#SensibleExperienceScape [1]: come analizzare il successo di un evento

#SensibleExperiencescape - Stefania Demetz

“Il nostro problema non è vendere biglietti, perché abbiamo il tutto esaurito in ogni categoria. Il nostro problema oggi è aumentare l’esperienza.”

Queste parole le sentii pronunciare a Monaco di Baviera alcuni anni fa dal CEO di Sportfive, l’agenzia che gestisce la maggior parte delle società di calcio in Germania. È una frase che trovo emblematica dei nostri tempi. E non riguarda solo il calcio, anzi questa frase tocca chiunque organizzi eventi, anche – o soprattutto – culturali.

Dal biglietto all’esperienza

Potrei dire che ci troviamo, a differenza del calcio in Germania, in una sorta di preistoria, dove ancora ciò che si mette sul tavolo come indicatore del successo di una manifestazione sono i biglietti strappati.  Le cedoline Siae che rimangono ci dicono se è andata bene oppure no.

Eppure la parola chiave oggi pare essere un’altra e più che con il quanto ha a che fare con il come:  la parola si chiama esperienza. E subito mi sento scivolare su un terreno molto insidioso. È una parola che esattamente come evento, sta rischiando di finire in un calderone per cui tutto deve essere esperienza. Il tema non è nuovo e un libro uscito nel 1999 “L’economia delle esperienze” ha sicuramente condizionato non solo il calcio tedesco, ma pure il nostro modo di proporre oggi un servizio, un evento.

Chi organizza eventi è di fatto un organizzatore di esperienze, un mediatore emozionale, un impresario che costruisce teatri per attori e spettatori, i quali sempre di più possono mescolarsi nei loro ruoli. Per questo motivo vorrei provare a intrufolarmi dentro questo paesaggio, che chiamo #experiencescape. Per andar sicura mi ci intrufolo munita di uno zaino vuoto che sarà il viaggio a riempire man mano che avanzo.

#SensibleExperiencescape

Experiencescape è un neologismo sempre più utilizzato nel marketing turistico: fonde l’idea di paesaggio (landscape) e di servizi personalizzati (esperienze) dentro questo paesaggio (per esempio un hotel). A me intriga perché mi pare che si possa usare molto bene anche come metafora di una cornice spazio-temporale all’interno della quale ha luogo un evento. Scelgo un’espressione inglese – pur avendo sottoscritto la petizione #dilloinitaliano (!) – perché questa fusione di esperienza e paesaggio mi pare molto centrata. Il suffisso scape, inoltre, nasce dalla stessa radice germanica per ship (friendship) e serve a denotare un sostantivo. In questo caso di tratta di amplificare e totalizzare in un certo senso il tema esperienza.  E poiché il tema scotta, vorrei proprio affrontarne alcuni aspetti, che ovviamente non si possono esaurire in un unico post.

Inauguro allora oggi una sorta di filone, che chiamo proprio #SensibleExperiencescape. Il sensible, serve a ricordarci di fare le cose dando loro un senso, con consapevolezza, autenticità e senso pratico. Sarà un viaggio fatto di letture, confronti e, appunto esperienze. Dunque, più che di una teoria, di leggi assolute, di manuali sul come far bene le cose, vi invito a seguire un viaggio nomade dentro questo confuso paesaggio, che ci farà approdare in diversi porti, e in ognuno di essi pescheremo qualcosa. La rotta non è fissata, andremo seguendo il vento.

Il primo porto ci apre alla terra delle ricerche.

Cosa importa di più: quanto o come?

L’Italia è un paese pieno zeppo di eventi e spesso ciò avvia  lunghe polemiche (nelle mie ricerche ho trovato un neologismo che ne racconta il disagio: eventite, quasi fosse una malattia, la nostra). Inoltre, lavoriamo sempre ancora troppo poco sull’eredità, sia infrastrutturale, sia emozionale. E contiamo il successo semplicemente basandoci sui numeri: tanti festival, tanti eventi dentro il festival, tanti spettatori…

Ognuno di noi – nel suo privato – valuta il successo, anche solo di una festa, in base al numero di persone presenti. È abbastanza naturale farlo. Provate però a pensare a un matrimonio di 500 persone, tutte annoiate, e a un matrimonio di 6 persone davvero felici (è quello a cui ho partecipato io come testimone della sposa e vi assicuro che il come ha battuto il quanto al primo round!).

Il punto di partenza allora è chiedersi come si possa valutare realmente il successo di un vento, e ovviamente, la sua crescita per una nuova edizione. In realtà ne ho giá parlo qui: si dovrà partire prima di tutto dallo scopo. Se l’obiettivo è centrato con soli 10 spettatori, allora il successivo è dato. Ma anche lo scopo rischia di inaridirci dentro tabelle e grafici. In fondo, siamo esseri umani e non sempre possiamo essere incapsulati dentro formule e numeri.

Il disagio lo ho provato, confesso, anch’io quest’anno, quando abbiamo deciso – dopo la Coppa del Mondo – di avviare un gruppo di lavoro per elaborare nuovi progetti. Siamo partiti dai dati che avevamo, e tutti erano di tipo quantitativo: quanti biglietti venduti, quanti per categoria, quanto on-line, e poi, età delle persone, sesso, provenienza e così via. Ne sono uscite informazioni utili, ma che in realtà conoscevamo giá. Le analisi quantitative possono confermare delle impressioni; possono, se protratte nel tempo, rivelare le tendenze. Sono dunque utili, necessarie, ma non sono sufficienti.

