#BackToBasics: 5 domande dal management per chi fa eventi

C’è un libro di Daniel Pennac che mi piace molto. Si chiama “Ecco la storia” e tra i vari racconti ce ne è uno che narra il destino di un dittatore sudamericano, che per sfuggire a un futuro terribile predettogli da una maga, arruola un sosia che lo possa sostituire, mentre lui se ne va in Europa. Il sosia scelto è identico a lui, non fosse per piccolissime differenze, non riconoscibili. Il punto è che questo sosia scopre di essere talmente bravo a imitare il dittatore vero, che decide di fare l’attore e così cerca a sua volta un altro sosia, il quale, di nuovo è sì identico, non fosse per piccolissime differenze, non percettibili a occhio nudo. Anche questo sosia del sosia decide di andarsene, trova un altro sosia e cosi di sosia in sosia, praticamente ogni volta identico, ma con differenze impercettibili, si giunge a un finto dittatore totalmente diverso da quello originale. Non continuo la storia vi lascio il gusto di scoprirne il finale.

Questo racconto mi pare però una bella metafora per ciò che può accadere dentro un’organizzazione: si stabiliscono in principio degli obiettivi, si disegna una governance, ma poi di anno in anno, si apportano piccole modifiche dovute alla contingenza che cambia, a situazioni nuove e così via, e di modifiche in modifiche non ci si accorge che si rischia di stravolgere l’identità, esattamente come è accaduto al dittatore.

Un viaggio alle origini

#BackToBasics é dunque l’hashtag che mi sento di dare a questo post e ad altri che seguiranno. Ritorno alla base, ovvero ritorno alle origini vuol dire: riprendere in mano alcune piccole indicazioni basilari (da manuale, si direbbe). Chi già legge questo blog sa che qui non si offrono le 10 regole d’oro per organizzare eventi perfetti. Non si tratta, infatti, di scoprire regole d’oro, ma di valorizzare tecniche e di agevolare la consapevolezza: l’effimero che si gestisce con gli eventi ha bisogno di cemento e fondamenta solide affinché il tutto non diventi una carnevalata dispendiosa e dannosa.

La prima tappa è il management

Se vi sedete intorno a un tavolo per questo “ritorno alla base”, lasciate stare il  “si potrebbe fare ...” o le idee luccicanti. Per ora vi servono “solo” le risposte a cinque domande (i cinque compiti)  fondamentali del management. Per aiutarci potrei scegliere di usare la parola italiana: gestione. Si capisce meglio e non ci si perde nell’incertezza di un anglicismo ancora oggi confuso (se provate a chiedere in giro cosa sia il management riceverete tante risposte quante le persone che avete intervistato!)

La prima tappa di questo viaggio di ritorno alla base passa dunque per la gestione, sia si tratti di un evento che parte da zero, sia si tratti di un evento ricorrente di lunga data. Nel primo caso il compito consiste davvero nel costruire la bussola, nel secondo di farne la manutenzione ed eventualmente di aggiustarla. Mi è capitato proprio recentemente di trovarmi immersa in entrambe le situazioni e in entrambi i casi la mia mente ha iniziato a fare lavoro di recupero nella cassetta degli attrezzi del mestiere “manager”. È stato un bel recupero, perché un po’ come con il sosia di Pennac, io stesso avevo annacquato con il tempo alcuni passaggi che invece sono vitali, se vogliamo che gli eventi che mettiamo in scena siano solidi e di sostanza.

5 domande per (ri)partire

La prima fase dunque non si occupa di cosa faremo. Più semplicemente la prima fase si occupa del perché e del come. E anche negli eventi rodati, un ritorno a queste domande dovrebbe essere previsto con regolarità.

