daniel Pennac che mi piace molto. Si chiama “Ecco la storia” e tra i vari racconti ce ne è uno che narra il destino di un dittatore sudamericano, che per sfuggire a un futuro terribile predettogli da una maga, arruola un sosia che lo possa sostituire, mentre lui se ne va in Europa. Il sosia scelto è identico a lui, non fosse per piccolissime differenze, non riconoscibili. Il punto è che questo sosia scopre di essere talmente bravo a imitare il dittatore vero, che decide di fare l’attore e così cerca a sua volta un altro sosia, il quale, di nuovo è sì identico, non fosse per piccolissime differenze, non percettibili a occhio nudo. Anche questo sosia del sosia decide di andarsene, trova un altro sosia e cosi di sosia in sosia, praticamente ogni volta identico, ma con differenze impercettibili, si giunge a un finto dittatore totalmente diverso da quello originale. Non continuo la storia vi lascio il gusto di scoprirne il finale.

Questo racconto mi pare però una bella metafora per ciò che può accadere dentro un’organizzazione: si stabiliscono in principio degli obiettivi, si disegna una governance, ma poi di anno in anno, si apportano piccole modifiche dovute alla contingenza che cambia, a situazioni nuove e così via, e di modifiche in modifiche non ci si accorge che si rischia di stravolgere l’identità, esattamente come è accaduto al dittatore.

Un viaggio alle origini

#BackToBasics é dunque l’hashtag che mi sento di dare a questo post e ad altri che seguiranno. Ritorno alla base, ovvero ritorno alle origini vuol dire: riprendere in mano alcune piccole indicazioni basilari (da manuale, si direbbe). Chi già legge questo blog sa che qui non si offrono le 10 regole d’oro per organizzare eventi perfetti. Non si tratta, infatti, di scoprire regole d’oro, ma di valorizzare tecniche e di agevolare la consapevolezza: l’effimero che si gestisce con gli eventi ha bisogno di cemento e fondamenta solide affinché il tutto non diventi una carnevalata dispendiosa e dannosa.

La prima tappa è il management

Se vi sedete intorno a un tavolo per questo “ritorno alla base”, lasciate stare il  “si potrebbe fare ...” o le idee luccicanti. Per ora vi servono “solo” le risposte a cinque domande (i cinque compiti)  fondamentali del management. Per aiutarci potrei scegliere di usare la parola italiana: gestione. Si capisce meglio e non ci si perde nell’incertezza di un anglicismo ancora oggi confuso (se provate a chiedere in giro cosa sia il management riceverete tante risposte quante le persone che avete intervistato!)

La prima tappa di questo viaggio di ritorno alla base passa dunque per la gestione, sia si tratti di un evento che parte da zero, sia si tratti di un evento ricorrente di lunga data. Nel primo caso il compito consiste davvero nel costruire la bussola, nel secondo di farne la manutenzione ed eventualmente di aggiustarla. Mi è capitato proprio recentemente di trovarmi immersa in entrambe le situazioni e in entrambi i casi la mia mente ha iniziato a fare lavoro di recupero nella cassetta degli attrezzi del mestiere “manager”. È stato un bel recupero, perché un po’ come con il sosia di Pennac, io stesso avevo annacquato con il tempo alcuni passaggi che invece sono vitali, se vogliamo che gli eventi che mettiamo in scena siano solidi e di sostanza.

5 domande per (ri)partire

La prima fase dunque non si occupa di cosa faremo. Più semplicemente la prima fase si occupa del perché e del come. E anche negli eventi rodati, un ritorno a queste domande dovrebbe essere previsto con regolarità.