La ricerca diamante

Si spiega dentro questo mio disagio, la mia affamata curiosità per un articolo di Evert Gummesson, professore svedese, che in un testo avvincente, ha raccontato la sua storia di “ricercatore” e il suo viaggio in quello che chiama il “MethodologyLand”. Le varie fasi della sua vita sono riassunte sulla base dei metodi di ricerca che ha usato. La felicità lui dice di averla trovata in quella che chiama la interactive research; e la piega con una metafora: un diamante. Ogni lato della pietra è splendente e contribuisce a dare luce all’insieme. Sono cinque i diversi modelli che andrebbero considerati complementari gli uni agli altri:

  • Case study: ovvero partire dall’analisi di un – nel nostro caso – evento e considerarlo come “aneddotico” a dimostrazione di una teoria, ma pure come generatore di una nuova teoria
  • Grounded theory: un’ attività circolare tra raccolta dei dati, analisi e di nuovo raccolta e di nuovo analisi basandosi su comparazione, appunti, memo, ripescaggio dati e cosi via
  • Antropologia: studiare i comportamenti nel periodo lungo usando sensazioni, analizzando anche i comportamenti non verbali (non basta compilare un test, insomma!)
  • Action research: nella ricerca si diviene anche fautori di un cambiamento, si analizza e si suggeriscono azioni immediate
  • Ricerca narrativa: racconta – letteralmente – il modo in cui gli attori sociali producono, vivono e contestualizzano esperienze.

Il valore di un ognuno di essi è:

  • Case study aiuta a riconoscere la complessità e l’ambiguità
  • Grounded theory consente alla realtà di raccontare la propria storia secondo i propri modi e tempi
  • Antropologia: l’importante di esserci
  • Action research: far accadere le cose
  • Ricerca narrativa: dare vita alla realtà.

Obiezione accolta

Perché elenco metodi di ricerca che sono più legati al mondo accademico che alla nostra vita di organizzatori? Ma che  noioso questo #SensibleExperiencescape!

È vero, Gummesson ha scritto questo testo soprattutto per i giovani ricercatori, invitandoli a cercare la propria strada nella ricerca e a non fissarsi su teorie e metodi giá stabiliti. Ecco, a me piace girare questo invito anche agli organizzatori o a noi naviganti. Naturalmente nessuno di noi è un esperto accademico di analisi e ricerca e soprattutto gli organizzatori spesso non hanno tempo e risorse per occuparsene. E tuttavia, sapere che per muoverci nel nostro #SensibleExperiencescape la scienza, ovvero, i ricercatori, ovvero ancora gli esseri umani che vivono come noi, possono regalarci alcuni strumenti di viaggio che ci offrano diversi spicchi del paesaggio, mi pare una bella cosa. Anzi: ci dicono alcune cose molto importanti:

  • Il successo di un evento non dipende solo dal numero di persone presenti.
  • Studiare “scientificamente” un evento è un nutrimento necessario per crescere.
  • Riconoscere la fluidità di un evento, ovvero della materia (emozioni?) che vogliamo capire meglio, ci invita a tentare letture e punti di vista diversi.
  • L’esperienza esiste, è viva ed è materia preziosa da analizzare.

 

Per iniziare a mettere strumenti nello zaino di viaggio, potreste leggere anche:

Trello&Co: come organizzare vita e lavoro divertendosi

Trello &Co: come migliorare la performance al lavoro

Ricordo che quando avevo iniziato a lavorare in ufficio, a fianco del mio babbo, lui teneva sulla scrivania una cartella gialla con sopra scritto Evidenze. Dentro quelle evidenze aveva, in pochi fogli, tutto il suo lavoro: documenti, note, appunti, qualche lettera. Pur essendo lui un uomo impegnato su più fronti, riusciva a tenere tutto sotto controllo con una semplice cartella gialla.

Forse sono cambiati i tempi, o forse sono io che ho bisogno di più di una cartella, fatto sta che il tema su come organizzare il lavoro mi sta molto a cuore e quando alcuni giorni fa ho scoperto una nuova “app”, me ne sono innamorata subito.

Il giorno non è fatto di solo lavoro

Su come gestire il tempo al lavoro ne ho giá parlato in questo blog, non tanto da un punto di vista degli attrezzi, quanto piuttosto del metodo: come individuare le falle nell’economia del proprio tempo, come organizzare “le cose da fare” nell’arco di un mese, come compilare un’agenda.

Il piano mensile, in particolare, per me è la guida per eccellenza. Da lì tutto parte.

Tuttavia, non c’è solo il lavoro nella nostra vita. Io, per esempio, oltre al lavoro ho questo blog. Ma ho anche una mia vita privata, che banalmente può essere fatta di un appuntamento dal dentista o del progetto di ristrutturazione in casa. Ho poi i miei amati libri, quelli che voglio comprare, e quelli che  voglio leggere e la cui lettura deve trovare uno spazio nell’arco di una giornata o di un mese. Ho poi scadenze urgenti (una multa da pagare!) ma anche altre attività legate al mestiere, per esempio, l’essere vice presidente di Club5, l’associazione degli organizzatori classici di Coppa del Mondo, impone altri compiti e altre attenzioni. Non c’è solo la giornata lavorativa “standard” nella nostra giornata. Questo come primo dato. E nella nostra testa non incameriamo solo le cose da fare al lavoro. La nostra testa lavora su tutti i fronti. Anche sugli ingredienti per la torta salata che voglio fare domani, quando finirò la “sezione” lavorativa della mia giornata.

I file fantasma che creano ansia

Nonostante io sia abbastanza metodica, ho talvolta la sensazione di perdere alcuni pezzi per strada: si sfilacciano e si incastrano da qualche parte nella mia memoria, sono – come dire-  file aperti fantasma, perché non li ho segnati in alcun luogo ma gironzolano dentro di me. E mi mettono ansia perché – non avendoli annotati – ho paura che svaniscano. Allora li scrivo in agenda, o li appunto in parte su una delle mie moleskine (si, perché ho la moleskine Coppa del Mondo, ma pure la moleskine blog, libri, stimoli), oppure li memorizzo nell’ipad (dentro Evernote o nelle note o nel calendario). L’ipad è divenuto un vero prolungamento della mia mente, una memoria esterna, direi.