  1. Perché organizziamo questo evento? Quale è lo scopo? L’evento è un mezzo per raggiungere cosa? Che cosa deve rimanere dopo? Senza una risposta chiara a questa prima domanda si rischia di trovarsi su una barca in mezzo al mare dove a seconda di chi tiene il timone, si cambia rotta. La barca girerebbe solo su sé stessa in una spirale distruttiva. Se partite da zero, affidatevi a un esperto che vi guidi in un processo strategico.
  2. Come ci organizziamo per raggiungere questi obiettivi? Questa domanda diventa importante anche negli eventi ricorrenti. Il contesto intorno a noi cambia di continuo, e dunque anche le esigenze interne. Chi fa cosa? Con chi si relaziona chi? Chi risponde a chi? Quale è il calendario di funzione?  Che tipi di riunioni facciamo e con quale frequenza? Come gestiamo i report? E così via …
  3. Chi decide cosa? Guai a non definire in modo fluido e trasparente come avvengono i processi decisionali: si avrebbero il caos, l’incertezza, lo stallo e naturalmente una marea di conflitti. E allora, le domande sono: che ambito di autonomia hanno i responsabili di settore? Come avviene il processo decisionale?
  4. Come controlliamo l’intero sistema? Pensiamo prima di tutto al budget, ma anche all’implementazione e alla corretta esecuzione delle decisioni strategiche. Qui si tratta in sostanza di impiantare lungo il percorso una serie di momenti di verifica, come fossimo dei gitanti che per arrivare alla vetta, devono passare per i rifugi dove verificare la mappa, fare provviste, controllare le previsioni meteo. Questi momenti devono essere chiari e a conoscenza di tutti. Ovvero: niente compiti a sorpresa!
  5. Come facciamo a crescere i nostri collaboratori? Qui c’è chi potrebbe obiettare: che cavolo centra questo con il management alto e poi un evento che finisce non ha bisogno di occuparsi di ciò. Ovviamente non esiste un management alto o basso. Esiste il management, che è fatto da persone che gestiscono persone (o meglio ancora: che gestiscono i saperi delle persone e condividono conoscenza). E un evento, anche se finisce, lascia sempre qualcosa sul terreno. Sarebbe un peccato se questo qualcosa non fosse anche un  po’ di competenza in più, un po’ di esperienza in più, un po di crescita, non solo economica, ma anche relazionale e professionale.

Per approfondire

Vi piace l’idea del #BackToBasics? Ecco alcuni link che vi potrebbero interessare.

Perché il management ha bisogno della maternità

Eccomi qua, dopo alcuni mesi di pausa (dal blog, non di certo dalle cose da fare). Il lieto evento mi ha portata a concentrarmi per un po’ su altri fronti: nuove esperienze e anche, davvero, un bel po’ di letture interessanti, alcune delle quali penso, spero, troveranno spazio qui, nel mio blog.

Per riprendere con i motori giusti (questa è anche la mia settimana di ritorno al lavoro), vi propongo un post che, almeno in questo mio nuovo esordio, non può non legare il tema del management alla maternità.

Non nascondo di essere preoccupata –  come credo tante mamme – sul mio riuscire a conciliare bene lavoro e casa, senza trascurare ne l’uno né l’altra. Per ingranare la giusta marcia e pormi di fronte a questa nuova avventura con il mood giusto, vi (e mi) suggerisco alcuni spunti davvero interessanti che ho trovato.

La maternità è un master” è il nome di un progetto, ma anche di un libro, che parte da un presupposto molto intrigante. In genere, dicono gli autori – Andrea Vitullo e Riccarda Zezza –, per usare metafore e utili modelli al management si pesca volentieri in svariati ambiti, tra cui quello preferito è lo sport. Anch’io l’ho fatto nel mio libro, anche se con un approccio di tipo umanistico e semantico, e non, come avviene di solito, sottolineandone il carattere competitivo intorno a parole come “fare squadra, vincere, mister, serieA” è così via.

Mai però, dicono gli autori, si è pensato alla incredibile fonte di esperienze e approcci che la maternità può offrire come modello al management. Non si tratta solo di esempi efficaci per le donne, ma per le organizzazioni in genere. Parole come empatia, flessibilità, fare-rete etc. effettivamente fanno parte anche del linguaggio aziendale.

Da questo punto di vista la maternità offre davvero un catalogo, per nulla statico, di esempi. Ed è proprio questo aspetto dinamico che mi piace molto.

Il multitasking è vecchio. Benvenuto multishifting!

Nelle mie riflessioni (private) sul ritorno al lavoro, ho pensato spesso a come coordinare e incastrare ogni pezzetto di compiti e doveri nella mia giornata. Errore!