  1. Perché organizziamo questo evento? Quale è lo scopo? L’evento è un mezzo per raggiungere cosa? Che cosa deve rimanere dopo? Senza una risposta chiara a questa prima domanda si rischia di trovarsi su una barca in mezzo al mare dove a seconda di chi tiene il timone, si cambia rotta. La barca girerebbe solo su sé stessa in una spirale distruttiva. Se partite da zero, affidatevi a un esperto che vi guidi in un processo strategico.
  2. Come ci organizziamo per raggiungere questi obiettivi? Questa domanda diventa importante anche negli eventi ricorrenti. Il contesto intorno a noi cambia di continuo, e dunque anche le esigenze interne. Chi fa cosa? Con chi si relaziona chi? Chi risponde a chi? Quale è il calendario di funzione?  Che tipi di riunioni facciamo e con quale frequenza? Come gestiamo i report? E così via …
  3. Chi decide cosa? Guai a non definire in modo fluido e trasparente come avvengono i processi decisionali: si avrebbero il caos, l’incertezza, lo stallo e naturalmente una marea di conflitti. E allora, le domande sono: che ambito di autonomia hanno i responsabili di settore? Come avviene il processo decisionale?
  4. Come controlliamo l’intero sistema? Pensiamo prima di tutto al budget, ma anche all’implementazione e alla corretta esecuzione delle decisioni strategiche. Qui si tratta in sostanza di impiantare lungo il percorso una serie di momenti di verifica, come fossimo dei gitanti che per arrivare alla vetta, devono passare per i rifugi dove verificare la mappa, fare provviste, controllare le previsioni meteo. Questi momenti devono essere chiari e a conoscenza di tutti. Ovvero: niente compiti a sorpresa!
  5. Come facciamo a crescere i nostri collaboratori? Qui c’è chi potrebbe obiettare: che cavolo centra questo con il management alto e poi un evento che finisce non ha bisogno di occuparsi di ciò. Ovviamente non esiste un management alto o basso. Esiste il management, che è fatto da persone che gestiscono persone (o meglio ancora: che gestiscono i saperi delle persone e condividono conoscenza). E un evento, anche se finisce, lascia sempre qualcosa sul terreno. Sarebbe un peccato se questo qualcosa non fosse anche un  po’ di competenza in più, un po’ di esperienza in più, un po di crescita, non solo economica, ma anche relazionale e professionale.

Per approfondire

Vi piace l’idea del #BackToBasics? Ecco alcuni link che vi potrebbero interessare.

Rencontres Photographie: un evento culturale che fa mangiare

rencontres arles -stefania demetz

Per la prima volta, quest’estate, sono stata a visitare il festival della fotografia, i famosi Rencontres di Arles, uno degli appuntamenti più importanti di fotografia a livello mondiale. La piccola cittadina, cresciuta intorno all’arena romana e ai margini delle paludi della Camargue, diviene ogni estate, dal 1970, una meta obbligatoria per gli operatori di fotografia, gli appassionati, i cultori di arte, i viaggiatori culturali.

50 esposizioni per 80 fotografi in chiese sconsacrate o vecchi e abbandonati stabilimenti industriali: solo questo dovrebbe incuriosirvi. I Rencontres sono davvero una scoperta a 360 gradi.

Il festival si apre sempre  a luglio e si conclude a settembre (quest’anno chiude il giorno 22). Per me è semplicemente un esempio di come la cultura possa davvero essere un motore di incontri, ma anche dell’economia e della formazione professionale.

Settimana di inaugurazione

I Rencontres hanno aperto le porte il 1. luglio. Per una settimana Arles è stata animata da un totale di 92 eventi tra inaugurazioni, seminari, incontri, consegne di premi,  workshop, press meetings etc.  Il tradizionale simposio di tre giorni ha avuto 450 iscritti.

Sono effettivamente sorprendenti i numeri della settimana di inaugurazione:

  • 12.000 visitatori
  • 3.452 operatori del settore fotografia
  • 600 rappresentanti media
  • 30 nazioni rappresentate
  • 70% delle presenze  non francese
  • 1.500 spettatore/notte per le quattro serate di spettacoli al Teatro Romano

Basterebbero questi dati per rendere felice qualsiasi organizzatore di un evento e naturalmente far gioire albergatori, ristoratori, baristi e tassisti che a tutte queste persone hanno dovuto offrire un servizio.

Un’organizzazione con visione

Dopo la settimana di fuoco, altri eventi si succedono e il flusso di spettatori è continuo. I Rencontres hanno naturalmente uno staff permanente che è composto da 15 persone. Ci sono poi i collaboratori temporanei per le diverse fasi dell’implementazione e dell’esecuzione. Quest’anno sono 368 i collaboratori temporanei di cui 201 usufruiscono di contratti sovvenzionati dal governo.  Non solo, vi è integrato un programma di formazione in settori quali hospitality, facility o simili che sono importanti per l’economia locale. Il programma è operativo sia durante l’evento che dopo la sua conclusione. Lo scopo è quello di sostenere  la formazione professionale e agevolare l’inserimento dei giovani della regione nel mondo del lavoro. Un piccolo applauso, anche solo per questo, i Rencontres e la Francia se li meritano.

Le funzioni operative

Le funzioni operative sono abbastanza ovvie, ma alcune raccontano bene la visione strategica di questo appuntamento internazionale.