È lì che tengo traccia delle letture e archivio ciò che mi interessa. Evernote in questo senso mi ha risolto tanti problemi.

La carta geografica del mio globo

Evernote però non ha potuto risolvere tutto, perché i file fantasma sono sparsi e non sono solo dati da archiviare. La sensazione – fino ad alcuni giorni fa – che mi mancava sempre ancora una carta geografica completa del globo “Stefi” era forte. Volevo una visione dall’alto, una mappa con tutti i blocchi che contenessero le mie cose, quelle da fare, quelle su cui riflettere, o semplicemente da trattenere. E che fosse dinamica, consultabile ovunque e sempre, e facile da usare.

Alla base di questa esigenza aggiuntiva – in fondo ho un’agenda, un calendario, due moleskine e un archivio dinamico (evernote), cosa voglio di più? – c’è forse il fatto che sono un capricorno e ho un bisogno astrologico (!) di garantirmi ordine e piani chiari.  Ma sono anche un capricorno che ama i colori. Ho bisogno di qualcosa che metta in ordine le cose da fare o da memorizzare e allo stesso mi consenta di fare ordine con leggerezza, ovvero con colori e dinamicità.

Trello: la carta geografica personalizzata

Ebbene: questa cosa qui che cercavo l’ho trovata alcuni giorni fa, quando durante uno dei miei frequenti viaggi in treno, ho letto questo articolo: How to use Trello to organize your entire lifeTrello è esattamente ciò che mi mancava, quello che mi consente di avere uno sguardo su tutto contemporaneamente, di usare colori diversi e avere flessibilità con ordine.  Si tratta di organizzare delle cartelle colorate, all’interno delle quali si creano delle lavagne personalizzabili: da fare, fatto, in corso di realizzazione, oppure, chiamare, contattare, o ancora fase uno del “progetto x” e via dicendo. L’ho trovato subito fantastico perché è adattabile a ogni ricerca. Uno ci può mettere le ricette di cucina o le attività per il giardinaggio, o il progetto di lavoro, o il calendario delle attività… Tutto il sé e le cose da fare. Lo si può limitare al lavoro o lo si può usare anche per la vita privata. Trello è come se fosse un enorme quaderno con post-it colorati organizzati per tema o per scadenza, che ti consentono di avere una visione immediata sui tuoi progetti. Lo dico per chiarezza: non sono pagata da Trello! Ne parlo perché mi sembra che sia davvero uno strumento utile nella pianificazione e nell’organizzazione della propria vita professionale e privata.

Gli errori della principante

Ho subito iniziato a testarlo, aprendo cartelle e mettendoci dentro cose. Ero talmente entusiasta che ho preso l’agenda, il mio calendario mensile, le mie moleskine, i miei appunti su Evernote e ho iniziato a creare cartelle e infilarci dentro cose su cose.

Poi, guardo la schermata e vedo che non va. Il display era pieno zeppo di cartelle: impossibile averci una visone d’insieme, impossibile avere sotto controllo vita e lavoro con tutte quelle macchie colorate, impossibile stare senza ansia di fronte a qual marasma di cose.

Il numero magico 7+/- 2

E allora mi è venuto in mente un testo che avevo letto tanti anni fa, scritto dal dottor Miller, psicologo cognitivo, il quale aveva rilevato, dopo molteplici esperimenti che il cervello umano riesce a mantenere la concentrazione solo su un limitato numero di attività. Dalle sue ricerche risulta che il numero magico è 7 +/- 2. Cioè: riusciamo a tenere sotto controllo da 5 a 9 gruppi di informazioni. Non di più.

Questa vecchia lettura  mi ha salvato. Ho riguardato la mia lavagna su Trello e ho iniziato a fare ordine, creando dei “cluster”.

Vi spiego come, sperando di poter suggerire un modo facile per evitare il panico. Per la Coppa del Mondo – il mio lavoro – non aveva senso creare una cartella per ogni singola attività. Le ho raggruppate, ho dato loro un senso comune e le ho dato un “sistema”. In questo modo, oltre a evitare inutili ansie, si opera un lavoro che io ritengo vitale: la capacità di organizzare la mente in modo strutturato, fare ordine, un po’ come quando si mettono i vestiti nei giusti cassetti. Ciò aiuta assai a evitare agitazione da scadenze, panico da troppe cose da fare. Aiuta ad avere un visione minimalista e leggera, sebbene ricca di contenuto.  Nel mio caso, al momento, mi sono organizzata cosi:

trello - sensible event management

  1. SCC – sta per Saslong Classic Club – il mio lavoro: febbraio (che con le modalità di Trello, potrò poi aggiornare in un “mese di marzo”); il famoso calendario che suggerivo di compilare in una tabella word é diventato una lavagna di Trello.
  2. SCC: generale (attività generiche senza calendarizzazione come il mio assignement, attivitá continuative della direzione generale, progetti a larga scadenza, reminder …).
  3. Club5: associazione (attivitá, riunioni, deleghe …).
  4. Sensible Event Management: i miei studi (ricerche, blog, interventi …).
  5. Formazione: lezioni (tutto ciò che riguarda le lezioni o testimonianze che tengo nei centri di formazione)
  6. Libri: ricerca (qui dentro ci metto i libri che vorrei comprare, e quelli che cerco e che sono introvabili, sia narrativa, sia saggistica, sia altro).
  7. Cose private: oltre il lavoro (casa, amici, vacanze, amministrazione ).
  8. Urgenze: as soon as possible (tutto ciò che ha priorità su tutto il resto, la prima cartella da aprire la mattina).

Sono riuscita a sistematizzare la mia vita privata e lavorativa in 8 cluster (o 7 +1, visto quello grigio é trasversale), all’interno dei quali cerco di mantenere la stessa numerazione con un massimo di 9 ulteriori grappoli o gruppi.

Carta, hardware, app …

La vita non è statica e ciò che è urgente finisce di esserlo, una cosa che accade al lavoro potrebbe finire nel blog, un libro ricercato potrebbe divenire la base per un progetto al lavoro. Ecco, con questa “app” questa flessibilità è garantita, perché le schede si possono spostare, integrare, calendarizzare, archiviare e così via. Io continuo a usare un’agenda per scriverci l’ordine con cui fare le cose, un calendario per segnarci gli appuntamenti, le moleskine per elaborare idee, Evernote per archiviare report, appunti di riunioni, libri, letture, link. Ora con Trello semplicemente navigo ordinata. Certo, i tempi di una sola cartella “evidenze” sul tavolo forse sono tramontati definitivamente, ma a me questo nostro mondo misto di carta, app e hardware non dispiace affatto. L’importante, come suggerisce bene la psicologia cognitiva, é non farsi inghiottire da queste belle diavolerie, ma usarle per migliorare e per crescere.

Perché i progetti per l’anno nuovo hanno bisogno di storie dell’anno vecchio.

sensible event management - blog.stefaniademetz.com

Quante liste di propositi per l’anno nuovo avete messo in saccoccia per affrontare belli carichi questo 2015 appena iniziato?

Il passaggio dal 31 al primo è un po’ come se fosse metaforicamente un cambio del pelo. Ci sentiamo nuovi, o vorremmo esserlo, e siamo ansiosi di iniziare. Palestra, cibo sano, lettura, cose, persone, insomma tutto nuovo.  È come una meravigliosa occasione. Questo giro di boa, convenzionale e simbolico, per tutti noi rappresenta una nuova possibilità.

Nel privato come nel lavoro: nuovi obiettivi aziendali, nuove strategie, nuovo metodo di lavoro. È come salire in macchina: si ingrana la quinta e avanti tutta. La strada è intonsa, dobbiamo solo percorrerla. E il “finito”, la strada alle nostre spalle, fatta di curve, paesaggi strepitosi, ma anche dossi, buche è ormai cosa superata.

Nel mio caso, nel mio lavoro, questo cambio al 31 dicembre è più che convenzionale. L’evento (la coppa del mondo di sci) va in scena poco prima di Natale. Poi, giusto il tempo per dormire, ricaricare energie, stare in famiglia e con l’inizio di gennaio si rimette in moto la macchina.

Eppure, ecco: c’è un eppure grande come una casa. Se non mi prendessi il tempo di studiare e in un certo senso ripercorrere quella strada vecchia alle mie spalle mi ritroverei ben presto in una strada simile, tutt’altro che libera e scintillante, piuttosto di nuovo piena di buche, che nel frattempo potrebbero essersi trasformate in voragini.

Ripartire è importante. Ma la prima tappa di questa ripartenza è lo sguardo al passato, all’avvenuto, alle cose fatte prima.

Per esperienza so che se si parte a gran velocità dentro il nuovo con una montagna di progetti e novità senza essersi chiesti prima che aspetto avesse il vecchio lasciato alle spalle, si rischia di fare e rifare gli stessi errori. In parole semplici: se io cucino la pasta senza sale e non l’assaggio continuerò a cucinare la pasta senza sale.

Il nuovo è importante, ma prima di affrontarlo bisogna allora chiedersi cosa abbiamo combinato l’anno prima. Questa domanda è obbligatoria in ogni ambito di lavoro, e dunque anche per chi organizza eventi. Io la chiamo la fase del de-briefing. Ma in italiano la si potrebbe chiamare la fase dell’analisi post evento o, in modo più efficace, la fase del “Come cavolo è andata?”

La memoria degli eventi ricorrenti.

Non basta avere successo fuori, non basta un riscontro positivo nell’output, non bastano dichiarazioni della stampa positive. Non basta avercela fatta, nonostante tutto. È invece vitale per la crescita sedersi a un tavolo con i collaboratori e porsi alcune domande. Il successo di un evento non è dato solo dal “comunque è andata”.  Il successo si misura partendo dagli obiettivi posti (ne ho parlato qui) e da come si è svolta l’implementazione e, ovviamente, dai conti finali.

E non basta fare analisi “marketing” su spettatori, sponsor, media e così via. Se si vuole crescere le analisi vanno fatte anche – o soprattutto – sul management. Ci sono varie modalità per affrontare questa fase, che è davvero la prima tappa di un metaforico nuovo anno di lavoro.
Io una volta organizzavo un incontro con tutto il comitato organizzatore, ma oggi preferisco incontri circoscritti ai gruppi di lavoro dei diversi settori. In questo modo si ha l’opportunità di andare proprio a fondo, di ricordare insieme cosa è successo. Per chi guida questi incontri si tratta soprattutto di porre domande e ascoltare e rivivere la fase delicata dell’implementazione attraverso le parole degli altri.

  • Ho raggiunto l’obiettivo?
  • In caso negativo, cosa non ha funzionato? Perché?
  • Che lezione traggo da questa esperienza?
  • Cosa va cambiato? Cosa va mantenuto? Cosa va eliminato?
  • Dove ho speso troppo? Perché?
  • I collaboratori sono bravi? Dove sono deboli? Come posso valorizzarli?
  • Dove è forte il mio settore? E dove è debole?

Queste sono le domande che ci guidano nelle nostre riunioni a gennaio, ma – attenzione – sono domande che poi rivolgo io anche a me stessa. Mi metto allo specchio e con severità cerco di rispondere. Anche il “capo”, insomma, deve fare la sua bella analisi su come è andata e sulla sua prestazione.

Questi diversi diari vanno poi riassunti per iscritto. Saranno la guida per tutto l’anno nuovo: per la fase di pianificazione strategica, per l’avvio dell’implementazione e infine per un ultimo controllo alla vigilia dell’evento.

