#SensibleExperienceScape [8]: perché quando si parla di sostenibilità di un evento, si dovrebbe parlare anche di emozioni?

Questo post non ha alcun fondamento scientifico ed è scritto con la pancia.

La premessa mi pare necessaria, perché la domanda che pongo nel titolo mi frulla in testa da alcuni giorni e ammetto di non avere risposte certe.

Anteprima: le Olimpiadi di Torino, 10 anni fa.

Tutto è iniziato 10 anni con le Olimpiadi di Torino, alle quali ho partecipato in qualità di press manager al Sestriere. Ero in sostanza responsabile del centro stampa di raccordo della montagna nella fase immediatamente antecedente l’inizio dei Giochi e poi durante i Giochi.

Di quei due mesi mi sono rimasti ricordi di ogni genere: dalle delusioni alla fatica, al divertimento, alle vere e sane soddisfazioni. Rammento come fosse ieri l’ansia del countdown per l’apertura del centro stampa, che si ostinava a rimanere un cantiere. Una concatenazioni di attività, che non avevano seguito la road map prevista, avevano causato un ritardo tremendo e ricordo la responsabile del waste and cleaning che non poteva pulire fintanto che la spazzatura da allestimento non veniva sgomberata.  Non ricordo quale fosse l’intoppo, fatto sta che lavoravo in sala stampa, a gennaio, a pochi giorni dalla cerimonia d’inaugurazione, con i portoni aperti, il gelo che entrava, accucciata sul portatile con berretto e guanti. C’è pure chi si ricorda che avevo acceso una candela per fare un po’ di luce.

Un’esperienza atroce, si direbbe. Eppure in tutto questo c’è qualcosa di non normale: e cioè che di questa emergenza preservo solo ricordi magnifici. Il venue manager, che era il responsabile di tutto il cluster Sestriere, mi aveva autorizzato a lanciare un appello: avevo chiamato alle armi tutti quelli che potevano darci una mano per sgomberare il cantiere. C’erano i nylon da togliere da metri quadri e metri quadri di moquette, c’erano i tavoli da liberare, c’erano pezzi di cavi d’ovunque, e assi di legno e avanzi di ogni tipo. La squadra si era composta subito ed era fatta di gente che era lì per altro: trasporti, cerimoniale, servizi … eppure tutti si erano muniti di guantoni e avevano aiutato affinché un pezzo della macchina potesse partire.

Mi viene la pelle d’oca ancora oggi per l’emozione che avevo provato quando avevamo finito, stremati, ma soddisfatti. Non ho più alcuna traccia di questa squadra affiatata che era corsa in aiuto, in modo per nulla scontato, se non il ricordo vivo nella mia memoria. E questo ricordo sarebbe rimasto incantucciato da qualche parte, come bell’esempio di lavoro di squadra eccezionale, se non fosse che sono passati 10 anni dalle Olimpiadi e tutto in questi ultimi giorni torna  in superficie.

Esperienza e memoria

Mi sono trovata, infatti, a rivivere in parte quelle emozioni, dopo ben 10 anni. E pare interessante, perché ciò che alla fine rimane è solo la memoria bella: quella emozione condita addirittura con una consistente dose di nostalgia. Queste sensazioni, penso, le potrebbero confermare la maggior parte delle quasi 600 persone che settimana scorsa si sono presentate alla festa organizzata dallo staff Torino2006 per lo staff Torino2006: un raduno denso di ricordi, di abbracci, di rivisitazioni, di nostalgie, di risate.  Arrivati da ogni dove pur di esserci e pur di rivedersi, tutti con la gioia stampata sul viso e immagino, con dentro di sé solo i ricordi belli mentre quelli brutti …, beh, curiosamente nello sguardo retrospettivo diventano frammenti di piccole epiche olimpiche, che si colorano di romanticismo.

Tutto questo mi ha fatto riflettere non poco.

Quando si parla di eventi, soprattutto di mega eventi, si tende sempre a puntare il dito contro i grandi errori fatti nella gestione post evento. Infrastrutture abbandonate, mala gestione e così via. È un tema a me caro che ho trattato spesso in questo blog. Nemmeno Torino è immune da tutto ciò con, da un lato una città che pare rinata grazie ai Giochi, ma a ben guardare anche qui l’eredità mostra non poche crepe: gli impianti in montagna, il villaggio olimpico, così via …

Luci e ombre che pare difficile smentire.

Meno, o forse mai, si parla dell’eredità emozionale. Alla festa delle celebrazioni sono certa che in molti sarebbero risaliti subito sul carro olimpico per rifare tutto, di nuovo.