Più che pensare a come incastrare i pezzetti, la chiave di svolta è data dal fare defluire da un ambito all’altro le esperienze. Non dunque un rigido multitasking (che anche nella sua fonetica pare ergere barriere con le tue “t” dure), ma un più efficace multishifting (anche foneticamente comunica uno scivolare, un fluire che, invece che respingere, accoglie).

Cosa vuol dire? Semplicemente che non si tratta di giustapporre un compito dietro l’altro con un incastro perfetto e magari talvolta con tasselli gestiti in contemporanea. Di questo parecchio tempo fa ho già scritto in questo blog a proposito del numero massimo di compiti che secondo la psicologia cognitiva siamo in grado di gestire contemporaneamente. Qui andiamo oltre, perché si tratta di far slittare energie e competenze da un ambito (casa, famiglia, maternità) a all’altro (lavoro). In effetti, un po’ – senza rendermene conto – l’ho fatto già in questi mesi. Le mie “manie” di catalogazione e mappatura che amo esprimere al lavoro per avere sempre uno sguardo di sintesi chiaro (ricordate i miei post sulla pianificazione del lavoro?), mi sono servite per registrare, ebbene sì, le poppate avendone uno sguardo immediato d’insieme. Mia madre con affetto mi ha preso in giro per questo, perché il mio rilassante e accogliente angolo allattamento sembrava un posto di lavoro, con penne, quaderno, tabelle e colori. Di fatto, senza saperlo ho spostato le mie competenze del lavoro nella gestione familiare. Sarò in grado di fare il contrario e spostare le mie esperienze di madre sul lavoro, senza essere mamma, ma continuando a essere manager? O meglio: essendo entrambe?

Mamma e Manager

Per esempio, dicono Vitullo e Zezza, tipico della madre è imparare da subito a gestire le priorità, a focalizzare con la massima  concentrazione e ad orientarsi mettendo da parte sé (il proprio ego) a favore di un esserino che reclama attenzione è una  famiglia che deve ridefinire nuovi equilibri. Ovvero: il cambiamento è continuo, raggiunto un risultato, emerge un nuovo problema o cambia lo scenario, schemi fissi non servono a nulla, meglio è il lasciarsi sorprendere e agire in modo fluido, dentro un quadro complessivo.

Ora, tutto ciò che accade quando si nutre e si cresce un bebè piccolo (la mia è una bimba) può diventare molto faticoso se ci si impone di continuo di smettere i panni (di madre) per indossare quelli di manager o comunque di donna lavoratrice e viceversa, come se fossimo persone diverse. In modo fluido invece i due mondi comunicano e siamo noi che ci spostiamo portando con noi esperienze e nutrimento da un mondo all’altro. Noi non siamo solo un ruolo e fissarsi al lavoro, per esempio, solo sul sé lavorativo può creare non poca tensione interiore, ma soprattutto ci impedisce di essere rotondi, cioè sempre noi stessi e di poter pescare esperienze nei nostri diversi sé, come, appunto, la gestione fluida della crescita dei nostri figli

Oggi viviamo in una società talmente competitiva che spesso al lavoro si preferisce celare i diversi sè per evitare conflitti, ricatti, invidie, esclusioni etc. Non solo: gli esperti di personal branding ci dicono che per essere riconosciuti, per valere,  dobbiamo concentrarci su una sola immagine pubblica di noi stessi. Leonardo da Vinci in questanostra epoca   sarebbe disorientante. Che spreco, mi viene da dire, che perdita, che mutilazione! (Ne ho parlato in un mio altro blog a proposito dei miei diversi sé, e il fatto che esista un mio altro blog, mostra come a me non piaccia  per nulla mettermi etichette!)

Questo fluire leggero, naturale, appunto, rotondo, perché dentro lo stesso universo, gli autori di maam l’hanno chiamato transilienza: una “metacompetenza (competenza delle competenze) che permette alle competenze e alle energie di fluire da una parte all’altra della vita”. La parola si costruisce nella composizione di transizione e resilienza. Transizione, penso sia un concetto chiaro. Resilienza, invece, è una parola sempre più usata, (vedi l’invito di Michelle Obama a essere resilienti) che indica la capacità di riorganizzare la propria vita di fronte alle difficoltà.