La memoria degli eventi “one shot”.

E gli eventi unici? Quelli che hanno luogo solo una volta? Hanno anch’essi una memoria, una storia da cui attingere linee guida?

Altroché!

I mega eventi sono pieni zeppi di memoria, solo che ce ne dimentichiamo perché la loro è una memoria conservata altrove e pensiamo non ci riguardi.  Se penso ai Giochi Olimpici, ogni 2 anni c’è chi costruisce qualcosa e lascia qualcosa. La memoria di questi eventi epocali in genere è raccolta nei cosiddetti “final reports” che raccontano tutto. O quasi tutto…

Questi documenti riassuntivi non sono altro che un mezzo di promozione, di propaganda. Insomma, si mostra il paesaggio meraviglioso, ma non le buche nella strada percorsa. Anche perché le buche spesso emergono parecchi anni dopo. Eppure, sebbene in modo ovviamente più complesso rispetto ai piccoli eventi, il passaggio di informazioni è fondamentale anche qui.

Gli americani parlano di “lessons learned”. Ecco allora che chi si mette a organizzare un mega evento, una volta definito lo scopo, dovrebbe andare a studiarsi con diligenza la memoria di eventi simili. Ponendosi le stesse domande:

  • Dove sono andate bene le cose e perché?
  • Dove sono andate male le cose e perché?

Ingenuamente potrei dire: è possibile che il tormentone post mega eventi sia sempre lo stesso? Cattedrali nel deserto, impianti arrugginiti … possibile che gli errori degli eventi passati non possano divenire un antidoto per gli eventi del presente e del futuro?

Si è parlato tanto ultimamente di Roma 2024, le olimpiadi nella Capitale. Ecco, un lavoro fatto bene dovrebbe partire dalla memoria: olimpiadi estive passate, ma pure invernali. Che siano in Inghilterra o in Russia poco importa. E poi, viste le fragilità di questo nostro paese, andrebbe ripercorsa la storia dei nostri mega eventi: Torino 2006 e Expo 2015. Dove hanno fallito? Perché? Cosa dobbiamo fare per non ripetere gli stessi errori? Dove invece sono stati vincenti? Quali sono le nostre forze?

Parrebbe semplice buon senso, ma ahimè, la voglia di partire in genere vince e ci si lancia nel progetto e poco nella “storia”.

Progettare è meraviglioso. Ma se non conosco il terreno sul quale vado a costruire, rischio di combinare un bel disastro. E il terreno degli eventi è quello dell’esperienza, della memoria, dei successi e dei disastri. È da qui che si deve partire, per essere certi che l’evento non sia il lavoro di un’armata Brancaleone ingenua e spavalda, ma sia una vera macchina da guerra, capace non solo di proclami del tipo “Questi errori da noi si faranno più!”

Ma capace di non farli più per davvero.

L’analisi post evento ha giá altre tracce dentro questo blog:

Sei libri utili al management che non parlano di management.

Contaminazioni - Sensible Event Management - Stefania DemetzA leggere l’etimologia di contaminare c’é da prendere paura: imbrattare, inzozzare. se non adirittura offendere la purezza e quindi ammalare. Il bello delle parole, però, é che esse partono da un punto e compiono viaggi in cui esse stesse rimangono contaminate per frastagliarsi in tanti altri possibili sensi. Infatti, a cercar bene, da “contaminazione” ne esce un altro senso, che é quello che a me piace molto di più. “Con-taminare” prende dal latino cum il senso di reciprocitá e da tamen il senso di impronta  tattile. Contaminare esprime dunque il senso di uno scambio di  impronte. Scambiarsi le reciproche identitá, mescolarsi, arricchirsi della differenza dell’altro, sono questi i sensi belli della contaminazione, quelli che ci aprono sul nuovo.

E’ secondo questo spirito che vi propongo il post numero 2  (il numero 1 é qui) sui libri che io ho ritenuto utili e stimolanti per svolgere bene il mio lavoro. Mi occupo di eventi e se dovessi leggere solo libri su come organizzare un raduno o gestire un’organizzazione ne fuggirei. Che noia sarebbe!

Eccovi allora sei libri da sei mondi diversi (ma vedrete, talvolta simili) che possono essere fonte di personali ispirazioni. Anche se fate un lavoro che con la politica, la chimica o il non profit non centra nulla. Anche se fate un lavoro diverso dal mio.


  1. Contaminazione non profit

Gianluca Cravera – L’era della contaminazione.

“La contaminazione tra profit e non profit genera un nuovo approccio manageriale”. E’ questo il sottotitolo di un libro uscito giá alcuni anni fa, eppure  sempre attuale. Io a leggerlo ho imparato moltissimo. E ci ho trovato esempi così vicini alla mia esperienza da considerarlo una lettura obbligata.

La contaminazione del titolo è quella tra non profit e profit oriented. Sebbene l’autore si concentri soprattutto sul non profit sociale ed in particolare sulla Protezione Civile, esso contiene molti spunti di riflessione e di analisi anche per chi lavora nel non profit culturale, sportivo, degli eventi. I paragrafi dedicati ai rischi, agli “errori”, ai problemi manageriali e operativi che si rivelano dentro organizzazioni sostenute in gran parte dai volontari sono stati illuminanti. La forza del non profit è data soprattutto dalle persone che per passione mettono a disposizione il proprio tempo per una causa. E proprio queste persone spesso ne escono frustrate o amareggiate. Il libro insegna a riconoscere quali sono le fragilità e come affrontarle. Nel mio blog ne ho parlato più volte (ad esempio qui, qui e qui). La cosa intrigante di questo volume è che è consigliabile anche a chi lavora nel mondo for profit. La contaminazione infatti avviene nelle due direzioni. Fu proprio Peter Drucker a riconoscere come, negli Stati Uniti, proprio dal mondo del non profit le imprese potessero imparare molto. È questa la grande e splendida contaminazione dei nostri tempi!


  1. Contaminazione chimica

Sam Kean – Il cucchiaino scomparso

In questo libro incontriamo lo scienziato Rontgen, scopritore della radiografia, che per caso si trovò a vedere proiettate le ossa della sua mano, e solo una volta convinto che le vedeva davvero, chiamò la moglie nel suo studio, la quale, spaventata, giurò che non avrebbe mai più messo piede in quella stanza di diavolerie. Incontriamo la signora Curie, che costrinse uno scienziato scettico nel buio di uno sgabuzzino per fargli vedere la luce di una provetta radioattiva. Seguiamo le fatiche del giovane Emilio Segrè, fuggito dall’Italia fascista, alla ricerca di un laboratorio negli Stati Uniti. E incontriamo tanti premi Nobel. Nobel sbagliati, Nobel sofferti, invidiati, rubati.

Ma soprattutto ci sono gli elementi della tavola periodica, la loro storia legata all’uomo, che per caso, per ostinazione, per sapienza li ha man mano scoperti e catalogati. Questo libro non parla semplicemente di scienza, parla di noi, di ciò che siamo fatti e lo fa con energia, ironia con una montagna di metafore che umanizzano i fatti della chimica, come le esplosioni stellari o gli elettroni, che “sembra proprio si comportino come i passeggeri degli autobus: prima cercano di stare soli e poi, quando non ci sono altre possibilità si accomodano accanto a un posto occupato.” E gli elementi stessi non sono semplici sigle accatastate in una specie di castello grafico, dai nomi strani. Ogni elemento ha una storia di persone e di luoghi intorno a sé. Ci sono gli elementi politici, quelli artistici, quelli un po’ folli. Ci sono quelli introvabili e quelli antichissimi, quasi scomparsi. È come un meraviglioso viaggio nell’ottovolante della tavola periodica in una dilatazione spazio temporale assoluta che ci fa volare sopra le Galapagos o l’India di Gandhi, o nelle cantine adibite a laboratori di futuri premi Nobel, dal big bang al dubbio sulla teoria della relatività.

Non è davvero un semplice libro di chimica. Questo libro parla di passione e di determinazione.  Insegna a cercare e cercare e a riconoscere la complessità, ma racconta anche la straordinaria bellezza del mondo che ci circonda. Ci aiuta a uscire dagli steccati e andare oltre, anche solo con i sogni.


  1. Contaminazione umana

Martha Nussbaum: Non per profitto. Perchè le democrazie hanno bisogno della cultura umanistica

Ecco un altro di quei libri che fanno veramente bene, perché aiutano a decifrare possibili soluzioni in un mondo che talvolta pare alla deriva. Questo libro non parla di cultura umanistica alla maniera (noiosa?) scolastica. Al contrario, stimola a vedere le cose da un punto di vista umanistico, nel senso di umano, di Mensch. Scrive Martha Nussbaum: gli esseri umani sono tutti vulnerabili e mortali. Tanto vale darsi una mano, invece che farsi la guerra per combattere le nostre paure. E aggiunge un aspetto che trovo importante , soprattutto nel mio lavoro in quanto donna a confronto con gli uomini: l’educazione, soprattutto quando rivolta ai maschi sottende una specie di potere magico di invulnerabilità. Ciò porta a odiare chi manifesta fragilità e vergogna quando si ha paura e ci si sente deboli. Scattano allora meccanismi di controllo: come l’emarginazione e l’attacco di chi forse manifesta queste debolezze e la solidarietà tra pari perseguitando i diversi. In questi casi ci si appoggia a un leader forte reputato invulnerabile per proteggerei dall’insicurezza.  Vi è mai capitato di trovare situazioni simili al lavoro? Immagino di si. La Nussbaum chiede alla società e alla scuola di farsi carico di questo compito: creare i presupposti per la responsabilità sulla base del confronto critico. Ma giá noi, nel nostro piccolo, lo possiamo fare. Come ci insegna la chimica, siamo solo materia di passaggio, tanto vale unirsi e creare insieme qualcosa che dia un senso al nostro lavoro, alla nostra vita senza aggressivitá, senza paura.


  1. Contaminazione industriale

Valerio Occhetto: Adriano Olivetti

Adriano Olivetti non ha certo bisogno di presentazioni e per fortuna in questi ultimi anni sono uscite biografie, film, documentari sulla sua vita. Chiunque lavori in un’azienda, sia essa for o non profit, dovrebbe conoscerne la storia. Per Adriano Olivetti le aziende dovevano mirare, prima che al profitto, al bene della comunità. Non servono altri commenti, penso. Non far soldi per soldi, ma far soldi per un bene comune. Oltre questo, la storia di questo personaggio è una storia italiana, una storia di cultura e antifascismo, una storia di inventiva e imprenditorialità e oggi, pure una storia triste che ci fa vedere a posteriori come un pezzo di made in italy sia sparito per sempre. Un monito direi: non è stata certo la visione di Adriano Olivetti a cancellare l’azienda, ma proprio visioni diametralmente opposte. Come dire: lessons learned, si auspica.


  1. Contaminazione politica

Susan Podziba, Chelsea Story

Questo non è un libro sulla famosa squadra di calcio londinese. È invece la storia di una cittadina americana.

All’inizio degli anni Novanta, Chelsea (28mila abitanti, Massachusetts) era considerata una delle città più clientelari, corrotte e inefficienti d’America. Metà del consiglio comunale, compresi quattro sindaci, erano stati condannati per corruzione, il corpo di polizia invece di lottare contro le mafie locali, ne era parte, i pompieri prendevano tangenti per appiccare gli incendi e permettere alle ditte in fallimento di incassare i soldi delle assicurazioni.

Questo libro racconta come Susan Podziba negoziatrice di professione, è riuscita a riportare confronto e consenso in una comunità spaccata. Una bella lezione di mediazione, costruzione del consenso, partecipazione e responsabilità. Un “link” perfetto al libro di Martha Nussbaum.


  1. Contamiazione letteraria

Alfredo Stussi: Maestri e amici. Ricordi di una stagione culturale

Si pensa spesso – sbagliando – che chi si occupa di letteratura celebri  una “simpatica” vacanza dalla vita. Da un parte c’è chi lavora, e dall’altra  c’è chi legge. Alfredo Stussi è un filologo  e questo suo libro mi pare importante perché racconta, nella sfilata di amici letterati e filologi, che anche una materia impalpabile come la letteratura ha bisogno di due modi per essere compresa, studiata, sviluppata: metodo e condivisione.  Qui, si parla infatti, prima ancora che di amici, di disciplina e lavoro di gruppo. Mi verrebbe da dire che si parla di management. Dietro il lavoro degli uomini di lettere ci sono una rigorosa disciplina, una perfetta conoscenza tecnica, una consapevolezza profonda sul metodo e, infine, anche una grande apertura alla dialettica, allo scambio, al confronto.

In particolare il ritratto di Augusto Campana, professore alla Normale di Pisa, uno degli amici narrati in questo libro, mi ha ispirato molto. Egli, infatti, amava tenere seminari in cui ognuno contava “per il contributo che riusciva a portare e non c’era a priori una distinzione gerarchica tra gli studenti”. Stiamo parlando della fine degli anni 50, quando certamente il concetto di “know-how-sharing” non era di moda come oggi. Ma proprio da un approccio di questo tipo si può imparare. Anche il management ha bisogno di dialettica e di confronti a prescindere dalla posizione gerarchica, nel rispetto della persona. E inoltre, sebbene la materia è intangibile (come una narrazione o, un linguaggio o – nel mio mestiere – come un evento) c’é bisogno di concretezza. Soprattutto oggi, che tutto pare fugace e vissuto in uno schizofrenico mordi e fuggi.

Ovviamente detto così pare tutto facile, ma di fatto, la responsabilità di chi guida il gruppo di lavoro è chiara. E di nuovo il professor Campana suggerisce una linea che mi pare interessante sposare: era, scrive Stussi, un “mirabile direttore d’orchestra (…): infatti anche le opinioni azzardate non venivano seccamente respinte, ma discusse con attenzione, cercando di estrarre tutto l’utile possibile.”

E’ questo “tutto l’utile possibile” che mi affascina. Come a dire che c’è sempre la possibilità di conoscere o mettere in atto un’idea nuova, un nuovo metodo, una nuova esperienza, anche professionale. Condizione fondamentale è sapere dove si vuole andare e pur sapendolo non smettere mai di ascoltare.

Non smettere mai, in fondo, di lasciarsi contaminare.

E a proposoito di contaminazioni, in questo blog, ne ho parlato anche in altre due occasioni, dove non  sono stati i libri, ma la bellezza di altri mestieri ad avermi ispirato mescolamenti:

 

La biblioteca dell'(event) manager: 10 libri per lavorare meglio.

blog.stefaniademetz.com - 10 libri per un buon managementVale di più l’esperienza sul campo o lo studio in biblioteca?

Se il mio percorso può essere utile a dare una risposta, potrei dire che valgono entrambi e forse prima viene la gavetta, poi lo studio. La mia scoperta di libri utili al mestiere di organizzatrice di eventi, infatti, ha seguito un percorso all’incontrario. Prima ho iniziato a lavorare maturando esperienze sul campo. Poi ho sentito il bisogno di capire meglio non solo il mio mestiere, ma anche la mia responsabilità di manager e ho iniziato a cercare libri che mi aiutassero a farlo. Un viaggio meraviglioso, che non finirà mai.

Inauguro oggi – per questo motivo – una serie di post sui libri utili per essere sia bravi organizzatori, sia dirigenti consapevoli, ma anche semplicemente persone che riescano a trovare un buon equilibrio tra la vita e il mestiere. Non tutti questi libri hanno direttamente a che fare con il management degli eventi né con il management in sé. Alcuni sono semplicemente libri “ispiranti” o libri che a mio avviso aiutano a percepire meglio il proprio ruolo e a considerarsi come parte di un tutto globale e non solo con come centro rinchiuso dentro un solo mondo, il proprio.

Per quanto i tempi odierni siano molto complessi e talvolta disorientanti, ciò che rende questa nostra epoca affascinate è che la contaminazione con altri saperi è non solo benvenuta, ma addirittura auspicata nei processi di innovazione e nella nostra crescita.

Questo primo post elenca i 10 libri che ho davvero amato e che  sia chi organizza eventi, sia che si occupa di management dovrebbe leggere. Sono libri che hanno lasciato impronte fertili dentro di me, che poi mescolate ad altre impronte, rendono bello e stimolante il mio lavoro.


Il senso del lavoro, il senso della vita

Andre Agassi: Open. La mia storia

diario, narrativa

La vita di Andre Agassi. Un viaggio difficile e sofferto verso la consapevolezza. Libro bellissimo a prescindere dal lavoro, ma allo stesso tempo  utile per una riflessione sul rapporto tra professione e vita.

Viktor Frankl: Alla ricerca di un significato nella vita

saggio, psicologia

Quando si fa qualcosa questa cosa deve avere un senso, nella vita, e dunque anche nel lavoro e dunque anche nel management. Si può davvero imparare tanto da Frankl, psicologo austriaco, sopravvissuto ai lager grazie al senso che ha saputo dare alla sua tragica esperienza. Nel blog ne ho giá parlato qui.