E qui mi piace provare a capire.

La psicologia dell’esperienza

La letteratura sul management degli eventi sta iniziando a studiare il rapporto tra esperienza e memoria affidandosi alle scoperte delle psicologia behaviorista. Si veda questo interessante studio su psicologia ed evento. Ne ho anche parlato in questo blog perché trovo il tema molto intrigante e ho anche contribuito a un paper su questo argomento, sebbene il focus fosse centrato sullo spettatore degli eventi culturali.

Le scoperte in questo ambito dicono in sostanza che è possibile cercare di veicolare le esperienze, senza necessariamente manipolarle, in modo tale da agevolare la sedimentazione di una memoria positiva.

Quando si lavora a un evento come i Giochi Olimpici, questa operazione pare molto facile, perché il mito olimpico, l’unicità dell’esperienza, la vita dentro una bolla che è unica e non ripetibile, la consapevolezza di vivere qualcosa di magico, lo spirito olimpico che ci mette il suo, la creazione di un linguaggio interno, l’esser slegati dal mondo reale etc. etc. fanno sì che si viva l’esperienza lavorativa in modo totalmente diverso da qualsiasi altro lavoro. Ciò vale certamente per tanti eventi. Non c‘è dubbio però che i Giochi Olimpici siano inimitabili da questo punto vista. È come raggiungere un livello emozionale altissimo, un picco senza eguali, ma effimero. Si crea quasi una tossicità, una dipendenza dalla emozione e man mano che ci si avvicina alla fine, non si vede l’ora che finisca, perché la bolla è impegnativa, ma allo stesso tempo si vorrebbe non uscirne mai.

La domanda allora molto banale è: tutta questa energia emozionale può essere incanalata affinché non sfumi nel nulla e non rimanga solo un insieme variegato di ricordi individuali? Cioè: quando si pianifica un evento, è possibile pensare, non solo a come riciclare le infrastrutture nel post-evento, ma anche a come non disperdere l’entusiasmo, pur sapendo che un’Olimpiade è unica?

Torino forse in parte l’ha fatto, divenendo città di eventi culturali. Ma è possibile lavorarci in modo strategico o questa energia ha un senso solo dentro il contenitore evento?

Penso ad esempio ai tanti che hanno lavorato a Torino e avrebbero voluto continuare a lavorare nello sport, ma non c’è stata alcuna vera opportunità a favore di uno strategico “job placement” post olimpico. La stessa cosa potrebbe valere per Expo: dove lavorano oggi le persone Expo? Quell’esperienza operativa e umana ha la possibilità di trovare uno sbocco e una continuità o rimane un episodio isolato?

Forse questo mio post è una leggerezza. Forse è un po’ come parlare del sesso degli angeli. Forse la forza di quelle emozioni ha davvero senso solo dentro il contenitore evento. Eppure io credo che una riflessione strategica per una vera legacy, che non sia solo infrastrutturale, andrebbe fatta. L’evento può essere il momento più alto, ma pensarlo solo come ingresso nella festa senza progresso, per citare il sociologo Michel Maffesoli, mi sembra, per quanto intenso e inebriante, un’occasione perduta.

Forse in questo senso Roma2024  potrebbe non solo pescare nell’emozione di chi fu-Torino2006, ma allo stesso tempo pianificare la viability, vale a dire la capacità auto-rigenerante delle esperienze, delle competenze e della forza emozionale di chi, se tutto andrà bene, potrebbe fra 12 anni  essere il “fuRoma2024”.

Perché i progetti per l’anno nuovo hanno bisogno di storie dell’anno vecchio.

sensible event management - blog.stefaniademetz.com

Quante liste di propositi per l’anno nuovo avete messo in saccoccia per affrontare belli carichi questo 2015 appena iniziato?

Il passaggio dal 31 al primo è un po’ come se fosse metaforicamente un cambio del pelo. Ci sentiamo nuovi, o vorremmo esserlo, e siamo ansiosi di iniziare. Palestra, cibo sano, lettura, cose, persone, insomma tutto nuovo.  È come una meravigliosa occasione. Questo giro di boa, convenzionale e simbolico, per tutti noi rappresenta una nuova possibilità.

Nel privato come nel lavoro: nuovi obiettivi aziendali, nuove strategie, nuovo metodo di lavoro. È come salire in macchina: si ingrana la quinta e avanti tutta. La strada è intonsa, dobbiamo solo percorrerla. E il “finito”, la strada alle nostre spalle, fatta di curve, paesaggi strepitosi, ma anche dossi, buche è ormai cosa superata.