Oltre, infatti, alla direzione generale, la direzione delle esposizioni, il settore infrastrutture, la gestione eventi collaterali, seminari e workshop, la comunicazione, new media, pubbliche relazioni e  sponsoring, due funzioni hanno catturato maggiormente la mia attenzione: educazione e servizi allo spettatore.

Entrambi mi paiono importanti: il primo per ambire a una vitalità e a uno scopo che vadano oltre l’evento, il secondo per far sì che l’esperienza del visitatore sia adeguata alle aspettative.

Educazione

Il perché dell’attenzione all’educazione è illustrato bene nella cartella stampa:

“Exchanges between photography professionals and practitioners have been a constant element since the Rencontres d’Arles first began. For more than forty years, the photography workshops organised by the Rencontres have reflected this desire to bring together professional and amateur photographers, allowing them to explore a personal creative approach and photography’s aesthetic, ethical and technological factors

Ma l’educazione non è pensata solo per gli appassionati o per gli aspiranti. Dal 5 al 20 settembre, bimbi dall’asilo in su potranno visitare e seguire percorsi costruiti per loro dentro il festival. Un modo bellissimo per formare i più giovani alla cultura delle immagini e al rispetto della fotografia. Saranno circa 10.000 gli alunni che avranno questo privilegio. Ma ci sono anche  corsi speciali per ragazzi, programmi ideati con il Ministero della Cultura, progetti cioè a tutto campo che ogni anno vengono riproposti o rinnovati.

Servizi allo spettatore

Qui potrei semplicemente raccontare la mia esperienza. All’entrata di ogni padiglione o area espositiva ho trovato uno staff gentile, attento e cordiale. Tutti, ogni volta, mi hanno augurato una buona visione, tutti con il sorriso e con un sincero benvenuto. Solo questo dettaglio minore mostra che dietro questa grande macchina culturale c’è anche una seria professionalità. Scorrendo l’organigramma dei servizi allo spettatore, si trovano il ticketing, lo shop (erano diversi,infatti, i negozi che vendevano merchandising e libri), formazione delle guide,  manutenzione e pulizia. Pochi chiari ambiti, ma consapevolmente presenti dentro la struttura operativa. Di supporto a questo settore  hanno collaborato circa 200 studenti dall’École Nationale Supérieure de la Photographie d’Arles e dal programma  Back to School with Images.

Quanto costa un evento di cultura?

Il budget per questa edizione è di 6,3 milioni di euro.

Finanziato al 47% da mano pubblica (in collegamento anche con Marsiglia Capitale della Cultura 2013). Con mia sorpresa i Rencontres si autofinanziano al 35% dalle vendite di biglietti e di merchandising. Il restante 17% è di provenienza privata (sponsor tradizionali). Cioè: il 53 % è finanziato con attività “income” del management.

Facendo i conti dell’oste si potrebbe dire che tra stato, arrondissment, città e regioni, sono stati investiti meno di tre milioni di euro.  Il ritorno è evidente: sviluppo dell’economia locale, formazione professionale, promozione della cultura non solo come semplice passatempo, ma come attività umana necessaria alla crescita e alla formazione (anche professionale) dell’individuo. Cioè i Rencotres ottengono supporto e agevolazioni pubbliche e restituiscono non solo un evento per addetti ai lavori, magari un po’ snob, ma lasciano anche in eredità una bella dose di valori (monetari e non) alla società. Scrivo cose banali, lo so, ma vivo in un paese in cui si sostiene che con la cultura non si vada nessuna parte.

Il sindaco di Arles ha dichiarato che, nel periodo della sua apertura, il festival abbatte il tasso di disoccupazione locale del 5%.

La cultura fa mangiare, ma solo se si è bravi

 Questa mi pare la sintesi migliore che si possa fare da Arles. Tutte le informazioni che riporto qui le ho ricavate dal sito e dalla cartella stampa. Ecco un esempio di professionalità.

I Rencontres hanno 43 anni, sono integrati nel territorio, hanno sovvenzioni pubbliche e private, la televisione francese è coinvolta con progetti per i giovani. I grandi della fotografia si mescolano agli apprendisti. La città accoglie i visitatori con entusiasmo. L’evento non finisce alla sua chiusura annuale, ma continua, non solo nella pianificazione, ma anche grazie alle tracce lasciate ai giovani che hanno imparato un mestiere. E hanno imparato che anche la cultura fa mangiare.

Approfondimenti: