Event manager, ovvero stress da top five?

Chi ambisse a „fare eventi“ immaginandosi una vita piena di luci e feste, dovrebbe andarsi a leggere la classifica dei lavori più stressanti del 2015, secondo una classifica stilata dall’agenzia americana CareerCast.

Al quinto posto, tra tutti i lavori del mondo, dopo i mestieri di soldato, pompiere, pilota di aereo e agente di polizia viene l’event manager. E subito dopo il PR, pubbliche relazioni!

Robe da matti, mi verrebbe da dire. I motivi sono molteplici: deadline strette, cambiamenti in corsa, aspettative dei clienti, competizione. Certo, questa classifica fa rifermento soprattutto agli eventi intesi come convegni e congressi nel contesto americano. Negli Stati Uniti le convention sono un vero business e sono sottoposte a una concorrenza immensa. Basta fare qualche ricerca su linked in o nel web per scoprire un mondo lontano anni luce dalle nostre realtà.

Io non credo che in Italia questa professione avrebbe la stessa posizione in classifica. Sono ben altri i lavori stressanti nel nostro paese!

Ciononostante non vi è dubbio che organizzare eventi non sia una passeggiata e che se si vuole vivere la bellezza di ciò che si mette in scena e godersi lo spettacolo, che siano cultura, sport ma pure un convegno, è necessario acquisire i ferri del mestiere. Il nostro paese, magari non percepisce lo stress al limite del burn out in modo cosi dirompente come negli Stati Uniti, ma certamente molti eventi sembrano pasta frolla perché in prima linea non ci sono i professionisti, cioé persone che gestiscono eventi, ma gironzolano persone che “fanno eventi”.

E allora, forse può essere utile dare una rispolverata ad alcuni post sul mestiere che ho pubblicato e fare un salto in biblioteca a riscoprire libri che ci possano aiutare nella formazione.

E poi – e questo non sta scritto da nessuna parte – c’è l’esperienza al fronte che richiede tassativamente una bella dose di umiltà e di dedizione. Io ho iniziato dalle fotocopie, che ho prodotto a migliaia per alcuni anni e ho poi continuato tirando i cavi della televisione per altri anni. È dalla snobbata gavetta che è iniziata la mia vera formazione e ai giovani che volessero entrare in questo mondo consiglio di entrarvi modesti e affamati di esperienza. Anche solo stampare e distribuire migliaia di comunicati in una sala stampa costituisce la base di un vero apprendistato. E magari farlo gratis come volontario non deve far venire il voltastomaco. Gli eventi si nutrono di volontariato, e per imparare a gestirli, conoscere la base é condizione necessaria. Oltre che molto divertente!


Le basi:

Self management

L’imprevisto

Le emozioni negative

Il post evento

I libri

Sette consigli per essere un buon event manager

Sette regole dell'event management - Stefania Demetz

“Nell’industria molto competitiva degll’event management è importante stare in cima alla classifica e tendere a un continuo miglioramento”. Questo è ciò che scrive Becki Cross in un post uscito in uno dei migliori blog di event management. Sono 10 i suggerimenti che Becki si sente di dare.

Leggendo il suo articolo e condividendone abbastanza il contenuto, mi sono chiesta: “E per me quali sono le regole fondamentali? Che suggerimento mi sentirei di dare?” Becki Cross  proviene dal mondo delle conferenze e dei congressi. Io invece agisco nel mondo in cui si costruisce un palcoscenico. Ci sono delle differenze?

Ci ho pensato un po’ e ragionando sugli eventi che mettono in scena sport o cultura sono arrivata  7 punti.

1. Andare oltre la materia.

Cosa vuol dire? Beh, posso essere il più grande esperto di letteratura o il più famoso atleta al mondo, ma questo non significa che io sia in grado di organizzare, rispettivamente, un festival letterario o un campionato sportivo. Organizzare un evento presuppone la conoscenza dei compiti e degli strumenti del management. Come si definisce una strategia? Come si organizza una squadra? Come si costruisce un budget?

Parole chiave: strategia, organizzazione, gestione aziendale

Per approfondire:

Dal sito: Management: storia di una parola.

Dal blog: Perché non esiste il management degli eventi.