Florence Nouville: Ho studiato economia e me ne pento

saggio

Questo splendido libretto non è un’accusa contro l’economia, che al contrario viene ritenuta strumento fondamentale per far davvero crescere la società e non distruggerla. La Nouville chiede alle Business Schools di assumersi questa responsabilità per creare una classe dirigente che guardi al futuro e non all’adesso. Si tratta di un invito, in realtà, per tutti noi: a pensare al nostro ruolo e a sforzarci di non mollare, a non cercare passatempi alternativi che diano un senso alla nostra vita mentre affoghiamo in un lavoro che ci rende aridi. La Nouville ci invita a dare un senso da dentro al nostro lavoro.


Cosa vuol dire management

Peter Drucker: Il management, l’individuo, la societá

saggio, management

Un must per chiunque lavori dentro un’organizzazione. Peter Drucker, il padre spirituale del management ci racconta la storia di questo mestiere (o di questa disciplina), ci porta dentro il suo senso e i suoi principi, ci fa vedere come il management prenda linfa dal ‘fuori’ poiché il cliente é in sostanza il suo obiettivo finale, sebbene – e questo é davvero il fascino di questo approccio – sia oggi soprattutto il nonprofit a insegnare molto al management. Parla anche di noi, individui più che manager o capi o leader, Drucker ci vede come knowledge workers e ci dispiega le sfide che dovremmo affrontare. E infine parla del management come scienza umanistica, ne sviscera il suo ruolo sociale e lo riassume così: “l’essenza del management é rendere produttiva la conoscenza”. Scritto nel 2001, quattro anni prima della morte di Drucker, mi pare che questo testo sia davvero un testamento spirituale.

Peter Drucker é spesso citato nel mio blog, ad esempio qui, qui o qui.

Jim Collins: Good to Great

saggio, management

Questo libro lo consiglio a chiunque si occupi di organizzazione e management. Anche una piccola azienda, anche una piccola società non profit può imparare molto. Sebbene gli esempi provengano dalle maggiori aziende a livello mondiale, gli stimoli sono moltissimi anche per chi non è dentro una multinazionale. Il tema delle persone giuste, il tema della concentrazione su un’idea, il tema del metodo e della disciplina, il tema del fare le cose giuste riguardano tutti, giganti e lilipuziani.

La lettura è appassionante, perché non si basa su teorie. Al contrario, il gruppo di lavoro  – che ha portato alla redazione di questo testo – è partito dalle analisi di aziende che erano ai vertici del successo. “Come hanno fatto?” é la domanda che si pone Jim Collins. Beh, è davvero affascinante scoprire che sebbene in ambiti e con storie diverse, le regole base siano sempre state le stesse. Non si tratta di formule magiche. Si tratta di lavoro, coerenza e umiltà. Grande libro. Davvero!

Fredmund Malik: Il management come professione. Operare con efficacia e successo nella propria professione.

saggio, management

La traduzione italiana del titolo non rende giustizia a questa bibbia del management. L’originale (in tedesco) dice: guidare, rendere, vivere. Si tratta di un libro che andrebbe tenuto sempre sulla scrivania. Come per un chirurgo esiste un manuale di “Chirurgia 1″, così qualsiasi persona che gestisca un’organizzazione dovrebbe leggere questo testo, per imparare a usare gli strumenti comuni del management e così riuscire a guidare una squadra, a portare risultati e a non logorarsi la vita. Per me questo libro è stata una scoperta e lo consigllio sempre con grande convinzione.

Fredmund Malik, d’altra parte é colui che mi ha insgenato cosa vuol dire management e lo trovate davvero spesso nel mio blog.


Organizzare eventi

Guy Debord: La società dello spettacolo

saggio, filosofia

Si può restare sbalorditi come alla fine degli anni Sessanta Debord abbia saputo anticipare la società di oggi. Per chi vive di eventi, questo libro è obbligatorio, non per speculare sul bisogno di spettacolarizzazione, ma al contrario per non dimenticare mai di osservarsi dall’esterno. Viviamo un’epoca di “faccio eventi”, di narcisismo spinto, di voyerismo spinto. Questo libro ci può spaventare per il modo in cui delinea le derive che stiamo vivendo, ma allo stesso tempo ci guida oggi in una dimensione di consapevole equilibrio, necessario più che mai.

O’Toole W., Alen J., McDonnel, J.: Events Management

manuale

Uno dei migliori manuali sul mestiere. Affronta tutti i più importanti aspetti operativi con ricchezza di esempi. Non sapete gestire i volontari? Qui scoprite come fare. Dovete fare un budget dell’evento? Qui vi spiegano come. Insomma: se non avete mai organizzato un evento, in questo libro imparerete a farlo. Se invece ne organizzate da anni, scoprirete come migliorare.


Parlare, scrivere, comunicare

Luisa Carrada: Il mestiere di scrivere. Le parole al lavoro, tra carte e web.

saggio, manuale

Questo é un altro di quei libri che andrebbe tenuto sempre sulla scrivania. Pensiamo tutti di saper scrivere, ma leggendo questo libro si scopre che troppo spesso ci muoviamo dentro consuetidini che con lo scrivere bene e giusto hanno ben poco a che vedere. Lavorare e non saper scrivere è un guaio! Luisa Carrada nel suo blog e in questo libro ci insegna a usare bene la penna, la tastiera, la carta e il web. Una sintesi del libro la trovate nel blog: qui.

Annamaria Testa: Farsi capire. Comunicare con efficacia nel lavoro e nella vita

saggio

Libro straordinario e fondamentale. Insegna a parlare e scrivere “come si mangia”, cioè in modo semplice, chiaro e funzionale. Non contiene strani modelli o regole magiche, ma semplicitá, buon senso, e anche consapevolezza dei processi di comunicazione. Da leggere assolutamente! E insieme al libro vi consiglio di seguire il blog di Annamaria Testa.

Ovviamente questi sono solo dieci libri. La biblioteca completa si trova qui, ma continuerò nel blog con una classificazione sperando che possa essere una guida stimolante e utile. E se vi va, vi invito a partecipare condividendo con me la vostra personale biblioteca.