È con questo auspicio che riprendo lavoro, blog, e vita del pre-lieto-evento, consapevole che nulla è più come prima e che il fluire della mia vita, ora molto più ricca di prima, sarà una sorprendente linfa per nuove ispirazioni.

Event manager, ovvero stress da top five?

Chi ambisse a „fare eventi“ immaginandosi una vita piena di luci e feste, dovrebbe andarsi a leggere la classifica dei lavori più stressanti del 2015, secondo una classifica stilata dall’agenzia americana CareerCast.

Al quinto posto, tra tutti i lavori del mondo, dopo i mestieri di soldato, pompiere, pilota di aereo e agente di polizia viene l’event manager. E subito dopo il PR, pubbliche relazioni!

Robe da matti, mi verrebbe da dire. I motivi sono molteplici: deadline strette, cambiamenti in corsa, aspettative dei clienti, competizione. Certo, questa classifica fa rifermento soprattutto agli eventi intesi come convegni e congressi nel contesto americano. Negli Stati Uniti le convention sono un vero business e sono sottoposte a una concorrenza immensa. Basta fare qualche ricerca su linked in o nel web per scoprire un mondo lontano anni luce dalle nostre realtà.

Io non credo che in Italia questa professione avrebbe la stessa posizione in classifica. Sono ben altri i lavori stressanti nel nostro paese!

Ciononostante non vi è dubbio che organizzare eventi non sia una passeggiata e che se si vuole vivere la bellezza di ciò che si mette in scena e godersi lo spettacolo, che siano cultura, sport ma pure un convegno, è necessario acquisire i ferri del mestiere. Il nostro paese, magari non percepisce lo stress al limite del burn out in modo cosi dirompente come negli Stati Uniti, ma certamente molti eventi sembrano pasta frolla perché in prima linea non ci sono i professionisti, cioé persone che gestiscono eventi, ma gironzolano persone che “fanno eventi”.

E allora, forse può essere utile dare una rispolverata ad alcuni post sul mestiere che ho pubblicato e fare un salto in biblioteca a riscoprire libri che ci possano aiutare nella formazione.

E poi – e questo non sta scritto da nessuna parte – c’è l’esperienza al fronte che richiede tassativamente una bella dose di umiltà e di dedizione. Io ho iniziato dalle fotocopie, che ho prodotto a migliaia per alcuni anni e ho poi continuato tirando i cavi della televisione per altri anni. È dalla snobbata gavetta che è iniziata la mia vera formazione e ai giovani che volessero entrare in questo mondo consiglio di entrarvi modesti e affamati di esperienza. Anche solo stampare e distribuire migliaia di comunicati in una sala stampa costituisce la base di un vero apprendistato. E magari farlo gratis come volontario non deve far venire il voltastomaco. Gli eventi si nutrono di volontariato, e per imparare a gestirli, conoscere la base é condizione necessaria. Oltre che molto divertente!


Le basi:

Self management

L’imprevisto

Le emozioni negative

Il post evento

I libri

Va in scena il mio libro “Lo sport va in scena”

Ebbene sì: da oggi una mia piccola creatura di 159 pagine va in libreria!

Quando ho inaugurato questo blog, un mio amico, compagno di universitá mi disse: “Poi scriverai un libro!” A me sembrava una cosa incredibile e a quei tempi mi intimoriva anche solo l’idea.

Il blog, infatti, era nato con una sola esigenza: raccogliere in un luogo le tante riflessioni che – via via che procedevo nel mio lavoro – prendevano forma. Avevo bisogno di uno spazio in cui fare ordine. In cui fermarmi a pensare. In cui creare un archivio delle scoperte, delle letture, delle mie esperienze. Niente speculazioni, nè intenzioni di “personal branding”.

Poi, effettivamente a un certo punto mi sono resa conto che il blog non bastava. Per fare ordine davvero in una danza interiore di intuizioni che emergevano con un ritmo sempre più insistente, c’era bisogno di altro. Un luogo in cui potessi sviluppare in modo più articolato i pensieri che nel blog, per sua propria natura, possono solo essere accennati o suggeriti.