Libro: Fredmund Malik, Il mestiere del manager, Il Sole24Ore


2. Costruire il palcoscenico, non calpestarlo.

Un organizzatore di eventi è prima di tutto un fornitore di servizi. Lavora per consentire ad altri di esibirsi. L’organizzatore non è il protagonista, non è l’attore, non è quello che sfila sul tappetto rosso. È quello che quel tappeto lo srotola. E se necessario lo smacchia. Per questo è vitale arruolare in squadra solo persone che siano innamorate del progetto e non di sé. Persone che si sentano onorate di srotolare un tappeto e da dietro le quinte ammirare le star che lo attraversano.

Parole chiave: selezione dei collaboratori, umiltà, servizio.

Per approfondire:

Libro: Jim Collins, Good to Great (vedi il capitolo: Leadership Level 5)


3. Concedersi l’influenza

Un evento è dinamico e si sviluppa in un mondo dinamico. La frase “abbiamo sempre fatto cosi” va presa con diffidenza. Chi si occupa di gestione strategica e di direzione generale dovrebbe sempre studiare. Come? Visitando altri eventi, e non solo quelli del proprio ambito. Non solo o sport o cultura, ma sport e cultura. E poi, naturalmente ci sono i libri. Libri di management, libri di event management, ma anche libri di altri mondi e altre discipline. Gli spettatori vivono e si nutrono in questa epoca. Conoscerla è un dovere irrinunciabile.

Parole chiave: curiosità, contaminazione, apprendimento

Per approfondire:

Dal sito: La biblioteca del sensible event management

Dal blog: Al servizio di una sedia, ovvero lasciamoci influenzare dal design italiano,  Sei libri utili al management che non parlano di management, Può l’architettura disegnare l’effimero di un evento?, Come vivremo le nostre emozioni negli eventi del futuro?


4. Stare al fronte!

Studiare è importante. Ma da solo non basta. Bisogna poi stare in medias res, vedere nella realtà fisica come stanno le cose. Stare al fronte vuol dire, per chi volesse avviarsi alla professione di event manager, fare un sacco di esperienza, anche come volontario in tanti eventi e possibilmente con mansioni diverse. Per chi è già operativo la regola fondamentale è “alzati dalla tua sedia ed esci”. Sopralluoghi, ascolto dei collaboratori, giri di perlustrazione. Non dimentichiamoci che un evento ha nel suo dna l’imprevisto e tale imprevisto può essere affrontato solo se sappiamo come cavolo è fatto il teatro che stiamo costruendo.

Parole chiave: esperienza diretta, guardare con i propri occhi,

Per approfondire:

Dal blog: La tribù dei volontari: muscoli e cuore di un evento


5. Essere lucidi, sempre.

Per un evento si possono trovare tante metafore. Quella che forse indica meglio il momento dell’evento può essere un’enorme onda. C’è qualcosa di dinamico che si muove e nel momento in cui è messo in moto non lo si può più fermare. A volte si devono prendere decisioni in tempi rapidissimi e con molta pressione addosso. Non solo: le decisioni riguardano sia la centrale, sia le funzioni periferiche e devono essere coerenti con il perché, il come, il chi. Deve essere come un’orchestra che suona Mozart sulla cresta di un’onda.  Aiuto –  direte – e dove la troviamo la lucidità? Nelle linee guida, nelle competenze ben definite e nei conti sotto controllo.

Parole chiave: governo, concentrazione, coerenza

Per approfondire:

Dal sito: sistema di navigazione


6. Preservare energie.

Arrivare al momento dell’evento spesso è faticoso. Ma arrivare stanchi è pericoloso. Si perde lucidità, si è meno reattivi, si rischia di farsi prendere dal panico perché la stanchezza fa vedere i problemi come fossero tragedie. Preservare le energie vuol dire in modo semplice spegnere il computer nella fase di preparazione e ricaricare le pile. Preservare le energie vuol dire non essere come Stachanov, che non serve, ma lavorare il giusto, con metodo facendo ciò che è umanamente possibile. Un evento non ha bisogno di eroi, ma di gente razionale e piena di energia. E poi, se posso aggiungere un consiglio alimentare: bere tanta acqua, che la disidratazione stanca assai!

Parole chiave: riconoscere i propri limiti, riposare, idratare l’organismo

Per approfondire:

Dal blog: Lavorare con metodo, ovvero come godersi il viaggio, Perché la prima persona da mettere in agenda sei tu, Sette domande per compilare un piano mensile a prova di stress, Dimmi quante volte vai alla toilette e ti dirò come migliorare il tuo lavoro!


7. Seguire le impronte

È importante assai capire come è andata, perché la strategia ha o non ha funzionato e ascoltare chi ha lavorato con noi. Anche se quel dato evento non si ripeterà mai più, noi continueremo a organizzare eventi. Analisi post evento, condivisione di dubbi, ascolto dei collaboratori sono una fase delicata e importante e sono parte integrante dell’evento. Anche se ciò che esce è negativo e ci fa paura. Non dimentichiamo mai, che un evento non finisce quando cala il sipario, perché ciò che esso ha trasmesso sono tracce che rimarranno per sempre.

Parole chiave: analisi, ascolto, soluzioni dei problemi

Per approfondire:

Dal blog: Perché i progetti per l’anno nuovo hanno bisogno di storie dell’anno vecchio, Come cercare gli errori e far crescere gli eventi ricorrenti, Event Management: emozioni negative? Si, ma solo facendo i giardinieri.

La tribù dei volontari: muscoli e cuore di un evento

E’ iniziata settimana scorsa una mia collaborazione con Gazzetta di Torino, il portale di informazione sulla cittá. Riporto qui il mio primo articolo, che tratta un tema vicino a Torino, autentica cittá di eventi. Il testo originale si trova qui.

Una giovane ragazza dallo sguardo timido si aggira nel foyer dell’Auditorium Rai con una cartella piena di fogli. Si avvicina, prima con lo sguardo incerto, poi più decisa e con lieve timore rivolge alcune domande al pubblico in attesa. È un’indagine sugli spettatori del Torino Jazz Festival e lei è una dei tanti volontari sparpagliati in città.

È proprio di questi giorni una notizia che riguarda tutti loro. Il Comune di Torino ha deciso di creare un “Tavolo per i volontari di Torino” con lo scopo di coordinare le migliaia di persone che hanno voglia di partecipare alla vita culturale, sportiva e sociale. Al momento i tanti volontari che ci sono, si muovono frastagliati e manca un vero “hub” di raccolta per organizzatori e aspiranti volontari, giovani o meno giovani che siano.

Eventi e volontariato sono un binomio ormai obbligatorio. Non solo perché solo il volontariato può garantire una copertura di tutti i servizi per impegni di brevi durate. Ma anche perché gli effetti positivi, se preceduti da una gestione con visione e strategia, vanno ben oltre la manifestazione.

La tribù dei volontari da eventi.

Nel 2003 la Svizzera aveva intrapreso una strada interessante. Erano i Campionati Mondiali di Sci a St. Moritz e uno degli scopi di questo evento era quello di costruire una rete di volontariato. Non solo perché i tanti eventi avessero più facilità nel trovare collaboratori, ma soprattutto perché si voleva creare un nuovo legame tra le persone e la comunità. Si voleva, inoltre, avviare i giovani al lavoro tenendoli a casa.

Come potrebbe funzionare a Torino? Sempre la Svizzera regala un altro bell’esempio. Il comitato olimpico elvetico ha creato un portale di coordinamento. E’ una piattaforma in cui tutti possono condividere informazioni ed esperienze. Gli uffici centrali aiutano gli organizzatori di eventi sportivi a pianificare la collocazione delle funzioni operative, a individuare le persone adatte per un certo compito, a condividere una banca dati e creare comunicazione tramite facebook o twitter. È una vera tribù di volontari distribuita su un’intera nazione.

L’esperienza olimVolontari a Londra 2012pica come trampolino.

La memoria di Torino 2006 è probabilmente ancora viva in chi vi ha partecipato. C’erano gli anziani che avevano trovato un modo per rendersi utile e stare insieme. C’erano giovani studenti che ne avevano approfittato per fare una prima palestra di lavoro. Non erano mancati i fanatici dello sport, o gli aspiranti giornalisti o gli studenti di lingue impossibili che finalmente potevano fare pratica accompagnando gli atleti più esotici dal villaggio olimpico al campo di gara. E poi c’erano ragazzi e ragazze stranieri, innamorati dell’Italia o dello sport o anche solo innamorati dell’idea di un esperienza condivisa.