Nel mio caso, nel mio lavoro, questo cambio al 31 dicembre è più che convenzionale. L’evento (la coppa del mondo di sci) va in scena poco prima di Natale. Poi, giusto il tempo per dormire, ricaricare energie, stare in famiglia e con l’inizio di gennaio si rimette in moto la macchina.

Eppure, ecco: c’è un eppure grande come una casa. Se non mi prendessi il tempo di studiare e in un certo senso ripercorrere quella strada vecchia alle mie spalle mi ritroverei ben presto in una strada simile, tutt’altro che libera e scintillante, piuttosto di nuovo piena di buche, che nel frattempo potrebbero essersi trasformate in voragini.

Ripartire è importante. Ma la prima tappa di questa ripartenza è lo sguardo al passato, all’avvenuto, alle cose fatte prima.

Per esperienza so che se si parte a gran velocità dentro il nuovo con una montagna di progetti e novità senza essersi chiesti prima che aspetto avesse il vecchio lasciato alle spalle, si rischia di fare e rifare gli stessi errori. In parole semplici: se io cucino la pasta senza sale e non l’assaggio continuerò a cucinare la pasta senza sale.

Il nuovo è importante, ma prima di affrontarlo bisogna allora chiedersi cosa abbiamo combinato l’anno prima. Questa domanda è obbligatoria in ogni ambito di lavoro, e dunque anche per chi organizza eventi. Io la chiamo la fase del de-briefing. Ma in italiano la si potrebbe chiamare la fase dell’analisi post evento o, in modo più efficace, la fase del “Come cavolo è andata?”

La memoria degli eventi ricorrenti.

Non basta avere successo fuori, non basta un riscontro positivo nell’output, non bastano dichiarazioni della stampa positive. Non basta avercela fatta, nonostante tutto. È invece vitale per la crescita sedersi a un tavolo con i collaboratori e porsi alcune domande. Il successo di un evento non è dato solo dal “comunque è andata”.  Il successo si misura partendo dagli obiettivi posti (ne ho parlato qui) e da come si è svolta l’implementazione e, ovviamente, dai conti finali.

E non basta fare analisi “marketing” su spettatori, sponsor, media e così via. Se si vuole crescere le analisi vanno fatte anche – o soprattutto – sul management. Ci sono varie modalità per affrontare questa fase, che è davvero la prima tappa di un metaforico nuovo anno di lavoro.
Io una volta organizzavo un incontro con tutto il comitato organizzatore, ma oggi preferisco incontri circoscritti ai gruppi di lavoro dei diversi settori. In questo modo si ha l’opportunità di andare proprio a fondo, di ricordare insieme cosa è successo. Per chi guida questi incontri si tratta soprattutto di porre domande e ascoltare e rivivere la fase delicata dell’implementazione attraverso le parole degli altri.

  • Ho raggiunto l’obiettivo?
  • In caso negativo, cosa non ha funzionato? Perché?
  • Che lezione traggo da questa esperienza?
  • Cosa va cambiato? Cosa va mantenuto? Cosa va eliminato?
  • Dove ho speso troppo? Perché?
  • I collaboratori sono bravi? Dove sono deboli? Come posso valorizzarli?
  • Dove è forte il mio settore? E dove è debole?

Queste sono le domande che ci guidano nelle nostre riunioni a gennaio, ma – attenzione – sono domande che poi rivolgo io anche a me stessa. Mi metto allo specchio e con severità cerco di rispondere. Anche il “capo”, insomma, deve fare la sua bella analisi su come è andata e sulla sua prestazione.

Questi diversi diari vanno poi riassunti per iscritto. Saranno la guida per tutto l’anno nuovo: per la fase di pianificazione strategica, per l’avvio dell’implementazione e infine per un ultimo controllo alla vigilia dell’evento.

La memoria degli eventi “one shot”.

E gli eventi unici? Quelli che hanno luogo solo una volta? Hanno anch’essi una memoria, una storia da cui attingere linee guida?

Altroché!

I mega eventi sono pieni zeppi di memoria, solo che ce ne dimentichiamo perché la loro è una memoria conservata altrove e pensiamo non ci riguardi.  Se penso ai Giochi Olimpici, ogni 2 anni c’è chi costruisce qualcosa e lascia qualcosa. La memoria di questi eventi epocali in genere è raccolta nei cosiddetti “final reports” che raccontano tutto. O quasi tutto…

Questi documenti riassuntivi non sono altro che un mezzo di promozione, di propaganda. Insomma, si mostra il paesaggio meraviglioso, ma non le buche nella strada percorsa. Anche perché le buche spesso emergono parecchi anni dopo. Eppure, sebbene in modo ovviamente più complesso rispetto ai piccoli eventi, il passaggio di informazioni è fondamentale anche qui.

Gli americani parlano di “lessons learned”. Ecco allora che chi si mette a organizzare un mega evento, una volta definito lo scopo, dovrebbe andare a studiarsi con diligenza la memoria di eventi simili. Ponendosi le stesse domande:

  • Dove sono andate bene le cose e perché?
  • Dove sono andate male le cose e perché?

Ingenuamente potrei dire: è possibile che il tormentone post mega eventi sia sempre lo stesso? Cattedrali nel deserto, impianti arrugginiti … possibile che gli errori degli eventi passati non possano divenire un antidoto per gli eventi del presente e del futuro?

Si è parlato tanto ultimamente di Roma 2024, le olimpiadi nella Capitale. Ecco, un lavoro fatto bene dovrebbe partire dalla memoria: olimpiadi estive passate, ma pure invernali. Che siano in Inghilterra o in Russia poco importa. E poi, viste le fragilità di questo nostro paese, andrebbe ripercorsa la storia dei nostri mega eventi: Torino 2006 e Expo 2015. Dove hanno fallito? Perché? Cosa dobbiamo fare per non ripetere gli stessi errori? Dove invece sono stati vincenti? Quali sono le nostre forze?

Parrebbe semplice buon senso, ma ahimè, la voglia di partire in genere vince e ci si lancia nel progetto e poco nella “storia”.

Progettare è meraviglioso. Ma se non conosco il terreno sul quale vado a costruire, rischio di combinare un bel disastro. E il terreno degli eventi è quello dell’esperienza, della memoria, dei successi e dei disastri. È da qui che si deve partire, per essere certi che l’evento non sia il lavoro di un’armata Brancaleone ingenua e spavalda, ma sia una vera macchina da guerra, capace non solo di proclami del tipo “Questi errori da noi si faranno più!”

Ma capace di non farli più per davvero.

L’analisi post evento ha giá altre tracce dentro questo blog:

Perché l’evento sostenibile è quello di passaggio?

Eventi sostenibiliLa notizia di questi giorni è fresca: Oslo ha detto no ai Giochi Olimpici del 2022. Oslo, dico, non un paese del sud. Oslo, la capitale di una nazione che conosce bene il tema della sostenibilità, una nazione di quelle che noi mediterranei guardiamo con invidia e timore insieme. Sta di fatto che in Norvegia in molti si sono chiesti perché uno Stato dovrebbe finanziare un evento come le Olimpiadi, quando siamo nel bel mezzo di una devastante crisi economica.

Lo spettro però non è solo quello economico. Spaventa pure l’eredità che tali eventi lasciano. Troppe sono le immagini di impianti sportivi abbandonati, in assoluta decadenza.

Nel mio profilo su facebook sono stata invitata a una riflessione proprio su questo tema, che ovviamente non si può esaurire in un post. Mi piace però riproporre qui due spunti interessanti e cercare di capire quale è il problema.

Il primo suggerimento proviene da un architetto, Thomas Demetz, che scrive:

Cosa resta dei grandi eventi? In genere è mia sorella Stefania (eh, vabbé, è proprio mio fratello, ma questo non toglie interesse a quanto scrive n.d.r.) ad affrontare il tema degli eventi, è la sua specialità e negli anni sviluppato una sensibilità molto specifica, orientata alla semantica dell’evento. Questa volta voglio parlarne anche io da un altro punto di vista, quello di architetto e di urbanista, di chi si occupa della costruzione, certo, ma prima di tutto degli usi e delle trasformazioni dello spazio costruito. Lo spunto me lo ha dato post.it, pubblicando le foto della città olimpica di Atene 2004, delle sue rovine. Qui scorrono immagini di impianti che nei giorni delle gare hanno ospitato migliaia e migliaia di persone, visti in milioni di schermi televisivi, e che ora sono terra di conquista del degrado, della marcescenza, del vandalismo. Non è una novità, dopo quanti eventi in Italia il risultato di investimenti significativi sono stati lasciati a destini indeterminati. E’ stato così dopo i mondiali di nuoto a Roma, in parte dopo le Olimpiadi di Torino.

Sarà così fino a che i grandi eventi continueranno ad essere essenzialmente momenti auto-conclusi. Le strategie si sviluppano totalmente e spesso incompiutamente all’interno della manifestazione, puntando su generici effetti di ricaduta (turismo, essenzialmente).

Diversa è la questione delle capitali culturali d’Europa. In quelle occasioni gli investimenti si concentrano su infrastrutture e progetti per la crescita della promozione e della produzione culturale. Spesso diventano progetti di trasformazione delle città dove il disegno urbano e il progetto d’architettura lavorano assieme al recupero di parti intere di territorio urbano, ritessendo maglie dissolte, recuperando le trame della socialità. E’ la città capitale culturale ad essere destinataria di quelle operazioni e non il mondo, attraverso una vetrina che cattura gli sguardi per il tempo dei cantieri, degli eventi e poi è lasciata decadere. Se forse i grandi eventi sportivi potessero copiare qualcosa dalle capitali culturali, valutare i progetti in prospettiva di costruzione, trasformazione, risanamento urbano, in definitiva comprendere il loro potenziale di acceleratore di processo e di fund-raising per i fabbisogni dei luoghi che li ospitano.

Il secondo spunto è letterario e per questo molto fascinoso e arriva da Marco Dominici:

Nella mia totale incompetenza, riflettendo tempo fa su questo argomento, ho pensato a Calvino e alle sue “Città Invisibili“, libro da me molto amato. C’è una delle città, di cui non ricordo il nome, che ogni tanto viene smontata dai suoi abitanti e rimontata altrove, così com’era inizialmente. Solo in un altro luogo. Ripeto, nella mia ignoranza in materia, ma non potrebbe essere così anche per le strutture delle Olimpiadi, soprattutto quelle degli sport, mi si perdoni il termine, più improbabili, o come comunque hanno la condanna di essere utilizzate solo per quell’evento? Ogni paese del mondo dà il suo apporto con un architetto o uno staff di architetti e ognuno contribuisce a queste costruzioni “nomadi”, che passeranno di Olimpiade in Olimpiade come la fiaccola olimpica. Montate e smontate a Montreal per essere rimontate, 4 anni dopo, a Parigi e poi di nuovo smontate. E ognuno contribuisce alla manutenzione e alla eventuale ristrutturazione, anche e soprattutto economicamente.

La cultura è meno distruttiva dello sport? E perché non organizzare un circo itinerante, dove la tenda di una volta diventa il trampolino di oggi?

Andiamo con ordine.

Lo sport è poco virtuoso? 

Un mega evento sportivo ha evidentemente bisogno di infrastrutture, diciamo pure, molto speciali: un trampolino, una pista da bob, una piscina olimpionica la cui manutenzione ha costi immensi. L’idea di prevedere in taluni casi solo strutture smontabili è possibile  e per quanto affascinante,  non è praticabile (anche solo per le diverse normative sulla sicurezza). Eppure qualcosa c’è che si sposta di evento in evento. Le Olimpiadi sono oggi una bolla estranea al territorio in cui i Giochi hanno luogo. L’unica cosa che conta davvero è quel momento “auto-concluso” fatto di narrazione e regole definite da altri.

Il problema credo sia proprio qui.

Le Olimpiadi hanno tanti  attori, come anche il Mondiale di Calcio. Le regole le dettano entità globali esterne e lontane dal territorio. Tali entità, il CIO o la FIFA, richiedono un piano di sostenibilità, ma poi non verificano dopo l’evento se questo è rispettato, né prevedono sanzioni. I comitati organizzatori in genere sono composti da dirigenti che hanno un legame limitato con il territorio (sono manager specializzati, non amministratori della comunità) e tutta la concentrazione sta sull’evento in sé. Finita la festa, la responsabilità rimane alla comunità locale. E per comunità locale s’intende l’amministrazione pubblica, che di fatto, nella definizione del progetto evento ha un ruolo importante, ma non è il regista. Le regole, per dirlo in modo semplice, le scrivono altri. Questo passaggio – dal comitato organizzatore che risponde alle federazioni internazionali alla comunità locale – è un momento delicatissimo. E qui, troppo spesso qualcosa va storto.

Gli eventi culturali sono sempre perfetti?

Le cose vanno meglio nella cultura, ma non sempre. Uno studio della comunità europea segnala che anche alcune capitali europee della cultura hanno investito in strutture che poi sono decadute:

Thessaloniki 1997 (in the same period as Copenhagen 1996) developed a number of spaces that it struggled to use, either because of the absence of programme funding or simply because the capacity was too large for the local audience (Palmer/Rae Associates, 2004b); for some, this was felt to be symptomatic of the absence of strategic planning (Deffner and Labrianidis, 2005). Two years on, Weimar 1999 was also reported as finding it difficult to use new venues fully, as well as closing some museums and reducing numbers of staff and programmes in other organisations.

Questo studio, tuttavia, dice un’altra cosa che mi pare interessante e cioè che in realtà tutte le strutture utilizzate per gli eventi culturali nel quadro di “capitale europea” sono in genere giá previste prima. L’essere capitale europea semplicemente ne facilita la costruzione con l’ottenimento di finanziamenti straordinari. Mi verrebbe da interpretare la cosa in questo modo: in queste esisteva giá un piano ante-evento, un progetto culturale. Inoltre, negli eventi culturali gli interlocutori sono tutti attori della stessa comunità. Vale la pena leggere Nova-Sole24 Ore, della scorsa domenica –  5 ottobre – a proposito dei progetti italiani sulle capitali europee. Insomma, la cultura pare funzionare meglio.

Il problema sta nel contenuto?

Si potrebbe dedurre allora che gli eventi sportivi sono destinati al deturpamento del territorio e quelli culturali, salvo rare eccezioni, alla sua valorizzazione. Ma poiché, sebbene in modo sbilanciato a danno dello sport, entrambe le tipologie di eventi mostrano luci e ombre, la risposta deve per forza stare altrove. Non è il contenuto (sport o cultura) a determinare il successo.

La storia ci racconta, infatti,  che non tutti gli eventi sportivi sono un male e Barcellona 1992 è ancora oggi un modello. E pure le prime rivelazioni su Londra 2012 paiono positive.

Certamente la gestione di un evento sportivo è più complessa ed è sottoposta a maggiore pressione. Troppi interlocutori, troppi registi, troppi interessi meramente economici.

Ma non ci si può lavare le mani adducendo alla complessità una “colpa” per non impegnarsi davvero in una sana legacy a favore di una comunità. La parola magica, per me è solo una: management. Management vuol dire prima di tutto, come punto di partenza obbligatorio, la strategia, il perché e lo scopo. E come secondo punto: le azioni che rendano quello scopo realtà. Jim Collins scrive in un suo libro best seller – Good to Great – qualcosa che parrebbe ovvio, ma evidentemente non lo è: il diventare eccellenti non è mai frutto di un’azione one-shot, bensì il risultato di un lavoro continuo, coerente e costante nel tempo verso uno scopo ben definito.

L’errore è considerare l’evento solo nella sua fase esecutiva, il suo qui e ora. Un evento invece si compone di un prima e di un dopo. E tutto il lavoro deve tenere conto di queste tre diverse fasi. E dunque la ruota deve girare anche dopo. Lo sport troppo spesso si ferma all’ultima premiazione, e poi smette di spingere la ruota e le piscine cadono a pezzi.

Questo è un grafico fatto a mano che ne spiega il senso:

eventi sostenibili

Chiunque decida di ospitare un mega evento, sportivo o culturale, deve occuparsi nella prima fase della definizione strategica sia del durante sia del dopo. Deve, cioè, pianificare cosa accadrà ad ogni singolo spazio anche dopo l’evento. E possibilmente anche a cosa accadrà alle esperienze e alle competenze maturate. Il problema non è sport versus cultura. Il problema è l’assunzione di responsabilità.

Torino, città invisibile?

Se mi lascio trasportare dalle suggestioni delle Città Invisibili di Calvino, potrei vedere in Torino, mia amata città adottiva – un luogo degno dei racconti di Marco Polo, per il suo essere stata una città dilatata nello spazio con due destini opposti.

Da una parte c’è  la montagna olimpica, che  non è riuscita a trasformarsi. Le due settimane di circo, di “ottovolante dalle rigide gobbe” non hanno trasformato un territorio, una strategia, un modo di proporsi. La città invece ci ha guadagnato molto. I torinesi amano dire che le Olimpiadi l’hanno trasformata, ma in realtà non sono state le Olimpiadi. La trasformazione della città era iniziata già decenni prima, quando le fabbriche hanno iniziato a svuotarsi. Le Olimpiadi, per usare una metafora, sono state per Torino semplicemente una bella iniezione di vitamine in un corpo già in movimento. È così che avvenuta la sua trasformazione: da città industriale a città culturale con il passaggio al momento giusto della grande carovana olimpica. Ma è stato un passaggio, non una fine. Mentre nella montagna, quelle stesse Olimpiadi sono state forse solo un sogno.

Per approfondire:

La città di cui parla Marco Domici è Sofronia. Leggete qui e rimarrete stupiti nello scoprire quale parte di città viene smontata per essere  rimontata.