E così ho aperto una cartella nel mio computer che ho chiamato (e così si chiama ancora!) “forse un libro”. Ho, inoltre, comprato un bel taccuino e mi sono messa al lavoro. Appunti, disegni, grafici, citazioni … all’inizio tutto era confuso, ma una cosa mi era chiara: volevo indagare due ambiti, che nel mio lavoro sono avvinghiati l’uno con l’altro.

L’evento e lo sport. E volevo rispondere ad alcune domande.

Cos’é davvero un evento? Quale é la sua anima? In  cosa esprime potenza e dove invece é vulnerabile? E lo sport? Con tutta la retorica che lo accompagna, se lo ripulissi dai pregiudizi, cosa ne rimarrebbe. É iniziato cosi questo mio viaggio: facendo le sane vecchie e antiche ricerche bibliografiche e poi osservando, leggendo, divorando tante, tante letture. Dalla filosofia agli studi economici, dai romanzi ai dizionari.

Ma non era sufficiente. Mi si svelavano scoperte seducenti, ma non bastava. Avevo bisogno anche di materia, di cose pratiche. Di concretezza. Volevo capire se queste seduzioni potevano essere plasmate dal management. Dal fare.

Quattro anni. Fatti di pensieri, di ostacoli, di insoddidafzione, di dubbi, e di scoperte meravigliose. E quando mi trovavo dentro quel flusso magico per cui mi si disvelavano le risposte, sentivo che che potevo insistere con la mia ricerca.

Ora tutto questo ha una forma (un libro di carta), un editore (Carocci), e una vita da vivere davanti a sé.

Non é un manuale. É un viaggio. É un carta geografica dentro la quale trovare punti di approdo per non frantumare l’effimero di un evento e per non sporcare la belleza dello sport.

È il mio punto di vista  sulla possibilità che abbiamo quando maneggiamo un evento, ma anche sulla nostra responsabilitá. È un libro che mi  immagino tra le mani di studenti, di  organizzatori di eventi sportivi, di operatori dello sport in genere (dirigenti di società sportive, funzionari, collaboratori e volontari). Un libro, però, che può incuriosire anche gli organizzatori o gli studiosi di eventi in genere, i professionisti del management e del marketing, ma anche solo gente che ama le contaminazioni. I destinatari sono quelli che credono che la via dell’equilibrio e del garbo siano possibili nell’immensa industria dell’intrattenimento, pure quella che pone una competizione sportiva al centro del palcoscenico.

É inutile dire che sono felice. Ma ora, sta a voi dirmi – se avrete voglia di leggerlo – se questo viaggio può avere un senso anche per voi.

La scheda tecnica del libro e l’indice si trovano  qui.

“Must Have” is a book you … must have!

È possibile riportare i mega eventi a una dimensione umana? Mi riferisco a quelli sportivi, che sempre di più trascinano con sé polemiche (e cattedrali nel deserto) di ogni genere. È un tema che ho affrontato più volte dentro questo blog. Oggi mi sento confortata dal fatto di non essere sola nel pensare che sì, è possibile mettere in scena grandi eventi sportivi, senza per questo fare disastri. Anzi, che proprio lo sport possa diventare un motore per attivare dinamiche sociali, culturali, economiche che siano una vera crescita per la comunità ospitante. E quando parlo di crescita, la intendo secondo le parole di Florence Nouville.

Must Have. Nice To Have è un libro che mi è giunto per posta (ma si trova anche in versione ebook su amazon). Un dono molto gradito. Uno degli autori è un mio compare di passate avventure in ambito di eventi sportivi, Egon Theiner, giornalista, editore, ma soprattutto esperto di media ai mega eventi.

Il valore dello stare in campo

Must HaveMi piace, di Egon, la sua visione equilibrata: il business è un valore, ma affinché lo sia davvero devono essere soddisfatte alcune condizioni non negoziabili. Mi piace, in questo libro, il suo lato umano e concreto. L’altro autore è Filippo Bazzanella, specialista di eventi sportivi internazionali, ma soprattutto un professionista che ha contribuito a qualcosa di straordinario: organizzare le Universiadi invernali 2013 in un solo anno, quando in genere lo si fa in un quinquennio. Cioè: questo libro lo hanno scritto due tipi che in genere stanno al fronte dei mega eventi e che da lì godono di un punto di osservazione privilegiato. La loro capacita è stata quella di raccontare la possibilità di mettere in scena qualcosa di grandioso da prospettive differenti. Un lavoro non facile: si tratta di osservare anche sé stessi da fuori, individuare le crepe, e suggerire soluzioni.