Si può partire come volontario per imparare un mestiere. Oppure si decide di partecipare perché si vuole fare qualcosa per la propria città. Soprattutto, però, lo scegliere di essere volontario ha a che fare con la voglia di partecipare. Dare qualcosa, divertendosi. In fondo i volontari non hanno né responsabilità, né turni di lavoro estenuanti. Si prendono il meglio di un evento: il gusto dello stare insieme dentro il back stage, nel cuore di un evento. Chi fa il volontario non vuole essere solo uno spettatore.

Ingredienti per il volontario felice.
La passione è davvero il bene più prezioso che possa mettere a disposizione.
Per non sciuparla valgono poche regole: soddisfare i bisogni più importanti e dare un senso alla partecipazione. Per questo un coordinamento generale è una bella notizia. In questo modo sarà possibile aiutare gli organizzatori e allo stesso tempo aiutare i cittadini che vogliano essere protagonisti degli eventi in città.
La passione da sola però non basta. Anche l’esperienza ha un valore. Ben vengano i volontari che di evento in evento si occupano di aspetti simili. Non sostituiscono lo staff pagato, che è realmente responsabile e deve coordinare con sapienza le centinaia di persone coinvolte. Sono però i falsi dilettanti degli eventi: quelli che a forza di partecipare volontariamente diventano esperti. Come fossero dei professionisti offrono agli eventi non solo braccia da lavoro, ma anche un saper fare appassionato. Se poi sono giovani, sarà una gavetta di quelle che non scorderanno mai.


Sui volontari ho scritto in questo blog:

 

Event Management: emozioni negative? Si, ma solo facendo i giardinieri.

negatività e event managementIl management ha come suo scopo organizzare le persone affinché raggiungano insieme obiettivi condivisi.

La parola chiave dentro questa frase è persone: esseri umani che lavorano insieme. Noi diamo sempre per scontato che ogni relazione professionale avvenga prevalentemente su un piano razionale. Che le emozioni siano governate e che siamo in grado di spingerle in secondo piano. Ma è davvero così? Se ne stanno proprio lì, dietro, a guardare, dove noi le abbiamo cacciate? O la nostra parte emotiva è quella che in realtà ci governa?

Dentro il management degli eventi si tende, è vero, a dare un po’ più di credito alla dimensione emotiva. Un po’, non molto. Per lo meno nell’output generale, soprattutto quando sul palcoscenico metaforico vediamo atleti o artisti che toccano leve profonde in noi, che fanno crescere sensazioni in noi. Ciò vale non solo per il pubblico che assiste, ma anche per chi ci lavora. Sfido chiunque a lavorare dentro un evento, senza provare il sentimento di gioia o di commozione o di delusione per ciò che accade all’”attore” in scena. È questo il bello degli eventi: lavorare e commuoversi insieme!

E questo è il lato buono delle emozioni. Quello che tutti noi riconosciamo, alimentiamo e – nell’organizzare eventi –  cerchiamo. Gli eventi, oggi, sono straordinari strumenti di marketing proprio perché fanno leva sulla nostra dimensione sensoriale.

Esiste però anche un lato oscuro, che troppo spesso è trascurato, se non addirittura rimosso o ignorato. Anche la negatività, infatti, è un’emozione. Fingere che non esista o considerarla  solo deprecabile rischia di annullare la forza della positività. Rischia di distruggere ciò che con passione si costruisce.

All’inizio è la biologia

Lo spiega molto bene un libro che ho letto in questi giorni: “Il potere della negatività” di Pino De Sario (Franco Angeli Editore). La tesi di questo libro è che nelle organizzazioni ci sia molta più negatività di quanto immaginiamo e che essa dovrebbe essere presa come risorsa per un’organizzazione.

Il punto di partenza è biologico. Nella nostra testa ci stanno:

  • un’ impulsiva amigdala, la parte antica del cervello – intuitiva, veloce, inconscia, vitale
  • una riflessiva corteccia cerebrale, la parte moderna – consapevole, deliberativa, lenta, analitica

L’amigdala è lì da molto prima e dunque è molto più forte.  È affascinante il modo in cui De Sario racconta come funzionano queste due parti del cervello. Ci dice, in sostanza, che la forza dell’amigdala è tale da far si che sono le emozioni a dominare i nostri pensieri. Anche a nostra insaputa.