Spunti dal web:

Io, invece, ho trattato questo tema in questi post:

Accreditamento olimpico: due chiacchiere con Alessandro de Franzoni

Inizia con questo post una nuova serie di event zone: le interviste a chi lavora nell’event management. Non mi interessa solo ascoltare gli esperti e conoscere i meccanismi che stanno nel back stage degli eventi. Mi interessa altresì conoscere o farvi conoscere le persone in carne e ossa che mandano avanti la macchina operativa. L’Italia è piena di professionisti che all’inizio raccoglievano esperienze di evento in evento e che e oggi sono riconosciuti come esperti chiamati a costruire con il  loro specifico know how i grandi eventi globali.

Chi è Alessandro de Franzoni.

Il nostro incontro a Vancouver 2010
Il nostro incontro a Vancouver 2010

Alessandro de Franzoni, il primo intervistato in questa serie, l’ho conosciuto in Valtellina, nella preparazione dei Mondiali di Sci di Bormio 2005. Era il mio assistente anche se lui poi i Mondiali li visse davvero e io per motivi professionali, ahimè, ci dovetti rinunciare. La chimica è stata da subito perfetta. Al punto che poi, a Torino 2006 ci siamo ritrovati a lavorare insieme, ma con i ruoli invertiti. Io press manager di una delle venue per soli due mesi, lui supervisore dei centri stampa della montagna, quindi MIO supervisore.

Questa è la magia dei grandi eventi: ci si ritrova sempre e sempre di nuovo e le amicizie che ne nascono sono per la vita. Forse perché si condividono momenti di tensione e di emozioni, si è frullati insieme nelle centrifughe, si affrontano compatti le enormi onde dell’evento che arriva, ci si lamenta, ci si conforta, si gioisce insieme.

Con Alessandro ci siamo rivisti poi a Vancouver 2010. Io ero lì come study group  e lui era press manager delle discipline nordiche. Non ci vedevamo da mesi e ed è stato il Canada a farci riabbracciare. Purtroppo non l’ visitato ai Commonwealth Games di Delhi nel 2010, dove si è occupato di nuovo di media management. L’ho rivisto però a Londra, dove io ero una semplice “turista olimpica” e lui Accreditation Manager, la sua prima esperienza in questo settore. Non posso non citare la lunga colazione fuori Earls Court con un cappuccino enorme e schiumoso e le sue parole che, prima ancora di varcare i gate dell’Olympic Park, mi avevano lanciato dentro le storie di Londra 2012.

Chi è dunque Alessandro de Franzoni? Un italiano che negli ultimi anni ha vissuto tra l’Italia, il Canada, l’India e l’Inghilterra dentro il cuore dei grandi eventi sportivi. Non è però un cervello in fuga. No, direi piuttosto un vero professionista cittadino del mondo.

Per integrare il mio ultimo post sugli accreditamenti, Alessandro mi è parsa la persona più giusta. Le sue risposte sono molto stimolanti per entrare nella complessità olimpica e per comprendere come un accreditamento sia davvero un “mondo” immenso.

Buona lettura.

L’intervista.

accreditation @ London2012Un breve viaggio nel back stage di uno dei punti più sensibili di un grande evento: accreditation management.

Alessandro, quale è stato  il tuo ruolo alle Olimpiadi di Londra: obiettivi e competenze?

A Londra mi sono occupato di accreditamento, soprattutto dal punto di vista operativo. Il team di cui facevo parte ha sviluppato l’accredito Olimpico insieme al CIO, definito i piani di controllo accessi dei siti Olimpici, pianificato e gestito le strutture di distribuzione degli accrediti. Durante i Giochi io ero responsabile per l’operatività degli uffici di accredito in una serie di venue esterne al Parco Olimpico.

Cos’é un accreditamento per il comitato olimpico?

In termini pratici, l’accreditamento olimpico e’ un documento di identità che permette il riconoscimento degli individui che hanno titolo a partecipare ai Giochi, il loro ruolo nella manifestazione e i loro privilegi di accesso. L’ingresso alle venue (e alle diverse zone all’interno delle venue) è infatti regolato per evitare che persone non autorizzate si trovino in aree particolarmente sensibili (pensiamo al campo di gara, o agli spogliatoi degli atleti), ridurre il sovraffollamento e garantire migliori condizioni operative alle diverse categorie di addetti ai lavori. Da diversi anni ormai l’accredito Olimpico viene anche usato per semplificare le procedure di emissione dei visti di ingresso nel paese ospitante.

Come vengono gestiti i flussi e le destinazioni delle diverse categorie?