Conditio sine qua non nel prisma dell’evento

Il titolo lo dice subito: qui si va oltre meri suggerimenti. Must have significa che vi sono alcuni compiti e alcuni strumenti non negoziabili quando si organizza un evento sportivo. Nice to have ci dice invece che altre cose sarebbe bello averle, perché renderebbero l’evento quasi prefetto.

Il volume si divide in tre parti.

All’inizio offre una serie di interviste a personaggi autorevoli del mondo dello sport nazionale e internazionale. Emerge in tutti loro la consapevolezza che il valore economico dello sport sia indiscutibile, ma che allo stesso tempo questo valore non dovrebbe contaminare l’intero sistema. C’è come un bisogno sempre più impellente di riportare tutto a una dimensione umana. Abbiamo strafatto, abbiamo esagerato, ci siamo dimenticati delle misure. Tornare indietro non solo è possibile, e necessario, ma è un’occasione per ridare un senso allo sport usando la sua energia per portare valore, per farci crescere e progredire anche da un punto di vista culturale.

Ci sono esempi pratici che lo dimostrano: questa non è fantascienza. Nella seconda parte il libro, infatti, illustra due mega eventi, che hanno visto Egon Theiner e Filippo Bazzanella in pole position da un punto di vista operativo. La sintesi che mi viene da fare è che incredibilmente è possibile mettere in scena qualcosa di grandioso con budget limitati. E che prima di tutto è una questione di responsabilità e di obiettivi.

Un caleidoscopio ordinato

La parte che tuttavia a me affascina di più (essendo io una patita del management) è la guida che ci propongono.

160 pagine che possono davvero essere una specie di vademecum master per ogni evento. 160 pagine che in modo davvero generoso mettono a disposizione una checklist completa intersecando tutti i settori operativi. 160 pagine che offrono istruzioni affinché un evento – direi davvero non solo sportivo – abbia successo portando valore – non solo monetario – al territorio che coinvolge.

La struttura: è il primo punto da cui partire. “I primi passi di un progetto evento sportivo  – ci dicono Theiner e Bazzanella – e cioè la preparazione della struttura e dell’organizzazione, sono cruciali per il successo di un evento. Il fallimento spesso deriva proprio da una riflessione poco approfondita su questo aspetto”.

La vision: questa è parola che io prendo sempre con molta diffidenza, ma qui mi sento di sposarla per la semplicità e la chiarezza disarmanti con cui gli autori la propongono.

La vision – scrivono – dovrebbe illustrare cosa vuole divenire in futuro l’organizzazione sportiva.

La vision, cioè, va oltre l’evento e si chiede cosa vogliamo essere dopo.

160 pagine in cui ogni singolo ambito/aspetto/ servizio/ funzione di un evento sportivo vengono illustrati e integrati dai momenti di verifica.

Organizzate eventi? Bene provate a scorrere i loro must have e vi accorgerete che nella vostra organizzazioni ci sono falle. Le ho trovare pure io e ne sono consapevole. Volete raggiungere il meglio? Una volta risolti i must have concentratevi sui nice to have.

Organizzazione, vision, mission, membri fondatori, comitato operativo, management, compiti, organigramma, masterplan e budget, sostenibilità, amministrazione e finanze, cash flow, assicurazione, risorse umane, volontari, sede del comitato organizzatore, sicurezza sul posto di lavoro, arredamento degli uffici e ancora project management (da leggere assolutamente perché vi aiuterà a lavorare con efficacia), energia, amministrazione pubblica, IT e  reti, progetti speciali, media e comunicazione, marketing e sponsorship, look dell’evento, merchandising e poi, lo sport (i siti, il cronometraggio, il piano di  gara, etc.) …

È la carta geografica completa di un evento sportivo. Il caleidoscopio messo a sistema.

Gli eventi non possono crescere all’infinito e questo libro ci dice che se si lavora in modo serio, trasparente, responsabile, con le persone giuste, avvalendosi sia di passione sia di professionisti, è possibile.