La negatività negli eventi

Se penso al mio mestiere, mi verrebbe da dire, che per chi organizza eventi l’amigdala svolge un attività ancor più intensa. Proprio perché un evento è fatto di emozioni, ma anche – o soprattutto – perché il ritmo di lavoro non è ordinario, non è regolare. Si parte piano e poi tutto cresce di quantità e di velocità. È come un casello autostradale nelle ore di punta. Come se noi fossimo tutte le macchine insieme nello stesso punto. Come se fossimo dentro una centrifuga di una lavatrice o ancora: sulla cresta di un’onda oceanica con un surf che deve essere guidato con accortezza e concentrazione.

Le aspettative, i ritmi intensi, la pressione esterna, ma anche interna, quella che nasce dentro di noi – perché l’imprevisto è sempre in agguato e dunque dobbiamo essere sempre lucidi e vigili e attenti –, tutte queste spinte ci sfiancano. E non sempre ce ne rendiamo conto. Non sempre abbiamo la forza o il tempo di osservarci e capire che stiamo uscendo dai binari. Ad un certo punto la corteccia cerebrale cede alle spinte di un’amigdala che ci dice: “Attacca, aggredisci, esplodi, vaiii!” Penso che sia un’esperienza condivisa. Si è davvero stanchi e alla fine non ci se la fa più. La negatività esce ed esce spesso nella sua veste peggiore: liti, urla, proclamazione di assoluti, offese o rancori, isolamento, invidia. A volte anche solo con una frase: “Non ce la faccio più”.

È la stanchezza, ma ovviamente non è solo questo. La negatività, in ognuno di noi, si nutre dentro un amalgama fatto di biologia (cervello, ormoni),  di educazione (famiglia), di condizionamenti sociali (ambiente, aspettative, pressioni), di condizionamenti personali (noi in quel momento preciso della nostra vita). Un bel pasticcio, se pensiamo che tutto questo sta dietro a una lite, un conflitto, una battutaccia, una critica, un dispetto e cosi via.

Se poi a organizzare un evento è un organizzazione non profit,  che si basa soprattutto su una partecipazione di collaboratori volontari, le dinamiche emozionali sono ancora più pressanti. Perché nel non profit si va prima di tutto per scelta e se le cosa vanno male ci si sente non solo delusi, ma addirittura traditi. Se io decido di fare la volontaria al festival di letteratura è perché amo la letteratura e voglio sentire e vivere i miei scrittori preferiti da molto vicino. Io scelgo di esserci perché tutto ciò mi appassiona. Ma se poi, ciò che mi appassiona è offuscato da tensioni, rancori, o altro, nemmeno il mio amore per la letteratura mi può salvare.

Negatività sensible

Certamente noi non siamo psicologi e non è questo il nostro mestiere. Le grandi aziende sono dotate di responsabili delle risorse umane che si occupano di ciò con competenze specialistiche, ma le organizzazioni minori, soprattutto quelle non profit, devono gestirsi queste cose da sole e spesso manca totalmente, non solo la consapevolezza, ma addirittura la percezione reale di questa negatività.

Nella mia visione di event management, mi piace usare la parola sensible, anche sul fronte del negativo. E sono consapevole del fatto che un’organizzazione di eventi è particolarmente – appunto – sensibile agli attacchi di negatività:

  • sia per il ritmo – di cui ho detto
  • sia per le aspettative positive – emozioni e passione
  • sia per le ambizioni – palcoscenico.

Questo libro (Il potere della negatività) mi ha offerto però alcuni inaspettati punti di riflessione. Non basta parlare del cosa facciamo, è necessario anche concentrarsi su quella che De Sario definisce la “leadership relazionale”.

Non mi dilungo a presentare il metodo. Rimando alla lettura di questo libro, che consiglio, e che spiega con ricchezza di esempi e modelli questi temi:

  1. Definizione e spiegazioni sulla negatività da un punto di vista biologico e sociale.
  2. Esempi di negatività con elenco e definizioni di comportamenti tipo.
  3. Il metodo – la base: accogliere, contenere, trasformare.
  4. Il metodo antinegatività: come funziona, esempi pratici, modelli e tecniche.
  5. Le riunioni: metodi per la gestione e superamento della negatività.