A Londra, sull’esempio delle esperienze precedenti, abbiamo predisposto due tipi di strutture: i centri di accreditamento e gli uffici di venue. I quattro centri di accreditamento, situati in località strategiche del sistema Olimpico, erano strutture a servizio completo, ognuno dedicato a uno specifico gruppo di clienti (workforce, famiglia Olimpica, media, atleti e delegazioni) e progettati per gestire alti volumi di richieste e periodi di “picco” (quando si verifica la maggior parte degli arrivi). Gli uffici di venue erano invece strutture più piccole, pensate per rispondere in maniera rapida e flessibile ai problemi di più facile soluzione (ad esempio la ristampa di un accredito smarrito) e demandando ai centri di accredito le questioni più delicate (ad esempio incongruenze nei dati di registrazione o richieste di diritti di accesso aggiuntivi). In tutto per i Giochi Olimpici abbiamo processato circa 300.000 richieste di accredito.

Chi controlla l’attendibilità delle richieste?

Ai Giochi Olimpici non si accettano richieste individuali di accreditamento. Le richieste vengono trasmesse dalle cosiddette “Organizzazioni Responsabili” – enti che sono riconosciuti dal CIO (Comitati Olimpici Nazionali, Federazioni Sportive Internazionali, ecc.) o che in alternativa hanno un rapporto contrattuale con il Comitato Organizzatore (i fornitori di servizi, per esempio). Sono loro a fungere da “garanti” delle richieste. Per molte categorie il sistema prevede anche delle quote fisse di accreditamento e specifiche condizioni di eleggibilità che i singoli candidati devono soddisfare per poter ricevere l’accredito.

Esistono i last minute? Ci sono eccezioni alla regola? Esiste una black list?

I last minute esistono, ma l’accreditamento Olimpico è un processo abbastanza lungo e complesso, e come tale non si adatta molto bene alle “emergenze”. Le condizioni di eleggibilità – compreso il controllo di sicurezza obbligatorio operato dalle autorità su ogni candidato – vanno comunque sempre rispettate e in questo senso non esistono eccezioni. Non c’e’ una black list vera e propria, ma il CIO ha piena facoltà di rifiutare (o ritirare) un accredito se le circostanze lo richiedono.

Il momento più duro delle Olimpiadi?

A Londra il primo centro di accreditamento ha aperto a più di tre mesi dall’inizio dei Giochi. Per noi è stata una maratona! Direi che la cosa più difficile e’ stata mantenere elevata la concentrazione per un periodo così lungo, garantendo la stessa qualità del servizio anche quando fatica e stanchezza si facevano sentire.

Quello più gratificante o più divertente?

Vedi, io ho sempre questa grande preoccupazione per l’esperienza dei volontari, loro ci regalano il proprio tempo e io penso sempre, si staranno annoiando, sono delusi, vorrebbero essere da un’altra parte? Alla fine quando ti confidano che hanno fatto un’esperienza meravigliosa o che porteranno con sé un bel ricordo dell’evento, magari mostrandoti dei dettagli che tu non avevi neanche notato, o avevi analizzato solo con un certo distacco “professionale”, se mi passi il termine, ecco, io trovo quei momenti molto gratificanti. E’ una cosa che serve anche a me per mantenere viva quella passione che è poi la ragione principale per cui facciamo questo mestiere, e che ogni tanto viene travolta dalle tante cose che succedono durante un evento.

Puoi dare un consiglio a chi gestisce gli accreditamenti per eventi sportivi e/o culturali?

Il mio primo consiglio è quello di investire in largo anticipo del tempo per educare e familiarizzare la propria organizzazione e i propri clienti con le procedure di accreditamento. In particolare trovo sempre utile sottolineare come l’accredito sia uno strumento operativo e non un simbolo di status o – anche peggio – un “biglietto gratis” per accedere alla manifestazione. E’ una cosa che se viene compresa rende le cose estremamente più facili da gestire durante l’evento.

Il secondo è quello di semplificare, semplificare tutto, dalle procedure di accreditamento al design dell’accredito, dal numero di aree riservate alle modalità del controllo accessi. Un sistema di accredito snello e’ più facile da capire per i clienti e per chi deve effettuare i controlli, e’ più flessibile in caso di necessità e in definitiva garantisce migliori risultati di un sistema complesso che magari sembrava funzionare sulla carta, ma di cui si rischia di perdere il controllo una volta sottoposto alle pressioni dell’evento.

Grazie Alessandro e a presto, nel cuore di un evento, di qualsiasi tipo esso sia.