Mi piace però fare una considerazione che ho trovato affascinante, o meglio: mi piace visualizzare questa considerazione.

 La buca, il concime e il giardiniere

De Sario, infatti, dice che quando ci si trova di fronte alla negatività (che banalmente si può esprimere in un “devo fare tutto io”, oppure “quelli là sanno solo fare festa, mentre noi lavoriamo” oppure ancora “qui non funziona niente” e così via), questa negatività va esplorata entrando in quella che l’autore chiama la buca. La buca è il luogo della negatività. Possiamo vederla e girarci intorno, oppure possiamo entrarci.

E allora scendiamo nel marcio (e accogliamo il negativo), ci sporchiamo le mani (investighiamo e conteniamo il negativo), poi usciamo dalla buca e trasformiamo il negativo in positivo. Partire subito con un “ma va, non è vero” o “sei tu che ti lamenti sempre” non fa che peggiorare le cose. È un girare intorno alla buca. Una volta entrati, invece, e poi usciti, è possibile trasformare il letame in concime e piantarci un albero, quello del cambiamento, della soluzione. Questa immagine mi piace assai perché Fredmund Malik, che cito spesso in questo blog, ha sempre sostenuto che un manager non è un capitano, ma un giardiniere.

Il giardiniere di un evento si trova a contrastare forze continue: vento, pioggia, grandine. Questo libro offre allora strumenti interessanti per affrontare queste intemperie e trasformale in sole, pioggia sana, venticello ristoratore.

In conclusione

Nei due post precedenti ho parlato di metodo del de-briefing. Questo libro è un ottimo corollario per gestire il negativo che esce dai de-briefing e per imparare ad adottare un comportamento sano. Implica molto fatica, molta concentrazione, molto allenamento, ma offre anche, finalmente, una lettura realistica ai problemi relazionali e guarda in faccia il negativo.

In fondo i protagonisti di questo spettacolo sono solo un’amigdala agitata e una corteccia indebolita. E lo scenario è una buca da concimare.

Per approfondire:

Sul positivo negativo ho anche scritto questo: Schizofrenia da eventi: il pessimista ottimista.

Sulle cause di frustrazioni nel non profit potete leggere qui.

Altri libri utili al mestiere si trovano nella mia piccola biblioteca.

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Immagine: Little Gardener, Foto Pizco, Volt Cafè Magazine

Come cercare gli errori e far crescere gli eventi ricorrenti?

tangyauhoongNon saper rimediare a un errore è cosa peggiore dell’errore stesso

Lo scriveva Baltasar Gracián y Morales nel 1647. Nessuna invenzione, dunque, quella sull’importanza del correggere gli errori. La letteratura è piena zeppa di citazioni che ci ricordano quanto sbagliare sia umano, ma perseverare addirittura diabolico.

Nel lavoro, le cose andate male, spesso non sono nemmeno errori. Cambia il contesto, si presentano imprevisti, e ciò che era stato pianificato non funziona. Accade spesso e se non accadesse sarebbe da preoccuparsi, perché significherebbe che non si avanza, che siccome tutto è andato bene, tutto rimane invariato. In un certo senso, nella mia esperienza, gli errori o i problemi o gli intoppi o le cose andate male sono sempre un segnale che qualcosa si muove, sono una nuova opportunità, sono un aggancio per innovare e per crescere.

Per questo motivo affronto il de-briefing nel mio mestiere con entusiasmo, perché esso offre davvero un’occasione di cambiamento e di crescita.

Il calendario annuale

Prendo ad esempio la Coppa del Mondo di Sci in Val Gardena. Finito l’evento, dopo delle meritate vacanze per tutta la squadra, parte la macchina dell’analisi.

Come funziona? La Coppa del Mondo ha luogo da 46 anni ogni anno a dicembre. Il calendario delle macroattività è regolato in modo abbastanza rigoroso:

–          gennaio e marzo > analisi

–          da aprile a luglio > pianificazione e fattibilità

–          da settembre > implementazione.

La squadra non è coinvolta totalmente in tutte le fasi, anche perché –  ad esclusione di 2 persone presenti tutto l’anno – gli altri (circa 10 responsabili delle diverse funzioni) si mettono a disposizione della manifestazione, ma nella vita fanno altro e dunque non è possibile averli sempre “sul pezzo”, né francamente è necessario.

Cacciare gli errori è innaturale

È curioso che occuparsi dell’analisi post evento non è una cosa naturale. Naturale è piuttosto partire subito con nuovi progetti per il futuro. Sono frequenti le frasi del tipo: “il prossimo anno facciamo questa cosa qui” oppure “la prossima volta aggiungiamo anche questo servizio” o ancora “per la prossima edizione chiamiamo anche tizio …”.

È naturale perché con la testa siamo già tutti là, alla manifestazione dalla quale siamo appena usciti. Perché siamo ancora pervasi da quell’adrenalina che ci tiene dentro, siamo ancora troppo carichi per osservarci da fuori. Per questo motivo è importante che ci sia una regia del de-briefing, e che questa regia sia severa. Ai miei collaboratori consiglio sempre di scriversi tutte le idee per il futuro su un post-it e di cacciare i biglietti in una vecchia scatole di scarpe. E di svuotarla, poi, solo dopo che le analisi saranno terminate. Si scoprirà che molti biglietti sono obsoleti, altri invece saranno utilissimi per correggere errori o problemi analizzati. Altri ancora saranno materia per un futuro più lontano.

Devo però confessare che io “non sono nata imparata” e che questo delicato processo l’ho acquisito negli anni, modificandolo in una sorta di meta-analisi: l’analisi del processo di analisi.

La mia storia del processo di analisi

All’inizio inizio, infatti, non facevo nemmeno l’analisi, e partivo subito dalla fase 2: pianificazione. L’esito a lungo andare è stato negativo, perché pianificavo con un deficit di informazioni, che creava –  in fase esecutiva – corto circuiti e incomprensioni.

Cosi ho imparato a gestire i de-briefing e a inserirli in modo chiaro dentro un calendario annuale delle attività.  Convocavo una riunione con tutti i capi funzione e ognuno doveva raccontare cosa non aveva funzionato. Altro errore, perché:

–          unire tutti i settori impedisce di entrare nel dettaglio del singolo (e fare riunioni con gente che si annoia è tempo buttato via)

–          le persone, in pubblico, preferiscono non raccontare i problemi avuti, per un misto di vergogna e orgoglio

Da alcuni anni ho trovato una formula che per ora mi pare funzioni molto bene:

–          incontro singolarmente i capi settore in modo da poter entrare nelle pieghe dei dettagli e poter discutere – senza timore –  di eventuali criticità vissute,

–          insieme ai capi settori, spesso, incontro anche i collaboratori più stretti. Chi lavora al “front desk” si confronta con la vita vera dell’evento, raccoglie umori, disagi sulla propria pelle che non sempre vengono “passati” al capo,

–          se la “frizione” avviene nel contatto fra più settori (cosa plausibile, perché le funzioni sono solo parti dello stesso organismo), organizzo in un secondo tempo un incontro inter-settoriale.

L’errore va ascoltato

Tutto questo occupa molto tempo e ci vuole molta lucidità e, alla base di tutto, una sincera capacità di ascolto. La negatività, che da un problema può svilupparsi,  va ascoltata e va compresa e va contestualizzata. E dentro questa comprensione ci vuole anche un occhio severo con sé stessi. Dedicare, inoltre, tempo alle persone è ancor più necessario in un’organizzazione non profit che non lavora con dipendenti, ma con collaboratori volontari. Alla Coppa del Mondo in Val Gardena arriviamo ad essere 800 persone in azione durante l’evento. Naturalmente non le ascolto tutte, ma potete immaginare quanti feed-back possono arrivare da questo piccolo esercito.

Questo è il lavoro che mi terrà occupata nei prossimi mesi. E anche se a naso, conosco già alcune criticità, io per prima dovrò essere serena e ben disposta. Mettere da parte il mio orgoglio di montagna e ascoltare. Perché inizia così, realmente, la pianificazione di un evento. Dalla sua storia recente. Dai suoi errori.

> Nel prossimo post racconterò quali sono le domande più importanti nella caccia all’errore. Stay tuned!

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Tempo percepito e tempo risparmiato nell’event management

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Vi ricordo che dopo la riunione potete accendere il cellulare

Immagine: Illustrazione di Tang Yau Hoong